În acest blog vorbesc adesea despre procesul de prioritizare a proiectului și despre cea mai bună metodă de implementare a acestuia. În acest articol aș dori să împărtășesc câteva idei despre cum să utilizați matricea de prioritizare pentru a prioritiza proiectele într-un mod care vă oferă șansa de a reuși.

ce este matricea de prioritizare?

o matrice de prioritizare este un instrument simplu în care creați un set de criterii (care ar trebui să se potrivească obiectivelor dvs. de afaceri) și să le utilizați pentru a vă înscrie proiectele. De ce? Ei bine, încercați să stabiliți care proiecte sunt cele mai importante, astfel încât să le puteți acorda prioritate.

este destul de simplu în concept, dar poate fi foarte greu să faci bine.

nu matematica este dificilă (și aici se concentrează majoritatea articolelor despre matricile de prioritizare), ci toate lucrurile umane…

beneficiile matricei de prioritizare

în principiu, o matrice de prioritizare este ușor de utilizat și de utilizat pentru a lua decizii. Majoritatea managerilor de afaceri pot înțelege conceptul unui scor ponderat într-o foaie de calcul.

odată ce aveți foaia de calcul, este ușor să modificați greutățile criteriilor și să vedeți imediat efectul asupra clasamentului.

matricea dvs. de prioritate scuipă, de asemenea, un număr curat, lipsit de ambiguitate pentru „prioritate”. Acesta este un lucru pe care toată lumea îl poate înțelege și relaționa.

matrice de prioritizare pentru proiecte

Să petrecem un minut uitându-ne la modul în care matricea de prioritizare a proiectului este de obicei implementată.

în primul rând, definiți un set de criterii pe care le veți folosi pentru a înscrie proiecte. Aceste criterii ar trebui să reflecte obiectivele dvs. de afaceri. Apoi, ar trebui să cântăriți aceste criterii – de obicei, oamenii vor acorda fiecăruia o pondere bazată pe procent.

apoi, vă înscrieți proiectele. Trebuie să înscrieți fiecare proiect în funcție de fiecare criteriu, dar trebuie să veniți cu o scară adecvată.

în știința deciziei vorbim, vorbim despre normalizarea scorurilor. Aceasta înseamnă fie utilizarea aceleiași scări (de exemplu, scara 1-5) pentru toate criteriile, fie efectuarea unor calcule matematice pentru a converti scorurile în „scoruri normalizate” – Nu voi intra în modul în care faceți acest lucru aici, dar fiți conștienți de acest pas – mulți oameni îl ratează și cauzează probleme.

acum aveți criteriile ponderate și scorurile pentru fiecare proiect, puteți elabora scorul ponderat pentru fiecare proiect făcând un calcul destul de simplu:

(greutatea criteriului 1 x scorul criteriului 1) + (greutatea criteriului 2 x scorul criteriului 2) + (greutatea criteriului 3 x scorul criteriului 3) + …..

Continuați până când ați adăugat scorurile ponderate pentru toate criteriile … și asta este. Aveți un scor prioritar pentru proiectul dvs…. și puteți trece la același calcul pentru următorul proiect.

desigur, probabil că veți dori să faceți acest lucru într-o foaie de calcul. Acest exemplu (pe care îl puteți descărca aici) vă va arăta cum arată matematica.

probleme cu matricea de prioritizare a proiectului

problema de bază este cauzată de principalele sale beneficii – matricea de prioritizare este un instrument conceput pentru a fi rapid și ușor de utilizat… ceea ce este în regulă dacă deciziile nu sunt foarte importante. Dacă acordați prioritate sarcinilor scurte, lucruri care nu au un impact prea mare pe termen lung, atunci acest lucru este în regulă.

dar proiectele nu sunt SARCINI.

proiectele sunt mai mari, iar consecințele alegerii celor greșite pot fi spectaculoase.

de exemplu, alegerea proiectelor greșite poate crește ratele de eșec ale proiectului cu aproximativ 30%. Aceasta pare a fi o consecință destul de semnificativă (vizualizați acest infografic pentru a vedea impactul alinierii proiectelor la strategie).

deci, să ne uităm de ce matricea de prioritizare a proiectului eșuează și ce putem face pentru a o remedia.

1. Nu există aliniere pe criterii

foarte des, o echipă care „deține resurse” va pune împreună o matrice prioritară pentru a ajuta să-și dea seama ce ar trebui să abordeze mai întâi.

problema este că această echipă nu este „clientul”. Aceste proiecte există pentru a vă sprijini „clienții-părțile interesate” și ar trebui să fie cele care să selecteze criteriile.>

desigur, puteți deține” procesul ” de selectare a criteriilor – conduceți un atelier de brainstorming, de exemplu – dar părțile interesate ar trebui să dețină selecția criteriilor.

2. Nici un proces pentru a stabili greutăți

criteriile dvs. nu sunt toate la fel de importante.

