Le rôle sinistre du Document de Présentation

Voici une déclaration audacieuse: Je crois que le document de présentation imprimable est la cause profonde de la raison pour laquelle les publics du monde entier s’endorment pendant les réunions de présentation.

Ne me croyez pas ? Considérez ce qui suit:

Lors de ma présentation phare, « Get Their Attention”, j’expose mon public à la philosophie « Une idée par diapositive” utilisée par des experts de présentation renommés tels que Garr Reynolds, Nancy Duarte et Guy Kawasaki. Le but de ceci est de briser le modèle commun des diapositives d’emballage avec des puces.

Pourquoi? Parce que lors d’une présentation en direct, le cerveau humain n’est capable de comprendre qu’une idée à la fois et perd rapidement son attention lorsqu’il est bloqué par des tonnes de puces. Cela conduit inévitablement à un diaporama beaucoup plus efficace pour une présentation en direct, mais aussi beaucoup plus long.

Il y a une question qu’on me pose de manière fiable où je sais que ma réponse fera sourciller:

« Comment gérez-vous les documents de présentation? Je ne peux pas envoyer un deck de 120 diapositives avec un mot par diapositive comme document de présentation pour les personnes qui n’étaient pas là… »

Et ils ont raison. Je comprends trop bien la douleur et la souffrance derrière cette question. Et cette question représente un maillon clé de la chaîne des abus de présentation que j’observe dans les organisations d’entreprise depuis plus de dix ans.

Par conséquent, mon public n’est jamais tout à fait prêt pour ma réponse, qui est:

Je ne distribue jamais mes diapositives de présentation en direct comme document après une présentation. JAMAIS.

Cue regards/ fourches confus / perturbés.

Oui, je sais. Il y a des gens qui n’ont pas assisté à la réunion qui ont besoin de savoir ce qui s’est passé. Et il y avait des gens à la réunion qui voulaient revoir ce qu’ils ont appris. Vous devez envoyer quelque chose après la réunion.

Je ne suis pas en désaccord. Je n’envoie tout simplement pas mes diapositives en direct comme document de présentation. Je peux expliquer avec une brève histoire.

Une leçon de Présentation inattendue de Seth Godin

Lorsque vous êtes un spécialiste du marketing numérique et un accro à la présentation, regarder Seth Godin présenter à un public intime de 100 personnes est aussi proche d’une expérience religieuse professionnelle que possible.

J’ai eu un tel privilège en assistant au Forum ClickTale 2013. Parmi une gamme de conférenciers stellaires, c’est Godin le Grand qui a vraiment volé la vedette avec ses réflexions sur la mort du marketing de masse et la naissance de la tribu individualisée.

Alors que la poussière d’or irisée se déposait de son discours, j’ai été choqué quand ils l’ont ouvert pour Q&A. Je ne pouvais pas concevoir une question suffisamment élevée pour poser ce dieu de la scène.

Quelqu’un d’autre croyait que oui. Un jeune homme à l’avant leva la main avec enthousiasme, attira l’attention de Lord Godin et demanda :

« Voulez-vous nous envoyer vos diapositives de présentation? »

Les plaques se sont écrasées, les voitures ont crié à l’arrêt. Un titter nerveux traversa le public, et j’observai l’expression curieuse de Seth et la pause enceinte. Il peut aussi bien avoir demandé à Seth de passer la gelée.

Ce n’était pas une question inhabituelle; elle a été posée à chaque réunion, conférence, atelier et webinaire auquel j’ai assisté.

Mais je savais à ce moment-là que sa question avait enfreint La Première Règle du Club de Diapositives : Vous ne demandez pas à Seth Godin de Vous Envoyer Ses Diapositives.

La réponse de Seth a été si directe qu’elle est devenue un moment enseignable pour tous dans le public. Il a dit quelque chose à l’effet de: « Je n’envoie pas mes diapositives aux gens. Sans moi, tu n’aurais aucune idée de ce qu’ils veulent dire. Je suis votre guide. »

Boum.

Pourquoi j’évite d’envoyer mes diapositives de présentation par e-mail

Voici la raison d’être de notre philosophie de document de présentation, pure et simple: lorsque vous créez un document pour servir à la fois vos participants en direct et vos destinataires d’e-mails, vous ne servez pas les deux publics.

Une plate-forme de présentation en direct bien conçue a besoin de vous pour guider le public à travers votre récit. Mais mieux vous avez conçu vos diapositives en direct, moins elles auront de sens pour un public hors ligne.

D’un autre côté, un document de présentation surchargé et chargé de texte perdra l’attention de votre public et sacrifiera son expérience en direct.

