estas notas vêm de cinco anos de sucesso do Open Data Day DC e de outros hackathons cívicos que eu dirigi, patrocinei ou participei.as ideias foram inspiradas por muitos indivíduos, especialmente pelos meus co-organizadores Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend e Julia Bezgacheva, assim como Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann e Greg Bloom.o que é um hackathon?

definido

defini “hackathon” muito amplamente:Hackear é uma solução criativa de problemas. (Não tem de envolver tecnologia.)

um hackathon é qualquer evento de Qualquer duração onde as pessoas se reúnem para resolver problemas. A maioria dos hackathons que corri também tem uma pista paralela para oficinas.

participantes tipicamente formam grupos de cerca de 2-5 indivíduos, tirar seus laptops (se o evento é temático pela tecnologia), e mergulhar em problemas. As oficinas de formação são uma grande pista paralela, especialmente para os recém-chegados, mas também para todos os participantes.

energia positiva

Hackathons têm tido um mau rap por causa de alguns que têm uma estrutura pouco saudável, competitiva, e para definir expectativas irrealistas. Não faças um hackathon assim e estarás no caminho certo. Aqui estão os objetivos que eu tenho em mente:

• fortalecer a comunidade para a qual o hackathon serve.* dar as boas-vindas aos recém-chegados à comunidade.
• proporciona uma oportunidade para os participantes aprenderem algo novo.
• fornece um espaço e um tempo para os participantes fazerem progressos em relação aos problemas que lhes interessam.

não espere ter realmente resolvido um problema até o final do hackathon. Os problemas da vida Real são difíceis! Pense no hackathon como um pit-stop em uma longa viagem para resolver problemas ou como uma sessão de treinamento para preparar os participantes para resolver problemas. uma vez que você não vai resolver um problema, não coloque pressão irrealista (e pouco saudável) sobre seus participantes. Não fiques acordado a noite toda, não dês cafeína aos participantes, e não faças vencedores e perdedores. Nunca houve cerveja, competições ou pressão de tempo nos meus hackathons. Os participantes devem vir energizados e ser recebidos com energia positiva.

espere-talvez um hackathon não seja a coisa certa

minhas notas abaixo são principalmente logísticas e assumem uma abordagem centrada na tecnologia. Presumo que queiras gerir um hackathon. Mas lê para que penses que queres gerir um Hackathon? Pense novamente por Laurenellen McCann para pensamentos sobre outras (e às vezes melhores) maneiras de envolver uma comunidade.

também considere não chamar o seu evento de “hackathon”. Nem todos vão saber o que você quer dizer, e “hacking” pode fazer com que seja menos provável que todos os grupos se sintam bem-vindos.se o objetivo do seu hackathon é comercializar um produto, pare aqui e leia um guia diferente. Os teus objectivos e os meus objectivos não são os mesmos.

acolher recém-chegados

a coisa mais difícil sobre a gestão de um hackathon bem sucedido é ser acolhedor para os recém-chegados e ajudá-los a se envolver em uma atividade.os recém-chegados muitas vezes sofrem de “síndrome impostor”, a sensação de que não pertencem porque não têm habilidades, não são inteligentes o suficiente, etc. Estão errados, claro, mas até sentirem que pertencem, não serão capazes de ter uma experiência gratificante. É o trabalho do organizador hackathon ajudá-los a perceber que têm algo a contribuir.

pela primeira vez os participantes de hackathon são muitas vezes sobrecarregados quando chega a hora de encontrar um projeto para trabalhar. Podem ainda não saber relacionar as suas próprias competências com os tipos de projectos em que se está a trabalhar. Saber ser útil é uma habilidade em si mesma. Você vai precisar orientá-los para um projeto e através de um processo para que eles percebam como eles podem contribuir. Se você tem muitos participantes perdidos e não ajuda suficiente para iniciá — los em um projeto, eles vão sair-tente evitar isso.

O organizador hackathon deve certificar-se de que todos têm algo a fazer. Uma maneira de fazer isso é ter uma lista de Líderes de projeto antes do tempo: pessoas que você sabe que estão vindo com projetos específicos para os quais você pode guiar outros participantes. E você pode trabalhar para garantir que seus projetos de hacking estão prontos para aceitar recém-chegados. Você também pode realizar atividades não-Projeto-workshops, descritos abaixo-que são mais fáceis para os recém-chegados para participar.

