¿Qué es el coempleo y cómo puede ayudar a su negocio?
Si usted es como la mayoría de los empleadores, le gustaría crear eficiencias operativas, minimizar el riesgo y maximizar el talento, para que su negocio pueda ser más rentable.
Para lograr esto, una co-relación de trabajo con una organización profesional de empleadores (PEO) puede ser la mejor solución.
¿Cómo funciona el coempleo?
El coempleo es un acuerdo contractual entre una empresa y un PEO que asigna y divide las responsabilidades del empleador entre los dos. El contrato a menudo se llama acuerdo de servicio al cliente (CSA).
En un acuerdo de coempleo, los empleados de su empresa (también llamados empleados en el lugar de trabajo) son empleados de dos entidades separadas:
- La empresa cliente
- El PEO
El PEO suministra servicios y beneficios a una empresa y a su fuerza de trabajo existente. (Los empleados públicos no proporcionan mano de obra.)
El propietario del negocio mantiene el control de:
- Todas las decisiones comerciales
- Operaciones
- Las tareas diarias de los empleados y las funciones principales del trabajo
El PEO, a su vez, asume o administra ciertas responsabilidades relacionadas con el empleador que se describen y acuerdan en la CSA.
Por ejemplo, el PEO es típicamente responsable de:
- Procesamiento de nómina
- Administración de deducciones de nómina
- Emisión de cheques de pago
- Preparación, presentación y depósito de impuestos de nómina
- Prestación de beneficios a empleados en el lugar de trabajo
- Cobertura de compensación laboral y gestión de reclamaciones
- Prestación de asesoramiento de recursos humanos a la empresa cliente
¿Cuáles son los beneficios de una relación de coempleo?
Cuando entra en una relación de coempleo, el PEO coemplea a sus empleados y asume ciertas responsabilidades del empleador, mientras que la empresa cliente obtiene acceso a numerosos beneficios.
De hecho, esta relación incentiva al PEO a alinearse con los objetivos de su negocio y ser un verdadero socio en el crecimiento de su negocio.
Así es como la relación de coempleo puede traducirse en beneficios para su negocio:
Acceso a beneficios para grandes empresas
Ser empleador le permite al PEO ofrecer beneficios a sus empleados en el lugar de trabajo. Esto traslada el riesgo asociado con el patrocinio de planes de beneficios patrocinados por el empleador al PEO.
Además, los PEO generalmente ofrecerán una amplia variedad de beneficios, muchos de los cuales pueden no haber estado disponibles previamente para sus empleados.
Los beneficios típicos ofrecidos por un PEO incluyen:
- Cobertura médica, dental y de la vista
- Cuentas de gastos flexibles para el cuidado de la salud
- Planes de jubilación
- Seguro de vida y de accidentes personales
- Seguro por discapacidad a corto y largo plazo
- Asistencia para la adopción
- Beneficios para pasajeros
- Asistencia educativa
Como patrocinador del plan, el PEO asume todas las responsabilidades y obligaciones del patrocinador del plan de principio a fin. Esto incluye la gestión y administración de los planes de beneficios.
Ya no tienes que preocuparte:
- Negociar tarifas con los proveedores
- Gestionar la inscripción y las notificaciones de los empleados
- Realizar pruebas de no discriminación
Nómina simplificada
El PEO también asume la responsabilidad de pagar a los empleados en el lugar de trabajo, y el pago y la presentación de informes de salarios e impuestos sobre la nómina bajo su FEIN. Esto ayuda a garantizar la precisión y el cumplimiento, y simplifica el proceso de nómina para que pueda concentrarse en otras áreas de su negocio.
Otros servicios relacionados con la nómina de sueldos incluyen:
- Ayudarle a determinar las clasificaciones de exención / no exención adecuadas
- Ayudar a garantizar que el pago de horas extras se distribuya de manera adecuada
- Emisión y presentación de formularios W-2
Cobertura de compensación de trabajadores y gestión de reclamaciones
Como co-empleador, los PEOs pueden asumir el riesgo de compensación de trabajadores de una empresa cliente al proporcionar cobertura a los empleados en el lugar de trabajo bajo una póliza patrocinada por el PEO. Además, la compañía cliente recibe cobertura bajo la póliza del PEO.
