Ghid de Hackathon | Balanced Body

aceste note provin din cinci ani de succes de ziua datelor deschise DC și alte hackathoane civice pe care le-am condus, sponsorizat sau participat.

ideile au fost inspirate de multe persoane, în special de co-organizatorii My Open Data Day DC, Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend și Julia Bezgacheva, precum și Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann și Greg Bloom.

ce este un hackathon?

definit

eu definesc „hackathon” foarte larg:

Hacking-ul este rezolvarea creativă a problemelor. (Nu trebuie să implice tehnologia.)
un hackathon este orice eveniment de orice durată în care oamenii se reunesc pentru a rezolva probleme. Majoritatea hackathonilor pe care i-am condus au, de asemenea, o pistă paralelă pentru ateliere.

participanții formează de obicei grupuri de aproximativ 2-5 persoane, își scot laptopurile (dacă evenimentul este tematic tehnologic) și se scufundă în probleme. Atelierele de instruire sunt o pistă paralelă excelentă, în special pentru noii veniți, dar și pentru toți participanții.

energie pozitiva

Hackathonii au ajuns un rap rău din cauza unora care au o structură nesănătoasă, competitivă și pentru stabilirea unor așteptări nerealiste. Nu rula un hackathon ca asta și vei fi pe drumul cel bun. Iată obiectivele pe care le țin minte:

consolidarea comunității pentru care este hackathon-ul.
fiți primitori pentru noii veniți în comunitate.
oferă participanților o oportunitate de a învăța ceva nou.
oferă un spațiu și un timp pentru ca participanții să facă progrese în problemele de care sunt interesați.

nu vă așteptați să fi rezolvat o problemă până la sfârșitul hackathonului. Problemele din viața reală sunt grele! Gândiți-vă la hackathon ca la un pit-stop într-o călătorie lungă pentru rezolvarea problemelor sau ca la o sesiune de antrenament pentru a pregăti participanții pentru rezolvarea problemelor.

deoarece nu veți rezolva o problemă, nu puneți presiune nerealistă (și nesănătoasă) asupra participanților. Nu stați treaz toată noaptea, nu pompați participanții cu cofeină și nu faceți câștigători și învinși. Nu a fost niciodată bere, concursuri, sau presiunea timpului la hackathon-urile mele. Participanții ar trebui să vină energizați și să fie întâmpinați cu energie pozitivă.

așteptați — poate că un hackathon nu este lucrul potrivit

notele mele de mai jos sunt în mare parte logistice și presupun o abordare centrată pe tehnologie. Cred că vrei să conduci un hackathon. Dar citiți astfel încât să credeți că doriți să rulați un Hackathon? Gândiți-vă din nou de Laurenellen McCann pentru gânduri despre alte modalități (și uneori mai bune) de a angaja o comunitate.

de asemenea, luați în considerare să nu numiți evenimentul dvs. „hackathon”. Nu toată lumea va ști ce vrei să spui și „hacking” ar putea face mai puțin probabil ca toate grupurile să se simtă binevenite.

dacă scopul hackathonului dvs. este de a comercializa un produs, opriți-vă aici și citiți un ghid diferit. Obiectivele tale și ale mele nu sunt aceleași.

întâmpinarea noilor veniți

cel mai greu lucru în desfășurarea unui hackathon de succes este să îi întâmpini pe noii veniți și să îi ajuți să se implice într-o activitate.

nou-veniții suferă adesea de „sindromul impostorului”, sentimentul că nu aparțin pentru că nu au abilități, nu sunt suficient de deștepți etc. Se înșeală, desigur, dar până când nu vor simți că aparțin, nu vor putea avea o experiență împlinită. Este sarcina organizatorului hackathonului să-i ajute să-și dea seama că au ceva de contribuit.

participanții la hackathon pentru prima dată sunt adesea copleșiți atunci când vine vorba de găsirea unui proiect la care să lucreze. Este posibil să nu știe încă cum să-și coreleze propriile abilități cu tipurile de proiecte la care se lucrează. A ști să fii util este o abilitate în sine. Va trebui să-i ghidați către un proiect și printr-un proces pentru ca aceștia să-și dea seama cum pot contribui. Dacă aveți prea mulți participanți pierduți și nu aveți suficient ajutor pentru a — i începe într-un proiect, ei vor pleca-încercați să evitați acest lucru.

