Frissítve augusztus 03, 2018 – Dom Barnard

sok ember számára a prezentáció leadásának gondolata ijesztő feladat, és sok ideget eredményez. Ha azonban időt vesz igénybe, hogy megértse, milyen hatékony prezentációk vannak felépítve, majd alkalmazza ezt a struktúrát a saját prezentációjára, akkor sokkal magabiztosabbnak és nyugodtabbnak tűnik.

itt található a prezentáció strukturálásának teljes útmutatója, a cikk végén található példákkal, amelyek bemutatják ezeket a pontokat.

miért olyan fontos a prezentáció strukturálása?

Ha valaha is átültél egy nagyszerű előadást, akkor inspiráltnak vagy tájékozottnak érzed magad egy adott témában. Ez nem azért van, mert a beszélő volt a leginkább tájékozott vagy motiváló személy a világon. Ehelyett azért, mert tudják, hogyan kell strukturálni a prezentációkat – logikus és egyszerű módon alakították ki üzenetüket, amely lehetővé tette a közönség számára, hogy lépést tartson velük, és elvegye a legfontosabb üzeneteket.

kutatások alátámasztották ezt, tanulmányok azt mutatják, hogy a közönség 40% – kal pontosabban őrzi meg a strukturált információkat, mint a strukturálatlan információkat.

valójában nem csak a prezentáció strukturálása fontos a közönség megértése érdekében, hanem neked, mint előadónak is fontos. Egy jó struktúra segít nyugodtnak maradni, a témán maradni, és elkerülni a kínos csendeket.

mi befolyásolja a prezentációs struktúrát?

Általánosságban elmondható, hogy van egy természetes áramlás, amelyet minden tisztességes előadás követ, amelybe hamarosan bemegyünk. Tudnia kell azonban, hogy az összes prezentációs struktúra a maga egyedi módján különbözik, és ez számos tényezőnek köszönhető, többek között:

• szükség van-e bármilyen bemutatóra
• mennyire tájékozott a közönség már az adott témában
• mennyi interakciót szeretne a közönségtől
• bármilyen időbeli korlátozás van a beszélgetéshez
• milyen beállításban van
• az a képességed, hogy bármilyen vizuális segítséget használj

mielőtt kiválasztaná a prezentáció szerkezetét, először válaszoljon ezekre a kérdésekre:

1. mi az előadás célja?
2. kik a közönség?
3. melyek azok a főbb pontok, amelyekre a közönségnek emlékeznie kell utána?

az alábbi pontok olvasásakor kritikusan gondolja át, hogy mi okozhatja a prezentációs struktúra kissé eltérését. Hozzáadhat bizonyos elemeket, és nagyobb hangsúlyt helyezhet bizonyos pillanatokra, ha ez jobban működik a beszédéhez.

mi a tipikus prezentációs struktúra?

Ez a prezentáció szokásos folyamata, amely lefedi az összes létfontosságú részt, és jó kiindulópont az Ön számára. Ez lehetővé teszi a közönség számára, hogy könnyen kövesse, és szilárd struktúrát határoz meg, amelyhez hozzáadhatja a tartalmát.

1. Köszöntsd a közönséget és mutasd be magad

mielőtt elkezdenéd a beszédet, mutasd be magad a közönségnek, és tisztázd, hogy ki vagy és a releváns szakértelem. Ennek nem kell hosszúnak vagy hihetetlenül részletesnek lennie, de segít a közvetlen kapcsolat kialakításában a közönség között. Ez lehetőséget ad arra, hogy röviden tisztázza szakértelmét és miért érdemes meghallgatni. Ez segít létrehozni az ethoszodat, így a közönség jobban bízik benned, és azt gondolja, hogy hiteles vagy.

olvassa el tippjeinket a prezentáció hatékony elindításához

2. Bevezetés

a bevezetőben meg kell magyarázni a téma és célja a bemutató, miközben egyre a közönség érdeklődését és bizalmát. Ez néha hasznos gondolni a bevezetés, mint tölcsér alakú, hogy segítsen kiszűrni a téma:

1. mutassa be az általános téma
2. magyarázza el a téma területén
3. adja meg a kérdések/kihívások ezen a területen lesz feltárása
4. adja meg a bemutató célja-ez az alapja a bemutató, így biztosítani kell, hogy adjon egy nyilatkozatot elmagyarázza, hogyan fogják kezelni a témát, például: “azt állítják, hogy…” vagy talán akkor “összehasonlítani”, “elemezni”, “értékelni”, “írja le” stb.
5. adjon meg egy nyilatkozatot arról, hogy mit remél a bemutató eredménye, például: “remélem, hogy ez lesz az Ön számára…”
6. a prezentáció szervezésének előnézete

ebben a részben a következőket is elmagyarázza:

• az előadás hossza.
• jelezze, hogy szeretné – e a közönség interakcióját-egyes előadók inkább a közönséget kérdezik végig, míg mások erre külön szakaszt osztanak ki.
• ha érvényes, tájékoztassa a közönséget arról, hogy jegyzeteljen-e, vagy kiadványokat fog-e nyújtani.

a bevezetés felépítésének módja attól függ, hogy mennyi időt kapott a bemutatásra: az értékesítési hangmagasság gyors bemutatásból állhat, így elkezdheti a következtetését, majd benyújthatja a bizonyítékokat. Ezzel szemben egy előadó, aki bemutatja a világ változásának ötletét, jobban megfelelne a bizonyítékokkal kezdeni, majd arra a következtetésre jutni, hogy ez mit jelent a közönség számára.

ne feledje, hogy a bevezetés fő célja, hogy felhívja a közönség figyelmét és kapcsolatba lépjen velük.

3. A beszélgetés fő része

a beszélgetés fő részének meg kell felelnie a bevezetőben tett ígéreteknek. A prezentáció jellegétől függően egyértelműen szegmentálja a megvitatandó különböző témákat, majd egyenként dolgozza át őket – fontos, hogy mindent logikusan szervezzenek, hogy a közönség teljes mértékben megértse. A főbb pontok rendezésének számos különböző módja van, mint például prioritás, téma, időrendi sorrendben stb.

• A főbb pontokat egyesével kell kezelni, alátámasztó bizonyítékokkal és példákkal.
• mielőtt továbblépne a következő pontra, meg kell adnia egy mini-összefoglalót.
• a linkeket világosan meg kell jelölni az ötletek között, és világossá kell tennie, amikor a következő pontra lép.
• hagyjon időt arra, hogy az emberek releváns jegyzeteket készítsenek, és ragaszkodjanak az előzőleg elkészített témákhoz, ahelyett, hogy túl messzire tévednének a témától.

a prezentáció tervezésekor írj egy listát a főbb pontokról, amelyeket meg akarsz tenni, és kérdezd meg magadtól: “mit mondok a közönségnek? Mit kell megérteniük ebből?”a válaszok ilyen módon történő finomítása segít egyértelmű üzenetek előállításában.

4. Következtetés

a prezentációkban a következtetés gyakran fejletlen és hiányzik a cél, ami szégyen, mivel ez a legjobb hely az üzenetek megerősítésére. A bemutatónak általában van egy konkrét célja-ez lehet a közönség számos tagjának ügyfelekké alakítása, bizonyos számú megkereséshez vezethet, hogy az emberek megismerjék a konkrét kulcsfontosságú pontokat, vagy motiválják őket egy közös cél felé.

függetlenül attól, hogy mi ez a cél, győződjön meg róla, hogy összefoglalja a főbb pontokat és azok következményeit. Ez tisztázza a beszéded általános célját, és megerősíti az ottléted okát.

kövesse az alábbi lépéseket:

• jelezze, hogy közel van az előadás vége, például: “ahogy lezárjuk/ahogy lezárjuk a beszélgetést…”
• ismételje meg az előadás témáját és célját – “ebben a beszédben össze akartam hasonlítani…”
• foglalja össze a főbb pontokat, beleértve azok következményeit és következtetéseit
• jelezze, mi következik/cselekvésre ösztönzés/gondolatébresztő Elvitel
• Move on az utolsó szakaszhoz

5. Köszönd meg a hallgatóságnak és kérj meg kérdéseket

Fejezd be a beszélgetést úgy, hogy megköszönöd a hallgatóságnak az idejét, és kérd meg őket, hogy tegyenek fel bármilyen kérdést. Mint korábban említettük, a személyes körülmények befolyásolják az előadás szerkezetét.