Você também pode considerar emparelhar recém-chegados com mentores ou realizar uma sessão pré-evento apenas para recém-chegados, como Wikimedia recentemente fez.

Hackear

a pista de hacking é para os participantes mergulharem em problemas. Muitas vezes grupos de 2-5 indivíduos formam-se em torno de um projeto, como a construção de uma nova visualização de dados, a escrita de um documento, ou a investigação colaborativa de um problema. Os participantes tiram seus laptops, conectam-se à energia e Wi-Fi, e começam a trabalhar.a pirataria começa com as apresentações do projecto. Os participantes que trazem projetos para o evento têm a oportunidade de explicar brevemente (1 minuto no máximo) em que estão trabalhando no início do evento para que outros participantes possam participar desse projeto. No final do evento, uma sessão de encerramento dá a cada projeto uma chance de demonstrar algumas realizações.

cultivar bons projetos

nem todos os projetos fazem um bom projeto hackathon. É extremamente importante maximizar as seguintes qualidades nos projetos em seu evento:

• claramente articulado. Os projectos devem ter uma questão clara ou um problema que estão a tentar resolver, bem como uma solução razoavelmente específica proposta.pode ser atingido. A maioria dos projetos irá realizar cerca de 25% do que eles pensam que podem realizar no tempo limitado que têm. Gerencie os objetivos de cada projeto para que os participantes possam se sentir realizados no final da sessão, não interrompidos.fácil para os recém-chegados a bordo. Os projectos devem ter tarefas prontas a executar para os recém-chegados com uma variedade de competências e a vários níveis de competências. Para projetos de codificação, essas tarefas não podem exigir uma compreensão íntima da base de código, e certifique-se de que o ambiente de construção pode ser dividido em menos de 20 minutos. Faça uma lista de tarefas ou crie problemas github antes do tempo!liderados por uma parte interessada. Um stakeholder (ou” expert em matéria de assunto”) orienta um projeto para a relevância do mundo real. Projetos sem um stakeholder podem “resolver” um problema que não existe. Idealmente, o líder (ou um dos líderes) é um stakeholder, ou um bom proxy para um stakeholder. Recomendo vivamente a revisão da construção de Laurenellen McCann, não para uma série sobre envolver as partes interessadas em todo o trabalho de tecnologia cívica. Além disso, nunca é suficiente para um líder de projeto ser apenas uma pessoa de idéias. Cuidado quando o líder é um stakeholder, mas não pode prever como ele ou ela pode estar implementando junto com o resto da equipe.organizado. Para projetos com quatro ou mais membros, especialmente os recém-chegados, o papel do líder do projeto deve ser coordenar, garantindo que cada membro da equipe tem algo para trabalhar e ajudar a acolher novos membros da equipe.

trata estas balas como uma lista de verificação. Projetos que pensam sobre si mesmos em termos dessas qualidades tendem a ser mais felizes e mais produtivos.

Se você sabe em que projetos vão ser trabalhados no evento, quanto mais cedo você pode fazer com que esses projetos pensem sobre isso, melhor. Encontre-se com os líderes do projeto e fale sobre estes componentes de seu projeto antes do tempo, se possível. Como organizador, ter esta informação sobre projetos também pode ajudá-lo a encaminhar os participantes para projetos em que eles possam querer trabalhar.

em Hackathons temáticos

um hackathon temático é aquele em que os projetos estão confinados a um problema particular: como sustentabilidade alimentar ou cidadãos retornando. Hackathons temáticos são capazes de atrair especialistas em assuntos (algo que hackathons abertos como Open Data Day DC não são bons em), e projetos tipicamente giram em torno de problemas que os especialistas em assuntos sujeitos trazem para a mesa.quando hackathons temáticos também são hackathons tecnológicos, há um problema comum. : Os peritos em matéria de assuntos podem identificar facilmente problemas no seu domínio, mas nem sempre podem transformar esses problemas em projectos tecnológicos viáveis. Outros participantes podem estar prontos para aplicar suas habilidades, mas não sabem nada sobre o tema do hackathon. Colmatar essa lacuna exige um planeamento cuidadoso antes do tempo.

O que frequentemente resulta é uma divisão da sala em três grupos:

1. peritos em assuntos e outros participantes trabalhando com sucesso em conjunto.objecto peritos que trabalham com outros peritos em matéria de investigação de problemas, mas não em aplicação.outros participantes lutando para encontrar algo relevante para trabalhar em / implementar uma solução de valor mínimo para resolver os problemas reais do tema.