organizatorul hackathonului trebuie să se asigure că toată lumea are ceva de făcut. O modalitate de a face acest lucru este să aveți o listă de lideri de proiect din timp: oamenii pe care îi cunoașteți vin cu anumite proiecte la care puteți îndruma alți participanți. Și puteți lucra pentru a vă asigura că proiectele dvs. de hacking sunt gata să accepte noii veniți. Puteți organiza, de asemenea, activități non-proiect — ateliere de lucru, descrise mai jos — care sunt mai ușor pentru noii veniți să se alăture.

De asemenea, puteți lua în considerare asocierea noilor veniți cu mentori sau organizarea unei sesiuni pre-eveniment doar pentru noii veniți, așa cum a făcut recent Wikimedia.

Hacking

pista de hacking este pentru participanți să se scufunde în probleme. Adesea, grupuri de 2-5 persoane se formează în jurul unui proiect, cum ar fi construirea unei noi vizualizări a datelor, scrierea unui document sau investigarea în colaborare a unei probleme. Participanții își scot laptopurile, se conectează la alimentare și wifi și lucrează.

Hacking-ul începe cu introducerea proiectului. Participanții care aduc proiecte la eveniment au ocazia să explice pe scurt (maxim 1 minut) la ce lucrează chiar la începutul evenimentului, astfel încât alți participanți să se poată alătura acelui proiect. La sfârșitul evenimentului, o sesiune de încheiere oferă fiecărui proiect șansa de a demonstra unele realizări.

cultivarea unor proiecte bune

nu orice proiect face un proiect bun de hackathon. Este extrem de important să maximizați următoarele calități în proiectele de la evenimentul dvs.:

clar articulat. Proiectele ar trebui să aibă o întrebare clară sau o problemă pe care încearcă să o rezolve, plus o soluție propusă în mod rezonabil.
realizabil. Majoritatea proiectelor vor realiza aproximativ 25% din ceea ce cred că pot realiza în timpul limitat pe care îl au. Gestionați obiectivele fiecărui proiect, astfel încât participanții să se poată simți realizați la sfârșitul sesiunii, nu întrerupți.
ușor de nou-veniți la bord. Proiectele ar trebui să aibă sarcini gata de plecare pentru noii veniți cu o varietate de abilități și la o varietate de niveluri de calificare. Pentru proiectele de codificare, aceste sarcini nu pot necesita o înțelegere intimă a bazei de cod și asigurați-vă că mediul de construire poate fi rotit în mai puțin de 20 de minute. Faceți o listă de sarcini sau creați probleme github înainte de timp!
condus de o parte interesată. Un stakeholder (sau „expert în materie”) ghidează un proiect la relevanța din lumea reală. Proiectele fără părți interesate pot „rezolva” o problemă care nu există. În mod ideal, liderul (sau unul dintre lideri) este un stakeholder sau un bun proxy pentru un stakeholder. Vă recomandăm insistent revizuirea construi Laurenellen McCann cu, nu pentru seria privind implicarea părților interesate în toate lucrările Civic tech. În plus, nu este niciodată suficient ca un lider de proiect să fie doar o persoană cu idei. Feriți-vă atunci când liderul este un stakeholder, dar nu poate prevedea modul în care el sau ea ar putea fi de punere în aplicare, împreună cu restul echipei.
organizat. Pentru proiectele cu patru sau mai mulți membri, în special noii veniți, rolul liderului de proiect ar trebui să fie de a coordona, asigurându-se că fiecare membru al echipei are ceva de lucrat și ajutând la primirea noilor membri ai echipei.

tratează aceste gloanțe ca pe o listă de verificare. Proiectele care se gândesc la ele însele în ceea ce privește aceste calități tind să fie mai fericite și mai productive.

dacă știți la ce proiecte vor fi lucrate la eveniment, cu cât mai devreme puteți obține acele proiecte gândindu-vă la acest lucru, cu atât mai bine. Întâlniți-vă cu conducătorii proiectului și discutați despre aceste componente ale proiectului lor din timp, dacă este posibil. În calitate de organizator, deținerea acestor informații despre proiecte vă poate ajuta, de asemenea, să direcționați participanții către proiecte la care ar putea dori să lucreze.

