szakmai kommunikáció merít elméletek területeken olyan különböző, mint a retorika és a tudomány, a pszichológia és a filozófia, a szociológia és a nyelvészet.

a professzionális kommunikációs elmélet nagy része a hagyományos kommunikációs elmélet, a műszaki írás, a retorikai elmélet, a felnőttkori tanulás elmélete és az etika gyakorlati keveréke. Carolyn Miller a mi a gyakorlati a műszaki írásban? a szakmai kommunikációra nem egyszerűen munkahelyi tevékenységként utal, hanem olyan írásra, amely “emberi magatartásra vonatkozik azokban a tevékenységekben, amelyek fenntartják a közösség életét.”Ahogy Nancy Roundy Blyler a Research as Ideology in Professional Communication című cikkében tárgyalja, a kutatók arra törekszenek, hogy kibővítsék a professzionális kommunikáció elméletét a praxissal és a társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos aggodalmakra.

ezzel a társadalmi vonatkozással kapcsolatban Richard C. Freed a “posztmodern gyakorlat: perspektívák és kilátások” című könyvében a szakmai kommunikációt

A. egy csoporthoz vagy a csoport tagjaként működő egyénhez irányított diskurzus azzal a szándékkal, hogy befolyásolja a csoport funkcióját, és/vagy B. egy csoporttól vagy a csoport tagjaként működő egyéntől irányított diskurzus azzal a szándékkal, hogy befolyásolja a csoport funkcióját, ahol a csoport olyan entitást jelent, amelyet tagjai szándékosan szerveznek és/vagy működtetnek egy bizonyos funkció végrehajtására….A csoport ezen meghatározásából elsősorban a családok (akik csak akkor lennének jogosultak, ha például a csoporthoz tartozásuk családi vállalkozás lenne), az iskolai osztályok (amelyek csak akkor lennének jogosultak, ha például az osztálytermen kívüli funkció ellátására szervezkedtek volna-például panaszkodni vagy dicsérni egy tanárt az iskola adminisztrátorának), és a nem szervezett aggregátumok (azaz emberek tömege). A szakmai kommunikáció meghatározásából elsősorban a naplóbejegyzések (az író felé irányuló diskurzus), a személyes levelezés (a csoportos hovatartozáson kívül egy vagy több olvasóhoz intézett diskurzus), a riport vagy a belletrisztikus diskurzus (regények, versek, alkalmi esszék-általában egyének által írt és több, nem csoportként szervezett olvasóhoz intézett diskurzus), a legtöbb osztálytermi kommunikáció (például diákok által összeállított tantermi diskurzus tanárok számára) és néhány technikai kommunikáció (például utasítások-gumiabroncs cseréjére, termék összeállítása és hasonlók; ismét az olvasók vagy a hallgatók felé irányuló diskurzus, a csoportos hovatartozástól eltekintve)….Szakmai kommunikáció…úgy tűnik, hogy különbözik attól a diskurzustól, amelyben egyetlen egyén vesz részt, kivéve a csoportos hovatartozást, amely egy másik ilyen személlyel kommunikál, vagy egyetlen egyén kommunikál az egyének nagy szervezetlen aggregátumával, amint azt a tömegkommunikáció (Blyler és Thralls, szakmai kommunikáció: a társadalmi perspektíva, (197-198.o.).