Et pour moi, la priorité est la présentation en direct car c’est là que vous pouvez vraiment briller en tant que partenaire avec vos équipes et vos clients.

Malheureusement, nous, en tant que communauté d’entreprise collective (occupée / surmenée / sur capacité), avons succombé à l’envoi précipité de diapositives de présentation contenant beaucoup de texte comme pratique courante.

Ce rapport au milieu de la route est ce que la divinité de la présentation Garr Reynolds a inventé « Le Slideument ». Il explique dans sa bible de présentation révolutionnaire, Presentation Zen:

« Les diapositives sont des diapositives. Les documents sont des documents. Ils ne sont pas la même chosethe le slideument n’est pas efficace, et ce n’est pas efficace, et ce n’est pas joli. Tenter d’avoir des diapositives servant à la fois de visuels projetés et de documents autonomes entraîne de mauvais visuels et une mauvaise documentation. »

~Garr Reynolds

Et voici sa justification de la doctrine du double document:

« Si vous créez un document approprié comme congé pour votre présentation pendant la phase de préparation, vous ne vous sentirez pas obligé de tout dire sur votre sujet dans votre exposé. Préparer un document appropriéfre vous permet de vous concentrer sur ce qui est le plus important pour votre public particulier lors de votre journée particulière. »

~Garr Reynolds

La gourou de la présentation Nancy Duarte de Duarte est d’accord avec éloquence dans son incroyable livre slide: ology:

« Le public lira vos diapositives ou vous écoutera. Ils ne feront pas les deux. Alors demandez-vous ceci: est-ce plus efficace s’ils écoutent, ou plus efficace s’ils lisent? »

~Nancy Duarte

En fait, Nancy cite Seth Godin dans son livre sur le péril de la présentation de slideuments à un public en direct:

Et le tour est joué. Et c’est pour ces raisons que j’envoie deux documents: un sur mesure pour mon spectacle en direct, et un pour mes no-shows.

Maintenant, je sais à quoi tu penses:

Je sais que vous êtes enseveli dans des montagnes de nombre et de délais déraisonnables. Mais ne craignez pas la jeune sauterelle; je ne vous laisserais pas tomber cette philosophie conventionnelle sans solution pratique.

En ne consacrant que 30 à 45 minutes de votre temps pour bien créer les deux livrables, votre travail acharné fera des percées dans votre parcours professionnel que vous ne verriez pas autrement.

Ainsi, ce qui suit est mon plan étape par étape, non breveté, top secret, à vous tuer maintenant pour créer un document de présentation séparé avec moins d’une heure de reprise dans PowerPoint.

La Solution pratique du Document de présentation

Je sais que vous rechignez à l’idée de créer deux documents distincts. Mais, je n’ai jamais dit que vous les créiez tous les deux à partir de zéro.

C’est pourquoi j’ai décidé de créer une technique pour créer les deux à partir du même document de présentation en direct.

Cette approche s’appuie sur une technique que j’utilise bien avant la présentation, pendant le processus de brainstorming et de conception. Lorsque je présente mon flux de contenu dans Google Slides (après un premier brainstorming sur des notes Post-It), je dicte mes points de discussion dans la boîte de notes de chaque diapositive PowerPoint.

Je dicte mes prises de parole d’une manière professionnelle mais accessible, comme une conversation au lieu d’une conférence académique. Which…is comme j’aime parler à mon public, grand ou petit.

J’utilise le logiciel de dictée Dragon NaturallySpeaking pour ce faire (une application INCROYABLEMENT utile). Mais j’utilise également le microphone de mon application Evernote pour dicter des notes.

Vous pouvez également simplement taper vos notes de parole dans chaque boîte; assurez-vous simplement d’utiliser une manière conversationnelle. Ces notes sont très utiles lors de la répétition de ma présentation, et pour me guider pendant mon spectacle en direct si je peux utiliser la vue du présentateur.

Mais la cerise sur le gâteau, c’est qu’une fois que j’ai livré la présentation, mes notes de discours en direct deviennent le guide narratif de mes destinataires de documents.

Ceci est un exemple de la façon dont il n’y a pas de travail gaspillé dans mon processus; comment je fabrique mon histoire en direct au tout début devient l’histoire de ceux qui ne pouvaient pas être là. C’est une technique efficace qui me fait gagner beaucoup de temps en parcourant la ligne de deux documents.

P.S. – Cette technique exploite la vue Notes de PowerPoint. N’utilisez PAS la vue Documents à distribuer. La vue des documents est si moche pour les documents, elle devrait être envoyée au coin de la rue.

