Guide de hackathon | Balanced Body

Ces notes proviennent de cinq années réussies de l’Open Data Day DC et d’autres hackathons civiques auxquels j’ai participé, parrainé ou participé.

Les idées ont été inspirées par de nombreuses personnes, notamment Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend et Julia Bezgacheva, ainsi que Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann et Greg Bloom.

Qu’est-ce qu’un hackathon ?

Défini

Je définis « hackathon » très largement:

Le piratage est une solution créative aux problèmes. (Cela ne doit pas nécessairement impliquer la technologie.)
Un hackathon est un événement de toute durée où les gens se réunissent pour résoudre des problèmes. La plupart des hackathons que j’ai dirigés ont également une piste parallèle pour les ateliers.

Les participants forment généralement des groupes d’environ 2 à 5 personnes, sortent leurs ordinateurs portables (si l’événement est sur le thème de la technologie) et plongent dans les problèmes. Les ateliers de formation sont une excellente piste parallèle en particulier pour les nouveaux arrivants mais aussi pour tous les participants.

Énergie positive

Les hackathons ont eu une mauvaise réputation à cause de certains qui ont une structure concurrentielle malsaine, et pour établir des attentes irréalistes. Ne lancez pas un hackathon comme ça et vous serez sur la bonne voie. Voici les objectifs que je garde en tête :

Renforcer la communauté à laquelle le hackathon est destiné.
Soyez accueillant pour les nouveaux arrivants dans la communauté.
Donner l’occasion aux participants d’apprendre quelque chose de nouveau.
Fournir un espace et un temps aux participants pour progresser sur les problèmes qui les intéressent.

Ne vous attendez pas à avoir réellement résolu un problème à la fin du hackathon. Les problèmes de la vie réelle sont difficiles! Considérez le hackathon comme un arrêt sur un long voyage pour résoudre des problèmes ou comme une session de formation pour préparer les participants à résoudre des problèmes.

Puisque vous n’allez pas résoudre un problème, n’exercez pas de pression irréaliste (et malsaine) sur vos participants. Ne restez pas debout toute la nuit, ne pompez pas les participants avec de la caféine et ne faites pas de gagnants et de perdants. Il n’y a jamais eu de bière, de compétitions ou de pression de temps lors de mes hackathons. Les participants devraient venir sous tension et être accueillis avec une énergie positive.

Attendez – peut-être qu’un hackathon n’est pas la bonne chose

Mes notes ci-dessous sont principalement logistiques et supposent une approche centrée sur la technologie. Je tiens pour acquis que vous voulez organiser un hackathon. Mais lisez Donc Vous Pensez Que Vous Voulez Organiser un Hackathon? Détrompez-vous par Laurenellen McCann pour réfléchir à d’autres (et parfois meilleures) façons d’engager une communauté.

Pensez également à ne pas appeler votre événement un « hackathon”. Tout le monde ne saura pas ce que vous voulez dire, et le « piratage” pourrait réduire les chances que tous les groupes se sentent les bienvenus.

Si le but de votre hackathon est de commercialiser un produit, arrêtez-vous ici et lisez un guide différent. Vos objectifs et les miens ne sont pas les mêmes.

Accueillir les nouveaux arrivants

Le plus difficile dans le succès d’un hackathon est d’accueillir les nouveaux arrivants et de les aider à s’impliquer dans une activité.

Les nouveaux arrivants souffrent souvent du ”syndrome de l’imposteur », le sentiment qu’ils n’ont pas leur place parce qu’ils n’ont pas de compétences, ne sont pas assez intelligents, etc. Ils ont tort, bien sûr, mais tant qu’ils ne se sentiront pas à leur place, ils ne pourront pas vivre une expérience enrichissante. C’est le travail de l’organisateur du hackathon de les aider à réaliser qu’ils ont quelque chose à contribuer.

Les participants au hackathon pour la première fois sont souvent dépassés quand vient le temps de trouver un projet sur lequel travailler. Ils ne savent peut-être pas encore comment relier leurs propres compétences aux types de projets sur lesquels ils travaillent. Savoir être utile est une compétence en soi. Vous devrez les guider vers un projet et à travers un processus pour qu’ils réalisent comment ils peuvent contribuer. Si vous avez trop de participants perdus et que vous n’avez pas assez d’aide pour les aider à démarrer un projet, ils partiront — essayez d’éviter cela.

