Word, Excel, PowerPoint et Outlook: voici ce qui fait de Microsoft Office la suite d’outils la plus utilisée sur le marché. Mais même le bureau a ses limites. Il y a des problèmes que vous rencontrez quotidiennement qui prennent du temps – du temps qui pourrait être mieux consacré à d’autres choses. Bien que vous ayez peut-être des applications incroyables qui augmentent votre productivité dans d’autres domaines de votre vie, vous ne savez peut-être pas qu’il existe également d’excellents outils complémentaires pour Office. Certains d’entre eux sont même gratuits. Voici huit des meilleurs, prêts pour un téléchargement rapide et une utilisation immédiate.

ShapeChef

ShapeChef est un excellent outil récemment publié par Wulfsoft. Il fournit des modèles, des diagrammes, des graphiques et un énorme ensemble d’icônes pour PowerPoint, et la collection ne cesse de croître. Le site ShapeChef vous donne une idée de tout ce qu’il a à offrir. Il existe des packages allant de l’individu à la grande organisation, et les licences n’expirent jamais.

ShapeChef ajoute un volet bibliothèque à votre fenêtre PowerPoint pour un accès rapide. Les éléments sont organisés en catégories, ou vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour trouver ce que vous voulez. Une fois que vous avez trouvé une image ou une icône appropriée, faites-la glisser du volet bibliothèque dans votre diapositive PowerPoint. C’est aussi simple que ça.

Il y a aussi d’autres avantages. Vous pouvez ajouter vos propres images à la bibliothèque et, bien sûr, les partager avec d’autres afin que tout le monde profite de vos créations. Cette fonctionnalité facilite le maintien de la cohérence au sein de votre équipe ou de votre organisation.

La meilleure partie? Plus besoin de chercher sur le Web une image appropriée et de se soucier des attributions.

FlowBreeze

Si vous en avez assez d’essayer de développer des organigrammes avec des outils de dessin et des flèches qui ne se retrouvent jamais tout à fait au bon endroit, vous pouvez abandonner tous ces tracas en utilisant FlowBreeze. Cet outil incroyable est un complément pour Excel qui facilite la création d’organigrammes qui ont l’air complètement professionnels.

Il vous suffit d’entrer le texte et l’outil génère automatiquement les formes pour chaque étape. Chaque forme et chaque morceau de texte est formaté et les symboles sont parfaitement alignés avec des flèches de connexion mises en place automatiquement. Mieux encore, il existe un assistant « text-to-flowchart » qui convertira un fichier Word existant en graphique. Avec FlowBreeze, vous pouvez:

• Commencer à créer rapidement en utilisant le guide de démarrage facile à suivre;
• Utilisez 84 formats intégrés pour styliser vos propres symboles;
• Choisissez parmi 21 formats pour les connecteurs: droits, coudés ou incurvés;
• Insérez des images directement sur les symboles;
• Exportez des organigrammes finis dans votre choix de cinq formats d’image; et
• Enregistrez les graphiques sous forme de fichiers Excel afin que les autres puissent les afficher et les modifier.

Après une période d’essai gratuite de 30 jours, vous pouvez acheter une licence mono-utilisateur ou une licence de site. C’est un paiement unique.

ASAP Utilities

Certainement pas un petit nouveau sur le bloc, ASAP Utilities est un complément Excel qui comble les lacunes et aide avec les choses que vous ne pouvez pas faire avec Excel ordinaire. Il existe depuis 17 ans et vient d’être mis à jour vers sa dernière version (5.6) en décembre 2015. Vous devez vraiment visiter le site ASAP Utilities et visionner certaines des vidéos qui démontrent toutes ses fonctionnalités. Ensuite, rendez-vous sur la page des avis clients et voyez ce que disent les professionnels qui l’utilisent actuellement.

Il y a plus de 300 fonctionnalités – trop nombreuses pour être nommées ici – mais il suffit de dire que vous économiserez du temps en les utilisant. Par exemple, avez-vous déjà voulu transposer une colonne en plusieurs lignes afin de pouvoir créer une table? ASAP Utilities le rend si facile.

Bien que le nombre de fonctionnalités puisse sembler écrasant, vous pouvez simplement choisir celles dont vous avez besoin selon vos besoins. Suivez les instructions simples et ASAP Utilities vous fera gagner du temps et du stress.

Add-In Wikipédia

Donc, vous écrivez, composez peut-être un essai ou un contenu pour votre blog, et vous avez besoin d’informations de base sur un artiste, une ville ou un livre. Vous pouvez arrêter ce que vous faites, aller en ligne et accéder à Wikipedia pour obtenir ces informations, puis copier ce dont vous avez besoin, revenir à votre document Word, le coller, puis reformuler pour le mettre dans vos propres mots. Parlez de beaucoup d’interruption de votre flux de travail. Et si inutile.

Avec l’application complémentaire Wikipedia, vous pouvez accéder aux informations Wikipedia directement depuis votre fichier Word, ce qui vous fait gagner du temps et des tracas. Lorsque vous saisissez votre terme de recherche, l’application recherche automatiquement la base de données Wikipedia et fournit les résultats dans un volet des tâches. Vous pouvez ensuite choisir d’afficher du texte, des images ou les deux. Mieux encore, vous pouvez sélectionner un devis et il sera automatiquement inséré dans votre document Word.

Il existe quelques exigences système pour cette application gratuite: Internet Explorer, plus Word ou Excel 2013, Word ou Excel en ligne, ou Word ou Excel pour iPad. C’est tout.

• Le complément Wikipedia est disponible dans plus de 20 langues.
• Si vous cherchez le moyen le plus rapide d’accéder au matériel de référence, il n’y a pas de meilleur outil que celui-ci.
• Pour commencer, accédez simplement au site et cliquez sur « Ajouter. » C’est fait et c’est fait.

