Ezek a Megjegyzések Az Open Data Day DC és más civic hackathonok öt sikeres évéből származnak, amelyeket futottam, szponzoráltam vagy részt vettem.

az ötleteket sok ember inspirálta, különösen a My Open Data Day DC társszervezői, Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend és Julia Bezgacheva, valamint Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann és Greg Bloom.

mi az a hackathon?

definiált

nagyon tágan definiálom a “hackathont” :

• a hackelés kreatív problémamegoldás. (Nem kell hozzá technológia.)
• a hackathon bármilyen időtartamú esemény, ahol az emberek összejönnek a problémák megoldására. A legtöbb hackathon futottam is van egy párhuzamos pálya műhelyek.

a résztvevők általában 2-5 fős csoportokat alkotnak, előveszik laptopjukat (ha az esemény technológiai témájú), és problémákba merülnek. A képzési műhelyek nagyszerű párhuzamos pálya, különösen az újonnan érkezők számára, de minden résztvevő számára is.

pozitív energia

a hackathonok rossz rap-ot kaptak, mert egyesek egészségtelen, versenyképes struktúrával rendelkeznek, és irreális elvárásokat támasztanak. Ha egy ilyen hackathont nem vezetsz, jó úton jársz. Itt vannak a célok, amelyeket szem előtt tartok:

• erősítse meg a hackathon közösségét.
• légy üdvözölve a közösség újoncait.
• lehetőséget biztosít a résztvevők számára, hogy valami újat tanuljanak.
• adjon teret és időt a résztvevőknek, hogy előrelépjenek az őket érdeklő problémákban.

ne számíts arra, hogy a hackathon végére valóban megoldottál egy problémát. A valós élet problémái nehézek! Gondoljon a hackathonra, mint egy hosszú út megállójára a problémák megoldására, vagy edzésre, hogy felkészítse a résztvevőket a problémák megoldására.

mivel nem fog megoldani egy problémát, ne tegyen irreális (és egészségtelen) nyomást a résztvevőkre. Ne maradjon egész éjjel, ne pumpálja a résztvevőket koffeinnel, és ne legyen győztes és vesztes. Soha nem volt sör, verseny vagy időnyomás a hackathonjaimban. A résztvevőket energiával kell ellátni, és pozitív energiával kell üdvözölni.

várj — talán egy hackathon nem a helyes dolog

az alábbi megjegyzéseim többnyire logisztikai jellegűek, és technológia-központú megközelítést feltételeznek. Magától értetődőnek veszem, hogy egy hackathont akarsz vezetni. De olvassa el, hogy úgy gondolja, hogy hackathont akar futtatni? Laurenellen McCann: gondolkodj újra a közösség bevonásának más (és néha jobb) módjairól.

fontolja meg azt is, hogy ne hívja az eseményt “hackathonnak”. Nem mindenki fogja tudni, mire gondolsz, és a “hackelés” kevésbé valószínű, hogy minden csoport szívesen érzi magát.

Ha a hackathon célja egy termék forgalmazása, álljon meg itt, és olvasson el egy másik útmutatót. A te céljaid és az én céljaim nem azonosak.

újoncok üdvözlése

a legnehezebb dolog egy sikeres hackathon futtatásában az, hogy üdvözöljük az újonnan érkezőket, és segítsünk nekik részt venni egy tevékenységben.

Az újonnan érkezők gyakran szenvednek “imposter szindrómától”, az érzéstől, hogy nem tartoznak, mert nincsenek készségeik, nem elég okosak stb. Természetesen tévednek, de amíg nem érzik úgy, hogy tartoznak, nem lesznek képesek kielégítő tapasztalatra. A hackathon szervezőjének feladata, hogy segítsen nekik felismerni, hogy van valami hozzájárulásuk.

először hackathon résztvevők gyakran túlterheltek, amikor eljön az ideje, hogy megtalálják a projekt dolgozni. Lehet, hogy még nem tudják, hogyan kapcsolják össze saját készségeiket a különféle projektekkel, amelyeken dolgoznak. A hasznosság ismerete önmagában is készség. El kell vezetnie őket egy projekthez és egy folyamaton keresztül, hogy rájöjjenek, hogyan tudnak hozzájárulni. Ha túl sok elveszett résztvevő van, és nincs elég segítség a projekt elindításához, akkor elmennek — próbáld meg elkerülni ezt.

