sunteți un angajator Canadian în căutarea unei aplicații pentru a urmări orele angajaților? Dacă da, multe aplicații vă pot ajuta să urmăriți orele angajaților și să vă plătiți lucrătorii în consecință. Una dintre aceste aplicații, QuickBooks Online, se poate sincroniza cu multe alte aplicații de urmărire a timpului pentru o integrare ușoară cu sistemele dvs. actuale.

Din fericire, QuickBooks face simplu pentru a configura foi de timp angajat și urmări orele lor. Acest lucru vă asigură că le plătiți întotdeauna cu exactitate, oferind în același timp detalii cheie privind productivitatea și eficiența afacerii dvs.

Aflați despre beneficiile software-ului de urmărire a timpului și cum să urmăriți timpul în QuickBooks și TSheets.

care sunt avantajele urmăririi timpului angajaților?

o mai bună gestionare a proiectelor: utilizarea urmăririi timpului pentru a obține date fiabile despre fluxul dvs. de lucru poate fi de mare ajutor. Angajat ora de începere, numele proiectului, și domeniul de aplicare al proiectului este disponibil instantaneu pentru tine, astfel încât să puteți păstra file pe proiecte în timp real — toate fără a fi nevoie să hartuiti personalul pentru estimări de timp. Văzând starea proiectului dintr-o privire, este mai ușor să găsiți ineficiențe și să identificați sarcini care necesită ajutor suplimentar. De asemenea, puteți vedea dacă proiectul este pe drumul cel bun în ceea ce privește bugetul și puteți ajusta fluxul de lucru în consecință.

estimări exacte ale Clientului: când oferiți unui client o estimare, ghiciți în esență cât timp aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Dar, cu ajutorul sistemelor de urmărire a timpului, aveți acces la o bază de date cu înregistrări exacte care arată exact cât durează echipa dvs. pentru a face un proiect similar.

fluxuri de lucru eficiente: dacă angajații dvs. nu își folosesc timpul în mod eficient, acesta vă poate mânca bugetul fără a crește profiturile. Urmărirea timpului vă poate ajuta să identificați ineficiențele și să vă învățați cum să organizați timpul.

Creep de domeniu redus: creep de domeniu se întâmplă atunci când clienții cer un lucru, dar apoi adaugă cereri suplimentare și livrabile în timp, ceea ce se poate dovedi a fi scump pentru întreprinderile mici. Urmărirea timpului vă poate ajuta să eliminați creep-ul. Angajații dvs. petrec timp pe cereri care nu erau în contractul inițial? Puteți afișa clientului înregistrările de urmărire a timpului. Apoi, clientul poate opri cererile suplimentare sau poate plăti mai mulți bani pentru a acoperi munca suplimentară. Oricum, afacerea ta câștigă.

îmbunătățiți moralul: software-ul automat de contabilitate a timpului poate îmbunătăți efectiv fluxurile de lucru ale angajaților dvs. Ei nu trebuie să vă faceți griji despre timecards sau lupta să-și amintească cât de mult timp au petrecut pe un proiect. În schimb, pot urmări timpul instantaneu cu doar câteva clicuri. În plus, dacă alegeți un sistem bazat pe cloud, personalul dvs. poate înregistra timp de oriunde, de pe orice dispozitiv.

Manual Vs. urmărirea timpului Online

urmărirea manuală a timpului

Dacă preferați o metodă tradițională de urmărire a timpului, luați în considerare montarea unui ceas de timp automat pe perete. Fiecare angajat primește un timecard și de fiecare dată când persoana pleacă și se întoarce la serviciu, glisează cardul sub mecanismul de imprimare de pe ceas, unde primește un timestamp. Ceasurile imprimă ora exactă lucrată în fiecare zi.

păstrați în minte; trebuie să introduceți acele ore manual pentru a procesa salarizarea, ceea ce poate adăuga o perioadă semnificativă de timp procesului. Pentru companiile mici, o metodă manuală de introducere a timpilor de pornire și oprire pe o foaie de calcul poate economisi bani și poate servi ca o metodă convenabilă de urmărire a timpului.

nu știu de unde să încep? Descărcați șabloane de urmărire a timpului ușor de utilizat pentru Excel.

urmărirea timpului Online

Dacă aveți spațiu în buget, urmărirea timpului în cloud este o opțiune mai bună. Sistemele bazate pe Cloud vă permit să urmăriți timpul de pe orice computer, tabletă sau telefon mobil. Asta înseamnă că este mai ușor să vă înregistrați orele când călătoriți sau ieșiți din birou.