Onglets Office

Travailler avec plusieurs documents à la fois est un peu compliqué dans Microsoft Office. Vous devez faire des allers-retours entre différentes fenêtres pour collecter et insérer des informations dans Word, Excel ou PowerPoint.

Les onglets Office vous permettent d’ouvrir tous les documents dont vous avez besoin à la fois dans une seule fenêtre et d’afficher chaque document sous forme de fichier à onglets. Et cela fonctionne avec toutes les éditions de Microsoft Office à partir de 2003. L’outil comporte trois composants: Onglets pour Word, Onglets pour Excel et Onglets pour PowerPoint, de sorte que vous pouvez extraire des documents de l’une de ces trois sources pour les visualiser ensemble.

L’outil vous permet de travailler avec tous les fichiers, puis de les fermer tous en un clic (il est toujours possible de les fermer individuellement, si nécessaire). Vous pouvez également enregistrer les modifications en attente pour tous les documents en un seul clic sur « Tout enregistrer.”

Quelques-unes des autres fonctionnalités incluent:

• La possibilité de personnaliser vos onglets en utilisant l’un des onze styles fournis;
• Noms de fichiers entiers (actuellement, si votre nom de fichier est trop long, il sera coupé; Les onglets Office afficheront le nom complet);
• Petite taille de fichier, donc les performances d’Office ne sont en aucun cas ralenties; et
• Beaucoup de raccourcis.

Accédez au site, jetez un coup d’œil et téléchargez l’édition basic gratuite ou l’édition enterprise, qui offre évidemment des fonctionnalités supplémentaires. Avec une licence d’utilisateur permanente, vous bénéficiez également de mises à jour et d’une assistance gratuites pendant deux ans. Vous trouverez également un tutoriel sur le site.

Kutools for Outlook

Celui-ci offre un grand nombre de fonctionnalités à utiliser avec Outlook conçues pour rationaliser votre gestion des e-mails et vous faire gagner beaucoup de temps. Fondamentalement, Kutools for Microsoft Outlook fournit des fonctionnalités pour simplifier toutes les tâches banales que vous devez effectuer tous les jours, telles que:

• Création de réponses automatiques « hors bureau”;
• Création de personnalisations CC et BCC automatiques pour ces transferts;
• Transfert de plusieurs e-mails à la fois; et
• Tri du courrier indésirable avec de meilleurs filtres.

En un seul clic, vous pouvez également:

• Recherchez tous les e-mails d’un expéditeur, d’une adresse e-mail ou d’un domaine;
• Répondez ou transmettez plusieurs e-mails à la fois;
• Supprimez tous les e-mails d’un expéditeur ou avec une ligne d’objet spécifique;
• Supprimez les e-mails en double, les noms de contact ou les adresses e-mail; et
• Bloquez les expéditeurs, les sujets ou les mots-clés corporels.

Une licence à vie vous donnera également des mises à niveau et un support gratuits pendant deux ans. Plusieurs licences sont offertes avec des prix réduits.

Si le courrier électronique occupe une grande partie de votre journée de travail, vous avez besoin de cet outil.

Suivi des e-mails

Il s’agit d’un autre outil complémentaire très simple pour Outlook. Si l’e-mail est une partie importante de votre travail professionnel, vous comprenez la frustration d’envoyer un e-mail, d’attendre une réponse et de ne pas en recevoir, ou même d’oublier que vous avez envoyé cet e-mail et que vous aviez besoin d’une réponse. C’est une chose facile à oublier lorsque vous êtes occupé. Et l’absence de suivi peut affecter la productivité en cours de route, lorsque vous réalisez que vous ne pouvez pas aller de l’avant sans cette réponse.

Le suivi par e-mail vous assurera de ne jamais oublier cette réponse nécessaire. Lorsque vous envoyez votre e-mail, vous pouvez planifier un rappel pour envoyer un e-mail de suivi. Si vous recevez la réponse, ou même un appel téléphonique, avant la date du calendrier que vous avez définie, supprimez simplement le rappel de suivi du calendrier. C’est simple, simplifié et vous fera gagner du temps en vérifiant et en revérifiant vos e-mails envoyés pour voir quand vous avez envoyé des messages et à qui ces messages ont été envoyés.

Cet outil ajoutera seulement deux boutons à votre éditeur de messages Outlook. Pour une licence mono-utilisateur (24$), vous bénéficierez d’une utilisation à vie, de nouvelles versions et d’une prise en charge pendant un an. Vous pouvez d’abord télécharger une version d’essai gratuite pour voir si cela fonctionne pour vous.

Onetastic for OneNote

Free est toujours bon, et c’est exactement ce qu’est Onetastic for OneNote. Si vous avez déjà l’application de prise de notes numérique de Microsoft OneNote et que vous l’aimez, vous serez ravi de ce complément qui vous offre encore plus de fonctions. Onetastic vous permet de:

• Effectuez des tâches répétées automatiquement,
• Téléchargez des macros supplémentaires au besoin,
• Configurez des vues de calendrier pour vos pages OneNote,
• Recadrez ou faites pivoter des impressions et des images,
• Configurez des styles personnalisés, tout comme Word, et
• Configurez des menus et des tables des matières.

Des vidéos et des tutoriels sont disponibles sur le site, ainsi qu’une section FAQ.

Nous cherchons tous des moyens d’augmenter notre productivité, en particulier au travail, et nous utilisons tous de nombreuses méthodes différentes pour être plus organisés et moins stressés. Maintenant, cependant, il existe des outils qui peuvent rationaliser le travail lui-même. C’est un gros plus.