#1 é óptimo. # 2 é bom se o grupo está feliz. Mas # 3 é ruim: os participantes sem orientação assunto se sentirão perdidos. Para evitar isso, certifique-se de que você tem projetos viáveis suficientes para todos antes do evento. Trabalhar com os especialistas do assunto antes do evento para transformar seus problemas em projetos. Ver a secção cultivando bons projectos acima para garantir que existe uma questão coerente, que existem os recursos necessários (por exemplo, conjuntos de dados) e que as competências necessárias para o projecto correspondem às competências que os outros participantes esperam obter (e em quantidade suficiente).além disso, um perito em assuntos específicos pode propor muitas ideias, mas só pode participar eficazmente num único projecto durante o evento, de modo a garantir que haja pelo menos um perito em assuntos específicos + projecto viável para cerca de quatro participantes não especializados.colocar os novos participantes em novos projectos a bordo dos projectos existentes pode ser muito difícil. É uma das partes mais difíceis de hackear. Assim, ter idéias para novos projetos que são especialmente fáceis para os participantes começar com se eles não podem participar de um projeto existente. Ter ideias de projeto prontas é especialmente importante se você não espera que muitos participantes tragam projetos! E estar sempre aberto a projectar ideias dos participantes. Um projecto de um, ou seja, alguém a trabalhar sozinho, também está bem!

outras dicas

não permitem que ninguém tenha uma ideia em que não estará a trabalhar no evento, a menos que realmente não existam ideias suficientes para circular. Caso contrário, isto é um desperdício do tempo valioso de todos.

Uma vez que o hacking começou, não interrompa os hackers, exceto para garantir que o hacking está indo suavemente, para verificar que todos têm algo a fazer, e para manter as pessoas no horário geral. Atividades de Meio-dia, como palestrantes de almoço e chamadas de vídeo com pessoas fora do local são incrivelmente perturbadoras para os participantes que agora estão ansiosos para começar a trabalhar em um problema.

treinamento

um hackathon bem sucedido pode ser apenas hacking, apenas treinamento, ou tanto hacking e treinamento.se você tem um número significativo de recém-chegados, ter oficinas de treinamento é uma ótima maneira de dar-lhes algo para fazer que eles serão mais confortáveis do que mergulhar em hacking. Você pode realizar workshops para apresentar os participantes ao tema do hackathon ou a habilidades técnicas específicas úteis para o hackathon. Workshops também podem ser locais para ter uma discussão sobre questões no campo relacionadas com o hackathon. As oficinas devem ser interactivas tanto quanto possível.escolha cuidadosamente os seus líderes. Idealmente, os líderes já dirigiram o mesmo workshop antes, então eles são bem ensaiados. Eles também devem ser tão diversos quanto os participantes que você gostaria de ver presentes no evento (gênero, raça, idade, etc.). Leia as dicas do Guia de diversidade da Conferência Hopper sobre a seleção de palestrantes.execute as oficinas numa segunda sala, se possível. 45-90 minutos oficinas são uma boa duração. Se você tiver mais de uma oficina, deixe 15-30 minutos livres entre oficinas para permitir que o primeiro líder para fechar e o segundo líder para criar.

no dia de Dados Abertos DC, realizamos seis workshops ao longo de dois dias sobre uma introdução aos Dados Abertos e APIs, uma introdução à colaboração usando github, mapeamento aberto, uma introdução ao Python, e engajamento da comunidade.

local & data

requisitos básicos

encontre um local para hospedar o seu evento e reserve a data. Esta é a única coisa que você precisa fazer significativamente antes do evento. Quanto mais cedo você puder reservar espaço, melhor.

encontre um local que possa fornecer:

• assentos apropriados (ver abaixo)

uma tira de energia por tabela

• Wi-Fi (é rápido e confiável? pode ligar todos os seus participantes? bloqueia alguma porta?) Projector Projector um microfone, pelo menos em salas grandes entradas acessíveis e espaço para cadeiras de rodas (e se existir uma fase, verificar se é acessível, se aplicável)

ender-neutral, ocupante único, casas de banho acessíveis

(Se estiver a correr um grande evento, Leia também todas as questões de acessibilidade aqui enumeradas.)