Mai mult, dacă întrebați 5 părți interesate ce greutate să puneți pe criterii, veți primi probabil 10 răspunsuri!

fără acord în acest sens, matricea de prioritizare a proiectului dvs. nu are sens.

sigur, vă va oferi câteva numere, dar aceste numere nu vor fi de încredere (sau chiar relevante) pentru părțile interesate. Deci da, veți putea lua decizii de prioritizare, dar nu veți lua decizii care să vă ajute de fapt părțile interesate.acesta este motivul fundamental pentru care cercetătorii au descoperit că metode precum matricea de prioritizare nu funcționează cu adevărat. De fapt, există doar două metode de prioritizare a proiectelor care funcționează – AHP și DEA. Citiți mai multe: cele mai bune metode și tehnici de prioritizare a proiectului

puteți remedia această problemă utilizând software-ul de prioritizare a proiectului pentru a adăuga AHP (care înseamnă procesul de ierarhie analitică) la capătul frontal al matematicii matricei de prioritizare.

AHP vă permite să construiți un consens puternic și clar între părțile interesate. Acest lucru are ca rezultat un set de criterii ponderate pe care părțile interesate le dețin, în care au încredere, pe care le apreciază.

3. Colaborare stricată privind punctajul

când notați un proiect pe baza unui criteriu precum „impactul asupra satisfacției clienților”, trebuie să faceți o judecată subiectivă. Unii oameni ar putea vedea „impactul” proiectului ca fiind „Major”, iar alții l-ar putea considera”nesemnificativ”.

dacă nu aveți un mecanism pentru a rezolva acest lucru, pentru a reuni diferite părți interesate pentru a face judecăți subiective, atunci scorurile dvs. vor ajunge să fie total lipsite de sens… cel puțin, ele vor fi lipsite de sens pentru părțile interesate.

unele dintre scorurile dvs. vor fi „numere grele”. De exemplu,” valoarea actuală netă „sau” numărul de sisteme afectate „sunt numere grele, dar cumva trebuie să obțineți aceste date de la” expertul în materie ” care le deține. Acest lucru implică de obicei o mulțime de alungare și apoi tăiere și lipire în foi de calcul.

Acest lucru nu numai că necesită timp, dar este deschis erorilor pe măsură ce copiați date dintr-un loc în altul. De asemenea, este obișnuit ca datele să fie depășite.

mutarea online, folosind un sistem precum TransparentChoice, poate ajuta cu adevărat.

TransparentChoice vă permite să colaborați cu părțile interesate pentru a construi un consens în jurul judecăților subiective (cum ar fi „impactul asupra satisfacției clienților”). Prin implicarea diferitelor părți interesate și prin automatizarea unora dintre aceste colaborări, puteți construi acest consens rapid și ușor.

în general, dacă nu colaborați eficient atunci când notați proiecte, scorurile dvs. prioritare nu vor fi „de încredere”.

4. Decizii bazate pe Scor

atunci când prioritizați obiecte mici, tactice (SARCINI, articole de întreținere etc.), puteți utiliza de obicei” scorul ” din matricea dvs. pentru a acorda prioritate muncii. Luând sarcina cu cel mai mare scor este de obicei o regulă bună.

proiectele sunt diferite.

există proiecte care vă ajută să atingeți obiective de afaceri mai strategice. Ei concurează pentru resurse și pentru buget. Uneori, există dependențe între proiecte și întreaga decizie este de obicei destul de politică. Aceasta înseamnă că trebuie să echilibrați resursele între diferite departamente, obiective de afaceri diferite etc…. și toate în timp ce urmăriți diferitele constrângeri de resurse și buget.

puteți face acest lucru în foi de calcul, dar dacă aveți mai mult de 5 sau 10 proiecte, se va complica foarte repede.

software-ul bun, cum ar fi TransparentChoice, vă permite să urmăriți nu numai scorurile, ci și costul pentru fiecare proiect. Vă permite să echilibrați proiectele între driverele de afaceri în timp ce urmăriți diferitele constrângeri ale resurselor. Se urmărește chiar dependențe de proiect pentru tine(astfel încât să nu aprobe un proiect fără aprobarea mai întâi „predecesorii”).

și puteți face totul într-un singur tablou de bord convenabil.

rezumat

matricea de prioritizare este un mod popular de a lua decizii, dar utilizarea acesteia pentru prioritizarea și selectarea proiectelor poate să nu fie foarte eficientă.

conceptele din spatele ei sunt solide – vrem să maximizăm alinierea cu obiectivele noastre și să folosim punctajul ponderat pentru a face acest lucru – dar practica se încadrează de obicei în domenii precum:

• Definirea criteriilor adecvate pentru a utiliza
• ponderarea acestor criterii (cu buy-in-ul părților interesate)
• colaborarea pentru a înscrie proiecte rapid și „precis”
• factori de echilibrare, alții decât „scor”

software-ul precum TransparentChoice vă poate ajuta să duceți ideile matricei de prioritizare a proiectelor la un nou nivel, ducând la un portofoliu de proiecte care se bucură de un sprijin mai puternic al părților interesate și, la rândul lor, se bucură de rate de succes mai mari.

Aflați mai multe

Dacă doriți să aflați mai multe despre cum să acordați prioritate proiectelor precum un profesionist, acest blog este un loc minunat pentru a începe: Cum să acordați prioritate proiectelor. De asemenea, am creat acest ghid final pentru prioritizarea și selecția proiectelor pentru dvs.