a hackathon szervezőjének gondoskodnia kell arról, hogy mindenkinek legyen valami köze. Ennek egyik módja az, hogy idő előtt elkészítjük a projektvezetők listáját: az ismerősök olyan projektekkel érkeznek, amelyekhez más résztvevőket is irányíthat. És dolgozhat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a hacker projektek készen állnak az újonnan érkezők elfogadására. Nem Projekt tevékenységeket is tarthat-az alábbiakban ismertetett műhelyeket—, amelyekhez az újonnan érkezők könnyebben csatlakozhatnak.

azt is fontolóra veheti, hogy párosítsa az újonnan érkezőket mentorokkal, vagy egy esemény előtti munkamenetet tartson csak az újonnan érkezők számára, ahogy a Wikimedia nemrégiben tette.

hackelés

a hackelési pálya a résztvevők számára merül fel a problémákba. Gyakran 2-5 fős csoportok alakulnak ki egy projekt körül, például új adatmegjelenítés készítése, dokumentum írása vagy egy probléma együttes vizsgálata. A résztvevők kiveszik a laptopjukat, csatlakoznak az áramhoz és a wifi-hez, és dolgoznak.

a hackelés a projekt bemutatásával kezdődik. Azok a résztvevők, akik projekteket hoznak az eseményre, lehetőséget kapnak arra, hogy röviden (max. 1 perc) elmagyarázzák, min dolgoznak az esemény legelején, hogy más résztvevők csatlakozhassanak a projekthez. Az esemény végén, egy lezárási munkamenet lehetőséget ad minden projektnek néhány eredmény bemutatására.

jó projektek ápolása

nem minden projekt tesz jó hackathon projektet. Rendkívül fontos, hogy maximalizálja a következő tulajdonságokat a rendezvény projektjeiben:

• egyértelműen tagolt. A projekteknek egyértelmű kérdéssel vagy problémával kell rendelkezniük, amelyet megpróbálnak megoldani, valamint egy ésszerűen konkrét javasolt megoldással.
• elérhető. A legtöbb projekt körülbelül 25% – át fogja elérni annak, amit úgy gondolja, hogy korlátozott idő alatt képes elérni. Kezelje az egyes projektek céljait, hogy a résztvevők érezzék magukat a munkamenet végén, nem megszakítva.
• könnyű a fedélzeten újoncok. A projekteknek készen kell állniuk a különböző készségekkel és különböző készségszintekkel rendelkező újonnan érkezők számára. A kódolási projektek esetében ezek a feladatok nem igényelhetik a kódbázis intim megértését, és győződjön meg arról, hogy az építési környezet kevesebb, mint 20 perc alatt felpörgethető. Készítsen egy listát a feladatokról, vagy hozzon létre github kérdéseket idő előtt!
• egy érdekelt fél vezetésével. Az érdekelt fél (vagy “tárgyszakértő”) a projektet valós relevanciára irányítja. Az érdekelt felek nélküli projektek “megoldhatnak” egy nem létező problémát. Ideális esetben a vezető (vagy az egyik vezető) érdekelt fél, vagy jó proxy az érdekelt felek számára. Azt javasoljuk, hogy vizsgálja felül Laurenellen McCann építeni, nem sorozat érdekelt felek bevonásával minden civic tech munka. Ezenkívül soha nem elég, ha egy projektvezető csak ötletember. Vigyázzon, ha a vezető érdekelt fél, de nem tudja előre látni, hogyan valósíthatja meg a csapat többi tagjával együtt.
• szervezett. A négy vagy több taggal rendelkező projektek, különösen az újonnan érkezők esetében a projektvezető feladata a koordináció, annak biztosítása, hogy minden csapattagnak legyen valami munkája, és segítse az új csapattagok fogadását.

kezelje ezeket a golyókat, mint egy ellenőrzőlistát. Azok a projektek, amelyek ezeket a tulajdonságokat tekintve gondolkodnak magukról, általában boldogabbak és produktívabbak.

Ha tudod, hogy milyen projekteken fognak dolgozni az eseményen, minél előbb rá tudod venni ezeket a projekteket, annál jobb. Találkozzon a projektvezetőkkel, és beszéljen a projekt ezen összetevőiről idő előtt, ha lehetséges. Szervezőként a projektekkel kapcsolatos információk birtokában az is segíthet, hogy a résztvevőket olyan projektekhez irányítsa, amelyeken esetleg dolgozni szeretnének.

