estimarea costurilor în managementul de proiect este procesul de prognoză a costurilor și a altor resurse necesare pentru finalizarea unui proiect într-un domeniu definit. Estimarea costurilor reprezintă fiecare element necesar pentru proiect și calculează o sumă totală care determină bugetul unui proiect.

estimarea este, în general, în cazul în care toate datele de cost sunt generate pentru proiect. Pe baza uneia dintre practicile recomandate de AACE, prezentate în tabelul 1, estimările sunt de obicei clasificate în 5 niveluri pe baza creșterii nivelurilor de definiție.

cu toate acestea, trebuie să rețineți că o estimare bună include nu numai costul, ci și toate datele legate de modul în care proiectul a fost conceput pentru a fi realizat.

în cele mai multe cazuri, acest exercițiu este finalizat la începutul ciclului de viață al proiectului, fondurile aprobate pentru cheltuieli (AFE) obținute și toate aceste date depuse prompt și uitate.

în primele etape ale proiectului, se aplică diverse metode pentru elaborarea estimărilor pe baza datelor disponibile. Aceasta include factoringul capacității, factoringul echipamentelor și estimarea parametrică.

proiectul trece apoi la faza de execuție și se alege cea mai bună cale înainte, neglijând în majoritatea cazurilor diferențele dintre acea cale de execuție și calea prevăzută în timp ce se creează bugetul, adică estimarea.

Dacă se utilizează un sistem de gestionare a costurilor proiectului, cum ar fi un instrument software, și acesta cuprinde toate unitățile de control ale proiectului, nu ar fi posibil să ignorați modificările de execuție după ce bugetul este bazat pe datele estimate. Acest lucru se datorează faptului că datele sunt aceleași, structura software inerentă forțează orice modificare să fie eliminată și să fie clar diferențiată de linia de bază. Prin urmare, estimarea costurilor va fi actualizată și cu modificările din timpul execuției, ceea ce va menține estimarea dinamică și precisă.

4 principii de estimare a costurilor

1. Estimarea costurilor este utilizată pentru a prezice cantitatea, costul și prețul resurselor cerute de domeniul de aplicare al unui proiect. Un proiect poate fi orice proces care este început pentru a efectua activități de lucru și / sau a crea active. Precizia estimării depinde în mare măsură de nivelul definiției domeniului de aplicare al proiectului: pe măsură ce proiectarea și condițiile proiectului devin mai bine definite, la fel și valorile estimate. Gândiți-vă la cele 5 clase de estimare a AACE împărtășite mai sus.

2. Estimarea costurilor este necesară pentru a oferi factorilor de decizie mijloacele de a lua decizii de investiții, de a alege între alternative și de a stabili bugetul în timpul finalului proiectelor. Pentru aceasta, estimările făcute de furnizori și contractori trebuie să fie validate și de clienți. În fazele ulterioare ale proiectului, estimarea bugetului este utilizată ca bază pentru a evalua performanța unui proiect. legat de acest principiu, este întotdeauna dificil să colectăm și să citim cantitatea imensă de date despre costuri, ceea ce nu ajută la luarea deciziilor. Analiza și vizualizarea datelor de cost deschide ușile pentru a face datele utile și semnificative. Tablourile de bord ale unui sistem software de control al proiectului sunt reprezentările grafice bazate pe date ale unui proiect; tablourile de bord pot oferi factorilor de decizie o imagine de ansamblu rapidă a progresului unui proiect și pot transforma datele în puncte de decizie.

3. Estimarea se face prin descompunerea domeniului total al unui proiect în părți gestionabile, cărora li se pot atribui resurse și Costuri. Există modalități standardizate de defalcare a unui proiect, cum ar fi structura de defalcare a muncii (WBS) și structura de defalcare a costurilor (CBS), dar, în funcție de nevoile echipei de proiect și ale părților externe, sunt adesea implementate structuri multiple pentru a alinia raportarea și partajarea datelor privind costurile.

4. O estimare a costurilor este mai mult decât o listă de costuri. Acesta include, de asemenea, o bază detaliată de estimare (BOE) raport care descrie ipotezele, incluziuni, excluderi, acuratețea și alte aspecte care sunt necesare pentru a interpreta costul total al proiectului. În caz contrar, ar fi un număr fără sens. BOE este obligat să comunice estimarea diferitelor părți implicate în luarea deciziilor, dar este, de asemenea, la îndemână în timpul closeout atunci când performanța proiectului este comparată cu alte proiecte. Este partea vitală adesea trecute cu vederea, care vă permite să învețe din experiența și greșelile tale.

estimarea costurilor, cu toate acestea, este mai ușor de spus decât de făcut. O metodă de estimare exactă poate fi diferența dintre un plan de succes și unul eșuat. Păstrați aceste 4 principii în minte și aveți deja un cadru pentru a începe să faceți estimări. Asigurați-vă că configurați estimarea într-un mod structurat pentru a permite o tranziție ușoară în software-ul de estimare a costurilor proiectului, care vă va ajuta să faceți estimări mai solide și mai precise pe termen lung.