L’organisateur du hackathon doit s’assurer que tout le monde a quelque chose à faire. Une façon de le faire est d’avoir une liste des chefs de projet à l’avance: les personnes que vous connaissez viennent avec des projets particuliers vers lesquels vous pouvez guider les autres participants. Et vous pouvez travailler pour vous assurer que vos projets de piratage sont prêts à accepter les nouveaux arrivants. Vous pouvez également organiser des activités hors projet – des ateliers, décrits ci-dessous – qui sont plus faciles à rejoindre pour les nouveaux arrivants.

Vous pouvez également envisager de jumeler les nouveaux arrivants avec des mentors ou de tenir une session pré-événement uniquement pour les nouveaux arrivants, comme l’a récemment fait Wikimedia.

Piratage

La piste de piratage permet aux participants de plonger dans les problèmes. Souvent, des groupes de 2 à 5 personnes se forment autour d’un projet, comme la construction d’une nouvelle visualisation de données, la rédaction d’un document ou l’étude collaborative d’un problème. Les participants sortent leurs ordinateurs portables, se connectent à l’alimentation et au wifi et se mettent au travail.

Le piratage commence par des introductions de projet. Les participants qui apportent des projets à l’événement ont la possibilité d’expliquer brièvement (1 minute maximum) sur quoi ils travaillent au tout début de l’événement afin que d’autres participants puissent rejoindre ce projet. À la fin de l’événement, une séance de synthèse permet à chaque projet de démontrer certaines réalisations.

Cultiver de bons projets

Tous les projets ne font pas un bon projet de hackathon. Il est extrêmement important de maximiser les qualités suivantes dans les projets de votre événement:

Clairement articulé. Les projets doivent avoir une question ou un problème clair qu’ils tentent de résoudre ainsi qu’une solution raisonnablement spécifique proposée.
Réalisable. La plupart des projets réaliseront environ 25% de ce qu’ils pensent pouvoir accomplir dans le temps limité dont ils disposent. Gérer les objectifs de chaque projet afin que les participants puissent se sentir accomplis à la fin de la session, et non interrompus.
Facile à intégrer aux nouveaux arrivants. Les projets devraient comporter des tâches prêtes à l’emploi pour les nouveaux arrivants ayant une variété de compétences et à divers niveaux de compétences. Pour les projets de codage, ces tâches ne peuvent pas nécessiter une compréhension intime de la base de code, et assurez-vous que l’environnement de construction peut être généré en moins de 20 minutes. Faites une liste de tâches ou créez des problèmes github à l’avance !
Dirigé par une partie prenante. Un intervenant (ou ” expert en la matière « ) guide un projet vers une pertinence réelle. Les projets sans partie prenante peuvent « résoudre » un problème qui n’existe pas. Idéalement, le leader (ou l’un des leaders) est un intervenant, ou un bon mandataire pour un intervenant. Je recommande fortement de revoir Build With de Laurenellen McCann, Pas Pour une série sur l’implication des parties prenantes dans tous les travaux de technologie civique. De plus, il n’est jamais suffisant pour un chef de projet d’être simplement une personne d’idées. Méfiez-vous lorsque le leader est un intervenant mais ne peut pas prévoir comment il ou elle pourrait mettre en œuvre avec le reste de l’équipe.
Organisé. Pour les projets à quatre membres ou plus, en particulier les nouveaux arrivants, le rôle du chef de projet devrait être de coordonner, de s’assurer que chaque membre de l’équipe a quelque chose à travailler et d’aider à accueillir les nouveaux membres de l’équipe.

Traitez ces balles comme une liste de contrôle. Les projets qui pensent à eux-mêmes en fonction de ces qualités ont tendance à être plus heureux et plus productifs.

