neste blog eu muitas vezes falo sobre o processo de priorização do projeto e o melhor método de implementá-lo. Neste artigo eu gostaria de compartilhar algumas idéias sobre como usar a matriz de priorização para priorizar projetos de uma forma que lhe dê uma chance de sucesso.

o que é a matriz de priorização?

uma matriz de priorização é uma ferramenta simples onde você cria um conjunto de critérios (que devem mapear para seus objetivos de negócio) e usá-los para marcar seus projetos. Por quê? Bem, estás a tentar descobrir quais os projectos mais importantes para que os possas priorizar.

é muito simples no conceito, mas pode ser muito difícil de fazer bem.

não é a matemática que é difícil (e é onde a maioria dos artigos sobre priorização matrizes foco), é toda a coisa humana…

benefícios da matriz de priorização

Em princípio, uma matriz de priorização é fácil de usar e de usar para tomar decisões. A maioria dos gerentes de negócios pode entender o conceito de uma pontuação ponderada em uma planilha.

Uma vez que você tem sua planilha, é fácil ajustar pesos critérios e ver o efeito em sua classificação imediatamente.

sua matriz de prioridade também cospe um número limpo e inequívoco para”prioridade”. Isso é algo que todos podem entender e se relacionar.

matriz de priorização para projetos

vamos gastar um minuto olhando como a matriz de priorização do projeto é normalmente implantada.

primeiro, você define um conjunto de critérios que você vai usar para marcar projetos. Estes critérios devem refletir seus objetivos de Negócio. Deve – se então ponderar estes critérios-normalmente as pessoas dão a cada uma UMA uma ponderação baseada na percentagem.a seguir, você marca seus projetos. Você precisa marcar cada projeto contra cada critério, mas você precisa chegar a uma escala adequada.na linguagem de decisão-ciência, falamos sobre normalizar as pontuações. Isto significa ou usar a mesma escala (por exemplo, escala de 1-5) para todos os critérios ou fazer algumas contas para converter pontuações em “pontuações normalizadas” – eu não vou entrar em como você faz isso aqui, mas estar ciente deste passo – muitas pessoas erram e isso causa problemas.

Agora você tem a sua ponderados os critérios e as pontuações para cada projeto, você pode trabalhar a pontuação ponderada para cada projeto de fazer um simples cálculo:

(Peso do Critério 1 x Pontuação do Critério 1) + (Peso do Critério 2 x Pontuação do Critério 2) + (Peso do Critério 3 x Pontuação do Critério 3) + …..continue até ter somado as pontuações ponderadas para todos os critérios… e pronto. Você tem uma pontuação de prioridade para o seu projeto … e você pode seguir em frente para fazer o mesmo cálculo para o próximo projeto.

claro, você provavelmente vai querer fazer isso em uma planilha. Este exemplo (que você pode baixar aqui) irá mostrar-lhe como são as matemáticas.

Problemas com o Projeto de Priorização Matriz

O principal problema é causado por seus principais benefícios – a priorização matriz é uma ferramenta desenhada para ser rápido e fácil de usar… o que não faz mal se as decisões não são muito importantes. Se você está priorizando tarefas curtas, coisas que não têm muito impacto a longo prazo, então isso é bom.mas os projectos não são tarefas.os projectos são maiores e as consequências de escolher os errados podem ser espectaculares.por exemplo, escolher os projectos errados pode aumentar as taxas de insucesso do seu projecto em cerca de 30%. Esta parece ser uma consequência bastante significativa (ver este infográfico para ver o impacto do alinhamento dos projectos com a estratégia).

então vamos olhar por que a matriz de priorização do projeto falha e o que podemos fazer para corrigi-lo.

1. Sem alinhamento com os critérios

muitas vezes, uma equipe que “possui recursos” irá montar uma matriz de prioridade para ajudar a descobrir o que eles devem enfrentar primeiro.o problema é que esta equipa não é o “cliente”. Esses projetos existem para apoiar os seus “clientes – stakeholders” e devem ser eles a selecionar os critérios.

claro, você pode possuir o “processo” de seleção de critérios – executar um workshop de brainstorming, por exemplo – mas os seus stakeholders devem possuir a seleção de critérios.

2. Nenhum processo para estabelecer pesos

seus critérios não são todos igualmente importantes.o que é mais, se você perguntar a 5 partes interessadas que Peso colocar nos critérios, você provavelmente terá 10 respostas!

Sem acordo sobre isso, sua matriz de priorização do projeto é sem sentido.

claro que lhe dará alguns números, mas esses números não serão confiados (ou mesmo relevantes) aos seus stakeholders. Então, sim, você será capaz de tomar decisões de priorização, mas você não estará tomando decisões que realmente ajudam seus stakeholders.