la hackathoane tematice

un hackathon tematic este unul în care proiectele se limitează la o anumită problemă: cum ar fi durabilitatea alimentară sau cetățenii care se întorc. Hackathoanele tematice sunt capabile să atragă experți în materie (ceva la care hackathoanele deschise, cum ar fi Open Data Day DC, nu sunt bune), iar proiectele se învârt de obicei în jurul problemelor pe care experții în materie le aduc la masă.

când hackathons tematice sunt, de asemenea, hackathons tehnologie, există o problemă comună: Experții în materie pot identifica cu ușurință problemele din domeniul lor, dar nu pot transforma întotdeauna aceste probleme în proiecte tehnologice viabile. Alți participanți pot fi gata să-și aplice abilitățile, dar nu știu nimic despre tema hackathonului. Reducerea acestui decalaj necesită o planificare atentă din timp.

ceea ce rezultă adesea este o împărțire a camerei în trei grupuri:

experți în materie și alți participanți care lucrează cu succes împreună.
experți în materie care lucrează cu alți experți în materie în investigarea problemelor, dar nu și în implementare.
alți participanți se luptă să găsească ceva relevant pentru a lucra / implementa o soluție de valoare minimă pentru rezolvarea problemelor reale ale temei.

#1 este minunat. #2 este bine dacă grupul este fericit. Dar #3 este rău: participanții fără îndrumare a subiectului se vor simți pierduți. Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că aveți suficiente proiecte viabile pentru toată lumea înainte de eveniment. Lucrați cu experții în materie înainte de eveniment pentru a-și transforma problemele în proiecte. Consultați secțiunea cultivarea proiectelor bune de mai sus pentru a vă asigura că există o întrebare coerentă, că există resursele necesare (de exemplu, seturi de date) și că abilitățile necesare pentru proiect se potrivesc cu abilitățile preconizate a fi aduse de alți participanți (și în cantitate suficientă).

în plus, un expert în materie poate propune multe idei, dar el sau ea poate participa efectiv la un singur proiect în timpul evenimentului, astfel încât să se asigure că există cel puțin un expert în materie + proiect funcțional pentru aproximativ fiecare patru participanți non-experți.

plasarea noilor veniți în proiecte noi

integrarea participanților în proiectele existente poate fi foarte dificilă. Este una dintre cele mai grele părți ale hacking-ului. Așadar, aveți idei pentru proiecte noi, care sunt deosebit de ușor de început pentru participanți dacă nu se pot alătura unui proiect existent. Pregătirea ideilor de proiect este deosebit de importantă dacă nu vă așteptați ca mulți participanți să aducă proiecte! Și fiți întotdeauna deschiși la ideile de proiect ale participanților. Un proiect al unuia, adică cineva care lucrează singur, este și el în regulă!

alte sfaturi

nu permit nimănui să prezinte o idee la care nu vor lucra la eveniment, cu excepția cazului în care într-adevăr nu există suficiente idei pentru a merge în jur. În caz contrar, aceasta este o pierdere a timpului prețios al tuturor.odată ce hacking-ul a început, nu întrerupeți hackerii decât pentru a vă asigura că hacking-ul merge fără probleme, pentru a verifica dacă toată lumea are ceva de făcut și pentru a menține oamenii în programul general. Activitățile de la mijlocul zilei, cum ar fi difuzoarele la prânz și apelurile video cu persoane din afara site-ului, distrag incredibil participanții care sunt acum dornici să lucreze la o problemă.