sok előadó szívesebben teszi a Q&munkamenetet a beszélgetés kulcsfontosságú részévé, és megpróbálja felgyorsítani a prezentáció fő részét. Ez teljesen rendben van, de még mindig a legjobb, ha valamilyen kezdeti bemutatóra összpontosítunk, hogy beállítsuk a hangot és a témák megvitatását a Q& A.

egyéb általános prezentációs struktúrák

a fentiek egy alapvető prezentáció leírása volt, itt van néhány konkrétabb prezentációs elrendezés:

bemutató

használja a demonstrációs struktúrát, ha van valami hasznos megjelenítése. Ezt általában akkor használják, ha meg akarják mutatni, hogyan működik egy termék. Steve Jobs gyakran használta ezt a technikát előadásaiban.

• magyarázza el, miért értékes a termék.
• írja le, miért szükséges a termék.
• magyarázza el, milyen problémákat tud megoldani a közönség számára.
• mutassa be a terméket, hogy támogassa azt, amit mondott.
• tegyen javaslatokat más dolgokra, amelyekkel kíváncsi lehet a közönségre.

probléma-megoldás

Ez a szerkezet különösen hasznos a közönség meggyőzésében.

• röviden vázolja fel a problémát.
• menj be a kérdés részletesen mutatja, hogy miért ez egy ilyen probléma. Használja logók és pátosz erre-a logikai és érzelmi fellebbezések.
• adja meg a megoldást, és magyarázza el, miért segít ez a közönségnek is.
• cselekvésre ösztönzés – valami, amit a közönségnek meg kell tennie, ami egyértelmű és releváns a megoldás szempontjából.

történetmesélés

amellett, hogy történeteket épít be a prezentációba, az egész prezentációt történetként rendezheti. Rengeteg különböző típusú történetstruktúra használható – népszerű választás a monomyth-a hős utazása. Egy monomitában a hős nehéz útra indul, vagy kihívást vállal – az ismerősből az ismeretlenbe költöznek. Miután szembe az akadályokat, és végül sikerül a hős hazatér, átalakult és újdonsült bölcsesség.

egy másik népszerű választás egy történet használatához a prezentáció strukturálásához a media ras (a dolog közepén). Az ilyen típusú történetben közvetlenül az akcióba indul, megadva egy részletet/teaser-t arról, hogy mi történik, majd elkezdi elmagyarázni az eseményhez vezető eseményeket. Ez vonzó, mert a történetet a legizgalmasabb részen kezdi, amely kíváncsi lesz a közönségre – tudni akarják, hogyan jutottál oda.

• nagyszerű történetmesélés: példák az Alibaba alapítójától, Jack Ma-tól

fennmaradó módszer

a fennmaradó módszerstruktúra jó olyan helyzetekre, amikor egy ellentmondásos témában mutatja be perspektíváját, amely megosztotta az emberek véleményét.

• röviden vázolja fel a problémát.
• menj be a kérdés részletesen mutatja, hogy miért ez egy ilyen probléma – használja logók és pátosz.
• cáfolja meg ellenfelei megoldásait – magyarázza el, miért lehetnek hasznosak a megoldásaik, mert a közönség ezt tisztességesnek fogja tekinteni, ezért megbízhatónak fogja gondolni, majd magyarázza el, miért gondolja, hogy ezek a megoldások nem érvényesek.
• miután bemutatta az összes alternatívát, adja meg a megoldást, a fennmaradó megoldást. Ez nagyon meggyőző, mert úgy néz ki, mint a győztes ötlet, különösen, ha a közönség azt hiszi, hogy tisztességes és megbízható vagy.

átmenetek

amikor előadásokat tartasz, fontos, hogy a szavaid és ötleteid áramoljanak, hogy a közönséged megértse, hogyan kapcsolódik össze minden, és miért releváns. Ezt beszédátmenetekkel lehet megtenni, amelyek olyan szavak és kifejezések, amelyek lehetővé teszik, hogy zökkenőmentesen mozogjon egyik pontról a másikra, hogy a beszéd áramoljon és a prezentáció egységes legyen.

az átmenetek lehetnek egy szó, egy kifejezés vagy egy teljes mondat – sokféle forma létezik, íme néhány példa:

A bevezetőtől az első pontig való elmozdulás

jelezze a közönségnek, hogy most elkezdi megvitatni az első fő pontot:

• most, hogy ismeri az áttekintést, kezdjük…
• először kezdjük…
• először fedezem fel…
• az első pont kiterjed…
• a kezdéshez nézzük meg…

váltás hasonló pontok között

mozgás egy pontról egy hasonlóra:

• ugyanúgy…
• hasonlóképpen…
• egyenlően…
• ez hasonló…
• hasonlóan…

belső összefoglalók

a belső összefoglalás a következő pontra való áttérés előtti összefoglalásból áll. Tájékoztatnia kell a közönséget:

• Az előadás melyik részét fedte le – “a beszéd első részében, amelyet lefedtünk…”
• mik voltak a legfontosabb pontok – “pontosan hogyan…”
• hogyan kapcsolódik ez az Általános bemutatóhoz – ” tehát ez a kontextus…”
• mire lépsz tovább – ” most szeretnék áttérni a bemutató második részére, amely azt vizsgálja…”

fizikai mozgás

áthelyezheti testét és álló helyét, amikor egy másik pontra vált. A közönség könnyebben követheti az előadást, és a mozgás növeli az érdeklődésüket.

a mozgás bemutatóba történő beépítésének általános technikája az, hogy:

• Kezdje a bevezetést a színpad közepén állva.
• az első pontért a színpad bal oldalán állsz.
• ismét a központból beszéled meg a második pontot.
• a színpad jobb oldalán állsz a harmadik pontodért.
• a következtetés a központban történik.

A prezentáció kulcsdiái a

a diák a legtöbb prezentáció számára hasznos eszközök: nagyban segíthetnek az üzenet kézbesítésében, és segítenek a közönségnek abban, hogy kövesse az Ön által elmondottakat. A legfontosabb diák a következők:

• egy bevezető dia, amely felvázolja ötleteit
• összefoglaló dia alapvető pontokkal, amelyekre emlékezni kell
• kiváló minőségű képdiák, amelyek kiegészítik azt, amit mondasz

vannak olyan előadók, akik úgy döntenek, hogy egyáltalán nem használják a diákat, bár ez inkább ritkaság. A diák hatékony eszköz lehet, ha megfelelően használják, de a probléma az, hogy sokan ezt nem teszik meg. Íme néhány aranyszabály, amelyet be kell tartani, ha diákat használ egy prezentációban:

1. ne töltse túl őket – a diák azért vannak, hogy segítsék a beszédet, nem pedig a fókuszpont. A lehető legkevesebb információval kell rendelkezniük, hogy elkerüljék az emberek figyelmét a beszélgetésről.
2. egy kép ezer szót mond – ahelyett, hogy egy diát szöveggel töltene meg, inkább egy vagy két képre vagy diagramra összpontosítson, hogy támogassa és elmagyarázza azt a pontot, amelyről akkor beszél.
3. olvashatóvá tétele-a közönség méretétől függően előfordulhat, hogy egyesek nem látják a kis szöveget vagy képeket, ezért tegyen mindent elég nagyra a hely kitöltéséhez.
4. ne rohanjon át a diákon – adjon elegendő időt a közönségnek az egyes diák megemésztésére.

Guy Kawasaki vállalkozó és szerző azt javasolja, hogy a diavetítéseknek 10-20-30 szabályt kell követniük:

• legfeljebb 10 diának kell lennie – az emberek ritkán emlékeznek egynél több koncepcióra utána, így nincs értelme felesleges információkkal elárasztani őket.
• az előadás nem tarthat tovább 20 percnél, mivel ez időt hagy a kérdésekre és a megbeszélésekre.
• a betűméretnek legalább 30pt-nek kell lennie, mert a közönség gyorsabban olvas, mint amennyit beszél, így a diákon kevesebb információ azt jelenti, hogy kevesebb esély van arra, hogy a közönség elvonja a figyelmét.

