Por lo tanto, su organización necesita recaudar una cantidad significativa de dinero para un proyecto en particular. Esta podría ser una renovación largamente esperada para la sede de su organización o tal vez otro proyecto de gran costo que no puede cubrirse solo con sus esfuerzos anuales de recaudación de fondos.
Después de examinar todas las rutas de recaudación de fondos, has determinado que una campaña de capital es el camino correcto.
Antes de sumergirse directamente en la recaudación de fondos, hay una serie de pasos que debe tomar para planificar adecuadamente su campaña de capital. Para poner en marcha su campaña de capital, debe:
- Reunir un comité de campaña de capital.
- Complete un estudio de viabilidad para su campaña de capital.
- Perspectivas de campaña de capital de pantalla.
- Establece una fecha límite de campaña de capital.
- Finaliza el objetivo de recaudación de fondos de tu campaña de capital.
- Repase los éxitos y fracasos de la recaudación de fondos en el pasado.
- Establezca un presupuesto para su plan de campaña de capital.
- Formular planes de contingencia para evitar el desastre de la campaña de capital.
- Desarrolla un gráfico de rangos de regalos para tu campaña de capital.
- Crear un plan de campaña de capital.
- Esboza una cronología de campaña de capital.
- Prepare documentos de apoyo para su campaña de capital.
- Escriba su declaración de caso de campaña de capital.
- Alinee las expectativas para su campaña de capital.
Afortunadamente, hemos hecho toda la investigación para que no tengas que hacerlo. Siga leyendo para conocer nuestra guía paso a paso sobre la próxima campaña de capital de su organización sin fines de lucro.
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Reúne un comité de campaña de capital.
Una campaña de capital no puede sobrevivir con una persona que tome todas las decisiones. Es una iniciativa de equipo que requiere el apoyo y el compromiso de varias personas.
En particular, una campaña de capital necesita personas específicas para garantizar una cohesión exitosa. En general, estas personas incluirán:
- Miembros de su junta directiva. Toda su junta directiva no necesita estar en su comité de campaña de capital, pero asegúrese de contar con la ayuda de sus miembros clave antes de comenzar a planificar su campaña de capital. Los miembros de la Junta son a menudo las personas más invertidas y bien conectadas de su equipo de campaña de capital. Serán esenciales durante el proceso de recaudación de fondos (e incluso pueden aportar grandes regalos propios).
- Miembros del personal. Dependiendo de su tipo de organización sin fines de lucro, estos miembros del equipo pueden ser profesores, jefes de departamento o ejecutivos sénior. Es una buena idea tener una selección de personas de diferentes departamentos y áreas para un equipo integral de campaña de capital.
- Voluntarios de la comunidad. Su equipo de campaña de capital no debe estar compuesto únicamente por miembros de la organización. Los partidarios y defensores regulares de su organización sin fines de lucro son candidatos perfectos para su equipo de campaña de capital. Estos partidarios pueden haberse beneficiado de sus servicios y ser exalumnos, pacientes de hospitales anteriores o beneficiarios de su buena voluntad.
- Perspectivas valiosas. Asegúrese de incluir prospectos de donaciones clave en su comité de campaña de capital. Pueden proporcionar una perspectiva única como donantes que su organización sin fines de lucro puede aprovechar para planificar mejor su campaña de capital desde el principio.
Dependiendo del tamaño de su comité y el alcance de su campaña de capital, es posible que deba dividir su equipo en varios subcomités para ayudarlo a manejar proyectos más pequeños o más detallados.
Los tipos de subcomités que podría crear incluyen:
- relaciones con el Gobierno
- Préstamos y «financiación puente»
- Grandes regalos
- Financiación de las congregaciones religiosas
- donaciones Corporativas
- donaciones En especie
- Marketing
- eventos Especiales
- Y más!
Como puede ver, las opciones para los subcomités pueden ser largas y complejas. Asegúrese de que su comité principal se reúna regularmente para recibir actualizaciones de cada subcomité.
Finalmente, es posible que necesite la ayuda de personas adicionales que no están incluidas en su comité. Estas personas pueden provenir de su organización o ser contratadas externamente (como un director de campaña de capital integrado).
En general, debe buscar ayuda adicional en las siguientes personas o grupos durante el proceso de planificación de su campaña de capital:
- specialist
- Perspectiva investigadora
- Planeado, dando oficial
- Y más!
Como se mencionó anteriormente, las campañas de capital no están destinadas a ser abordadas solas. Dependiendo de su objetivo y de los recursos de su organización, la composición de estos equipos puede diferir.
¡Bonus! Antes de que comience su campaña de capital, consulte la guía de Averill Fundraising Solutions para establecer los objetivos de recaudación de fondos correctos para su campaña de capital.
Complete un estudio de viabilidad para su campaña de capital.