Training

un hackathon de succes ar putea fi doar hacking, doar antrenament sau atât hacking, cât și antrenament.

dacă aveți un număr semnificativ de nou-veniți, a avea ateliere de formare este o modalitate excelentă de a le oferi ceva de făcut cu care să se simtă mai confortabil decât să se scufunde în hacking. Puteți organiza ateliere de lucru pentru a introduce participanții la subiectul hackathonului sau la anumite abilități tehnice utile pentru hackathon. Atelierele pot fi, de asemenea, locuri pentru a avea o discuție despre probleme în domeniu legate de hackathon. Atelierele ar trebui să fie interactive cât mai mult posibil

alegeți liderii Atelierului cu atenție. În mod ideal, liderii au condus același atelier înainte, astfel încât să fie bine repetați. De asemenea, ar trebui să fie la fel de diversi ca participanții pe care doriți să îi vedeți prezenți la eveniment (sex, rasă, vârstă etc.). Citiți sfaturile Ghidului diversității Conferinței Hopper despre Selectarea difuzoarelor.

conduceți atelierele într-o a doua cameră, dacă este posibil. Atelierele de 45-90 de minute sunt o lungime bună. Dacă aveți mai mult de un atelier, lăsați 15-30 de minute libere între ateliere pentru a permite primului lider să se închidă și celui de-al doilea lider să se înființeze.

la Open Data Day DC, am desfășurat șase ateliere de lucru pe parcursul a două zile despre o introducere în open data și API-uri, o introducere în colaborare folosind github, open mapping, o introducere în Python și implicarea comunității.

loc& data

cerințe de bază

găsiți un loc pentru a găzdui evenimentul dvs. și rezervați data. Acesta este singurul lucru pe care trebuie să-l faceți în mod semnificativ înainte de eveniment. Cu cât mai devreme puteți rezerva spațiu cu atât mai bine.

găsiți un loc care poate oferi:

scaune corespunzătoare (a se vedea mai jos)
o bandă de alimentare pe masă
Wifi (este rapid și de încredere? poate conecta toți participanții? blochează vreun port?)
proiector
un microfon, cel puțin în camere mari
intrări accesibile și scaune pentru scaune cu rotile (și dacă există o etapă, verificați dacă este accesibilă, dacă este cazul)
băi accesibile neutre din punct de vedere al genului, cu o singură ocupare

(dacă desfășurați un eveniment mare, Citiți și toate preocupările de accesibilitate enumerate aici.)

scaune

cerințele de ședere sunt diferite pentru hacking și ateliere de lucru. Pentru hacking, veți dori o configurație în stil banchet, cu mese circulare mari, care au aproximativ 10 persoane fiecare. Camerele din banchet-configurare dețin cel mai mic număr de persoane în comparație cu alte aranjamente de masă/scaun, astfel încât să ia în considerare atunci când capacitatea de calcul. Pentru ateliere veți dori scaune în stil clasă, adică mese dreptunghiulare cu scaune pe o parte.

când

alegeți cu atenție data evenimentului. Evitați vara, sărbătorile și alte evenimente majore din domeniul dvs. Weekend-urile sunt grele pentru persoanele care participă în calitatea lor profesională. Nopțile săptămânale sunt grele pentru părinți.

întrebați locația dvs. despre orele de început și de sfârșit permise. Setați orele pentru momentul în care veți sosi/pleca și pentru momentul în care participanții vor sosi/pleca. Planificați cu cel puțin 30 de minute înainte și după eveniment pentru a vă configura și dărâma/curăța.

asigurați-vă că puteți intra și că participanții dvs. pot intra. Dacă ușa din față a clădirii este blocată, asigurați-vă că aveți o cheie și că aveți pe cineva postat la ușă pentru a lăsa participanții (este posibil să aveți nevoie de o echipă de oameni care să se rotească la ușa din față pe tot parcursul zilei).

de asemenea, verificați…

verificați dacă locația vă permite să aveți mâncare în cameră.

dacă țineți evenimentul în afara orelor de program, verificați dacă locul va avea aer condiționat / încălzire.

