En este blog a menudo hablo sobre el proceso de priorización de proyectos y el mejor método para implementarlo. En este artículo, me gustaría compartir algunas ideas sobre cómo usar la matriz de priorización para priorizar proyectos de una manera que le dé la oportunidad de tener éxito.

¿Qué es la Matriz de Priorización?

Una matriz de priorización es una herramienta sencilla en la que se crea un conjunto de criterios (que deben corresponder a los objetivos de su negocio) y se utilizan para puntuar sus proyectos. ¿Por qué? Bueno, estás tratando de averiguar qué proyectos son más importantes para que puedas priorizarlos.

Es un concepto bastante simple, pero puede ser muy difícil hacerlo bien.

No son las matemáticas las que son difíciles (y ahí es donde se centran la mayoría de los artículos sobre matrices de priorización), son todas las cosas humanas…

Beneficios de la Matriz de priorización

En principio, una matriz de priorización es fácil de usar y de usar para tomar decisiones. La mayoría de los gerentes de negocios pueden entender el concepto de una puntuación ponderada en una hoja de cálculo.

Una vez que tenga su hoja de cálculo, es fácil ajustar los pesos de los criterios y ver el efecto en su clasificación de inmediato.

Su matriz de prioridades también escupe un número limpio e inequívoco para «prioridad». Esto es algo que todos pueden entender y con lo que se pueden relacionar.

Matriz de priorización para Proyectos

Pasemos un minuto mirando cómo se implementa generalmente la matriz de priorización de proyectos.

En primer lugar, se define un conjunto de criterios que se utilizarán para calificar los proyectos. Estos criterios deben reflejar los objetivos de su negocio. A continuación, debe ponderar estos criterios: por lo general, las personas le darán a cada uno una ponderación basada en porcentajes.

A continuación, puntúa tus proyectos. Debe puntuar cada proyecto en función de cada criterio, pero debe idear una escala adecuada.

En el lenguaje de la ciencia de la decisión, hablamos de normalizar las puntuaciones. Esto significa usar la misma escala (por ejemplo, escala 1-5) para todos los criterios o hacer algunas matemáticas para convertir los puntajes en «puntajes normalizados» – no voy a entrar en cómo hacer esto aquí, pero tenga en cuenta este paso – muchas personas lo pierden y causa problemas.

Ahora que tiene sus criterios ponderados y sus puntuaciones para cada proyecto, puede calcular la puntuación ponderada para cada proyecto haciendo un cálculo bastante simple:

(Peso del Criterio 1 x Puntuación del Criterio 1) + (Peso del Criterio 2 x Puntuación del Criterio 2) + (Peso del Criterio 3 x Puntuación del Criterio 3)+…..

Continúe hasta que haya agregado las puntuaciones ponderadas para todos los criterios… y eso es todo. Tienes una puntuación de prioridad para tu proyecto can y puedes pasar a hacer el mismo cálculo para el siguiente proyecto.

Por supuesto, probablemente quieras hacer esto en una hoja de cálculo. Este ejemplo (que puede descargar aquí) le mostrará cómo se ven las matemáticas.

Problemas con la Matriz de Priorización de proyectos

El problema principal es causado por sus principales beneficios: la matriz de priorización es una herramienta diseñada para ser rápida y fácil de usar… lo cual está bien si las decisiones no son muy importantes. Si estás priorizando tareas cortas, cosas que no tienen mucho impacto a largo plazo, entonces está bien.

Pero los proyectos no son tareas.

Los proyectos son más grandes y las consecuencias de elegir los incorrectos pueden ser espectaculares.

Por ejemplo, elegir los proyectos incorrectos puede aumentar las tasas de fracaso de los proyectos en alrededor de un 30%. Eso parece una consecuencia bastante significativa (vea esta infografía para ver el impacto de alinear los proyectos con la estrategia).

Veamos por qué falla la matriz de priorización de proyectos y qué podemos hacer para solucionarlo.

1. Sin alineación en los criterios

Muy a menudo, un equipo que «posee recursos» armará una matriz de prioridades para ayudar a determinar qué debe abordar primero.

El problema es que este equipo no es el «cliente». Esos proyectos existen para apoyar a sus «clientes interesados» y deberían ser ellos los que seleccionen los criterios.>

Por supuesto, puede ser propietario del» proceso » de selección de criterios, por ejemplo, organizar un taller de lluvia de ideas, pero sus partes interesadas deben ser propietarias de la selección de criterios.

2. No hay proceso para establecer pesos

Sus criterios no son todos igualmente importantes.

Además, si le preguntas a 5 partes interesadas qué peso darle a los criterios, ¡probablemente obtendrás 10 respuestas!

Sin un acuerdo sobre esto, su matriz de priorización de proyectos no tiene sentido.

