tässä blogissa puhun usein projektin priorisointiprosessista ja sen parhaasta toteuttamistavasta. Tässä artikkelissa haluaisin jakaa joitakin ideoita siitä, miten priorisointimatriisin avulla priorisoidaan hankkeita tavalla, joka antaa sinulle mahdollisuuden menestyä.

mikä on Priorisointimatriisi?

priorisointimatriisi on yksinkertainen työkalu, jossa luodaan joukko kriteerejä (joiden pitäisi kartoittaa yrityksesi tavoitteet) ja käytetään niitä projektien pisteytykseen. Miksi? Yrität selvittää, mitkä projektit ovat tärkeimpiä, jotta voit priorisoida ne.

se on konseptiltaan aika yksinkertainen, mutta voi olla todella vaikea tehdä hyvin.

vaikeinta ei ole matematiikka (ja siihen useimmat priorisointimatriiseja käsittelevät artikkelit keskittyvät), vaan kaikki inhimilliset jutut…

Priorisointimatriisin hyödyt

lähtökohtaisesti priorisointimatriisia on helppo käyttää ja käyttää päätösten tekemiseen. Useimmat yritysjohtajat voivat ymmärtää laskentataulukon painotetun pistemäärän käsitteen.

kun laskentataulukko on käytössä, on helppo nipistää kriteeripainoja ja nähdä vaikutus sijoitukseen heti.

prioriteettimatriisi sylkee myös puhtaan, yksiselitteisen luvun ”prioriteetille”. Tämä on asia, jonka jokainen voi ymmärtää ja johon hän voi samaistua.

hankkeiden Priorisointimatriisi

käytetään minuutti siihen, miten projektin priorisointimatriisi yleensä otetaan käyttöön.

ensin määritellään kriteerit, joita käytetään hankkeiden pisteytykseen. Näiden kriteerien pitäisi kuvastaa liiketoimintasi tavoitteita. Sinun pitäisi sitten painaa näitä kriteereitä – yleensä ihmiset antavat jokaiselle prosenttiperusteisen painoarvon.

seuraavaksi pisteytät projektisi. Sinun täytyy pisteyttää jokainen projekti jokaista kriteeriä vastaan, mutta sinun täytyy keksiä sopiva asteikko.

päätöstieteellisessä puheessa puhutaan pisteiden normalisoinnista. Tämä tarkoittaa joko käyttämällä samaa asteikkoa (esim. 1-5 asteikkoa) kaikille kriteereille tai tekemällä matematiikkaa muuntaa pisteet ”normalisoitu pisteet” – en mene miten teet tämän täällä, mutta olla tietoinen tästä vaiheesta – monet ihmiset kaipaavat sitä ja se aiheuttaa ongelmia.

nyt sinulla on painotetut kriteerisi ja pisteesi kullekin projektille, voit määrittää painotetut pisteet kullekin projektille tekemällä melko yksinkertaisen laskutoimituksen:

(kriteerin 1 x pisteet) + (kriteerin 2 x pisteet kriteerin 2 Paino) + (kriteerin 3 x pisteet kriteerin 3 Paino) + …..

jatka, kunnes olet laskenut kaikkien kriteerien painotetut pisteet… ja se siitä. Sinulla on prioriteettipisteet projektillesi… ja voit siirtyä tekemään saman laskelman seuraavalle projektille.

tämä kannattaa tietysti tehdä taulukkolaskennassa. Tämä esimerkki (jonka voit ladata täältä) näyttää, miltä matematiikka näyttää.

ongelmat projektin Priorisointimatriisissa

ydinongelma johtuu sen tärkeimmistä hyödyistä – priorisointimatriisi on työkalu, joka on suunniteltu nopeaksi ja helppokäyttöiseksi… mikä ei haittaa, jos päätökset eivät ole kovin tärkeitä. Jos priorisoidaan lyhyitä tehtäviä, asioita, joilla ei ole paljon vaikutusta pitkällä aikavälillä, niin tämä on hienoa.

mutta projektit eivät ole tehtäviä.

projektit ovat isompia ja väärien poimimisen seuraukset voivat olla näyttäviä.

esimerkiksi väärien projektien valitseminen voi nostaa projektin epäonnistumisastetta noin 30%. Tämä tuntuu melko merkittävä seuraus (katso tätä infografista nähdä vaikutus yhdenmukaistaminen hankkeiden strategia).

katsotaan siis, miksi projektin priorisointimatriisi epäonnistuu ja mitä voimme tehdä sen korjaamiseksi.

1. Ei yhdenmukaistamista kriteereihin

hyvin usein, joukkue, joka ”omistaa resursseja” kokoaa prioriteettimatriisin, joka auttaa selvittämään, mihin heidän pitäisi puuttua ensin.

ongelma on, että tämä joukkue ei ole ”asiakas”. Nämä hankkeet ovat olemassa tukemaan ”asiakas-sidosryhmiä” ja niiden pitäisi olla niitä valita kriteerit.>

Toki kriteerien” valintaprosessin ” voi omistaa – pyörittää esimerkiksi aivoriihityöpajaa – mutta kriteerien valinnan tulee olla sidosryhmien hallussa.