at Themed Hackathons

a tematikus hackathon az, amelyben a projektek egy adott problémára korlátozódnak: például az élelmiszer-fenntarthatóságra vagy a visszatérő polgárokra. A tematikus hackathonok képesek vonzani a téma szakértőit (valami, amiben a nyílt végű hackathonok, mint például az Open Data Day DC, nem jók), és a projektek általában olyan problémák körül forognak, amelyeket a téma szakértői az asztalra hoznak.

amikor a tematikus hackathonok technológiai hackathonok is, van egy gyakori probléma: A téma szakértői könnyen azonosíthatják a területükön felmerülő problémákat, de ezeket a problémákat nem mindig lehet működőképes technológiai projektekké alakítani. Más résztvevők készen állnak arra, hogy alkalmazzák képességeiket, de nem tudnak semmit a hackathon témájáról. A szakadék áthidalása gondos tervezést igényel idő előtt.

ami gyakran a szoba három csoportra osztását eredményezi:

1. a téma szakértői és más résztvevők sikeresen dolgoznak együtt.
2. Tárgyszakértők, akik más tárgyszakértőkkel dolgoznak a probléma kivizsgálásán, de nem a megvalósításon.
3. a többi résztvevő küzd, hogy valami relevánsat találjon a téma tényleges problémáinak megoldásához minimális értékű megoldás kidolgozásához / megvalósításához.

#1 nagyszerű. #2 rendben van, ha a csoport boldog. De # 3 rossz: a résztvevők nélkül tárgyi útmutatást fogja érezni Elveszett. Ennek elkerülése érdekében győződjön meg róla, hogy elegendő működőképes projekt van mindenki számára az esemény előtt. Dolgozzon a téma szakértőivel az esemény előtt, hogy problémáikat projektekké alakítsák. Lásd a fenti, a jó projektek ápolása című részt annak biztosítása érdekében, hogy koherens kérdés merül fel, hogy léteznek-e a szükséges erőforrások (pl. adatkészletek), és hogy a projekthez szükséges készségek megfelelnek-e a többi résztvevő által elvárt készségeknek (és elegendő mennyiségben).

ezenkívül a tárgyszakértő sok ötletet javasolhat, de az esemény során csak egyetlen projektben vehet részt hatékonyan, ezért győződjön meg arról, hogy körülbelül minden négy nem szakértő résztvevő számára legalább egy tárgyszakértő + működőképes projekt van.

újonnan érkezők elhelyezése új projektekben

a résztvevők bevonása a meglévő projektekbe nagyon nehéz lehet. Ez a hackelés egyik legnehezebb része. Legyen tehát olyan ötlete az új projektekhez, amelyekkel a résztvevők különösen könnyen elkezdhetik, ha nem tudnak csatlakozni egy meglévő projekthez. A projektötletek elkészítése különösen fontos, ha nem számít sok résztvevőre, hogy projekteket hozzon! Mindig legyen nyitott a résztvevők projekt ötleteire. Egy projekt, vagyis valaki egyedül dolgozik, az is rendben van!

egyéb tippek

ne engedje, hogy bárki olyan ötletet adjon, amelyen nem fog dolgozni az eseményen, hacsak nincs elég ötlet a körbejáráshoz. Ellenkező esetben ez mindenki értékes idejének pazarlása.

miután a hackelés megkezdődött, ne szakítsa meg a hackereket, kivéve, hogy biztosítsa a hackelés zavartalan működését, ellenőrizze, hogy mindenkinek van-e valami tennivalója, és tartsa az embereket az Általános ütemtervben. A napközbeni tevékenységek, mint például az ebédidő-hangszórók és a videohívások a helyszínen kívüli emberekkel hihetetlenül zavaróak a résztvevők számára, akik most szívesen dolgoznak egy problémán.

képzés

a sikeres hackathon lehet csak hackelés, csak edzés, vagy mind a hackelés, mind a képzés.

ha jelentős számú újonnan érkezett, a képzési műhelyek nagyszerű módja annak, hogy valamit tegyenek nekik, hogy kényelmesebbek legyenek, mint a hackelésbe merülni. Workshopokat szervezhet, hogy megismertesse a résztvevőket a hackathon témájával vagy a hackathon számára hasznos speciális technikai készségekkel. A műhelyek olyan helyek is lehetnek, ahol megvitathatják a hackathonnal kapcsolatos kérdéseket. A műhelyeknek a lehető legnagyobb mértékben interaktívaknak kell lenniük

gondosan válassza ki a műhelyvezetőket. Ideális esetben a vezetők korábban ugyanazt a műhelyt működtették, így jól próbáltak. Ugyanolyan változatosnak kell lenniük, mint a résztvevők, akiket szeretne látni az eseményen (nem, faj, életkor stb.). Olvassa el a Hopper konferencia Sokszínűségi útmutatójának tippjeit a hangszórók kiválasztásával kapcsolatban.

futtassa a műhelyeket egy második szobában, ha egyáltalán lehetséges. A 45-90 perces műhelyek jó hosszúak. Ha egynél több műhelye van, hagyjon 15-30 percet szabadon a műhelyek között, hogy az első vezető bezárhasson, a második pedig felállhasson.