Un estudio de viabilidad es una serie de entrevistas que su comité de campaña de capital realiza con miembros de la comunidad y donantes potenciales para ayudar a determinar si su campaña podrá recaudar los fondos necesarios en la cantidad de tiempo asignada. Piense en ello como un grupo de enfoque para mejorar un producto antes de su lanzamiento. No tratarías de vender un producto que nadie quiere, y definitivamente no quieres lanzar una campaña de capital que a nadie le importa.
Un estudio de viabilidad le permite determinar si la comunidad estaría dispuesta o no a apoyar su proyecto.
Durante el estudio de viabilidad, su comité tendrá que analizar varios factores:
- La percepción de la comunidad del proyecto propuesto y de su organización en general.
- El tamaño potencial de su base de donantes y la capacidad de esos donantes para hacer grandes donaciones.
- Recursos internos disponibles y donde esos recursos faltan.
- Factores externos que podrían entrar en juego durante la campaña de capital.
- Otra información pertinente.
Un estudio de viabilidad puede ser realizado por un miembro del comité o por un consultor externo. De cualquier manera, un estudio de viabilidad generalmente involucrará entrevistar a entre 30 y 40 personas, incluyendo:
- miembros de la Junta directiva
- miembros del Personal
- Pasado donantes
- Otros grandes don perspectivas
- Voluntarios
- Otros miembros de la comunidad
Durante estas entrevistas, es el trabajo del entrevistador para carne fuera de los entrevistados percepción de la organización, el proyecto y la viabilidad de los esfuerzos de recaudación de fondos. Antes de lanzar una campaña de capital, es esencial realizar un estudio de viabilidad para asegurarse de que realmente puede llevar a cabo la campaña.
Perspectivas de campaña de capital de pantalla.
Para ayudarlo a descubrir a sus principales donantes de regalos y donantes principales, debe realizar una evaluación de posibles clientes antes de hacer apelaciones.
La investigación de prospectos puede ayudarlo a encontrar todo tipo de información, como:
- Pasado de dar a su organización
- Donaciones a otras organizaciones y campañas políticas
- propiedad inmobiliaria
- Organizacional y de negocios afiliaciones
- propiedad de Acciones
- información Básica como nombre, dirección, estado civil y edad
Tener esta información a su alcance le ayudará a determinar los niveles de donación para la jerarquía de regalos. También será útil cuando haga llamamientos de donación a sus principales donantes de regalos. Cuanto más sepa sobre los patrones de donación de un prospecto, mejor preparado estará para hacer llamamientos de donación.
Establece una fecha límite de campaña de capital.
Uno de los componentes de una campaña de capital que la distingue de otros esfuerzos de recaudación de fondos es que tiene una fecha límite. Si bien los fondos y dotaciones anuales se pueden reponer en cualquier momento, los fondos para una campaña de capital deben hacerse dentro del tiempo asignado.
Establezca una fecha límite realista para su campaña de capital, pero tenga en cuenta los eventos inesperados que podrían detener su recaudación de fondos y arruinar su plan de campaña de capital.
Una campaña de capital puede durar de un año a varios, dependiendo de sus esfuerzos de recaudación de fondos y su sistema de promesas de contribuciones. Elija una fecha límite que tenga más sentido con respecto a su proyecto y cuánto tiempo cree que durarán las etapas de recaudación de fondos.
¿Lo más importante que debe recordar al elegir la fecha límite de su campaña de capital? Manténgalo siempre flexible. No dejes que tu campaña siga y siga si te topas con obstáculos para recaudar fondos. Esto puede ser una señal de que es hora de volver a la mesa de dibujo, y no arrastrar una campaña que no puede sostenerse sola.
Por el contrario, si alcanzas el ritmo de recaudación de fondos cerca de la fecha límite prevista para tu campaña de capital, no tengas miedo de seguir recaudando fondos. La fecha límite de su campaña debe ser un hito y no un muro de ladrillos.
Nuestro mejor consejo para establecer la fecha límite de su campaña de capital? Explore los recursos disponibles para ayudar a los líderes de su organización a planificar una campaña y mantenerse al día durante todo el tiempo.
Un gran ejemplo de esto es el Kit de herramientas de Campaña de Capital, un recurso que guía a los líderes sin fines de lucro a través de un plan de campaña de siete fases. Una combinación de recursos en línea y asesoramiento experto sobre campañas de capital, el Kit de herramientas es un camino paso a paso hacia el éxito de la campaña.
Al usar el Kit de herramientas, su organización sin fines de lucro obtiene acceso a plantillas, listas de verificación, hojas de trabajo y expertos en campañas para planificar completamente su campaña y los plazos apropiados. Con acceso al grupo privado de Facebook del Kit de herramientas, llamadas semanales de asesoramiento y asesores expertos, el Kit de herramientas de Campaña de Capital tiene una función de rendición de cuentas integrada para mantenerlo en el buen camino.
