Um cobertor de ordem de compra (BPO) é um contrato de longo prazo entre uma organização e um fornecedor para entregar bens ou serviços com um preço definido em uma base recorrente ao longo de um período de tempo especificado. Se o seu negócio faz vários pagamentos para os mesmos bens ou serviços, a emissão de uma ordem de compra geral com os detalhes, como preço e calendário de entrega, já especificado é uma forma eficiente de reduzir o tempo gasto e processamento de atrasos.

fornecedores, por sua vez, podem apresentar várias faturas citando o mesmo número de BPO. As limitações gerais da ordem de compra podem ser baseadas em um tempo especificado, por exemplo um ano, ou uma quantidade específica de dinheiro. Além do prazo, quantidade e preço, as ordens de compra gerais podem incluir especificações de qualidade do item.os departamentos de aquisições usam encomendas gerais, que também podem ser chamadas de encomendas permanentes, para reduzir custos e construir processos de trabalho mais eficientes. Aqui estão várias maneiras que as ordens de compra cobertor pode aumentar a linha de fundo e melhorar o fluxo de trabalho.os profissionais de aquisições podem utilizar encomendas globais para garantir preços a granel mais baixos, com base na quantidade total de encomendas, mesmo quando são necessárias várias entregas ao longo do tempo. Ao fazer uma encomenda de cada vez ao longo de um período de tempo, são negociadas quantidades menores. Uma ordem de compra geral elimina a necessidade de garantir o abastecimento e negociar contratos para cada encomenda, o que permite que o pessoal do Departamento de compras se concentre em atividades importantes sobre tarefas repetitivas.os gestores de contratos públicos experientes podem consolidar os gastos directos e indirectos em toda a empresa para obter preços a granel mais vantajosos. E uma vez que o contrato define os detalhes e âmbito da ordem, o preço não flutuará ao longo do tempo, não importa o que afeta o mercado.uma encomenda completa simplifica o processo de encomenda para as compras repetitivas esperadas. Por exemplo, se uma empresa de fabricação Precisa de vinte carregamentos das matérias-primas necessárias para a produção no decorrer de um ano, uma ordem de compra permanente significa uma negociação, um contrato e um processo de aprovação, em vez de vinte. As remessas múltiplas, conforme necessário, oferecem o benefício adicional de minimizar o risco e os custos associados ao armazenamento de bens.

“ordens de compra gerais podem dar aos departamentos de aquisição alavancagem para um custo de compra significativamente menor para bens e serviços comumente usados.”

Quando usar um cobertor de ordem de compra

Cobertor encomendas só são sábio usar em determinadas circunstâncias:

• Quando a quantidade dos mesmos bens ou serviços são necessários ao longo de um período de tempo, normalmente um ano.
• Quando o custo unitário pode ser bem definido e detalhes podem ser especificados.quando um único vendedor é capaz de entregar durante todo o período de vigência do contrato.
• Ao encomendar em quantidade facilita termos contratuais mais favoráveis, tais como descontos por grosso.quando as entregas escalonadas minimizam o risco de encabeçamento e os custos.

As ordens de compra Gerais nunca devem ser escritas para as ordens em que o preço não é garantido, a qualidade do produto não é confiável, ou o vendedor não pode ser confiável.o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral o que incluir na ordem de compra geral as seguintes condições contratuais:informação de facturação – como o vendedor irá apresentar facturas de pagamento-especificações do Item incluindo expectativas de qualidade, Dimensão e quantidade-quantidade-quantidade, horários e locais-cláusula de Cancelamento-cláusula de anulação-cláusula geral de utilização das ordens de compra-necessidade de previsão é o aspecto mais desafiador da elaboração de uma ordem de compra geral. A análise de dados pode fornecer quantidades precisas necessárias para a empresa durante o período de tempo definido. Saber o que é necessário informa o fornecedor que quantidade armazenar em tempo de entregar de acordo com as condições do contrato. Durante as negociações contratuais, a empresa pode deixar espaço para ajustes à medida que os bens e serviços são entregues para uso.os acordos deste tipo são muitas vezes prolongados ano após ano, à medida que as empresas e os vendedores constroem relações de trabalho. Previsão precisa é fundamental para otimizar o orçamento e minimizar os custos de armazenamento para a empresa. O vendedor, por sua vez, realiza o benefício de uma ordem de longo prazo garantida com tempo adequado para preparar os bens para a entrega.com um contrato de compra em vigor e termos definidos, um fornecedor confiável entregará bens e serviços, quando necessário e sem trabalho administrativo adicional. O BPO e as facturas recebidas devem ser fiscalizadas para garantir que o total não excede os limites do acordo. O método de monitorização mais eficiente e menos propenso a erros é a combinação Tri-way automatizada para verificar a recepção de bens contra a encomenda e PO com software de aquisição abrangente.