íme néhány további forrás a dia tervezéséhez:

• 7 tervezési tipp a hatékony, gyönyörű PowerPoint prezentációkhoz
• 11 tervezési tipp a gyönyörű prezentációkhoz
• 10 tipp, hogyan készítsünk diákat, amelyek kommunikálják az ötletedet

Csoportos prezentációk

a csoportos prezentációk ugyanúgy vannak felépítve, mint az egy hangszóróval ellátott prezentációk, de általában több próbát és gyakorlatot igényelnek. A hangszórók közötti tiszta átállás nagyon fontos a jól áramló prezentáció elkészítéséhez. Ennek egyik módja a következőkből áll:

• röviden összefoglalja, hogy mit fedezett le a szakaszában: “Tehát ez egy rövid bevezetés volt arról, hogy mi az egészségügyi szorongás, és hogyan befolyásolhatja valakit”
• mutassa be a csapat következő előadóját, és magyarázza el, mit fognak megvitatni: “most Elnaz beszélni fog az egészségügyi szorongás előfordulásáról.”
• ezután a következő beszélőre nézve intett feléjük, és kimondta a nevüket: “Elnaz”.
• a következő felszólalónak ezt gyorsan el kell ismernie: “Köszönöm Joe.”

ebből a példából láthatja, hogy a prezentációk különböző szakaszai hogyan kapcsolódnak össze, ami megkönnyíti a közönség követését és elkötelezettségét.

példa a nagyszerű prezentációs struktúrára és a kézbesítésre

a nagyszerű prezentációk példái segítenek inspirálni a saját struktúráidat, íme néhány ilyen példa, mindegyik egyedi és inspiráló a maga módján.

hogyan működik a Google – írta Eric Schmidt

Eric Schmidt, a Google volt vezérigazgatójának ez az előadása bemutatja azokat a legfontosabb tanulságokat, amelyeket ő és csapata megtanult az általuk alkalmazott legtehetségesebb személyekkel való együttműködés tekintetében. Az összes diák egyszerűsített, mégis összetartó stílusát értékelni kell. Ezek viszonylag egyszerűek, mégis erőt és egyértelműséget adnak a prezentáció narratívájához.

Kezdje a miért – Simon Sinek

2009-es megjelenése óta ezt az előadást csaknem négymillió alkalommal nézték meg a világ minden tájáról. Maga az üzenet nagyon erős, azonban ez nem olyan ötlet, amelyet még nem hallottak. Ami ezt a prezentációt olyan erőssé teszi, az az egyszerű üzenet, amelyet átad, és az az egyszerű és érthető mód, ahogyan azt eljuttatja. Vegye figyelembe azt is, hogy nem használ diákat, csak egy táblát, ahol egyszerű diagramot készít a véleményéről.

the Wisdom of a Third Grade lemorzsolódás – Rick Rigsby

Íme egy példa egy viszonylag ismeretlen személy előadására, aki inspirálni kívánja a diplomások következő generációját. Rick előadása sok szempontból egyedülálló a fenti kettőhöz képest. Nevezetesen, nem használ vizuális utasításokat, és sok humort tartalmaz.

azonban hasonló az általa használt szerkezet. Először bemutatja üzenetét, miszerint a legbölcsebb ember, akit ismert, egy harmadikos lemorzsolódás volt. Ezután folytatja a fő érvelését, és végül az üzenetével zárul. Ez az erőteljes beszéd végig elkötelezetten tartja a nézőt, szívmelengető érzelmek, erőteljes élettanácsok és megnyerő humor keverékén keresztül.

mint látható a fenti példákból, és amint azt az egészben kifejtettük, a nagyszerű prezentációs struktúra azt jelenti, hogy elemezzük a prezentáció alapvető üzenetét. Döntse el azt a kulcsfontosságú üzenetet, amellyel át szeretné adni a közönséget, majd készítsen vonzó módot annak kézbesítésére.

egy szilárd struktúra előkészítésével és a beszélgetés előzetes gyakorlásával magabiztosan beléphet a prezentációba, és értelmes üzenetet küldhet az érdeklődő közönségnek.

összefoglalva

fontos, hogy a prezentáció jól strukturált legyen, így a legnagyobb hatással lehet a közönségre. A strukturálatlan előadást nehéz követni, sőt frusztráló lehet hallgatni. A beszéd középpontjában a bizonyítékok által alátámasztott főbb pontok állnak, és az átmeneteknek segíteniük kell a pontok közötti mozgást, és tisztázniuk kell, hogy minden hogyan kapcsolódik össze.

A kutatások azt sugallják, hogy a közönség emlékszik az első és az utolsó dolgokra, amelyeket mondasz, így a bevezetés és a következtetés létfontosságú a pontok megerősítéséhez. Alapvetően győződjön meg róla, hogy időt tölt a prezentáció strukturálásával és az összes szakasz kezelésével.