2. Mikään prosessi painojen

määrittämiseksi eivät kaikki kriteerit ole yhtä tärkeitä.

kaiken lisäksi, jos 5 sidosryhmältä kysyy, mikä painoarvo kriteereille kannattaa laittaa, saat todennäköisesti 10 vastausta!

tästä sopimatta projektisi priorisointimatriisi on merkityksetön.

toki se antaa joitakin numeroita, mutta niihin numeroihin ei voi luottaa (tai edes relevanttiin) sidosryhmille. Joten kyllä, voit tehdä priorisointipäätöksiä, mutta et tee päätöksiä, jotka todella auttavat sidosryhmiäsi.

tämän vuoksi tutkijat ovat todenneet, että priorisointimatriisin kaltaiset menetelmät eivät oikein toimi. Itse asiassa on vain kaksi tapaa priorisoida hankkeita, jotka tekevät työtä-AHP ja DEA. Lue lisää: Parhaat projektien Priorisointimenetelmät ja-tekniikat

voit korjata tämän ongelman lisäämällä projektin priorisointiohjelmiston avulla AHP: n (joka tarkoittaa analyyttistä Hierarkiaprosessia) priorisointimatriisimatematiikan etupuolelle.

AHP: n avulla voidaan rakentaa vahva ja selkeä yhteisymmärrys sidosryhmien välille. Tämä johtaa painotettuihin kriteereihin, jotka sidosryhmät omistavat, joihin ne luottavat ja joita ne arvostavat.

3. Broken collaboration on scoring

When you ’ re scoring a project against a criteria like ”Impact on customer satisfaction”, you have to make a Subjektiivinen judgement. Jotkut saattavat pitää hankkeen ”vaikutusta” suurena ja toiset ”merkityksettömänä”.

Jos sinulla ei ole mekanismia tämän ratkaisemiseksi, eri sidosryhmien yhdistämiseksi subjektiivisten arvioiden tekemiseksi, pisteesi ovat lopulta täysin merkityksettömiä… ainakin ne ovat merkityksettömiä sidosryhmillesi.

jotkut pisteet ovat ”kovia numeroita”. Esimerkiksi” nettonykyarvo ”tai” vaikuttaneiden järjestelmien lukumäärä ”ovat kovia lukuja, mutta jotenkin ne tiedot pitää saada” subjekti-asiantuntijalta”, joka niitä pitää hallussaan. Tähän liittyy tyypillisesti paljon jahtaamista ja sitten leikkaamista ja liittämistä taulukkolaskentaan.

Tämä ei vie vain aikaa, vaan on avoin virheille, kun tietoja kopioidaan paikasta toiseen. On myös tavallista, että tiedot ovat vanhentuneita.

liikkuminen verkossa Transparentchoicen kaltaisen järjestelmän avulla voi todella auttaa.

TransparentChoice antaa sinun tehdä yhteistyötä sidosryhmiesi kanssa rakentaaksesi konsensusta subjektiivisten tuomioiden (kuten ”vaikutus asiakastyytyväisyyteen”) ympärille. Osallistamalla eri sidosryhmiä ja automatisoimalla osan tästä yhteistyöstä voit rakentaa tämän konsensuksen nopeasti ja helposti.

kaiken kaikkiaan, jos et tee tehokasta yhteistyötä pisteytettäessä projekteja, priorisoidut pisteet eivät ole ”luotettuja”.

4. Pistepohjaiset päätökset

kun priorisoidaan pieniä, taktisia asioita (tehtäviä, ylläpitoeriä jne.), voit yleensä käyttää ”pisteet” teidän matriisi priorisoida työtä. Tehtävän ottaminen korkeimmalla pistemäärällä on tyypillisesti hyvä sääntö.

hankkeet ovat erilaisia.

projektit ovat olemassa, jotta voit saavuttaa strategisempia liiketoimintatavoitteita. Ne kilpailevat resursseista ja budjetista. Joskus hankkeiden välillä on riippuvuuksia ja koko päätös on yleensä aika poliittinen. Tämä tarkoittaa, että sinun täytyy tasapainottaa resursseja eri osastojen, eri liiketoiminnan tavoitteet, jne…. ja kaikki samalla seuranta eri resurssien rajoituksia ja budjetti.

voit tehdä tämän taulukkolaskennassa, mutta jos sinulla on enemmän kuin 5 tai 10 projektia, se menee todella monimutkaiseksi todella nopeasti.

hyvän ohjelmiston, kuten Transparentchoicen, avulla voit seurata paitsi pisteitä myös kunkin projektin kustannuksia. Sen avulla voit tasapainottaa hankkeita liiketoiminnan ajurit ja seurata eri resurssien rajoituksia. Se jopa seuraa projektin riippuvuuksia puolestasi (joten et koskaan hyväksy projektia hyväksymättä ensin sen ”edeltäjiä”).

ja kaiken voi tehdä yhdellä kätevällä kojelaudalla.

Yhteenveto

Priorisointimatriisi on suosittu tapa tehdä päätöksiä, mutta sen käyttäminen hankkeiden priorisoinnissa ja valinnassa ei välttämättä ole kovin tehokasta.

konseptit sen takana ovat järkeviä – haluamme maksimoida yhdenmukaisuuden tavoitteidemme kanssa ja käyttää painotettua pisteytystä siihen – mutta käytäntö on tyypillisesti puutteellinen mm.:

• sopivien kriteerien määrittely
• näiden kriteerien painottaminen (sidosryhmien sisäänostolla)
• yhteistyö hankkeiden pisteyttämiseksi nopeasti ja ”tarkasti”
• muut Tasapainotekijät kuin ”pisteytys”

Transparentchoicen kaltaiset ohjelmistot voivat auttaa sinua viemään projektien priorisointimatriisi-ideat uudelle tasolle, mikä johtaa sellaisten hankkeiden portfolioon, joilla on vahvempi sidosryhmien tuki ja jotka puolestaan menestyvät paremmin.

Learn more

Jos haluat oppia lisää siitä, miten priorisoida projekteja kuten pro, Tämä blogi on hyvä paikka aloittaa: miten priorisoida projekteja. Olemme myös luoneet tämän lopullisen oppaan projektien priorisointiin ja valintaan.