din când în când, mă găsesc consilierea unui angajator cu nici o politică FMLA sau unul complet lipsit de detalii semnificative. Adesea, aceste politici nu includ dispoziții cheie pentru a proteja împotriva răspunderii.

luați, de exemplu, perioada de 12 luni FMLA.

după cum știu angajatorii, un angajat eligibil altfel are dreptul la 12 săptămâni de concediu FMLA într-o perioadă de 12 luni. În special, această” perioadă de 12 luni ” este definită de angajator. Ce se întâmplă atunci când un angajator nu reușește să dezvăluie perioada de 12 luni în Politica sa FMLA? S-ar putea să ajungă ca Departamentul de corecții din Illinois (IDOC).

IDOC a menținut aparent o politică FMLA, dar nu a informat angajații cum a fost definită perioada FMLA de 12 luni. Când se întâmplă acest lucru, se folosește opțiunea de 12 luni care oferă cel mai benefic rezultat pentru angajat. IDOC a învățat acest lucru pe calea cea grea. Unul dintre angajații săi, Mike, a luat și a epuizat aparent concediul FMLA. Ulterior a fost reziliat pentru trei absențe neexcuse.constatând că IDOC nu a informat angajații despre ceea ce folosea ca perioadă FMLA de 12 luni, instanța a stabilit că rezultatul „cel mai benefic” ar trebui folosit pentru Mike, câștigându-i efectiv două săptămâni de concediu FMLA pe care l-ar fi putut folosi în acest caz. Caggiano împotriva Departamentului Illinois. corecții (pdf)

Ouch. Asta înțeapă.

cât de multe moduri sunt acolo pentru a conta la 12?

să folosim pierderea IDOC ca o oportunitate de a discuta ce perioadă de 12 luni FMLA ar trebui să utilizați pentru forța de muncă. Reglementările FMLA permit angajatorilor să utilizeze oricare dintre cele patru metode diferite pentru a calcula cantitatea de concediu FMLA pe care un angajat o folosește într-o perioadă de 12 luni. Conform reglementărilor, un angajator poate alege oricare dintre următoarele perioade de 12 luni:

1. anul calendaristic
2. orice „an de concediu” fix de 12 luni, cum ar fi un an fiscal, un an cerut de legea statului sau un an începând cu data „aniversară” a unui angajat
3. perioada de 12 luni măsurată înainte de data la care începe primul concediu FMLA al oricărui angajat
4. o perioadă „rulantă” de 12 luni măsurată înapoi de la data la care un angajat perioadă specială de 12 luni

   angajatorii pot selecta oricare dintre aceste patru metode de numărare, atâta timp cât metoda este aplicată în mod consecvent și uniform pentru toți angajați. Cu toate acestea, odată ce angajatorul alege o anumită perioadă de 12 luni, acesta nu poate trece la o altă perioadă de 12 luni fără a da mai întâi tuturor angajaților un preaviz de cel puțin 60 de zile cu privire la modificare. 29 CFR 825.200(d) (1) după cum am menționat mai sus, dacă angajatorul nu reușește să selecteze una dintre perioadele de 12 luni de mai sus sau dacă angajatorul a schimbat metoda, dar se află în fereastra de 60 de zile, angajatorul trebuie să utilizeze perioada de 12 luni care oferă rezultatul cel mai benefic angajatului respectiv.în mod clar, există argumente pro și contra cu fiecare dintre aceste patru metode. Dar o metodă iese în evidență deasupra restului: perioada” rulantă ” de 12 luni măsurată înapoi de la data la care un angajat folosește orice concediu FMLA.

   Lasă-mă să explic.

   metodele unu și doi

   primele două metode sunt în mod Material aceleași prin faptul că stabilesc un punct fix în timp prin care să înceapă calcularea concediului FMLA. Deși aceste două opțiuni sunt de departe cele mai ușor de administrat, ele permit angajaților să „stivă” perioade de 12 săptămâni FMLA spate în spate, oferind astfel potențial mai mult concediu decât este necesar. „Stivuire” înseamnă luarea concediului FMLA pentru un an de concediu FMLA ulterior imediat după concediul luat în anul precedent.

   ia-o pe Jane, de exemplu. Conform metodei „anului calendaristic” a angajatorului său, Jane ia patru săptămâni de concediu FMLA pentru prima dată pe 1 februarie. Mai târziu, în noiembrie, își ia încă opt săptămâni de concediu, ceea ce o duce până la sfârșitul anului calendaristic. Teoretic, începând cu 1 ianuarie, Jane ar putea utiliza încă 12 săptămâni de concediu FMLA. În acest exemplu, această metodă de calcul îi permite lui Jane un total de 20 de săptămâni consecutive de concediu FMLA. (Ar fi putut fi mai rău — Jane ar fi putut lua 12 săptămâni la sfârșitul anului și alte 12 la începutul anului calendaristic următor, pentru un total de 24 de săptămâni consecutive de concediu FMLA.) Pentru angajatorii care doresc o continuitate a operațiunilor de afaceri, acest rezultat neintenționat ar putea fi o pastilă dificil de înghițit.

