El seguimiento del inventario con precisión puede requerir más que solo recuentos de existencias. Muchos productos pueden tener números de lote, lote o serie adjuntos, y administrarlos correctamente es tan importante como monitorear los niveles de inventario.

Los números de lote y de serie se rastrean a lo largo del proceso de fabricación, la entrega a las tiendas minoristas y hasta la venta final. En esta publicación, analizaremos lo que representan cada uno de estos números y cómo puedes rastrearlos de manera efectiva.

¿Qué son los números de lote y lote?

En este post nos referiremos principalmente a los números de lote, pero los términos «número de lote», «número de lote» e incluso «número de código» se pueden usar indistintamente. Los números de lote se utilizan cuando se elabora un producto en grandes cantidades, con el mismo conjunto de ingredientes o materias primas, y al mismo tiempo. Encontrará números de lote o lote utilizados comúnmente en las industrias alimentaria, automotriz y farmacéutica, y también pueden ayudar a rastrear productos para niños.

Si resulta que hay un problema con un producto, los fabricantes pueden ahorrar mucho dinero y esfuerzo para retirar productos según el número de lote. Por ejemplo, si un medicamento resulta tener un ingrediente peligroso, una compañía farmacéutica puede examinar qué lotes se vieron afectados y luego retirarlos, en lugar de tener que retirar todos los frascos de todos los estantes.

Si terminas teniendo algún problema con un producto en tu negocio, es probable que lo informes a un fabricante con el número de lote. Los números de lote a veces reciben un prefijo (por ejemplo, Lote 114321), pero pueden aparecer simplemente como números que están estampados o impresos en el producto.

Seguimiento de números de lote o lote

Si compra productos que tienen números de lote o lote, anótelos a medida que los reciba en cada orden de compra. En concreto, registre cuántas unidades se recibieron, así como el número de lote asignado a ellas. A continuación, querrá almacenar todas las unidades que compartan el mismo número de lote en un solo espacio para facilitar el seguimiento.

Es más conveniente si su sistema de inventario puede grabar un número de lote directamente, pero si no hay un espacio dedicado para grabar uno, también puede grabar el número de lote como una sububicación. Por ejemplo, si está almacenando un lote en particular en el Almacén A, puede registrar su ubicación como Almacén A, Lote 345.

Puede que no sea necesario incluir el número de lote en sus facturas a los clientes, pero querrá rastrearlo en la lista de selección para cada factura. De esta manera, si sus clientes procesan cualquier devolución debido a defectos, la lista de selección lo ayudará a identificar rápidamente el número de lote en cuestión.

¿Qué hay en un número de serie?

Mientras que los números de lote se refieren a un grupo de productos idénticos, los números de serie ayudan a identificar unidades individuales de un producto. En otras palabras, son incluso más específicos que los números de lote o lote. Se puede asignar un número de lote a decenas, cientos o miles de productos idénticos, pero un número de serie solo se asigna a una unidad. En otras palabras, los números de serie hacen que los productos sean únicos para que pueda diferenciar una unidad de otra.

Si echa un vistazo a la parte inferior de una computadora portátil, es probable que encuentre un número de serie impreso o grabado en ella. Si no lo ve allí, el número a menudo se asocia con su cuenta de compra en un minorista y se imprimirá en la factura original.

Los números de serie se pueden usar para retiros del mercado, pero también son útiles para la elegibilidad del servicio. Las solicitudes de garantía y reparación a menudo requerirán un número de serie antes de que se aprueben los servicios, y el número de serie ayudará a identificar la fecha de compra (porque generalmente se incluye en la factura).

Los números de serie también pueden contener más información sobre el producto. La codificación puede variar de una empresa a otra, pero comúnmente puede usar el número de serie de un producto para identificar su número de modelo, la fecha de fabricación e incluso un código para dónde se fabricó ese producto.

Seguimiento de números de serie

Si vende productos en serie, necesitará un nivel adicional de precisión en el seguimiento de su inventario. Cuando reciba sus productos, tendrá que registrar cuántas unidades recibió, así como el número de serie asignado a cada unidad individual.

Este número de serie también se registrará en cualquier transferencia de existencias a otros lugares de almacenamiento y en cualquier venta o devolución. Ingresar números de serie largos después de cada movimiento del producto puede llevar mucho tiempo, por lo que puede ser útil tener sus números de serie impresos como códigos de barras escaneables. De esta manera, su personal puede usar un escáner de códigos de barras para escanear la cantidad de un producto en particular que se está moviendo, y luego escanear un segundo conjunto de códigos de barras para identificar exactamente qué series se incluyeron en esa transacción.

Hemos escuchado de los clientes que anteriormente rastreaban números de serie utilizando hojas de cálculo complejas, donde cada fila representaría un producto y su número de serie correspondiente. Si bien estos pueden funcionar para lotes más pequeños de productos serializados, también puede ser muy fácil cometer errores y sobrescribir datos.

Hemos diseñado la nube de entrada para facilitar este proceso. El flujo de entrada garantiza que los números de serie sigan a los productos serializados a través de cada transferencia y transacción de existencias, desde la compra inicial hasta la venta final. Para que pueda estar tranquilo sabiendo que se están rastreando sus números de serie, pero sin tener que recurrir a hojas de cálculo gigantes para administrarlos.

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