Lugares sentados

Lugares sentados são diferentes para hacking e oficinas. Para hackear, você vai querer uma configuração estilo banquete com grandes mesas circulares que sentar cerca de 10 pessoas cada. Os quartos em banquet-setup têm o menor número de pessoas em comparação com outros arranjos de mesa/cadeira, de modo a ter isso em conta na capacidade de computação. Para oficinas você vai querer assentos estilo sala de aula, ou seja, mesas retangulares com cadeiras de um lado.

quando

escolha cuidadosamente a data do seu evento. Evite o verão, férias e outros eventos importantes em sua área. Os fins de semana são difíceis para as pessoas que estão assistindo em sua capacidade profissional. As noites de semana são difíceis para os pais.

Pergunte ao seu local sobre os tempos de início e fim admissíveis. Definir as horas para quando você vai chegar/sair e para quando os participantes vão chegar/sair. Planeie pelo menos 30 minutos antes e depois do evento para você configurar e derrubar/limpar.certifique-se de que você pode entrar e que seus participantes podem entrar. Se a porta da frente do edifício estiver trancada, certifique-se de que tem uma chave e de que tem alguém à porta para deixar entrar os participantes (pode precisar de uma equipa de pessoas para rodar na porta da frente durante todo o dia).

verifique também…

verifique se o local permite que você tenha comida no quarto.se o evento for realizado fora do horário de trabalho, verifique se o local terá Ar Condicionado/Aquecimento.

orçamentar o seu local

locais profissionais cobrar um pouco de dinheiro, então você vai precisar de encontrar algo que se encaixa no seu orçamento. Espero que você possa encontrar algum espaço livre com um bom wi-fi (sua biblioteca local, Empresa de um amigo, etc.).

para um grande evento de um dia inteiro em uma grande cidade, espere locais para mudar nos milhares de dólares por dia. Depende de quanto espaço você precisa, e não há nenhuma rima ou razão para o preço, mas geralmente sai para cerca de US $10-US$30 por pessoa.patrocínio

patrocínio

para grandes eventos, você provavelmente precisará de patrocinadores para ajudá-lo a cobrir os custos.os patrocinadores dar-lhe — ão algo-dinheiro, espaço, comida, t-shirts-com a expectativa de obterem algo do seu apoio para o seu evento. Eles podem estar recrutando / contratando e estão olhando para explorar seus participantes, ou eles podem estar marketing de um produto que eles querem promover.pense no que está disposto a dar aos patrocinadores em troca do seu apoio. Você certamente vai agradecer aos seus patrocinadores, pelo nome, durante a sua sessão de abertura e encerramento, e você provavelmente vai querer twittar seus agradecimentos também. Além disso, quer dar-lhes um tempo num pódio para falarem com os seus assistentes? Ou uma mesa lá atrás para mostrar as coisas deles? É contigo, e tens de encontrar o equilíbrio certo entre trazer patrocínios suficientes e não interferir com os objectivos do teu evento.

Descubra o seu orçamento — o seu local e os custos alimentares, especialmente-primeiro, para que saiba quanto precisa em patrocínios. Mas então comece a garantir patrocinadores mais cedo.

alimentos

idealmente você deve fornecer café e tarifa leve para o café da manhã e bebidas durante todo o dia (especialmente água). A comida é surpreendentemente cara, então faça o que puder.

o que comprar

Se você fornecer qualquer alimento, você realmente deve fornecer opções vegetarianas e sem lacticínios, porque estas restrições dietéticas são muito comuns. Ser vegetariano não é má ideia. Depois disso, considere outras restrições que seus participantes podem ter (vegan, kosher, sem glúten) e fazer o seu melhor.seja responsável com os seus alimentos. Pensa como um pai. Pedir alimentos que é relativamente saudável. Evite alimentos pesados que fazem as pessoas dormirem (como pão) ou ineficazes (como o álcool). Cafeína e açúcar são bons (a energia é importante), mas têm nutrição real também..

orçamento e logística

figura em $ 7 a $ 15 por pessoa. Pizza é a comida mais barata para obter, mas também é basicamente a pior coisa que você pode possivelmente alimentar alguém (e nem todo mundo come) — evitar pizza se você puder.

Se você está encomendando comida, você provavelmente vai colocar a ordem pelo menos três dias antes do evento.