Az Open Data Day DC-n két nap alatt hat workshopot tartottunk a nyílt adatok és API-k bevezetéséről, a github használatával való együttműködés bevezetéséről, az open mappingről, a Python bevezetéséről és a közösségi elkötelezettségről.

helyszín & dátum

alapvető követelmények

keresse meg az esemény helyszínét, és foglalja le a dátumot. Ez az egyetlen dolog, amit jelentősen meg kell tennie az esemény előtt. Minél korábban foglalhat helyet, annál jobb.

Keressen egy helyszínt, amely biztosítja:

• megfelelő ülőhely (lásd alább)
• asztalonként egy tápkábel
• Wifi (gyors és megbízható? össze tudja kapcsolni az összes résztvevőt? blokkolja a portokat?)
• Projektor
• mikrofon, legalább nagy helyiségekben
• Akadálymentes bejáratok és kerekesszékbarát ülőhelyek (és ha van színpad, ellenőrizze, hogy elérhető-e, ha van ilyen)
• nem-semleges, egyszemélyes, akadálymentesített fürdőszobák

(ha nagy rendezvényt szervez, olvassa el az itt felsorolt akadálymentesítési aggályokat is.)

ülőhelyek

az ülőhelyek követelményei eltérőek a hackelés és a műhelyek esetében. A hackeléshez bankett stílusú beállítást szeretne, nagy kör alakú asztalokkal, amelyek körülbelül 10 embert foglalnak el. A bankett-beállításban lévő szobák a legkevesebb embert tartják a többi asztal/szék elrendezéshez képest, ezért ezt vegye figyelembe a kapacitás kiszámításakor. A műhelyekhez tantermi stílusú ülőhelyeket szeretne, azaz téglalap alakú asztalokat, egyik oldalán székekkel.

amikor

gondosan válassza ki az esemény dátumát. Kerülje el a nyarat, az ünnepeket és más fontos eseményeket a területén. A hétvégék nehézek azok számára, akik szakmai minőségükben vesznek részt. A hétköznapok nehezek a szülők számára.

kérdezze meg a helyszínt a megengedett kezdési és befejezési időkről. Állítsa be az időket, amikor megérkezik/távozik, és amikor a résztvevők megérkeznek/távoznak. Tervezze meg legalább 30 perccel az esemény előtt és után, hogy beállíthassa és lebonthassa/megtisztítsa.

győződjön meg róla, hogy bejuthat, és hogy a résztvevők bejuthatnak. Ha az épület bejárati ajtaja zárva van, győződjön meg róla, hogy van kulcsa, és hogy van valaki az ajtónál, hogy beengedje a résztvevőket (szükség lehet egy csapat emberre, akik egész nap a bejárati ajtónál forognak).

szintén ellenőrizze…

ellenőrizze, hogy a helyszín lehetővé teszi-e, hogy ételt kapjon a szobában.

Ha a rendezvényt munkaidőn kívül tartja, ellenőrizze, hogy a helyszínen van-e légkondicionáló/fűtés.

A helyszín költségvetése

a professzionális helyszínek meglehetősen sok pénzt számítanak fel, ezért meg kell találnia valamit, ami megfelel a költségvetésének. Remélhetőleg talál egy kis szabad helyet jó wifi-vel (a helyi könyvtár, egy barát cége stb.).

egy nagy, egy egész napos esemény egy nagyvárosban, várják helyszínek változtatni a több ezer dollárt naponta. Attól függ, hogy mennyi helyre van szüksége, és nincs rím vagy ok az árképzésre, de általában körülbelül 10-30 dollár / fő.

szponzorálás

nagy események esetén valószínűleg szponzorokra lesz szüksége a költségek fedezéséhez.

a szponzorok adnak valamit — készpénzt, helyet, ételt, pólókat-azzal a várakozással, hogy kapnak valamit az esemény támogatásából. Lehet, hogy toboroznak/bérelnek, és keresik a résztvevőket, vagy esetleg olyan terméket forgalmaznak, amelyet népszerűsíteni akarnak.