Bugetarea locul tau

locuri profesionale percepe destul de un pic de bani, astfel încât va trebui să găsească ceva care se potrivește bugetul. Sperăm că puteți găsi spațiu liber cu wifi bun (biblioteca locală, compania unui prieten etc.).

pentru un eveniment mare, de o zi întreagă într-un oraș important, așteptați-vă ca locurile să se schimbe în mii de dolari pe zi. Depinde de cât spațiu aveți nevoie și nu există nicio rimă sau motiv pentru stabilirea prețurilor, dar de obicei se ajunge la aproximativ 10-30 USD de persoană.

sponsorizare

pentru evenimente mari, probabil că veți avea nevoie de sponsori care să vă ajute să acoperiți costurile.

sponsorii vă vor oferi ceva — bani, spațiu, mâncare, tricouri-cu speranța că vor obține ceva din sprijinul lor pentru evenimentul dvs. Acestea ar putea fi recrutarea/angajarea și sunt în căutarea de a scout afară participanții, sau acestea ar putea fi un produs pe care doresc să promoveze de marketing.

gândiți-vă la ceea ce sunteți dispus să oferiți sponsorilor în schimbul sprijinului lor. Veți mulțumi cu siguranță sponsorilor dvs., după nume, în timpul sesiunii de deschidere și închidere și probabil că veți dori să vă mulțumiți și pe Twitter. Dincolo de asta, vrei să le dai un timp la un podium pentru a vorbi cu participanții tăi? Sau o masă în spate pentru a arăta lucrurile lor? Depinde de tine și trebuie să găsești echilibrul corect între a aduce suficiente sponsorizări fără a interfera cu obiectivele evenimentului tău.

Aflați bugetul dvs. — locul dvs. și costurile alimentare, în special — în primul rând, astfel încât să știți cât de mult în sponsorizări aveți nevoie. Dar apoi începeți să asigurați sponsorii devreme.

alimente

în mod ideal, ar trebui să oferiți cafea și tarif ușor pentru micul dejun și băuturi pe tot parcursul zilei (în special apă). Mâncarea este surprinzător de scumpă, așa că faceți tot ce puteți.

ce să cumpărați

Dacă furnizați alimente, trebuie să furnizați opțiuni vegetariene și fără lactate, deoarece aceste restricții alimentare sunt foarte frecvente. Să fii vegetarian nu e o idee rea. După aceea, luați în considerare alte restricții pe care le pot avea participanții dvs. (vegan, kosher, fără gluten) și faceți tot posibilul.

fii responsabil cu mâncarea ta. Gândește ca un părinte. Comandați alimente relativ sănătoase. Evitați alimentele grele care îi fac pe oameni somnoroși (cum ar fi pâinea) sau ineficienți (cum ar fi alcoolul). Cofeina și zahărul sunt bune (energia este importantă), dar au și hrană reală..

Bugetarea și logistica

figura pe $7 la $15 per persoană. Pizza este cea mai ieftină mâncare pentru a obține, dar este, de asemenea, practic cel mai rău lucru pe care îl puteți hrăni pe cineva (și nu toată lumea o mănâncă) — evitați pizza dacă puteți.

dacă comandați mâncare, probabil că veți plasa comanda cu cel puțin trei zile înainte de eveniment.

Swag

unele evenimente le place să ofere swag, cum ar fi tricouri sau autocolante. Personal, cred că există modalități mult mai bune de a vă cheltui bugetul, dar dacă doriți cu adevărat să oferiți swag, rețineți–

nu primiți tricouri unice, deoarece oamenii nu sunt toți la fel. De fapt, citiți secțiunea Hopper Conference Diversity Guide despre Tricouri.

codul de conduită

evenimentele tehnologice au o istorie de a nu fi întotdeauna primitoare pentru femei și minorități. Trebuie să schimbăm asta. Puteți face parte din această schimbare prin adoptarea unui cod de conduită pentru eveniment. Un cod de conduită nu se referă doar la aplicarea regulilor. Stabilește norme comunitare și trimite un semnal potențialilor participanți că încercați să creați un mediu primitor. Și, desigur, dacă există o problemă la evenimentul dvs., un cod de conduită din timp vă va ajuta să rezolvați problema.

căutați codurile de conduită utilizate la evenimentele pe care le admirați sau copiați din Codul de conduită code for DC sau codul de conduită Tech Lady Hackathon + Training Day. Citiți, de asemenea, secțiunea Hopper Conference Diversity Guide despre acest lucru.