Si vous savez sur quels projets seront travaillés lors de l’événement, le plus tôt vous pourrez y réfléchir, le mieux ce sera. Rencontrez les chefs de projet et parlez de ces composantes de leur projet à l’avance si possible. En tant qu’organisateur, disposer de ces informations sur les projets peut également vous aider à orienter les participants vers les projets sur lesquels ils souhaitent travailler.

Lors de Hackathons thématiques

Un hackathon thématique est un hackathon dans lequel les projets sont limités à un problème particulier: comme la durabilité alimentaire ou le retour des citoyens. Les hackathons thématiques peuvent attirer des experts en la matière (ce à quoi les hackathons ouverts comme l’Open Data Day DC ne sont pas bons), et les projets tournent généralement autour de problèmes que les experts en la matière apportent à la table.

Lorsque les hackathons thématiques sont aussi des hackathons technologiques, il y a un problème courant: Les experts en la matière peuvent facilement identifier les problèmes dans leur domaine, mais ne peuvent pas toujours les transformer en projets technologiques réalisables. D’autres participants peuvent être prêts à appliquer leurs compétences mais ne savent rien du thème du hackathon. Combler ce fossé nécessite une planification minutieuse à l’avance.

Il en résulte souvent une division de la salle en trois groupes:

Experts en la matière et autres participants travaillant ensemble avec succès.
Experts en la matière travaillant avec d’autres experts en la matière sur l’investigation des problèmes mais pas sur la mise en œuvre.
D’autres participants ont du mal à trouver quelque chose de pertinent pour travailler / mettre en œuvre une solution de valeur minimale pour résoudre les problèmes réels du thème.

#1 est génial. #2 est bien si le groupe est heureux. Mais #3 est mauvais: les participants sans conseils sur le sujet se sentiront perdus. Pour éviter cela, assurez-vous d’avoir suffisamment de projets réalisables pour tout le monde avant l’événement. Travailler avec les experts en la matière avant l’événement pour transformer leurs problèmes en projets. Voir la section Cultiver de bons projets ci-dessus pour s’assurer qu’il existe une question cohérente, que les ressources nécessaires existent (par exemple, des ensembles de données) et que les compétences nécessaires pour le projet correspondent aux compétences attendues des autres participants (et en quantité suffisante).

De plus, un expert en la matière peut proposer de nombreuses idées, mais il ne peut participer efficacement qu’à un seul projet pendant l’événement, alors assurez-vous qu’il y a au moins un expert en la matière + un projet réalisable pour environ quatre participants non experts.

Placer les nouveaux arrivants dans de nouveaux projets

Il peut être très difficile d’intégrer les participants à des projets existants. C’est l’une des parties les plus difficiles du piratage. Ayez donc des idées de nouveaux projets qui sont particulièrement faciles à démarrer pour les participants s’ils ne peuvent pas rejoindre un projet existant. Avoir des idées de projet prêtes est particulièrement important si vous ne vous attendez pas à ce que de nombreux participants apportent des projets! Et soyez toujours ouvert aux idées de projets des participants. Un projet d’un, c’est-à-dire quelqu’un qui travaille seul, ça va aussi!

Autres conseils

Ne permettez à personne de présenter une idée sur laquelle il ne travaillera pas lors de l’événement, à moins qu’il n’y ait vraiment pas assez d’idées pour faire le tour. Sinon, c’est une perte de temps précieux pour tout le monde.

Une fois que le piratage a commencé, n’interrompez pas les pirates, sauf pour vous assurer que le piratage se déroule bien, pour vérifier que tout le monde a quelque chose à faire et pour garder les gens sur le calendrier global. Les activités de mi-journée telles que les conférenciers à l’heure du déjeuner et les appels vidéo avec des personnes hors site sont incroyablement distrayantes pour les participants qui sont maintenant impatients de travailler sur un problème.

Formation

Un hackathon réussi peut être simplement du piratage, de la formation ou à la fois du piratage et de la formation.

