La estimación de costos en la gestión de proyectos es el proceso de pronosticar el costo y otros recursos necesarios para completar un proyecto dentro de un alcance definido. La estimación de costos contabiliza cada elemento requerido para el proyecto y calcula una cantidad total que determina el presupuesto de un proyecto.

La estimación es generalmente donde se generan todos los datos de costos para el proyecto. Sobre la base de una de las prácticas recomendadas por la AACE, que se muestran en el Cuadro 1, las estimaciones se clasifican generalmente en 5 niveles en función de los niveles crecientes de definición.

Sin embargo, debe tener en cuenta que una buena estimación incluye no solo el costo, sino también todos los datos relacionados con la forma en que se concibió que se llevaría a cabo el proyecto.

En la mayoría de los casos, este ejercicio se completa al principio del ciclo de vida del proyecto, se obtienen los fondos aprobados para gastos (AFE) y todos esos datos se archivan rápidamente y se olvidan.

En las primeras etapas del proyecto, se aplican varios métodos para elaborar estimaciones basadas en los datos disponibles. Esto incluye la factorización de la capacidad, la factorización del equipo y la estimación paramétrica.

El proyecto pasa a su fase de ejecución y se elige el mejor camino a seguir, descuidando en la mayoría de los casos las diferencias entre ese camino de ejecución y el camino previsto al crear el presupuesto, es decir, la estimación.

Si se utiliza un sistema de gestión de costos del proyecto, como una herramienta de software, y abarca todas las unidades de control del proyecto, no sería posible ignorar los cambios de ejecución después de que el presupuesto se haya basado en los datos estimados. Esto se debe a que, como los datos son los mismos, la estructura inherente del software obliga a eliminar cualquier cambio y a diferenciarlo claramente de la línea de base. Por lo tanto, la estimación de costos también se actualizará con los cambios durante la ejecución, lo que mantendrá la estimación dinámica y precisa.

4 Principios de Estimación de Costes

1. La estimación de costos se utiliza para predecir la cantidad, el costo y el precio de los recursos requeridos por el alcance de un proyecto. Un proyecto puede ser cualquier proceso que se inicia para realizar actividades de trabajo y / o crear activos. La precisión de la estimación depende en gran medida del nivel de definición del alcance del proyecto: a medida que el diseño y las condiciones del proyecto se definen mejor, también lo hacen los valores estimados. Piense en las 5 clases de estimación de AACE compartidas anteriormente.

2. La estimación de costos es necesaria para proporcionar a los responsables de la toma de decisiones los medios para tomar decisiones de inversión, elegir entre alternativas y establecer el presupuesto durante la fase inicial de los proyectos. Para ello, las estimaciones hechas por proveedores y contratistas también deben ser validadas por los clientes. En fases posteriores del proyecto, la estimación presupuestaria se utiliza como base de referencia para evaluar el rendimiento de un proyecto.

En relación con este principio, siempre es un desafío recopilar y leer la gran cantidad de datos de costos, lo que no ayuda con la toma de decisiones. Analizar y visualizar los datos de costos abre las puertas para que los datos sean útiles y significativos. Los paneles de control de un sistema de software de control de proyectos son las representaciones gráficas de un proyecto basadas en datos; los paneles pueden proporcionar a los responsables de la toma de decisiones una visión general rápida del progreso de un proyecto y convertir los datos en puntos de decisión.

3. La estimación se realiza desglosando el alcance total de un proyecto en partes manejables, a las que se pueden asignar recursos y costos. Hay formas estandarizadas de desglosar un proyecto, como la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) y la Estructura de Desglose de Costos (CBS), pero dependiendo de las necesidades del equipo del proyecto y de las partes externas, a menudo se implementan múltiples estructuras para alinear la presentación de informes y el intercambio de datos de costos.

4. Una estimación de costos es más que una lista de costos. También incluye un informe detallado de Base de Estimación (BOE) que describe las suposiciones, inclusiones, exclusiones, precisión y otros aspectos que se necesitan para interpretar el costo total del proyecto. De lo contrario, sería un número sin sentido. Se requiere que el Banco de Inglaterra comunique la estimación a las diversas partes involucradas en la toma de decisiones, pero también es útil durante el cierre cuando se compara el rendimiento del proyecto con otros proyectos. Es la parte vital que a menudo se pasa por alto, que le permite aprender de su experiencia y errores.

La estimación de costos, sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Un método de estimación preciso puede ser la diferencia entre un plan exitoso y uno fallido. Tenga en cuenta estos 4 principios y ya tiene un marco para comenzar a hacer estimaciones. Asegúrese de configurar la estimación de una manera estructurada para permitir una transición fácil al software de estimación de costos del proyecto, que le ayudará a hacer estimaciones más sólidas y precisas a largo plazo.