comunicarea profesională se bazează pe teorii din domenii la fel de diferite precum retorica și știința, psihologia și filosofia, sociologia și lingvistica.o mare parte din teoria comunicării profesionale este un amestec practic de teoria comunicării tradiționale, scrierea tehnică, teoria retorică, teoria învățării adulților și etica. Carolyn Miller în ce este practic despre scrierea tehnică? se referă la comunicarea profesională ca nu pur și simplu activitate la locul de muncă și la scrierea care se referă la „conduita umană în acele activități care mențin viața unei comunități.”Așa cum Nancy Roundy Blyler discută în articolul său cercetarea ca ideologie în comunicarea profesională, cercetătorii încearcă să extindă teoria comunicării profesionale pentru a include preocupările legate de praxis și responsabilitatea socială.
referitor la acest aspect social, în „practica postmodernă: perspective și perspective”, Richard C. Freed definește comunicarea profesională ca
A. discurs direcționat către un grup sau către un individ care operează ca membru al grupului, cu intenția de a afecta funcția grupului și/sau B. discurs direcționat de la un grup sau de la un individ care operează ca membru al grupului, cu intenția de a afecta funcția grupului, unde grup înseamnă o entitate organizată intenționat și/sau condusă de membrii săi pentru a îndeplini o anumită funcție….În primul rând excluse din această definiție a grupului ar fi familiile (care s-ar califica numai dacă, de exemplu, afilierea lor la grup ar fi o afacere de familie), clasele școlare (care s-ar califica numai dacă, de exemplu, s-ar fi organizat pentru a îndeplini o funcție în afara clasei-de exemplu, să se plângă sau să laude un profesor unui administrator al școlii) și agregate neorganizate (adică mase de oameni). Excluse în primul rând din definiția comunicării profesionale ar fi intrările din jurnal( discurs îndreptat către scriitor), corespondența personală( discurs îndreptat către unul sau mai mulți cititori în afară de afilierea lor la grup), reportaj sau discurs beletristic (romane, poezii, eseuri ocazionale-discurs scris de obicei de indivizi și direcționat către mai mulți cititori care nu sunt organizați ca grup), majoritatea comunicărilor intraclassroom (de exemplu, discursul de clasă compus, asamblarea unui produs și altele asemenea; din nou, discurs îndreptat către cititori sau ascultători, în afară de afilierea lor la grup)….Comunicare profesională…ar părea diferit de discursul care implică un singur individ în afară de o afiliere de grup care comunică cu o altă astfel de persoană sau un singur individ care comunică cu un mare agregat neorganizat de indivizi, așa cum sugerează termenul comunicare în masă (Blyler și Thralls, comunicare profesională: perspectiva socială, (PP.197-198).