Happy hours

un happy hour pre-eveniment cu o noapte înainte îi ajută pe participanți să se cunoască într-un cadru relaxant. O oră fericită post-eveniment în seara de după încheierea hackathonului oferă participanților șansa de a socializa acum că se cunosc.

pentru evenimente mari, alegeți un bar din timp și discutați cu barul și asigurați-vă că este în regulă să aduceți un grup mare. Poate doriți să rezervați o secțiune a barului (aceștia pot solicita o plată în avans sau o cheltuială minimă garantată pe care o vor percepe după ce oamenii dvs. nu comandă suficient).

dacă serviți alcool, rețineți: nu toată lumea bea (cei sub 21 de ani, femeile însărcinate și multe alte persoane din mai multe motive); alcoolul poate duce la un mediu nesigur sau incomod; cei care beau vor avea nevoie de transport public pentru a ajunge acasă. Deci, prin urmare: furnizați băuturi nealcoolice; supravegheați mediul pentru a vă asigura că acesta rămâne profesional și confortabil pentru toți; fiți aproape de transportul public.

înregistrare

configurați un formular de înregistrare Eventbrite.

limita de înregistrare

determinați capacitatea maximă. Pentru un eveniment cu piste paralele, rețineți că participanții se vor aduna într-o singură cameră la începutul evenimentului, astfel încât capacitatea dvs. maximă este puțin mai mare decât capacitatea camerei dvs. principale (unii oameni pot stoarce/sta la început).

pentru un eveniment gratuit, aproximativ 65% dintre cei care se înregistrează vor apărea de fapt. Acest număr este foarte constant văzut în toate evenimentele. Deci, înregistrarea capac la 150% din capacitatea maximă reală.

adunați informații

utilizați formularul de înregistrare pentru a aduna informații despre participanți:

nume (și, eventual, alte informații cerute de securitatea locației)
adresa de e-mail
titlul postului
sunt noi în hackathons?
ce fel de hacker sunt ei? Exemple: Dezvoltator. Designer. Data Scientist. Expert Domeniu. Personalul Guvernului. Comunicator. Manager De Proiect. Avocat.
ce sunt interesați de hacking? (întrebare de formă liberă)
sunt interesați de vreunul dintre ateliere?
cum au auzit despre eveniment
nevoi speciale/cereri

cu cât puteți aduna mai multe informații din timp, cu atât puteți face o planificare mai bună. Puteți începe să vă gândiți la cine va lucra la ce imediat ce vor începe înregistrările. Încercați literalmente să vă imaginați cum fiecare participant înregistrat va rămâne ocupat la eveniment pe baza informațiilor pe care le cunoașteți despre ei.

cu zece zile înainte

găsiți lideri de proiect

uitați-vă la cine vine și dacă știți că unii dintre acei oameni vin cu anumite proiecte, identificați liderii de proiect. Poate doriți, de asemenea, să vă întâlniți cu ei în acest moment pentru a:

ghidați-i despre cum să facă progrese în proiectele lor
identificați modul în care pot prelua noii veniți, ce sarcini sunt realizabile pentru noii veniți
identificați ce fel de ajutor are nevoie proiectul lor

vezi secțiunea cultivarea proiectelor bune de mai sus.

găsiți ajutoare

dacă desfășurați ateliere interactive în care participanții urmăresc laptopurile lor și vă așteptați ca mulți participanți să participe, poate doriți să aveți asistenți de atelier în jur pentru a ajuta participanții care se blochează. Planificați cel puțin un ajutor pentru fiecare 10-20 de participanți.

găsiți, de asemenea, ajutoare pentru a rula o masă de înregistrare și ușa din față a clădirii dacă este blocată și puteți lua în considerare, de asemenea, identificarea voluntarilor pentru a lua punct de fotografie, gestionarea rețelelor sociale și documentarea a ceea ce se întâmplă la eveniment pentru povestirea ulterioară.

participanți la e-mail

poate doriți să trimiteți prin e-mail participanților înregistrați în acest moment cu cât mai multe informații logistice pe care le cunoașteți, astfel încât să poată planifica. Consultați „cu o zi înainte” de mai jos pentru ce să includeți în e-mail.