Esta relación significa que un PEO de buena reputación invertirá en ayudar:
- Investigar reclamos
- Comunicarse con los empleados lesionados y sus médicos
- Ayudar con los arreglos de regreso al trabajo
Con posible responsabilidad a través de la relación de co-empleo, es en el mejor interés del PEO (y de todos) tomar medidas proactivas para evitar reclamos de compensación de trabajadores.
Esto puede incluir:
- Evaluaciones in situ
- Recomendaciones de especialistas en seguridad
- Capacitaciones de seguridad
La gestión eficaz del programa y las medidas proactivas para prevenir lesiones en el lugar de trabajo benefician tanto a su empresa como al PEO al mantener bajos los costos.
Planificación y soporte estratégico de recursos Humanos
Un PEO de renombre hará todo lo que esté a su alcance para ayudarlo a hacer crecer su negocio de manera efectiva y sostenible. Cuando su empresa se expande, a menudo también lo hace su plantilla.
Por lo tanto, en una relación de coempleo, un PEO puede ayudarte:
- Administrar I-9 y otros documentos de empleados
- Diseñar y realizar evaluaciones del desempeño de los empleados
- Construir estructuras de compensación base
- Implementar servicios de capacitación y desarrollo de liderazgo, incluidos cursos de capacitación para supervisores o aprendizaje en línea
- Crear un organigrama y plan de sucesión
- Escribir descripciones de trabajo
- Crear un programa de reconocimiento de empleados
- Realizar encuestas climáticas de la empresa
¿hay algunos conceptos erróneos comunes sobre las relaciones de coempleo?
Hay una serie de ideas erróneas sobre el coempleo que existen debido a nociones preconcebidas sobre la externalización en general:
Perderá el control de su negocio
El más común es la creencia de que contratar con un PEO resultará en una pérdida de control para el propietario del negocio.
En realidad, la estructura de una relación de coempleo le permite a usted, el propietario de la empresa, mantener el control sobre las decisiones comerciales y las tareas diarias y las funciones principales del trabajo de sus empleados.
El PEO asume o comparte solo las obligaciones específicas del empleador establecidas en su CSA.
Sus empleados se rebelarán
A los propietarios de negocios también les preocupa que sus empleados no acepten el nuevo acuerdo o que los empleados sean considerados empleados temporales o no permanentes.
Estas preocupaciones son (aparentemente) lógicas pero injustificadas.
Hay poca o ninguna interrupción para los empleados existentes cuando se establece la relación, y en ningún momento el «arrendamiento» de los empleados está involucrado en el acuerdo. La empresa cliente continúa empleando a los empleados con el PEO convirtiéndose en co-empleador para ciertos fines.
Los empleados también apreciarán los beneficios disponibles a través del PEO, así como la tecnología en línea que los PEOs pueden ofrecer.
El coempleo es una forma de reemplazar a los profesionales de recursos humanos existentes
Una relación de coempleo es de naturaleza administrativa y es beneficiosa para los empleados, incluido el personal de recursos humanos existente.
Los PEO a menudo se alinean con los departamentos de recursos humanos existentes para proporcionar la experiencia muy necesaria en áreas donde se necesita ayuda adicional. Un PEO a menudo puede extender una mayor profundidad y amplitud de beneficios y servicios de los que normalmente podría ofrecer la empresa por sí sola.
Con esa ayuda, su equipo de recursos humanos existente puede centrarse en iniciativas más estratégicas, como la planificación organizacional y la gestión del rendimiento.
El resultado es una organización más fuerte y una mejor forma de hacer negocios.
(Para una mirada más profunda a los mitos sobre las EPO, lea nuestro blog sobre el tema.)
resumen
Ser un empleador nunca ha sido más difícil, altamente regulado y lenta de lo que es hoy.
La buena noticia es que no tienes que hacerlo solo.
Ahora que puede responder a la pregunta » ¿Qué es el coempleo?»puede comenzar su búsqueda de un PEO de buena reputación que pueda ayudar a impulsar su negocio hacia adelante.
Si desea una visión más detallada de cómo la relación de coempleo con un PEO puede ayudarlo a reducir la carga de recursos humanos, descargue nuestro libro electrónico gratuito: Outsourcing de recursos humanos: Una guía paso a paso para PEOs.