ebben a blogban gyakran beszélek a projekt prioritási folyamatáról és annak megvalósításának legjobb módszeréről. Ebben a cikkben szeretnék megosztani néhány ötletet arról, hogyan lehet a prioritási mátrixot felhasználni a projektek rangsorolására oly módon, hogy esélyt adjon a sikerre.
mi a prioritási mátrix?
a prioritási mátrix egy egyszerű eszköz, ahol létrehoz egy kritériumkészletet (amelynek az üzleti célokhoz kell igazodnia), és felhasználja őket a projektek pontozásához. Miért? Nos, megpróbálod kitalálni, hogy mely projektek a legfontosabbak, hogy rangsorolhasd őket.
koncepcióban elég egyszerű, de nagyon nehéz lehet jól csinálni.
nem a matematika az, ami nehéz (és ez az, ahol a legtöbb cikk a prioritási mátrixokról összpontosít), ez az összes emberi dolog…
A prioritási mátrix előnyei
elvileg a prioritási mátrix könnyen használható és használható a döntések meghozatalához. A legtöbb üzleti menedzser megérti a súlyozott pontszám fogalmát egy táblázatban.
miután megvan a táblázata, könnyű módosítani a kritériumok súlyait, és azonnal látni a rangsorra gyakorolt hatást.
a prioritási mátrixod egy tiszta, egyértelmű számot is kiköp a “prioritás”számára. Ez olyasmi, amit mindenki meg tud érteni és hozzá tud kapcsolódni.
prioritási mátrix projektekhez
töltsünk egy percet azzal, hogy megnézzük, hogyan működik általában a projekt prioritási mátrixa.
először meg kell határoznia egy kritériumkészletet, amelyet a projektek pontozásához fog használni. Ezeknek a kritériumoknak tükrözniük kell üzleti céljait. Ezután súlyoznia kell ezeket a kritériumokat – általában az emberek mindegyiküknek százalékos súlyozást adnak.
ezután pontozza a projektjeit. Be kell, hogy pont minden projekt ellen minden kritérium, de meg kell, hogy dolgozzon ki egy megfelelő skálán.
a decision-science speak-ben a pontszámok normalizálásáról beszélünk. Ez azt jelenti, hogy ugyanazt a skálát (pl. 1-5 skála) használja az összes kritériumhoz, vagy valamilyen matematikát végez a pontszámok “normalizált pontszámokká” konvertálásához – nem megyek bele, hogyan csinálod ezt itt, de légy tudatában ennek a lépésnek – sokan hiányolják, és problémákat okoz.
most már megvan a súlyozott kritériumok és az egyes projektek pontszáma, az egyes projektek súlyozott pontszámát meglehetősen egyszerű számítással dolgozhatja ki:
(az 1. kritérium súlya x az 1. kritérium pontszáma) + (a 2. kritérium súlya x a 2. kritérium pontszáma) + (a 3. kritérium súlya x a 3.kritérium pontszáma)+…..
addig folytassa, amíg össze nem adja a súlyozott pontszámokat az összes kritériumhoz… és ennyi. Van egy prioritási pontszáma a projektjéhez… és folytathatja ugyanazt a számítást a következő projekthez.
természetesen ezt valószínűleg egy táblázatban szeretné megtenni. Ez a példa (amelyet itt tölthet le) megmutatja, hogy néz ki a matematika.
problémák a projekt prioritási mátrixával
az alapvető problémát a fő előnyei okozzák – a prioritási mátrix egy gyors és könnyen használható eszköz… ami rendben van, ha a döntések nem túl fontosak. Ha a rövid feladatokat rangsorolja, olyan dolgokat, amelyeknek hosszú távon nincs nagy hatása, akkor ez rendben van.
de a projektek nem feladatok.
a projektek nagyobbak, és a rosszak kiválasztásának következményei látványosak lehetnek.
például a rossz projektek kiválasztása körülbelül 30% – kal növelheti a projekt hibáinak arányát. Ez elég jelentős következménynek tűnik (tekintse meg ezt az infografikát, hogy megnézze a projektek stratégiához való igazításának hatását).
tehát nézzük meg, miért nem sikerül a projekt prioritási mátrixa, és mit tehetünk annak kijavítására.
1. Nincs igazítás a kritériumokhoz
nagyon gyakran egy olyan csapat, amely “erőforrásokkal rendelkezik”, prioritási mátrixot állít össze, hogy segítsen kitalálni, mit kell először kezelniük.
a probléma az, hogy ez a csapat nem az “ügyfél”. Ezek a projektek azért léteznek, hogy támogassák az “ügyfél – érdekelteket”, és nekik kell kiválasztaniuk a kritériumokat.>
természetesen Ön is birtokolhatja a kritériumok kiválasztásának” folyamatát ” – futtasson például egy ötletbörze műhelyt -, de az érdekelt feleknek a kritériumok kiválasztását kell birtokolniuk.