gondoljon arra, hogy mit hajlandó adni a szponzoroknak a támogatásukért cserébe. Minden bizonnyal köszönetet mond a szponzoroknak, név szerint, a nyitó és záró ülésen, és valószínűleg szeretné tweetelni a köszönetét is. Ezen túl szeretne időt adni nekik a dobogón, hogy beszéljenek a résztvevőkkel? Vagy egy asztal hátul, hogy megmutassák a cuccaikat? Ez rajtad múlik, és meg kell találnod a megfelelő egyensúlyt a megfelelő szponzorálás között, anélkül, hogy beavatkoznál az esemény céljaiba.

először találja ki a költségvetését — a helyszínét és az élelmiszerköltségeket, különösen—, hogy tudja, mennyi szponzorálásra van szüksége. De akkor kezdje el korán a szponzorok biztosítását.

Élelmiszer

ideális esetben kávét és könnyű viteldíjat kell biztosítani reggelire és italokra egész nap (különösen a víz). Az étel meglepően drága, tehát tedd meg, amit tudsz.

mit kell vásárolni

Ha bármilyen ételt ad, akkor valóban vegetáriánus és tejmentes lehetőségeket kell kínálnia, mert ezek az étrendi korlátozások nagyon gyakoriak. Vegetáriánusnak lenni nem rossz ötlet. Ezután vegye figyelembe a résztvevők egyéb korlátozásait (vegán, kóser, gluténmentes), és tegyen meg mindent.

legyen felelős az ételért. Gondolkodj úgy, mint egy szülő. Rendeljen viszonylag egészséges ételt. Kerülje a nehéz ételeket, amelyek álmossá teszik az embereket (például kenyér) vagy hatástalanok (például alkohol). A koffein és a cukor finom (az energia fontos), de valódi táplálékkal is rendelkezik..

költségvetés és logisztika

szám $7 $15 fejenként. A Pizza a legolcsóbb étel, de ez is alapvetően a legrosszabb dolog, amit valaki táplálhat (és nem mindenki eszik) — kerülje a pizzát, ha teheti.

ha ételt rendel, akkor valószínűleg legalább három nappal az esemény előtt adja le a megrendelést.

szajré

egyes események szeretik a szajrét, például pólókat vagy matricákat. Személy szerint úgy gondolom, hogy sokkal jobb módszerek vannak a költségvetés elköltésére, de ha valóban szajré–t szeretne biztosítani, ne feledje-

ne kapjon egy mindenki számára megfelelő pólót, mert az emberek nem mind egyformák. Valójában olvassa el a Hopper Conference Diversity Guide pólókról szóló szakaszát.

Magatartási Kódex

a technológiai események története nem mindig fogadja a nőket és a kisebbségeket. Ezen változtatnunk kell. Részese lehet ennek a változásnak, ha elfogadja az esemény magatartási kódexét. A magatartási kódex nem csak a szabályok betartatásáról szól. Meghatározza a közösségi normákat, és jelet küld a leendő résztvevőknek, hogy barátságos környezetet próbál létrehozni. Természetesen, ha probléma merül fel a rendezvényén, az idő előtti magatartási kódex segít megoldani a problémát.

keresse meg az Ön által csodált eseményeken használt magatartási kódexeket, vagy másolja át a Code for DC magatartási kódexét vagy a Tech Lady Hackathon + Training Day magatartási kódexét. Olvassa el a Hopper konferencia Sokszínűségi útmutatójának erről szóló részét is.

Happy hours

az esemény előtti happy hour előző este segíti a résztvevőket abban, hogy pihentető környezetben megismerjék egymást. Az esemény utáni boldog óra a hackathon lezárása utáni este lehetőséget ad a résztvevőknek a társasági életre, most, hogy ismerik egymást.

nagy események esetén válasszon egy sávot idő előtt, beszéljen a sávval, és győződjön meg arról, hogy rendben van-e egy nagy csoport. Érdemes lefoglalni a sáv egy részét (előfordulhat, hogy idő előtt fizetést kérnek, vagy garantált minimális kiadást, amelyet akkor számítanak fel, ha az emberek nem rendelnek eleget).

ha alkoholt szolgál fel, ne feledje: nem mindenki iszik (21 év alattiak, terhes nők és sok más ember különféle okokból); az alkohol nem biztonságos vagy kényelmetlen környezethez vezethet; azoknak, akik isznak, tömegközlekedésre lesz szükségük a hazaérkezéshez. Ezért: alkoholmentes italok biztosítása; a környezet felügyelete annak biztosítása érdekében, hogy mindenki számára professzionális és kényelmes maradjon; legyen a tömegközlekedés közelében.