cum funcționează? Pur și simplu alegeți clientul sau locul de muncă dintr-o listă. Apoi, porniți și opriți cronometrul. Mai târziu, puteți personaliza intrarea descriind sarcina și incluzând note. Când este timpul să facturați clientul, puteți enumera factura după sarcină sau pur și simplu adăugați toate orele.dacă sunteți serios în ceea ce privește eficiența, luați în considerare un instrument de urmărire a timpului care se integrează cu software-ul dvs. de contabilitate. Un program ca TSheets vă oferă capabilități full-time de urmărire. De asemenea, se integrează cu QuickBooks Online, facilitând adăugarea orelor facturabile la facturile clienților și importul orelor de lucru ale angajaților și eficientizarea salarizării.

De ce urmăriți orele angajaților în QuickBooks?

QuickBooks oferă o soluție all-in-one de urmărire timp și oferă ușor, precis timp de urmărire înțelegere. Unele dintre punctele culminante ale soluției de urmărire a timpului QuickBooks includ abilitățile de a:

• urmări, trimite și aproba timpul angajaților din mers.
• monitorizați orele suplimentare și timpul plătit (PTO) cu alerte.
• Obțineți informații exacte despre forța de muncă.
• vedeți cine lucrează, unde și ce sarcină.
• creați programe de angajați prin categorii de locuri de muncă și schimburi.
• eficientizați funcționalitatea salarizării.

cum să alegeți cel mai bun Software de urmărire a timpului

investiți ceva timp în găsirea aplicației potrivite de urmărire a timpului pentru nevoile dvs. În unele cazuri, poate doriți un cronometru simplu pentru a urmări doar orele. În alte cazuri, este posibil să aveți nevoie de o aplicație pe care mai mulți angajați o pot utiliza pentru a vă conecta și a ieși sau pentru a adăuga cheltuieli, după cum este necesar. Din fericire, majoritatea aplicațiilor oferă o perioadă de încercare gratuită, astfel încât să le puteți testa funcțiile înainte de a vă înscrie la serviciu.

când alegeți software-ul de urmărire a timpului, este important să căutați funcții precum:

• acces Cloud de pe orice dispozitiv conectat la internet
• aplicații Mobile pentru telefoane și tablete
• raportare și analiză
• instrumente de gestionare a proiectelor pentru a vă ajuta să urmăriți progresul
• permisiuni personalizate pentru diferiți utilizatori
• alerte personalizabile pentru a vă spune când un proiect se apropie de limita bugetară
• criptare securizată

De asemenea, asigurați-vă că aplicația se sincronizează cu software-ul simplificați sarcinile de salarizare și factură.

în majoritatea cazurilor, aplicațiile de urmărire a timpului percep o mică taxă lunară pentru fiecare angajat, dar structurile de prețuri variază și ar trebui să analizați cu atenție costurile pentru a vă asigura că se încadrează în bugetul dvs. Pe lângă prețul serviciului, luați în considerare și dacă trebuie sau nu să investiți în hardware nou. Majoritatea aplicațiilor de urmărire a timpului sunt bazate pe cloud, deci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la stocarea sau puterea de procesare. În schimb, aveți nevoie pur și simplu de câteva laptopuri sau smartphone-uri pe care le puteți conecta la internet.

în calitate de angajator, puteți opta să furnizați aceste instrumente angajaților dvs. Cu toate acestea, deoarece majoritatea canadienilor dețin smartphone-uri, este posibil să doriți pur și simplu ca angajații dvs. să își folosească propriile telefoane. În acest caz, trebuie să vă asigurați că vă îndepliniți obligațiile legale. În special, la momentul fiscal, trebuie să completați formularul T2200 (o declarație a condițiilor de angajare). Acest lucru notifică pur și simplu Agenția de venituri din Canada (CRA) despre cheltuielile pe care le suportă angajații dvs. ca parte a contractului lor de muncă. Acest formular permite, de asemenea, angajaților dvs. să solicite aceste cheltuieli în declarațiile lor fiscale.

cum să urmăriți timpul în QuickBooks

QuickBooks oferă o caracteristică de urmărire a timpului care permite angajaților dvs. să înregistreze timpul petrecut pe o sarcină. Pentru sarcinile facturabile, puteți alege ce client primește factura. Angajații dvs. au nevoie doar de computere cu conexiune la internet atunci când folosesc QuickBooks pentru a-și urmări timpul. Le puteți oferi acces numai la intrare, care îi împiedică să acceseze restul informațiilor dvs. și puteți adăuga câți utilizatori doriți fără a afecta numărul și costul licențelor QuickBooks. Pentru a urmări timpul angajaților, urmați pașii următori:

1. Faceți clic pe opțiunea angajați din meniul de sus și selectați Introduceți ora
2. pentru a crea o foaie de timp săptămânală, faceți clic pe utilizați foaia de timp Săptămânală.
3. alegeți un angajat în lista derulantă Nume.
4. dacă trebuie să facturați ora, alegeți un element pentru clienți și servicii și marcați ora ca facturabilă.
5. alegeți un element de salarizare pentru timp.
6. introduceți numărul de ore lucrate în coloana pentru ziua respectivă.
7. repetați pașii de mai sus pentru a completa foaia de timp pentru săptămână.
8. Faceți clic pe Salvare și apoi pe închidere pentru a salva foaia de timp.

alternativ, puteți activa funcția de urmărire a timpului în QuickBooks utilizând pictograma roată și accesând conturi și setări avansate. De acolo, faceți clic pe creionul din dreapta urmăririi timpului și utilizați câmpurile Add Service și Add Customer pentru a personaliza modul în care angajații dvs. utilizează foile de pontaj și, de asemenea, puteți converti cu ușurință aceste foi de pontaj în facturi pentru clienții dvs. După ce ați terminat, faceți clic pe Salvare și terminat pentru a reveni la QuickBooks.

ca angajator sau manager, căutați modalități de optimizare a forței de muncă. QuickBooks Online oferă un instrument automat de urmărire a timpului angajaților care vă ajută să vă cunoașteți numerele cu rapoarte de muncă în timp real. Dacă doriți modalități mai bune de a vă automatiza procesele de afaceri, luați în considerare această opțiune.

urmăriți timpul cu TSheets

compatibil cu QuickBooks, TSheets vă permite să creați programe și permite angajaților să intre și să iasă de oriunde folosind un computer, laptop sau aplicație pentru smartphone. Angajații pot chiar să trimită mesaje text sau să apeleze un cod pentru a se conecta dacă nu au un smartphone sau se află într-o zonă fără acoperire cu telefonul mobil. Capacitățile GPS vă permit să verificați locația lucrătorilor dvs. pe teren, iar tabloul de bord vă arată instantaneu cine lucrează, unde se află și câte ore se înregistrează.

prin apăsarea unui buton, puteți sincroniza orele lucrătorilor cu software-ul dvs. de contabilitate. Acest lucru elimină greșelile legate de introducerea manuală, economisește timp și simplifică procesul de salarizare. Aplicația începe cu o încercare gratuită, astfel încât să o puteți testa și, dacă vă place, serviciul este disponibil contra unei taxe lunare.

aplicația oferă o multitudine de caracteristici. Aflați mai multe, mai jos:

TSheets sprijină, de asemenea, programarea schimbare. Pentru a programa schimburi în TSheets:

1. instalați programul de completare TSheets Scheduling dacă nu îl aveți deja.
2. Faceți clic pe Gestionare și selectați programare pentru a accesa calendarul de planificare.
3. faceți dublu clic pe o celulă din calendarul de planificare.
4. Faceți clic pe acțiuni în colțul din stânga sus și selectați Adăugați Shift.
5. alegeți orele de început și de sfârșit ale schimbării.
6. Personalizați schimbarea adăugând o culoare, o descriere a postului și un angajat.
7. Faceți clic pe butonul Publicare pentru a publica informațiile de schimbare în calendarele angajatului atribuit.
8. angajatul desemnat primește o notificare a misiunii de schimb.

urmărirea timpului vă oferă dovada documentată a orelor unui angajat, ceea ce elimină presupunerile în zilele de plată. Acest lucru menține angajații mulțumiți și vă asigură că afacerea dvs. maximizează profiturile prin faptul că nu cheltuiți mai mult decât trebuie. Luați în considerare analizarea diferitelor metode de urmărire a timpului pentru a descoperi una care funcționează cel mai bine pentru dimensiunea companiei dvs. și asociați sistemul cu software-ul dvs. de contabilitate.

software-ul online de urmărire a timpului vă poate ajuta să rămâneți organizat și să înțelegeți sistemele dvs. de salarizare. 5,6 milioane de proprietari de afaceri folosesc QuickBooks, ajuta afacerea dvs. mici prospera și să li se alăture astăzi!