Swag

alguns eventos gostam de fornecer swag, como T-shirts ou autocolantes. Pessoalmente, eu acho que há maneiras muito melhores de gastar o seu orçamento, mas se você realmente quer fornecer swag tenha em mente–

não obter um tamanho-se-todas t-shirts porque as pessoas não são todas iguais. Na verdade, leia a seção do Guia de diversidade da Conferência Hopper sobre T-shirts.

código de Conduta

eventos tecnológicos têm uma história de nem sempre ser acolhedor para as mulheres e minorias. Temos de mudar isso. Você pode fazer parte dessa mudança adotando um código de conduta para o evento. Um código de conduta não tem apenas a ver com a aplicação das regras. Estabelece normas comunitárias e envia um sinal aos futuros participantes de que estão a tentar criar um ambiente acolhedor. E, claro, se houver um problema em seu evento ter um código de conduta antes do tempo vai ajudá-lo a resolver o problema.

procure códigos de Conduta usados em eventos que admire, ou copie do código para o código de conduta da DC ou do código de Conduta da Tech Lady Hackathon + dia de treino. Leia também a seção do Guia de diversidade da Conferência Hopper sobre isso.Happy hours A pre-event happy hour the night before helps to get to know each other in a relaxing setting. Uma happy hour pós-evento na noite após o hackathon terminar dá aos participantes a chance de socializar agora que eles se conhecem.

para grandes eventos, Escolha uma barra antes do tempo e fale com a barra e certifique-se que está tudo bem para você trazer um grupo grande. Você pode querer reservar uma seção da barra (eles podem pedir um pagamento antes do tempo ou um gasto mínimo garantido que eles irão cobrar depois se o seu pessoal não pedir o suficiente).se está a servir álcool, tenha em mente: nem todos bebem (menores de 21 anos, mulheres grávidas e muitas outras pessoas por várias razões); o álcool pode levar a um ambiente inseguro ou desconfortável; aqueles que bebem necessitarão de transporte público para chegar a casa. Portanto: fornecer bebidas não alcoólicas; supervisionar o ambiente para garantir que ele permanece profissional e confortável para todos; estar perto de trânsito público.

Registo

criação de um formulário de Registo Eventbrite.

limite de Registo

determinar a sua capacidade máxima. Para um evento com faixas paralelas, tenha em mente que todos os participantes se reúnem em uma sala no início do evento, para a sua capacidade máxima é um pouco maior do que a capacidade de seu quarto principal (algumas pessoas podem squeeze/stand no início).

para um evento gratuito, cerca de 65% dos que se registram irão realmente aparecer. Este número é muito consistentemente visto através de eventos. Por isso, limite máximo de inscrição em 150% da sua capacidade máxima real.

Reunir a informação

Use o formulário de registro para reunir informações sobre os participantes:

• Nome (e possivelmente outras informações exigidas pela segurança local)
• endereço de e-Mail
• título do Trabalho
• São eles de novo para hackathons?que tipo de hacker são eles? Exemplos: Desenvolvimento. Designer. Cientista De Dados. Especialista Em Domínios. Pessoal Do Governo. Comunicador. gerente. Defender.o que é que eles estão interessados em piratear? estão interessados em algum dos workshops?
• Como eles ouviram sobre o evento
• necessidades Especiais/pedidos

mais informações você pode reunir-se antes do tempo o melhor planejamento que você pode fazer. Você pode começar a pensar sobre quem estará trabalhando em o que, assim que as inscrições começam a vir. Literalmente tente imaginar como cada participante registrado vai se manter ocupado no evento com base em qualquer informação que você sabe sobre eles.

dez dias antes

Encontre os líderes dos projetos

Olhe para quem está vindo e se você sabe que algumas dessas pessoas estão vindo com projetos particulares, identifique os líderes dos projetos. Você também poderá encontrá-los neste momento para:

• orientá-los sobre como fazer progresso em seus projetos
• Identificar como eles podem ter os recém-chegados, quais as tarefas que são factíveis para os recém-chegados
• Identificar que tipo de ajuda suas necessidades de projeto

Veja a seção Cultivando Bons Projetos acima.

encontre ajudantes

Se estiver a executar workshops interactivos onde os participantes estão a seguir os seus laptops e esperam que muitos participantes participem, poderá querer ter ajudantes de workshops por perto para ajudar os participantes que ficam presos. Planeie pelo menos um auxiliar para cada 10-20 participantes.

