Los formularios son la piedra angular de las aplicaciones empresariales, y existen muchas opciones para crear un formulario en SharePoint. El que utilice dependerá de sus necesidades, habilidades técnicas y la versión de SharePoint que esté utilizando. En este artículo, exploraremos siete formas de crear formularios en SharePoint, junto con algunos de los pros y los contras de cada uno. Todas estas opciones almacenarán los datos en una lista de SharePoint existente.

Listas de SharePoint

Los formularios predeterminados están disponibles para cualquier lista de SharePoint. Cree una lista y tendrá un formulario correspondiente para agregar y modificar elementos. Hay opciones disponibles para organizar el orden de los campos, formatearlos, validar la entrada, agregar cálculos básicos y adjuntar archivos. También hay opciones más avanzadas, como limitar los permisos a los propietarios de los elementos y habilitar los flujos de trabajo. Puede modificar todo esto en Configuración de lista para la lista.

Estos formularios genéricos de SharePoint son una buena opción para aplicaciones simples que no tienen demasiadas columnas o registros y que solo requieren funcionalidad básica. Las listas también ofrecen una vista de hoja de datos para editar un conjunto limitado de columnas, al igual que una hoja de cálculo.

Lo que ves es lo que obtienes con estos formularios básicos. Si necesitas dividir los campos en varias pestañas, o tal vez hacer que la lógica de negocios se ejecute en ellos en tiempo real, necesitarás seguir leyendo. Y aunque teóricamente una lista puede almacenar millones de artículos, solo puede acceder a hasta 5,000 artículos en cualquier vista (en realidad, los números son mucho más bajos antes de que el rendimiento se degrade considerablemente).

SharePoint Designer

Crear un formulario personalizado en SharePoint Designer es relativamente fácil. Toma una lista de SharePoint existente y usa Designer para crear una nueva .página aspx que renderiza y controla el formulario. Hay archivos utilizados por una lista para crear formularios, uno para agregar, editar y ver. Se encuentran en la misma carpeta que su lista de SharePoint asociada. Con Designer puede mostrar u ocultar campos en función de ciertos criterios, cambiar el diseño, usar varios tipos de controles de datos, agregar texto enriquecido y gráficos y, si es necesario, trabajar con el código utilizado por el formulario.

SharePoint Designer es una herramienta completa de edición de sitios web que le permite trabajar directamente con archivos y propiedades de SharePoint. Puede descargarlo de forma gratuita desde Microsoft. Además de los formularios, puede crear flujos de trabajo con un asistente simple, modificar las páginas de diseño maestro y trabajar con código directamente. No es necesario ser programador para usar la herramienta, pero sí es necesario comprender los conceptos básicos de cómo se estructura SharePoint y almacena archivos. Podrás personalizar tus formularios más de lo que puedas solo con listas, pero probablemente no todo lo que quieras, a menos que puedas escribir código personalizado. A continuación, tiene el control total de la página ASPX que administra el formulario y todo el HTML que lo rodea, lo que le permite crear una experiencia de usuario mucho mejor.

Más información sobre la creación de un formulario en SharePoint Designer en este otro artículo.

InfoPath

InfoPath es la herramienta dedicada de creación y edición de formularios de Microsoft. Con poca o ninguna codificación, puede usarla para crear formularios complejos que pueden acceder a muchas fuentes de datos para agregar, editar y eliminar. Puede crear varias vistas dentro de un formulario y elegir cuál se mostrará cuando se abra el formulario. Sin embargo, InfoPath requiere Servicios de formularios, que solo vienen con SharePoint Enterprise. Si está utilizando la edición estándar o WSS, necesita actualizar o comprar el producto Servidor de formularios por separado.

A diferencia de SharePoint Designer, InfoPath es solo una herramienta de edición de formularios y no proporciona funciones adicionales de edición de páginas web. No es muy intuitivo de usar y se limita a la funcionalidad que ofrece, que cubre la mayoría de las necesidades comerciales.

InfoPath funciona bien con datos estructurados y puede manejar campos de texto grandes, cálculos, lógica de negocios y flujos de trabajo integrados. Sin embargo, solo puedes editar un elemento a la vez.

Visual Studio

Visual Studio es el entorno de desarrollo integrado de Microsoft y se puede utilizar para desarrollar cualquier cosa, desde aplicaciones de Windows Mobile hasta sitios web. Es una herramienta para desarrolladores de software y está mucho más allá del alcance de un no programador. Al igual que SharePoint Designer, se puede usar para ampliar la funcionalidad y el diseño de los formularios de lista predeterminados de SharePoint, además de que se puede usar para ampliar las soluciones de InfoPath.

el cielo es El límite cuando se trata de posibilidades. Cualquier limitación que haya encontrado con otras herramientas de formularios se puede abordar con Visual Studio. Un desarrollador de software experto podrá crear cualquier funcionalidad que haya visto en cualquier sitio web o aplicación.

El cielo también es el límite cuando se trata de costos. Visual Studio es la puerta al desarrollo de software a gran escala que es costoso. Sin la gestión de proyectos, los proyectos relativamente simples pueden resultar costosos debido a requisitos incomprendidos y a la pérdida de alcance. El software personalizado también puede ser difícil de mantener si no está bien documentado.

Access 2010

Microsoft Access, la herramienta de base de datos que viene incluida con Office Professional 2010, ahora se puede usar con SharePoint. Además de poder publicar una base de datos de Access en SharePoint, en realidad puede crear formularios personalizados accesibles desde la web en Access que utilicen listas de SharePoint. Access se convirtió en una de las bases de datos de escritorio más populares al brindar a los no programadores la capacidad de construir soluciones completas, incluidos formularios enriquecidos llenos de características personalizables. Esta funcionalidad ahora se puede publicar en SharePoint.

Con Access puede configurar varios tipos de formularios, incluida la vista de un solo elemento, varios elementos y vistas de hojas de datos. Además, sus capacidades de consulta ofrecen más que disponibles solo en listas. También puede usar Access para sortear las limitaciones de capacidad de las listas almacenando los datos en la base de datos y Acceder a ella. Sin embargo, hacerlo le da permisos menos flexibles en comparación con las listas, donde puede establecer permisos por sitio, lista y elemento. Tampoco puede integrar el flujo de trabajo a sus elementos. Todos los usuarios que utilicen formularios de acceso también necesitarán una licencia de Microsoft Office Professional.

Obtenga más información sobre el uso de Access en SharePoint aquí.

Excel

Ahora que SharePoint puede integrar aplicaciones Web de Office, almacene la hoja de cálculo en una biblioteca de SharePoint y ábrala en el navegador en lugar del cliente de escritorio completo de Excel. Esto abre una gran opción para editar contenido en una interfaz similar a una hoja de cálculo. Varias funciones de Excel están disponibles, como paneles de congelación, funciones para cálculos y visualizaciones de datos.

En el lado negativo, solo una persona puede editar la hoja de cálculo completa a la vez, y crear vistas sigue siendo un esfuerzo manual, ya que, después de todo, sigue siendo una hoja de cálculo.

Proveedores de terceros

Existen varias herramientas de terceros que llenan los vacíos de funcionalidad en las herramientas nativas de creación de formularios de SharePoint o que facilitan hacerlo. Por ejemplo, nuestro producto Pistacho está diseñado para ayudar a los no programadores a crear formularios con muchas funciones en SharePoint. Sin embargo, en lugar de usar un enfoque de publicación estática, la parte web de Pistacho construye el formulario sobre la marcha cada vez que se usa, obtiene su configuración desde una ubicación central que permite realizar cambios en el formulario al instante. Aquí hay algunas características más: Tour de Pistachos.