cu trei zile înainte

configurați comunicarea de grup

configurați o modalitate prin care participanții dvs. să comunice digital și să rămână în contact după eveniment. Unele opțiuni sunt:

o cameră de chat, cum ar fi Slack
un canal de socializare, cum ar fi un hashtag pe Twitter sau un grup Facebook
un spațiu de documente partajat, cum ar fi Google Docs sau Dropbox Paper
o listă de e-mail, cum ar fi un grup Google

gândiți-vă la modul în care vă veți spune povestea

alegeți un hashtag.

configurați un tumblr sau alt spațiu public pentru documente partajate (a se vedea mai sus) pentru ca proiectele să înregistreze progresul și să posteze linkuri.

gândiți-vă cum să faceți fotografii ale hackathonului dvs. care să-i spună povestea.

citiți strategiile de creare a mass-media ale lui Nathan Matias și Willow Brugh pentru hackathoni.

achiziționați consumabile

ar trebui să aduceți la eveniment:

hârtie, Markere și bandă pentru a scrie și posta semne cu
autocolante și markere pentru ca oamenii să-și scrie numele pe eticheta de nume
carduri de Note, pixuri, hârtie și alte consumabile pentru a facilita planificarea proiectului
pahare de Plastic, plăci de hârtie și ustensile de asemenea…
- plasați orice comenzi de catering alimentar
- trimiteți un e-mail jurnaliștilor pe care îi cunoașteți și care ar putea fi interesați de eveniment
- încărcați camera astfel încât să fiți gata să faceți fotografii
- unele locuri necesită o listă de participanți pentru securitate. Dacă trebuie să trimiteți o listă, asigurați-vă că o alfabetizați! Securitatea va imprima probabil tot ce aveți așa cum este și lucrurile se complică rapid atunci când lista nu este în ordine.
e-mail participanți din nou

poate doriți să e-mail participanților înregistrați în acest moment, din nou, cu cât mai mult de informații logistice, după cum știți, astfel încât acestea să poată planifica. Consultați „cu o zi înainte” de mai jos pentru ce să includeți în e-mail.

cu o zi înainte

Walk-through

faceți o plimbare prin locul dvs. de desfășurare. Asigurați-vă că aveți:
- mese de banchet pentru hacking, mese dreptunghiulare pentru ateliere
- suficiente scaune (numărați-le!)
- o bandă de alimentare pe masă
- WiFi de lucru
- proiector de lucru și dongle VGA (poate chiar testați computerul)
- un microfon, cel puțin în camere mari
Dacă aveți două piese paralele:
- treceți peste lista de mai sus o dată pentru camera de hacking și din nou pentru sala de antrenament
- asigurați-vă că aveți suficient spațiu pentru a ține toată lumea într-o singură cameră, deoarece participanții se vor aduna mai întâi pentru sesiunea de întâmpinare
email blast

trimiteți un e-mail logistic participanților înregistrați. Includ:
- informațiile dvs. de contact, inclusiv numărul dvs. de telefon mobil, astfel încât participanții să vă poată apela/trimite mesaje text dacă nu pot găsi locația
- orice informații pre-eveniment și post-eveniment happy hour: locația, data și ora
- data și ora începerii și sfârșitului evenimentului
- locația evenimentului (adresa și numele clădirii), locația exactă a intrării, direcțiile și harta
- memento pentru a aduce ID-ul dacă locul are un check-in de securitate
- memento pentru a aduce un laptop și încărcător
- ce alimente/băuturi vor fi furnizate și când (Mic dejun, prânz, cină?) și ce restricții vor fi cazate (vegetariene etc.)
- programul atelierelor, dacă este cazul
- codul dvs. de conduită (sau un link)
- dacă există probleme de accesibilitate pentru dizabilități cu locul de desfășurare, includeți că
- orice materiale citite pentru a le pregăti pentru subiectul evenimentului
- numele organizatorilor și recunoașterea / datorită sponsorilor
fișe tipărite pentru participanți care includ:
- Info WiFi (SSID și parola)
- hashtag și URL-ul evenimentului
- programul (Ora de începere, masa de prânz, ora de încheiere, și programul atelier, dacă este cazul)
- o listă de camere breakout
- recomanda locații din apropiere pentru masa de prânz/cină (și să includă o hartă, dacă este posibil)
- un URL scurt (de exemplu, bitly) la pagina tumblr sau hackpad