também encontrar ajudantes para executar uma tabela de registro e a porta da frente do edifício se estiver trancada, e você também pode considerar a identificação de voluntários para assumir o ponto sobre Fotografia, Gestão de redes sociais, e documentar o que acontece no evento para contar histórias depois.

participantes por e-mail

poderá querer enviar por e-mail aos participantes registados neste momento, com o máximo de informações logísticas que souber, para que possam planear antecipadamente. Veja” o dia anterior ” abaixo para o que incluir no e-mail.

três dias antes

configure a comunicação de grupo

Configure uma forma de os seus participantes comunicarem digitalmente e manterem-se em contacto após o evento. Algumas opções são::

• Uma sala de bate-papo, como Folga
• Um canal de mídia social, como uma hashtag no Twitter ou Facebook do grupo
• Um documento compartilhado do espaço, como o Google Docs ou o Dropbox Papel
• Uma lista de e-mail, como um Grupo do Google

Pense em como você vai contar a sua história

Parte de seu evento e duradouro impacto em como as pessoas irão se lembrar:

• Escolha uma hashtag.
• criou um tumblr ou outro espaço de documentos compartilhados públicos (ver acima) para os projetos registrarem o progresso e postarem links.pense em como tirar fotos do seu hackathon que conta a sua história.leia as estratégias de Nathan Matias e Willow Brugh para os hackathons.

Aquisição de suprimentos

Você deve levar para o evento:

• de Papel, marcadores, fita e a escrever e postar sinais com
• Nome da marca de adesivos e marcadores para as pessoas escreverem seus nomes em seu nome tag
• cartões de anotações, canetas, de papel e outros suprimentos para facilitar o planejamento do projeto
• copos Plásticos, pratos de papel, e utensílios descartáveis se você estiver fornecendo alimentos

Também…

• Coloque qualquer alimento, o cardápio
• e-Mail a qualquer jornalistas sabem que podem estar interessados no evento
• Carregar sua câmera assim que você estiver pronto para tirar fotos
• Alguns locais exigem uma lista de participantes para a segurança. Se você precisa enviar uma lista, certifique-se de alfabetizá-la! A segurança provavelmente vai imprimir o que você tem como-é e as coisas ficam complicadas rapidamente quando a lista não está em ordem.

e-Mail participantes novamente

Você pode querer de e-mail registrado participantes neste ponto, novamente, com o máximo de informações logísticas, como você sabe, para que eles possam planejar com antecedência. Veja” o dia anterior ” abaixo para o que incluir no e-mail.

no dia anterior

Walk-through

faça uma caminhada no seu local. Certifique-se de que tem: mesas de banquetes para hackear, mesas retangulares para oficinas, cadeiras suficientes (conte-as!um projector de trabalho e um dongle VGA (talvez até testar o seu computador) um microfone, pelo menos em salas grandes se tiver duas faixas paralelas: porque os participantes se reunirão em uma sala primeiro para a sessão de boas-vindas

e-mail Blast

envie um e-mail logístico para os participantes registrados. Incluir:

• informações de contacto, incluindo o seu número de telefone celular para os participantes podem chamada/texto que se eles não podem encontrar o espaço
• Qualquer pré-evento e pós-evento happy hour informações: local, data e hora
• datas de Início e término e horários do evento
• Local do evento (endereço e nome do edifício), local exato da entrada, direções, e o mapa
• Lembrete para trazer o ID se o local tem um segurança de check-in
• Lembrete para trazer um laptop e carregador
• Que tipo de alimentos/bebidas será fornecida e quando (café da manhã, almoço, jantar?), e que restrições serão acomodadas (vegetariano, etc.)
• Programação de oficinas, se aplicável
• o Seu código de conduta (ou de um link)
• Se há qualquer deficiência questões de acessibilidade com o local, incluem-se de que
• Qualquer read-ahead materiais para prepará-los para o tema do evento
• Nomes dos organizadores e de reconhecimento/agradecimento aos patrocinadores

Apostilas

Imprimir folhetos para os participantes, que incluem:

• info wi-Fi (SSID e senha)
• O evento hashtag e URL
• O calendário (hora de início, almoço, hora de fim e o horário da oficina se aplicável)
• Uma lista de salas de apoio
• Recomendo locais próximos para o almoço/jantar (e incluir um mapa, se possível)
• Uma URL curta (e.g. bitly) para o tumblr ou hackpad página

Imprimir uma cópia por tabela (i.e. uma cópia para cada ~5 a 10 participantes).

também

• Prepare slides para a sessão de Boas-Vindas (se quiser)
• carregue o seu telemóvel. Amanhã vai ser um longo dia.

