a takaró megrendelés (BPO) egy hosszú távú megállapodás egy szervezet és egy szállító között, hogy meghatározott áron szállítson árukat vagy szolgáltatásokat egy meghatározott időszakon keresztül. Ha vállalkozása több fizetést hajt végre ugyanazon árukért vagy szolgáltatásokért, akkor a már meghatározott részletekkel, például az árral és a szállítási ütemtervvel ellátott általános megrendelés kiadása hatékony módja az eltöltött idő és a feldolgozási késedelmek csökkentésének.

a beszállítók viszont több számlát is benyújthatnak ugyanarra a BPO-számra hivatkozva. Az általános beszerzési megrendelés korlátozásai meghatározott időn, például egy éven vagy egy meghatározott pénzösszegen alapulhatnak. Az időkeret, a mennyiség és az ár mellett az általános beszerzési megrendelések tartalmazhatnak termékminőségi előírásokat.

az általános beszerzési megrendelések előnyei

a beszerzési osztályok általános megrendeléseket használnak, amelyeket állandó beszerzési megrendeléseknek is nevezhetünk, a költségek csökkentése és a karcsúbb, hatékonyabb munkafolyamatok kialakítása érdekében. Íme néhány módja annak, hogy az általános vásárlási megrendelések növelhetik az alsó sort és javíthatják a munkafolyamatot.

a beszerzési szakemberek általános beszerzési megrendeléseket használhatnak az alacsonyabb tömeges árképzés biztosítására a teljes rendelési mennyiség alapján, még akkor is, ha idővel több szállításra van szükség. Ha egy idő alatt egy megrendelést készít, kisebb mennyiségekről tárgyalnak. Az általános beszerzési megrendelés kiküszöböli a beszerzés biztosításának és a szerződések tárgyalásának szükségességét minden megrendelésnél, ami lehetővé teszi a beszerzési osztály munkatársainak, hogy az ismétlődő feladatok helyett a fontos tevékenységekre összpontosítsanak.

a hozzáértő beszerzési menedzserek konszolidálhatják a vállalati szintű közvetlen és közvetett kiadásokat az előnyösebb tömeges árképzés érdekében. És mivel a szerződés meghatározza a megrendelés sajátosságait és hatókörét, az ár nem ingadozik az idő múlásával, függetlenül attól, hogy mi befolyásolja a piacot.

egy általános megrendelés egyszerűsíti a rendelési folyamatot a várható ismétlődő vásárlások esetén. Például, ha egy gyártó cégnek egy év alatt húsz szállításra van szüksége a termeléshez szükséges nyersanyagokból, akkor az állandó megrendelés húsz helyett egy tárgyalást, egy szerződést és egy jóváhagyási folyamatot jelent. A szükség szerinti több szállítmány további előnyöket kínál az áruk tárolásával kapcsolatos kockázatok és költségek minimalizálása érdekében.

” az általános beszerzési megrendelések a beszerzési osztályok számára jelentősen alacsonyabb beszerzési költségeket eredményezhetnek az általánosan használt áruk és szolgáltatások esetében.”

mikor kell használni a takaró megrendelés

takaró megrendelések csak bölcs dolog használni bizonyos körülmények között:

• ha mennyiségek ugyanazon áruk vagy szolgáltatások van szükség az egész időszak, általában egy év.
• amikor az egységköltség jól meghatározható és a részletek megadhatók.
• amikor egyetlen szállító képes szállítani a szerződés teljes időtartama alatt.
• mennyiségi megrendelés esetén kedvezőbb szerződési feltételeket, például tömeges kedvezményeket tesz lehetővé.
• amikor lépcsőzetesen szállítások minimalizálása harisnya kockázat és a költségek.

takaró megrendelések soha nem kell írni a megrendelések, ahol az ár nem garantált, a termék minősége megbízhatatlan, vagy az eladó nem lehet megbízni.

mit kell tartalmaznia a takaró megrendelés

takaró megrendelések meg kell határoznia a következő Szerződési Feltételek:

• a megállapodás időtartama
• árképzés és szerződési feltételek
• számlázási információk-hogyan nyújtja be az eladó a fizetési számlákat
• tétel SPECIFIKÁCIÓK, beleértve a minőségre, méretre és mennyiségre vonatkozó elvárásokat
• szállítási mennyiség, időpontok és helyek
• lemondási záradék

a takaró vásárlási megbízások használatának kihívásai

Az előrejelzés szükségessége a takaró vásárlási megrendelés elkészítésének legnagyobb kihívása. Az adatelemzés pontos mennyiségeket biztosíthat a vállalkozás számára a meghatározott időtartam alatt. Annak ismerete, hogy mire van szükség, tájékoztatja a szállítót arról, hogy milyen mennyiséget kell időben készletezni a szerződéses feltételek szerinti szállításhoz. A szerződéses tárgyalások során a Társaság teret engedhet a kiigazításoknak, mivel az árukat és szolgáltatásokat használatba veszik.

Az ilyen típusú megállapodások gyakran évről évre meghosszabbodnak, mivel a vállalatok és az eladók munkakapcsolatokat építenek ki. A pontos előrejelzés kritikus fontosságú a költségvetés optimalizálása és a vállalat raktározási költségeinek minimalizálása szempontjából. Az eladó viszont felismeri a garantált hosszú távú megrendelés előnyeit, megfelelő idővel az áruk szállításra való előkészítéséhez.

az adásvételi szerződés és a meghatározott feltételek mellett a megbízható szállító szükség esetén további adminisztratív munka nélkül szállít árut és szolgáltatást. A BPO-t és a beérkező számlákat ellenőrizni kell annak biztosítása érdekében, hogy a teljes összeg ne haladja meg a megállapodás korlátait. A leghatékonyabb és legkevésbé hibára hajlamos ellenőrzési módszer az automatizált háromirányú egyeztetés, amely átfogó beszerzési szoftverrel ellenőrzi az áruk átvételét a megrendeléssel és a PO-val szemben.