Obtenga más información sobre el Kit de herramientas de la Campaña de Capital aquí.
Finaliza el objetivo de recaudación de fondos de tu campaña de capital.
Uno de los componentes de planificación más importantes de su campaña de capital es establecer su objetivo financiero.
Naturalmente, esto dependerá del alcance de su proyecto propuesto, pero asegúrese de tener en cuenta los costos ocultos, así como los gastos obvios.
Los costos ocultos que puede que no tengas en cuenta inicialmente en el objetivo de tu campaña de capital incluyen:
- Los costos de recaudación de fondos. Entre los materiales de marketing, los costos de los eventos de recaudación de fondos y otros gastos relacionados, es difícil recaudar una gran suma de dinero sin gastar algo de dinero. Asegúrese de que su objetivo financiero tenga en cuenta estos costos.
- Gastos de eliminación natural de puestos. Muchas campañas de capital se basan en promesas de contribuciones que se desembolsan a lo largo de varios años. Parte del valor de estas promesas se reducirá, a menudo por falta de pago. Tenga en cuenta estos costos de desgaste cuando comience a planificar su objetivo financiero y recuerde que los costos de desgaste no deben exceder el 10% de su objetivo final.
- Inflación. Este costo oculto puede ser más difícil de calcular que otros, pero aún puede intentar prepararse para los costos asociados con la inflación en el transcurso de su campaña de capital.
Asegúrese de calcular con precisión todos los costos asociados con su campaña de capital. El objetivo financiero será integral al hacer que su donación atraiga a los principales donantes de regalos, corporaciones y otros partidarios individuales.
Revise los éxitos y fracasos de la recaudación de fondos en el pasado.
Antes de determinar a quién solicitar donaciones y cómo recaudará dinero para su campaña de capital, es una buena idea mirar al pasado para determinar qué ruta tomar.
Si has implementado una campaña de correo directo que ha funcionado en el pasado, considera usar ese método para comunicarte con tus seguidores.
Mirar al pasado puede ser una excelente manera de impulsar todos tus métodos de recaudación de fondos, pero puede ser especialmente útil cuando planificas una campaña de capital. Dado que necesitas recaudar una cantidad significativa de dinero para una fecha límite determinada, es útil tener todas tus mejores estrategias de recaudación de fondos en el fondo de tu mente.
Establezca un presupuesto para su plan de campaña de capital.
Como se mencionó anteriormente, las campañas de capital están diseñadas para recaudar dinero para una empresa en particular, pero también requieren el gasto de fondos. Antes de lanzar tu campaña, asegúrate de tener un presupuesto asignado para gastos de recaudación de fondos y otros gastos.
Los costos potenciales podrían incluir:
- Eventos de recaudación de fondos. Dependiendo del tipo de evento, es posible que deba pagar o alquilar ciertos servicios.
- Cultivo principal de donadores de regalos. Pedir contribuciones a los principales donantes requiere más que una simple llamada telefónica. Involucra reuniones, almuerzos y otros eventos diseñados para persuadir al individuo a donar a su campaña de capital. Su equipo tendrá que gastar algo de dinero durante este proceso de cultivo.
- Materiales de marketing y documentos de soporte. Su campaña de capital tendrá que tener varios materiales de marketing disponibles para que los donantes aprendan más sobre la campaña. Ya sea que se complete en casa o por una agencia de marketing, estos materiales de marketing deben tenerse en cuenta en su presupuesto.
Es posible que su campaña de capital tenga otros costos asociados que no se enumeran aquí. Asegúrese de tener en cuenta todos los gastos en los que podría incurrir durante el proceso de planificación e implementación.
Formular planes de contingencia para evitar el desastre de la campaña de capital.
Al igual que contabilizaste los costos ocultos, querrás crear un plan para circunstancias imprevistas durante tu campaña de capital.
Estos eventos pueden variar desde pequeños contratiempos hasta grandes bloqueos de carreteras que bloquean su proyecto durante varios meses.
Aunque probablemente no tenga una bola de cristal que pueda predecir con precisión el futuro, puede tratar de dar cuenta de los problemas que puedan surgir durante la planificación e implementación de su campaña de capital.
Sus subcomités y su comisión principal deben mantenerse actualizados periódicamente sobre los progresos para detectar los problemas antes y no más tarde.
Desarrolle un gráfico de rangos de regalos para su campaña de capital.
Una vez que hayas delineado un presupuesto y un objetivo financiero, tendrás que crear un gráfico de rangos de regalos. Debido a que las campañas de capital dependen de unas pocas donaciones importantes y muchas contribuciones más pequeñas, la jerarquía de los regalos debería parecerse a una pirámide.