Prêt? Allons-y!

Comment Créer Le Document De Présentation Parfait

Dans votre présentation PowerPoint, ouvrez votre Maître De Notes. Le Maître des Notes contrôle la mise en forme globale de vos pages de Notes de la même manière que le Maître des diapositives contrôle vos diapositives.

Le Maître des Notes est similaire au Maître des Diapositives (votre meilleur gain de temps ami) en ce que vous pouvez changer la famille de polices, la couleur et la taille. Vous pouvez également ajuster la taille de la diapositive sur les pages de notes et modifier l’orientation de la page.

C’est également ici que vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise à chaque diapositive pour vous conformer aux politiques de distribution des informations de l’entreprise. Ici, et seulement ici (PAS sur vos diapositives en direct, s’il vous plait).

Cependant, le Maître des Notes est assez différent du Maître des diapositives en ce sens que vous avez peu d’options de formatage en dehors de ce que j’ai mentionné. Bien que vous puissiez visiblement ajouter des formes et des lignes, ou supprimer la bordure de diapositive dans le Maître des notes, les modifications ne s’afficheront pas sur vos pages de notes. Un peu de publicité mensongère, mais vous pouvez toujours ajouter ces éléments aux pages de notes individuelles.

Ensuite, activez les numéros de page s’ils ne le sont pas déjà. Ce n’est que dans le cas de documents et de présentations par téléphone que je recommande les numéros de page.

Maintenant, nous allons affiner chaque diapositive dans une page de document. Cliquez sur « Fermer le maître » et accédez à la première diapositive, puis allez à la page Affichage → Notes.

Pour chaque diapositive, formatez les notes que vous avez écrites en utilisant des listes numérotées en gras, et ici, les puces sont correctes. Faites-en un récit, pour le bénéfice des lecteurs. N’oubliez pas que vous n’êtes pas là pour les guider, alors écrivez vos notes de manière professionnelle mais conversationnelle.

N’hésitez pas à supprimer certaines diapositives (comme les en-têtes de section) si une page imprimée séparée ne fournit aucune valeur.

Consolidez certaines diapositives si vous pensez qu’une seule idée est trop rare pour une diapositive. Supposons que vous ayez trois diapositives utilisant le même graphique car vous avez trois idées distinctes à présenter. N’oubliez pas que vous voulez rythmer votre audience en direct une idée à la fois. Exemple ci-dessous:

Pour le document, je peux consolider et ajouter des annotations numériques pour les faire parcourir les points correspondants de mes notes sans utiliser 3 pages entières. Voir les pages de notes ci-dessous:

Remarque: toutes les images et annotations supplémentaires que vous ajoutez à la Page Notes ne s’afficheront que dans la vue Notes.

Lorsque vous avez terminé, accédez à Imprimer → Imprimer au format PDF → Imprimer la mise en page → sélectionner les pages de notes.

Vous avez terminé! Il faudra quelques essais pour obtenir le produit final correctement, mais une fois que vous aurez compris, vous ne transpirerez plus jamais la demande de document!

Téléchargez votre Modèle de Document de Présentation Gratuit

Parce que vous êtes les genoux des abeilles, je vous donne mon Modèle de Document de Présentation gratuit Pratique et Parfait qui vous guidera à travers toutes ces étapes.

Cliquez sur l’image ci-dessous pour récupérer votre copie:

Réflexions finales sur les Documents de Présentation

J’espère que ce post n’a fourni qu’une solution à ce dilemme séculaire. Je ne dis en aucun cas que c’est LE meilleur moyen; ce processus n’est pas réglé et oublié et nécessite un peu de temps et de réflexion supplémentaires.

Mais c’est une méthode pratique et reproductible qui tire parti de plusieurs étapes intégrées dans mon processus de document de présentation de confiance.

J’ai obtenu d’excellents résultats en utilisant cette méthode avec mes clients et mes équipes qui n’ont pas pu se joindre, sans sacrifier l’expérience du concert live pour ceux qui l’étaient. J’ai également utilisé cela pour créer des documents de présentation de conférence pour les participants à la session.

Cet article a été inspiré par un récent article sur la philosophie du document de présentation de mon ami Cole Nussbaumer Knaflic de Storytelling With Data, dans lequel elle partage quelques conseils utiles pour créer un document de présentation.

Et compte tenu de l’omniprésence de ce dilemme pour les praticiens et les conférenciers professionnels, il est très certainement temps de le faire.

Allez-vous essayer de créer un document de présentation séparé?

Crédits photos :
Seth Godin