o comandă de achiziție de tip pătură (BPO) este un acord pe termen lung între o organizație și un furnizor de a livra bunuri sau servicii cu un preț stabilit în mod recurent pe o perioadă de timp specificată. Dacă afacerea dvs. efectuează mai multe plăți pentru aceleași bunuri sau servicii, emiterea unei comenzi de achiziție generale cu detaliile, cum ar fi prețul și programul de livrare, deja specificate, este o modalitate eficientă de a reduce timpul petrecut și întârzierile de procesare.

furnizorii, la rândul lor, pot trimite mai multe facturi citând același număr BPO. Limitările comenzii de achiziție a păturii se pot baza pe un timp specificat, de exemplu un an sau o anumită sumă de bani. În plus față de intervalul de timp, cantitatea și prețul, comenzile de cumpărare a păturii pot include specificații de calitate a articolului.

avantajele comenzilor de cumpărare pătură

departamentele de achiziții folosesc comenzi pătură, care pot fi, de asemenea, numit ordine de cumpărare în picioare, pentru a reduce costurile și de a construi procese de lucru mai flexibil, mai eficiente. Iată câteva modalități prin care comenzile de achiziție pătură pot stimula linia de jos și îmbunătăți fluxul de lucru.

profesioniștii în achiziții pot utiliza comenzi de achiziție pătură pentru a asigura prețuri mai mici în vrac pe baza cantității totale de comandă, chiar și atunci când sunt necesare mai multe livrări în timp. Atunci când se face o comanda la timp pe parcursul unei perioade de timp, cantități mai mici sunt negociate. O comandă de achiziție generală elimină necesitatea de a asigura aprovizionarea și de a negocia contracte pentru fiecare comandă, ceea ce permite personalului departamentului de achiziții să se concentreze asupra activităților importante asupra sarcinilor repetitive.

managerii de achiziții Savvy pot consolida cheltuielile directe și indirecte la nivel de companie pentru prețuri mai avantajoase în vrac. Și din moment ce contractul definește specificul și domeniul de aplicare al comenzii, Prețul nu va fluctua în timp, indiferent de ceea ce afectează piața.

o comandă de achiziție generală simplifică procesul de comandă pentru achizițiile repetitive așteptate. De exemplu, dacă o companie producătoare are nevoie de douăzeci de transporturi de materii prime necesare producției în cursul unui an, o comandă de achiziție permanentă înseamnă o negociere, un contract și un proces de aprobare, în loc de douăzeci. Expedierile Multiple, după cum este necesar, oferă avantajul suplimentar de a minimiza riscul și costurile asociate depozitării mărfurilor.

„comenzile de achiziție pătură pot oferi departamentelor de achiziții pârghie pentru a reduce semnificativ costul de achiziție pentru bunurile și serviciile utilizate în mod obișnuit.”

când se utilizează o comandă de cumpărare a păturii

comenzile păturii sunt înțelepte de utilizat numai în anumite circumstanțe:

• când sunt necesare cantități din aceleași bunuri sau servicii pe o perioadă de timp, de obicei un an.
• când costul unitar poate fi bine definit și detaliile pot fi specificate.
• atunci când un singur furnizor este capabil să livreze pe toată durata contractului.
• atunci când comanda în cantitate facilitează condiții contractuale mai favorabile, cum ar fi reduceri în vrac.
• atunci când livrările eșalonate minimizează riscul și costurile de stocare.

comenzile de cumpărare nu trebuie scrise niciodată pentru comenzi în care prețul nu este garantat, calitatea produsului nu este fiabilă sau vânzătorul nu poate fi de încredere.

ce să includă pe comanda de cumpărare pătură

ordinele de cumpărare pătură ar trebui să definească următoarele clauze contractuale:

• durata acordului
• prețuri și termeni contractuali
• informații de facturare – modul în care vânzătorul va trimite facturi pentru plată
• specificațiile articolului, inclusiv așteptările privind calitatea, dimensiunea și cantitatea
• Cantitatea de livrare, orele și locațiile
• Clauza de anulare

provocările utilizării comenzilor de achiziție pătură

nevoia de prognoză este aspectul cel mai provocator al elaborării unei comenzi de achiziție pătură. Analiza datelor poate oferi cantități exacte necesare afacerii pe perioada de timp definită. Știind ce este necesar informează furnizorul ce cantitate să stocheze la timp pentru a livra în conformitate cu termenii contractului. În timpul negocierilor contractuale, compania poate lăsa loc pentru ajustări, deoarece bunurile și serviciile sunt livrate și utilizate.

acordurile de acest tip sunt adesea prelungite de la an la an, deoarece companiile și vânzătorii construiesc relații de lucru. Prognoza exactă este esențială pentru optimizarea bugetului și minimizarea costurilor de stocare pentru companie. Vânzătorul, la rândul său, realizează beneficiul unei comenzi garantate pe termen lung, cu un timp adecvat pentru pregătirea bunurilor pentru livrare.

cu un contract de cumpărare în vigoare și termeni definiți, un furnizor de încredere va livra bunuri și servicii, atunci când este necesar și fără lucrări administrative suplimentare. BPO și facturile primite ar trebui monitorizate pentru a se asigura că totalul nu depășește limitele acordului. Metoda cea mai eficientă și mai puțin predispusă la erori de monitorizare este potrivirea automată în trei direcții pentru a verifica primirea mărfurilor împotriva comenzii și PO cu un software cuprinzător de achiziții.