Hackathon agenda

Quando você chegar cedo

• certifique-se de que as coisas estão OK: mesas/cadeiras são de lá, o projetor funciona, os banheiros estão em funcionamento
• Publicação de sinais a partir da entrada principal do edifício, onde os participantes devem ir primeiro
• Pós sinais para banheiros e quaisquer outras salas de participantes pode precisar de ir a
• colocar o crachá com o nome. Se eles são impressos com nomes, coloque-os por ordem alfabética e se houver um lote agrupá-los por parte do alfabeto e post sinais.

sessão de recepção

Começar com uma breve sessão de boas-vindas a todos e colocar para fora o dia:

• Introduzir os organizadores
• Agradecer o local e patrocinadores (não esquecer de ninguém — é por isso que eles patrocinados você)
• Explicar a história e a finalidade do evento
• Mencionar o código de conduta (novamente, o ponto é que, muitas vezes, para definir normas, e não apenas impor regras)
• Pergunte o que não tem sido um hackathon antes, ou para o seu evento específico antes; dar um aplauso
• Explicar a logística: o Tumblr, a agenda de workshops, almoço, hora final encorajam as pessoas a tomar e compartilhar notas de sessão e a registar progressos nos projetos (ver as notas acima sobre contar a história de hackathon)

em um pequeno evento (até cerca de 30 pessoas), você pode ter todos os participantes se apresentar.

qualquer pessoa que tenha trazido um projeto para trabalhar deve, em seguida, introduzir o projeto para todos. Isto às vezes é chamado de “propostas de projeto.”Mantenha cada passo curto: o nome e filiação do líder, uma declaração de problema, a solução e as habilidades/ajuda necessárias. Os líderes de projeto tendem a falar o máximo de tempo possível, então você pode precisar cortá-los após um minuto para ser respeitoso com o tempo do público. Incentivar os líderes a pensar nisto não como recrutamento, mas como gabar-se de como o seu dia vai ser incrível.

durante o dia

tenha alguém gerindo a sala de hacking. Dê a volta para verificar se todos os projetos estão indo bem. Vê se alguém precisa de alguma coisa ou não encontra algo para trabalhar. Mantenha as pessoas no horário geral. Alerte todos quando for hora de almoço e uma hora antes da sessão de encerramento. Antes de terminar, certifique-se de que cada projeto está preparado para explicar o que eles fizeram. Eles que registem o progresso no tumblr.tem alguém a gerir oficinas. Certifique-se de que as oficinas estão dentro do horário, que os participantes estão entendendo o líder, pode ouvir o líder a partir do fundo da sala, etc. Esteja por perto para garantir que o líder da oficina não tenha problemas tecnológicos. Um organizador deve estar sempre presente nas oficinas.

Wrap-up

a sessão de encerramento dá a todos a oportunidade de ouvir o que todos os outros trabalharam durante o dia. Para um pequeno grupo, peça aos voluntários que relatem o que realizaram ou o que aprenderam (especialmente para os participantes da oficina). Aplaudam as pessoas.em grandes grupos, cada projeto relate suas realizações. Se possível, deixe-os mostrar o seu trabalho no projector. Mas mantém as coisas rápidas. Por esta altura, os projectos podem ter muito a dizer. Mantenha cada projeto para 1 ou 2 minutos, e se eles vão mostrar algo no projetor certifique-se de que está pronto antes da sessão de encerramento começar.finalmente:

• Agradecer o local e patrocinadores
• Agradecer aos participantes e co-organizadores
• Se existe um pós-evento, direcionar as pessoas para ele ou peça a um voluntário para levar as pessoas sobre

Tear-down

por último, depois de todos os participantes são eliminados, certifique-se de que o local é devolvido ao seu estado original:

• Limpar
• Remover os sinais
• Verifique itens perdidos

Post-mortem

Após o evento:

• anote tudo o que deu certo, então você pode repeti-lo na próxima vez.
• Escrever tudo o que aconteceu de errado para que você possa evitá-la da próxima vez
• Calcular quanto o custo do evento, no total e por participante, só para saber
• Pesquisa os participantes sobre o que eles gostavam e não gostavam
• Blog sobre o evento