Claro, te dará algunos números, pero esos números no serán de confianza (ni siquiera relevantes) para tus partes interesadas. Así que sí, podrá tomar decisiones de priorización, pero no tomará decisiones que realmente ayuden a sus partes interesadas.

Esta es fundamentalmente la razón por la que los investigadores han descubierto que métodos como la matriz de priorización no funcionan realmente. De hecho, solo hay dos métodos para priorizar los proyectos que funcionan: AHP y DEA. Leer más: Los Mejores Métodos y Técnicas de Priorización de Proyectos

Puede solucionar este problema utilizando el software de priorización de proyectos para agregar AHP (que significa el Proceso de Jerarquía Analítica) al front-end de las matemáticas de la matriz de priorización.

AHP le permite construir un consenso sólido y claro entre las partes interesadas. Esto resulta en un conjunto de criterios ponderados que los interesados poseen, en los que confían, que valoran.

3. Colaboración rota en la puntuación

Cuando puntúas un proyecto con un criterio como «Impacto en la satisfacción del cliente», tienes que hacer un juicio subjetivo. Algunas personas podrían ver el » impacto «del proyecto como» Importante «y otros podrían considerarlo»Insignificante».

Si no tienes un mecanismo para resolver esto, para reunir a diferentes partes interesadas para hacer juicios subjetivos, entonces tus puntuaciones terminarán siendo totalmente sin sentido at al menos, no tendrán sentido para tus partes interesadas.

Algunas de sus puntuaciones serán «números duros». Por ejemplo, el «valor actual neto» o el «número de sistemas afectados» son números duros, pero de alguna manera tienes que obtener esos datos del «experto en la materia» que los posee. Por lo general, esto implica mucho perseguir y luego cortar y pegar en hojas de cálculo.

Esto no solo lleva tiempo, sino que está abierto a errores al copiar datos de un lugar a otro. También es común que los datos estén desactualizados.

Moverse en línea, usando un sistema como TransparentChoice, realmente puede ayudar.

TransparentChoice le permite colaborar con sus partes interesadas para crear consenso en torno a juicios subjetivos (como «Impacto en la satisfacción del cliente»). Al involucrar a diferentes partes interesadas y automatizar parte de esta colaboración, puede crear este consenso de forma rápida y sencilla.

En general, si no colaboras de manera efectiva al calificar proyectos, las puntuaciones priorizadas no serán de «confianza».

4. Decisiones basadas en puntuaciones

Cuando se priorizan objetos tácticos pequeños (tareas, elementos de mantenimiento, etc.).), por lo general, puede usar la «puntuación» de su matriz para priorizar el trabajo. Tomar la tarea con la puntuación más alta suele ser una buena regla.

los Proyectos son diferentes.Los proyectos

existen para ayudarte a alcanzar objetivos de negocio más estratégicos. Compiten por los recursos y el presupuesto. A veces, hay dependencias entre los proyectos y toda la decisión suele ser bastante política. Esto significa que necesita equilibrar los recursos entre diferentes departamentos, diferentes objetivos de negocio, etc…. y todo mientras hace un seguimiento de sus diversas limitaciones de recursos y presupuesto.

Puedes hacer esto en hojas de cálculo, pero si tienes más de 5 o 10 proyectos, se complicará muy rápidamente.

Un buen software, como TransparentChoice, le permite realizar un seguimiento no solo de las puntuaciones, sino también del costo de cada proyecto. Le permite equilibrar los proyectos entre los impulsores de la empresa al tiempo que realiza un seguimiento de sus diferentes limitaciones de recursos. Incluso realiza un seguimiento de las dependencias del proyecto por usted (por lo que nunca aprueba un proyecto sin aprobar primero sus «predecesores»).

Y puede hacerlo todo en un panel de control conveniente.

Resumen

La Matriz de priorización es una forma popular de tomar decisiones, pero usarla para priorizar y seleccionar proyectos puede no ser muy eficaz.

Los conceptos detrás de esto son sólidos, queremos maximizar la alineación con nuestros objetivos y usar la puntuación ponderada para hacerlo, pero la práctica generalmente se queda corta en áreas como:

• Definir los criterios adecuados para usar
• Ponderar esos criterios (con la aceptación de las partes interesadas)
• Colaborar para puntuar proyectos de forma rápida y «precisa»
• Equilibrar factores distintos de «puntuar»

El software como TransparentChoice puede ayudarlo a llevar las ideas de la matriz de priorización de proyectos a un nuevo nivel que conduzca a una cartera de proyectos que gocen de un mayor apoyo de las partes interesadas y, a su vez, disfruten de mayores tasas de éxito.

Más información

Si desea obtener más información sobre cómo priorizar proyectos como un profesional, este blog es un excelente lugar para comenzar: Cómo priorizar proyectos. Además, hemos creado esta Guía Definitiva para la Priorización y Selección de Proyectos para usted.