   metoda trei

   a treia metodă nu este complet diferită de cele două de mai sus, dar oferă un echilibru marginal mai bun între protejarea continuității operațiunilor întreprinderilor și ușurința administrării. Conform acestei metode, un angajat ar avea dreptul la 12 săptămâni de concediu în cursul anului care începe la prima dată când se ia concediul FMLA. Din punct de vedere administrativ, acest lucru este mai ușor de înțeles: angajatul începe concediul la 1 februarie, astfel încât anul de concediu al angajatului începe la 1 februarie. Cu toate acestea, această metodă nu evită Enigma „stivuire” identificată mai sus. Aici, angajatorii nu pot evita o situație în care un angajat ia concediu FMLA mai târziu în anul de concediu FMLA, care este urmat consecutiv de până la 12 săptămâni luate la începutul următorului an FMLA (la 1 februarie).în special, în conformitate cu reglementările FMLA, angajatorii trebuie să utilizeze această metodă atunci când calculează concediul pentru un angajat care îngrijește un membru de serviciu acoperit cu o vătămare gravă sau o boală. 29 C. F. R. 825.200 (F)

   metoda patru

   metoda cea mai comună (dar în mod clar cea mai confuză) pe care o folosesc angajatorii este denumită metoda „rulare”. Sub metoda „rolling”, cunoscută și în cercurile de resurse umane sub numele de metoda” look-back”, angajatorul” privește înapoi ” în ultimele 12 luni, adaugă tot timpul FMLA pe care angajatul l-a folosit în ultimele 12 luni și scade totalul din alocarea concediului de 12 săptămâni a angajatului. Prin urmare, atunci când se calculează concediul FMLA disponibil al unui angajat, soldul disponibil rămas al angajatului este de 12 săptămâni minus orice porțiune din concediul FMLA utilizat de angajat în cele 12 luni anterioare acelei zile.

   regulamentele oferă un exemplu destul de simplu al modului în care angajatorul ar calcula concediul folosind această metodă:

   dacă un angajat ar folosi patru săptămâni începând cu 1 februarie 2008, patru săptămâni începând cu 1 iunie 2008 și patru săptămâni începând cu 1 decembrie 2008, angajatul nu ar avea dreptul la niciun concediu suplimentar până la 1 februarie 2009. Cu toate acestea, începând cu 1 februarie 2009, angajatul ar fi din nou eligibil să ia concediu FMLA, recuperând dreptul de a lua concediul în același mod și sumele în care a fost utilizat în anul precedent. Astfel, angajatul va recupera (și va avea dreptul să utilizeze) o zi suplimentară de concediu FMLA în fiecare zi timp de patru săptămâni, începând cu 1 februarie 2009. Angajatul va începe, de asemenea, să recupereze zile suplimentare începând cu 1 iunie 2009 și zile suplimentare începând cu 1 decembrie 2009. În consecință, angajatorii care utilizează perioada de 12 luni ar putea avea nevoie să calculeze dacă angajatul are dreptul să ia concediu FMLA de fiecare dată când se solicită concediul, iar angajații care iau concediu FMLA pe o astfel de bază pot intra și ieși din protecția FMLA pe baza utilizării lor FMLA în ultimele 12 luni. De exemplu, în exemplul de mai sus, dacă angajatul are nevoie de șase săptămâni de concediu pentru o stare gravă de sănătate începând cu 1 februarie 2009, doar primele patru săptămâni de concediu ar fi protejate de FMLA.

   câștigătorul

   atunci când se utilizează calendarul rulant sau perioada de retrospectivă, concediul FMLA al unui angajat rămas în dreptul său de concediu FMLA de 12 săptămâni se poate schimba literalmente zilnic, deoarece angajatorul trebuie să adauge zile (sau ore) utilizate la aniversarea de 12 luni a unei absențe FMLA. Deși această metodă poate fi confuză de administrat (cum ar fi calcularea concediului disponibil de la diferite date FMLA pentru fiecare angajat și pentru a face acest lucru de fiecare dată când se solicită concediul FMLA), este singura metodă disponibilă în conformitate cu reglementările pentru a se asigura că un angajat nu va lua un bloc de concediu FMLA mai mult de 12 săptămâni consecutive. Implementarea acestei metode este cea mai bună apărare a angajatorului împotriva abuzului FMLA și tinde să economisească costuri pe termen lung. În plus, descurajează utilizarea de către angajați a perioadelor prelungite de concediu pe perioade consecutive de 12 luni. Atunci când este echilibrată față de celelalte, această metodă este adesea cea mai bună alegere pentru angajatori.

   lucrați cu consilierul dvs. de angajare pentru a vă asigura că utilizați un an FMLA care să răspundă nevoilor dvs. operaționale și de afaceri.

   dar amintiți-vă!

   nu faceți aceeași greșeală pe care IDOC a făcut-o mai sus. Indiferent de perioada FMLA de 12 luni pe care o alegeți, asigurați-vă că este clar definită în Politica FMLA.