é fundamentalmente por isso que os pesquisadores descobriram que métodos como a matriz de priorização realmente não funcionam. Na verdade, há apenas dois métodos de priorizar projetos que funcionam – AHP e DEA. Leia mais: os melhores métodos e técnicas de priorização do projeto

Você pode corrigir este problema usando o software de priorização do projeto para adicionar AHP (que significa o processo de Hierarquia analítica) para o front-end da matriz de priorização matemática.

AHP permite construir um forte e claro consenso entre as partes interessadas. Isso resulta em um conjunto de critérios ponderados que os stakeholders possuem, que eles confiam, que eles valorizam.

3. Colaboração quebrada na pontuação

quando você está marcando um projeto contra um critério como “impacto na satisfação do cliente”, você tem que fazer um julgamento subjetivo. Algumas pessoas podem ver o” impacto “do projeto como sendo” maior “e outras podem considerá-lo”insignificante”.se você não tem um mecanismo para resolver isso, para reunir diferentes partes interessadas para fazer julgamentos subjetivos, então suas pontuações acabarão sendo totalmente sem sentido… pelo menos, eles serão sem sentido para seus stakeholders.

algumas das suas pontuações serão “números duros”. Por exemplo, o” valor atual líquido “ou” número de sistemas impactados “são números duros, mas de alguma forma você tem que obter esses dados do” especialista em matéria assunto ” que os detém. Isto normalmente envolve muita perseguição e, em seguida, cortar e colar em folhas de cálculo.

isto não só leva tempo, mas está aberto a erros à medida que você copia dados de um lugar para outro. Também é comum os dados estarem desactualizados.o movimento online, usando um sistema como o TransparentChoice, pode realmente ajudar.a TransparentChoice permite que você colabore com seus stakeholders para construir um consenso em torno de julgamentos subjetivos (como “impacto na satisfação do cliente”). Ao envolver diferentes stakeholders, e automatizando alguma desta colaboração, você pode construir este consenso de forma rápida e fácil.

no geral, se você não colaborar de forma eficaz na pontuação de projetos, suas pontuações priorizadas não serão “confiáveis”.4. Decisões baseadas em pontuação

quando você está priorizando itens pequenos, táticos (tarefas, itens de manutenção, etc.), você geralmente pode usar o “score” de sua matriz para priorizar o trabalho. Levar a tarefa com a maior pontuação é tipicamente uma boa regra.os projectos são diferentes.existem projectos para o ajudar a atingir objectivos empresariais mais estratégicos. Competem pelos recursos e pelo orçamento. Às vezes, há dependências entre projetos e toda a decisão é geralmente bastante Política. Isso significa que você precisa equilibrar recursos em diferentes departamentos, diferentes objetivos de negócios, etc…. e tudo enquanto monitora suas várias restrições de recursos e orçamento.

Você pode fazer isso em planilhas, mas se você tem mais de 5 ou 10 projetos, ele vai ficar realmente complicado muito rapidamente.

bom software, como o TransparentChoice, permite-lhe acompanhar não só as pontuações, mas também o custo de cada projecto. Ele permite que você equilibre os projetos entre os motoristas de negócios, enquanto rastreia suas diferentes restrições de recursos. Ele mesmo acompanha as dependências do projeto para você (então você nunca aprova um projeto sem primeiro aprovar seus “predecessores”).

E você pode fazer tudo em um painel conveniente.

resumo

a matriz de priorização é uma forma popular de tomar decisões, mas usá-la para a priorização e seleção de projetos pode não ser muito eficaz.

os conceitos por trás dele são sólidos – queremos maximizar o alinhamento com nossos objetivos, e usar pontuação ponderada para fazer isso – mas a prática geralmente fica aquém em áreas como:

• Definição de critérios adequados para uso
• Ponderação desses critérios (com participantes de buy-in)
• Colaborando para marcar rapidamente projetos de “precisão”
• Balanceamento de outros fatores do que o “score”

Software como TransparentChoice pode ajudar você a tirar o projeto de priorização matriz de ideias para um novo nível, levando a um portfólio de projetos que aprecie mais forte apoio das partes interessadas e, por sua vez, desfrutar de maiores taxas de sucesso.

aprenda mais

Se você gostaria de aprender mais sobre como priorizar projetos como um pro, este blog é um ótimo lugar para começar: como priorizar projetos. Além disso, nós criamos este guia final para a priorização e seleção de projetos para você.