regisztráció

állítson be egy Eventbrite regisztrációs űrlapot.

regisztrációs határ

határozza meg a maximális kapacitást. Párhuzamos pályákkal rendelkező esemény esetén ne feledje, hogy a résztvevők az esemény kezdetén egy helyiségben gyűlnek össze, így a maximális kapacitása valamivel nagyobb, mint a főterem kapacitása (egyesek az elején összenyomhatják/állhatnak).

egy ingyenes rendezvényen a regisztrálók mintegy 65% – a jelenik meg. Ez a szám nagyon következetesen látható az események között. Így kap regisztráció 150% a tényleges maximális kapacitás.

információgyűjtés

használja a regisztrációs űrlapot, hogy információkat gyűjtsön a résztvevőkről:

• név (és esetleg a helyszín biztonsága által megkövetelt egyéb információk)
• E-mail cím
• munkakör
• újak a hackathons-ban?
• milyen hacker ezek? Példák: Fejlesztő. Tervező. Data Scientist. Domain Szakértő. Kormányzati Alkalmazottak. Kommunikátor. Projektmenedzser. Ügyvéd.
• mi érdekli őket a hackelés? (szabad formájú kérdés)
• érdekli őket valamelyik műhely?
• hogyan hallottak az eseményről
• speciális igények / kérések

minél több információt gyűjthet idő előtt, annál jobb tervezést tehet. Elkezdhet gondolkodni azon, hogy ki fog dolgozni, mi lesz, amint a regisztrációk megkezdődnek. Szó szerint próbáld elképzelni, hogy az egyes regisztrált résztvevők hogyan fognak elfoglalni az eseményen, bármilyen információ alapján, amit tudsz róluk.

tíz nappal a

előtt keresse meg a projektvezetőket

nézze meg, ki jön, és ha tudja, hogy ezek közül néhány ember konkrét projektekkel érkezik, azonosítsa a projektvezetőket. Akkor is érdemes találkozni velük ebben az időben, hogy:

• útmutató őket, hogyan lehet előrelépni a projektek
• határozza meg, hogyan tudnak venni az újonnan érkezők, milyen feladatokat lehet végrehajtani az újonnan érkezők
• határozza meg, hogy milyen segítséget a projekt szüksége

lásd a szakaszt ápolása jó projektek felett.

segítők keresése

ha interaktív műhelyeket futtat, ahol a résztvevők követik a laptopjukat, és sok résztvevőt várnak el, érdemes lehet, hogy műhely segítők legyenek, hogy segítsenek a résztvevőknek, akik elakadnak. Tervezzen legalább egy segítőt minden 10-20 résztvevő számára.

találj segítőket a regisztrációs asztal és az épület bejárati ajtójának futtatásához, ha zárva van, és fontolóra veheti az önkéntesek azonosítását is, akik a fotózásra, a közösségi média kezelésére és a rendezvény eseményeinek dokumentálására szolgálnak a történetmesélés után.

e-mail résztvevők

Ezen a ponton érdemes e-mailt küldeni a regisztrált résztvevőknek annyi logisztikai információval, amennyit csak tudsz, hogy előre tervezhessenek. Lásd alább az “előző nap” című részt, hogy mit kell tartalmaznia az e-mailben.

három nappal a

csoportkommunikáció beállítása előtt

állítson be egy módot a résztvevők számára, hogy digitálisan kommunikáljanak és kapcsolatban maradjanak az esemény után. Néhány lehetőség:

• csevegőszoba, mint a Slack
• közösségi média csatorna, mint egy hashtag a Twitteren vagy a Facebook csoportban
• megosztott dokumentumterület, mint a Google Docs vagy a Dropbox Paper
• e-mail lista, mint egy Google Csoport

gondolj arra, hogyan fogod elmondani a történetedet

az esemény tartós hatásának része az, hogy az emberek hogyan emlékeznek rá:

• Válassz egy hashtag.
• állítson be egy tumblr-t vagy más nyilvános megosztott dokumentumterületet (lásd fent) a projektek számára az előrehaladás rögzítésére és a linkek közzétételére.
• gondoljon arra, hogyan készítsen fényképeket a hackathonról, amely elmondja a történetét.
• olvassa el Nathan Matias és Willow Brugh média-készítési stratégiáit a hackathonok számára.

beszerzésére kellékek

meg kell hozni, hogy az esemény:

• papír, filctollak, és szalag írni és post jelek
• névcímke matricák és markerek az emberek írni a nevüket a névcímke
• Megjegyzés kártyák, tollak, papír és egyéb kellékek, hogy megkönnyítse a projekttervezés
• műanyag poharak, papír tányérok, és eldobható eszközök, ha az élelmiszer

szintén…

• helyezzen el bármilyen élelmiszer-vendéglátási megrendelést
• küldjön e-mailt minden olyan újságírónak, akit ismer, akit érdekelhet az esemény
• töltse fel a fényképezőgépet, hogy készen álljon a fényképezésre
• egyes helyszíneken a biztonság érdekében szükség van a résztvevők listájára. Ha be kell nyújtania egy listát, győződjön meg róla, hogy betűrendbe állítja! A biztonság valószínűleg kinyomtatja azt, ami van, és a dolgok gyorsan bonyolódnak, ha a lista nincs rendben.

e-mail résztvevők ismét

érdemes lehet e-mailben a regisztrált résztvevők ezen a ponton, ismét annyi a logisztikai információkat, mint tudod, hogy azok előre tervezni. Lásd alább az “előző nap” című részt, hogy mit kell tartalmaznia az e-mailben.

előző nap

séta

tegyen egy sétát a helyszínén. Győződjön meg róla, hogy van:

• bankett asztalok hackeléshez, téglalap alakú asztalok műhelyekhez
• elég szék (számolja meg őket!)
• táblázatonként egy tápcsík
• működő WiFi
• működő projektor és VGA dongle (talán még a számítógép tesztelése is)
• mikrofon, legalább nagy helyiségekben

Ha két párhuzamos sávja van:

• menj át a fenti listán egyszer a hacker szobához, majd ismét az edzőterembe
• győződjön meg róla, hogy elegendő hely van ahhoz, hogy mindenkit egy szobában tartson, mert a résztvevők egy szobában gyűlnek össze szoba első a barátságos ülés

email Blast

küldjön egy logisztikai e-mailt a regisztrált résztvevőknek. Tartalmazza:

• az Ön elérhetőségi adatai, beleértve a mobiltelefonszámát, hogy a résztvevők felhívhassák/SMS-t küldhessenek Önnek, ha nem találják a helyszínt
• bármely esemény előtti és utáni happy hour információ: hely, dátum és idő
• az esemény kezdete és vége és időpontja
• az esemény helye (cím és épület neve), a bejárat pontos helye, irányok és térkép
• emlékeztető, hogy ID-t hozzon, ha a helyszín biztonsági bejelentkezéssel rendelkezik
• emlékeztető, hogy egy laptop és töltő
• milyen étel/ital lesz biztosított, és mikor (reggeli, ebéd, vacsora?), és milyen korlátozások kerülnek elhelyezésre (vegetáriánus stb.)
• a workshopok ütemezése, ha alkalmazható
• az Ön magatartási kódexe (vagy egy link)
• Ha bármilyen fogyatékossággal kapcsolatos probléma merül fel a helyszínen, tartalmazza azt
• minden olyan olvasmány, amely felkészíti őket az esemény témájára
• a szervezők neve és a szponzorok elismerése/köszönete

segédanyagok

nyomtatott segédanyagok a résztvevők számára, amelyek magukban foglalják:

• WiFi info (SSID és jelszó)
• az esemény hashtagje és URL-je
• az ütemezés (kezdési idő, ebéd, befejezési idő és workshop menetrend, ha alkalmazható)
• a kitörési szobák listája
• Közeli helyek ajánlása ebédre/vacsorára (és ha lehetséges, térkép is)
• rövid URL (pl. bitly) a tumblr vagy hackpad oldalra

nyomtasson egy példányt táblázatonként (azaz egy példányt minden ~5-10 résztvevő számára).

szintén

• készítsen diákat a barátságos munkamenetre (ha akarod)
• töltse fel telefonját. Hosszú nap lesz holnap.

Hackathon schedule

amikor korán érkezik

• győződjön meg róla, hogy a dolgok rendben vannak: asztalok/székek vannak, a projektor működik, a mellékhelyiségek üzemképes
• Post jelek a főbejárat az épület, ahol a résztvevők kell menni először
• Post jelek a mellékhelyiségek és bármely más szoba résztvevők kell menni
• feküdt ki a névjelvényeket. Ha nevekkel vannak nyomtatva, akkor betűrendben helyezze el őket, és ha sok van, csoportosítsa őket az ábécé egy része szerint, és tegyen fel jeleket.

