Una orden de compra general (BPO) es un acuerdo a largo plazo entre una organización y un proveedor para entregar bienes o servicios con un precio fijo de forma recurrente durante un período de tiempo especificado. Si su empresa realiza varios pagos por los mismos bienes o servicios, emitir una orden de compra general con los detalles, como el precio y el calendario de entrega, ya especificados, es una forma eficiente de reducir el tiempo empleado y los retrasos en el procesamiento.

Los proveedores, a su vez, pueden enviar varias facturas citando el mismo número de BPO. Las limitaciones de la orden de compra general pueden basarse en un tiempo específico, por ejemplo, un año, o una cantidad de dinero específica. Además del plazo, la cantidad y el precio, las órdenes de compra generales pueden incluir especificaciones de calidad de los artículos.

Las ventajas de las órdenes de compra generales

Los departamentos de adquisiciones utilizan órdenes generales, que también se pueden llamar órdenes de compra permanentes, para reducir costos y construir procesos de trabajo más eficientes y ágiles. Aquí hay varias maneras en que las órdenes de compra generales pueden aumentar los resultados y mejorar el flujo de trabajo.

Los profesionales de adquisiciones pueden usar órdenes de compra generales para garantizar precios más bajos en función de la cantidad total del pedido, incluso cuando se necesitan varias entregas a lo largo del tiempo. Al hacer un pedido a la vez en el transcurso de un período de tiempo, se negocian cantidades más pequeñas. Una orden de compra general elimina la necesidad de asegurar el abastecimiento y negociar contratos para cada orden, lo que permite que el personal del departamento de adquisiciones se centre en actividades importantes en lugar de tareas repetitivas.

Los gerentes de compras inteligentes pueden consolidar el gasto directo e indirecto en toda la empresa para obtener precios a granel más ventajosos. Y dado que el contrato define los detalles y el alcance de la orden, el precio no fluctuará con el tiempo, sin importar lo que afecte al mercado.

Una orden de compra general agiliza el proceso de pedido para compras repetitivas esperadas. Por ejemplo, si una empresa manufacturera necesita veinte envíos de las materias primas necesarias para la producción en el transcurso de un año, una orden de compra permanente significa una negociación, un contrato y un proceso de aprobación, en lugar de veinte. Los envíos múltiples según sea necesario ofrecen el beneficio adicional de minimizar el riesgo y los costos asociados con el almacenamiento de mercancías.

«Las órdenes de compra generales pueden dar a los departamentos de compras un apalancamiento para reducir significativamente el costo de compra de bienes y servicios de uso común.»

Cuándo usar una orden de compra general

Las órdenes generales solo son útiles en ciertas circunstancias:

• Cuando se necesitan cantidades de los mismos bienes o servicios durante un período de tiempo, generalmente de un año.
• Cuando se puede definir bien el costo unitario y se pueden especificar los detalles.
• Cuando un solo proveedor es capaz de entregar toda la duración del contrato.
• Cuando se realiza un pedido en cantidad, se facilitan términos contractuales más favorables, como descuentos por volumen.
• Cuando las entregas escalonadas minimizan el riesgo y los costos de almacenamiento.

Las órdenes de compra generales nunca deben escribirse para pedidos en los que el precio no está garantizado, la calidad del producto no es confiable o no se puede confiar en el proveedor.

Qué incluir en la orden de compra general

Las órdenes de compra generales deben definir los siguientes términos del contrato:

• Duración del acuerdo
• Términos de precio y contrato
• Información de facturación: cómo el proveedor enviará las facturas para el pago
• Especificaciones de los artículos, incluidas las expectativas de calidad, tamaño y cantidad
• Cantidad de entrega, tiempos y ubicaciones
• Cláusula de cancelación

Los desafíos de usar órdenes de compra generales

La necesidad de previsión es el aspecto más difícil de elaborar una orden de compra general. El análisis de datos puede proporcionar cantidades precisas que necesita la empresa durante el período de tiempo definido. Saber lo que se necesita informa al proveedor qué cantidad almacenar a tiempo para entregar de acuerdo con los términos del contrato. Durante las negociaciones del contrato, la compañía puede dejar espacio para ajustes a medida que los bienes y servicios se entregan y se ponen en uso.

Los acuerdos de este tipo a menudo se extienden año tras año a medida que las empresas y los proveedores establecen relaciones de trabajo. La previsión precisa es fundamental para optimizar el presupuesto y minimizar los costos de almacenamiento para la empresa. El vendedor, a su vez, se da cuenta del beneficio de un pedido garantizado a largo plazo con el tiempo adecuado para preparar la mercancía para la entrega.

Con un acuerdo de compra en vigor y términos definidos, un proveedor de confianza entregará bienes y servicios, cuando sea necesario y sin trabajo administrativo adicional. El BPO y las facturas entrantes deben supervisarse para garantizar que el total no supere los límites del acuerdo. El método de monitoreo más eficiente y menos propenso a errores es el emparejamiento de tres vías automatizado para verificar la recepción de los bienes contra el pedido y la orden de compra con un software de adquisición integral.