2. Nincs folyamat a súlyok megállapítására
a kritériumok nem mind egyformán fontosak.
mi több, ha megkérdezed 5 érdekelt felet, hogy milyen súlyt kell felvenni a kritériumokra, akkor valószínűleg 10 választ kapsz!
ezen megállapodás nélkül a projekt prioritási mátrixa értelmetlen.
persze, kapsz néhány számot, de ezek a számok nem lesznek megbízhatóak (vagy akár relevánsak) az érdekelt felek számára. Tehát igen, képes lesz prioritási döntéseket hozni, de nem fog olyan döntéseket hozni, amelyek valóban segítenek az érdekelt feleknek.
alapvetően ezért találták a kutatók, hogy az olyan módszerek, mint a prioritási mátrix, nem igazán működnek. Valójában csak két módszer létezik a projektek rangsorolására, amelyek működnek – az AHP és a DEA. További információ: a legjobb projekt prioritási módszerek és technikák
ezt a problémát úgy oldhatja meg, hogy a projekt prioritási szoftverével hozzáadja az AHP-t (amely az analitikus hierarchia folyamatát jelenti) a prioritási mátrix matematika előlapjához.
az AHP lehetővé teszi, hogy erős és egyértelmű konszenzust alakítson ki az érdekeltek között. Ez egy sor súlyozott kritériumot eredményez, amelyeket az érdekeltek birtokolnak, amelyben bíznak, amelyet értékelnek.
3. Megszakadt együttműködés a pontozásról
amikor egy projektet olyan kritérium alapján pontoz, mint a “vevői elégedettségre gyakorolt hatás”, szubjektív ítéletet kell hoznia. Egyesek a projekt “hatását” “jelentősnek”, mások pedig “jelentéktelennek”tekinthetik.
Ha nincs mechanizmusa ennek megoldására, a különböző érdekelt felek összehozására szubjektív ítéletek meghozatalához, akkor a pontszámok teljesen értelmetlenek lesznek… legalábbis értelmetlenek lesznek az érdekeltek számára.
néhány pontszáma “kemény számok”lesz. Például a” nettó jelenérték “vagy az” érintett rendszerek száma “kemény számok, de valahogy meg kell szereznie ezeket az adatokat a” tárgyszakértőtől”, aki azokat birtokolja. Ez általában sok üldözést, majd vágást és beillesztést foglal magában táblázatokba.
Ez nem csak időt vesz igénybe, hanem nyitott a hibákra, amikor adatokat másol egyik helyről a másikra. Az is gyakori, hogy az adatok elavultak.
online mozgás, olyan rendszer használatával, mint a TransparentChoice, valóban segíthet.
a TransparentChoice lehetővé teszi, hogy együttműködjön az érdekelt felekkel, hogy konszenzust alakítson ki a szubjektív ítéletek körül (például “az ügyfelek elégedettségére gyakorolt hatás”). A különböző érdekelt felek bevonásával és az együttműködés egy részének automatizálásával gyorsan és egyszerűen felépítheti ezt a konszenzust.
Összességében, ha nem működik együtt hatékonyan a projektek pontozásakor, akkor a priorizált pontszámok nem lesznek “megbízhatóak”.
4. Pontszám alapú döntések
amikor kis, taktikai elemeket (feladatokat, karbantartási elemeket stb.), általában a mátrix “pontszámát” használhatja a munka rangsorolásához. A legmagasabb pontszámmal végzett feladat általában jó szabály.
a projektek különbözőek.
projektek léteznek, hogy segítsen elérni több stratégiai üzleti célok. Versenyeznek az erőforrásokért és a költségvetésért. Néha függőségek vannak a projektek között,és az egész döntés általában meglehetősen politikai. Ez azt jelenti, hogy egyensúlyba kell hoznia az erőforrásokat a különböző osztályok között, különböző üzleti célok, stb…. és mindeközben nyomon követi a különböző erőforrás-korlátokat és a költségvetést.
ezt táblázatokban is megteheti, de ha több mint 5 vagy 10 projektje van, akkor nagyon gyorsan bonyolult lesz.
A jó szoftver, mint például a TransparentChoice, lehetővé teszi, hogy ne csak a pontszámokat, hanem az egyes projektek költségeit is nyomon kövesse. Ez lehetővé teszi, hogy egyensúlyba hozza a projekteket az üzleti vezetők között, miközben nyomon követi a különböző erőforrás-korlátokat. Még a projektfüggőségeket is nyomon követi az Ön számára (így soha nem hagyja jóvá a projektet anélkül, hogy először jóváhagyná annak “elődeit”).
és mindezt egy kényelmes műszerfalon teheti meg.
összefoglaló
a prioritási mátrix népszerű módja a döntések meghozatalának, de a projekt prioritásainak és kiválasztásának használata nem biztos, hogy nagyon hatékony.
a mögöttes fogalmak hangosak – maximalizálni akarjuk a céljainkhoz való igazodást, és ehhez súlyozott pontozást használunk -, de a gyakorlat általában elmarad olyan területeken, mint például:
- a megfelelő kritériumok meghatározása a
- e kritériumok súlyozása (stakeholder buy-in)
- együttműködés a projektek gyors és “pontos” pontozásában
- a “score” – tól eltérő kiegyensúlyozó tényezők
az olyan szoftverek, mint a TransparentChoice, segíthetnek a projekt prioritási mátrix ötleteinek új szintre emelésében, ami olyan projektek portfóliójához vezet, amelyek erősebb támogatást élveznek az érdekeltek számára, és viszont magasabb sikerességi arányt élveznek.
További információ
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan kell rangsorolni a projekteket, mint egy profi, ez a blog remek kiindulópont: hogyan kell rangsorolni a projekteket. Ezenkívül elkészítettük ezt a végső útmutatót a projekt prioritásainak és kiválasztásának az Ön számára.