üdvözlő ülés

Kezdje egy rövid üléssel, amely mindenkit üdvözöl és meghatározza a napot:

• mutassa be a szervezőket
• Köszönje meg a helyszínnek és a szponzoroknak (ne felejtsen el senkit — ezért szponzoráltak téged)
• magyarázza el az esemény történetét és célját
• említse meg a magatartási kódexet (ismét a lényeg gyakran a normák meghatározása, nem csupán a szabályok érvényesítése)
• kérdezze meg, hogy ki még nem járt hackathonon korábban, vagy az adott esemény előtt; tapsoljon
• magyarázza el a logisztikát: a Tumblr, a workshopok ütemezése, ebéd, befejezési idő
• arra ösztönzi az embereket, hogy készítsenek és osszanak meg munkamenet-jegyzeteket, és rögzítsék a projektek előrehaladását (lásd a fenti megjegyzéseket a hackathon történetének elmondásáról)

egy kis eseményen (legfeljebb 30 főig) az összes résztvevő bemutatkozhat.

bárki, aki egy projektet hozott dolgozni, mindenkinek be kell mutatnia a projektet. Ezt néha “projektpályáknak” nevezik.”Minden hangmagasságot tartson rövidnek: a vezető nevét és hovatartozását, a problémamegállapítást, a megoldást és a szükséges készségeket/segítséget. A projektvezetők hajlamosak beszélni, ameddig csak tudnak, ezért előfordulhat, hogy egy perc múlva le kell vágnia őket, hogy tiszteletben tartsa a közönség idejét. Ösztönözze a vezetőket arra, hogy ezt ne toborzásként, hanem azzal dicsekedjenek, hogy milyen fantasztikus lesz a napjuk.

A nap folyamán

valaki irányítja a hacker szobát. Ellenőrizze, hogy minden projekt zökkenőmentesen megy-e. Nézze meg, hogy valakinek szüksége van-e valamire, vagy nem talál valamit, amin dolgozhat. Tartsa az embereket a teljes ütemtervben. Figyelmeztessen mindenkit, amikor eljött az ebéd ideje, és egy órával a lezárás előtt. A lezáráshoz vezető, győződjön meg róla, hogy minden projekt készen áll arra, hogy elmagyarázza, mit tett. Vedd rá őket, hogy rögzítsék előrehaladásukat a tumblr-en.

legyen valaki, aki irányítja a műhelyeket. Ügyeljen arra, hogy a műhelyek menetrend szerint maradjanak, hogy a résztvevők megértsék a vezetőt, hallhassák a vezetőt a szoba hátuljáról stb. Legyen körül, hogy a műhely vezetőjének ne legyen technológiai problémája. A szervezőnek mindig kéznél kell lennie a műhelyekben.

Wrap-up

a wrap-up session mindenkinek lehetőséget ad arra, hogy meghallgassa, mi mindenki más dolgozott a nap folyamán. Egy kis csoport esetében kérje meg az önkénteseket, hogy jelentsék be, mit értek el vagy mit tanultak (különösen a műhely résztvevői számára). Tapsolják meg az embereket.

nagy csoportokban minden projekt jelentést készítsen a teljesítményéről. Ha lehetséges, hadd mutassák meg munkájukat a kivetítőn. De tartsd gyorsan a dolgokat. Ezen a ponton a projekteknek sok mondanivalója lehet. Tartsa az egyes projekteket 1 vagy 2 percig, és ha valamit mutatnak a projektoron, győződjön meg róla, hogy készen áll, mielőtt a lezárási munkamenet megkezdődik.

végül:

• köszönöm a helyszínt és a támogatókat
• köszönöm a résztvevőknek és a társszervezőknek
• Ha van egy esemény utáni esemény, irányítsd az embereket, vagy kérj meg egy önkéntest, hogy vezesse át az embereket

lebontás

végül, miután az összes résztvevő elment, győződjön meg róla, hogy a helyszín visszatért az eredeti állapotába:

• tisztítsd meg
• távolítsa el a jeleket
• ellenőrizze az elveszett tárgyak

post mortem

az esemény után:

• írj le mindent, ami jól ment, hogy legközelebb megismételhesd
• írj le mindent, ami rosszul ment, így elkerülheted a következő alkalommal
• számítsd ki, hogy mennyi az esemény költsége összesen és résztvevőnként, csak hogy tudd
• felmérd a résztvevőket arról, hogy mi tetszett nekik és mi nem tetszett
• Blog az eseményről