Necesitarás:
- Algunos regalos de plomo que constituyen una gran parte de sus fondos y se dan al comienzo de la campaña de capital
- Una docena de regalos importantes de sus seguidores más dedicados
- Una cantidad moderada de regalos especiales de otros donantes
- Una gran cantidad de donaciones generales más pequeñas
Echa un vistazo a este ejemplo de gráfico de rangos de regalos para una campaña de capital (consulta cómo a medida que los tamaños de los regalos aumentan, el número de prospectos disminuye?):
El gráfico de su rango de regalos dependerá de su objetivo de recaudación de fondos, así como de los resultados de su estudio de viabilidad. Recuerde que se supone que es una guía general; un donante generoso puede dar el 80% de sus fondos necesarios con un cheque.
Crea un plan de campaña de capital.
Una vez que sepa cuántos regalos necesitará de cada nivel de donante, querrá trazar un curso de recaudación de fondos para obtener esos regalos.
El comité de campaña de capital debe comenzar la donación con sus propias donaciones, pero después de eso, tendrá que determinar cuándo y cómo va después de los regalos principales, los regalos principales y las donaciones más pequeñas.
Recuerde: su plan de campaña de capital puede estar sujeto a cambios. Permítase flexibilidad con su plan para que pueda corregir el curso a medida que surjan problemas.
Sin embargo, es importante mantenerse en línea con su plan de campaña de capital tanto como sea posible. Establece fechas de puntos de control para que tu equipo evalúe el éxito de la recaudación de fondos.
Si constantemente no cumple con los puntos de referencia, eso podría ser una señal de que su objetivo de recaudación de fondos no es alcanzable o de que necesita regresar a la etapa de planificación previa para obtener los prospectos correctos para contribuir con regalos.
Esboza una cronología de campaña de capital.
Junto con tu curso de recaudación de fondos, tendrás que crear un calendario de campaña detallado para cada paso de la campaña de capital.
Esta línea de tiempo debe incluir dos fases principales:
- Fase silenciosa. Esta es la etapa en la que usted hace llamamientos a los principales donantes, corporaciones y agencias gubernamentales. Durante la fase tranquila, muchas campañas de capital reciben del 50 al 70% de su objetivo general.
- Fase Pública. Después de una ceremonia de lanzamiento, la campaña de la capital se hace abierta al público. En este punto, los donantes pueden contribuir lo que quieran, cuando quieran.
Puede completar los detalles de estas dos fases con los detalles relacionados con su campaña de capital específica.
Prepare documentos de apoyo para su campaña de capital.
Una vez que haya establecido un presupuesto, creado un objetivo financiero y determinado su fecha límite, puede comenzar a preparar sus documentos de soporte. Estos documentos le ayudarán a transmitir el profesionalismo y la seriedad de su campaña de capital, alentando a los partidarios a donar.
Los documentos de soporte pueden incluir:
- instrucciones Case
- Folletos
- Letras
- tarjetas de Promesa
- Propuestas
- Y más!
Tener a mano estos documentos de apoyo incluso antes de comenzar a solicitar contribuciones a los donantes ayudará a garantizar que los donantes tengan una percepción positiva de su organización en general y de su campaña de capital en particular.
Escriba su declaración de caso de campaña de capital.
La declaración de su caso es lo que utilizará durante sus llamamientos de donación para convencer a los prospectos de que su proyecto vale la pena financiar. Es un documento flexible que da detalles sobre la campaña de capital. Responde a preguntas y vende la campaña como si valiera la pena.
También es útil cuando se desarrollan propuestas y folletos, se escriben discursos y se establece la rendición de cuentas con los donantes.
La declaración de su caso debe ser profesional, visualmente atractiva e informativa. Debe resaltar los logros pasados y actuales de su organización y explicar por qué necesita dinero para su campaña de capital.
Este documento único será la base de la mayoría del resto de sus materiales de marketing.
Alinee las expectativas para su campaña de capital.
Antes de que la luz pase de rojo a verde y pises el acelerador en tu campaña de capital, asegúrate de que todo tu equipo esté listo y en sintonía.
Mantenga reuniones regulares durante la fase de planificación y haga check-in semanal o mensualmente para actualizar a todos sobre el progreso.
Además, mantén a los demás jugadores clave actualizados sobre la campaña. Cuanto más informados estén todos, más racionalizado será todo el proceso.
Planificar una campaña de capital requiere el apoyo de todos los involucrados. También se necesita tiempo y esfuerzo considerables para preparar a una organización para recaudar una cantidad significativa de dinero. Al seguir estos catorce pasos, su organización sin fines de lucro estará preparada para el éxito de la campaña de capital.
Ahora que hemos revisado cómo abordará tu equipo tu próxima campaña de capital, es posible que estés buscando más información sobre este interesante tema de recaudación de fondos. ¡No temas!
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