Si vous avez un nombre important de nouveaux arrivants, avoir des ateliers de formation est un excellent moyen de leur donner quelque chose à faire avec lequel ils seront plus à l’aise que de plonger dans le piratage. Vous pouvez animer des ateliers pour initier les participants au sujet du hackathon ou à des compétences techniques particulières utiles au hackathon. Les ateliers peuvent également être des lieux de discussion sur des enjeux de terrain liés au hackathon. Les ateliers doivent être interactifs autant que possible

Choisissez soigneusement vos animateurs d’atelier. Idéalement, les leaders ont déjà organisé le même atelier pour qu’ils soient bien répétés. Ils doivent également être aussi divers que les participants que vous souhaitez voir présents à l’événement (sexe, race, âge, etc.). Lisez les conseils du Guide de la diversité de la Conférence Hopper sur la sélection des conférenciers.

Organisez les ateliers dans une deuxième salle si possible. Les ateliers de 45 à 90 minutes sont une bonne longueur. Si vous avez plus d’un atelier, laissez 15 à 30 minutes libres entre les ateliers pour permettre au premier leader de fermer et au deuxième leader de s’installer.

Lors de l’Open Data Day DC, nous avons organisé six ateliers sur deux jours sur une introduction aux données ouvertes et aux API, une introduction à la collaboration à l’aide de github, l’open mapping, une introduction à Python et l’engagement communautaire.

Lieu&date

Exigences de base

Trouvez un lieu pour accueillir votre événement et réservez la date. C’est la seule chose que vous devez faire de manière significative avant l’événement. Plus tôt vous pourrez réserver de l’espace, mieux ce sera.

Trouvez un lieu qui peut fournir:

Des sièges appropriés (voir ci-dessous)
Une multiprise par table
Wifi (est-ce rapide et fiable? peut-il connecter tous vos participants? bloque-t-il des ports?)
Projecteur
Un microphone, au moins dans les grandes salles
Entrées accessibles et places assises adaptées aux fauteuils roulants (et s’il y a une scène, vérifiez si elle est accessible, le cas échéant)
Salles de bains accessibles, à occupation simple et sans sexe

(Si vous organisez un grand événement, lisez également toutes les questions d’accessibilité énumérées ici.)

Sièges

Les exigences en matière de sièges sont différentes pour le piratage et les ateliers. Pour le piratage, vous voudrez une configuration de style banquet avec de grandes tables circulaires pouvant accueillir environ 10 personnes chacune. Les salles en configuration de banquet accueillent le moins de personnes par rapport aux autres arrangements de table / chaise, alors tenez-en compte lors du calcul de la capacité. Pour les ateliers, vous voudrez des sièges de style salle de classe, c’est-à-dire des tables rectangulaires avec des chaises d’un côté.

Lorsque

Choisissez soigneusement la date de votre événement. Évitez l’été, les vacances et autres événements majeurs dans votre domaine. Les week-ends sont difficiles pour les personnes qui y assistent à titre professionnel. Les soirs de semaine sont difficiles pour les parents.

Renseignez-vous auprès de votre lieu sur les heures de début et de fin autorisées. Fixez des heures pour le moment où vous arriverez / partirez et pour le moment où les participants arriveront / partiront. Planifiez au moins 30 minutes avant et après l’événement pour que vous puissiez configurer et démonter / nettoyer.

Assurez-vous que vous pouvez entrer et que vos participants peuvent entrer. Si la porte d’entrée du bâtiment est verrouillée, assurez-vous d’avoir une clé et d’avoir quelqu’un posté à la porte pour laisser entrer les participants (vous aurez peut-être besoin d’une équipe de personnes qui tourneront à la porte d’entrée tout au long de la journée).

Vérifiez également…

Vérifiez si le lieu vous permet d’avoir de la nourriture dans la chambre.

Si vous organisez l’événement en dehors des heures d’ouverture, vérifiez que le lieu sera climatisé / chauffé.

Budgétisation de votre lieu

Les sites professionnels facturent un peu d’argent, vous devrez donc trouver quelque chose qui correspond à votre budget. J’espère que vous pourrez trouver de l’espace libre avec un bon wifi (votre bibliothèque locale, la compagnie d’un ami, etc.).

Pour un grand événement d’une journée complète dans une grande ville, attendez-vous à ce que les lieux changent en milliers de dollars par jour. Cela dépend de la quantité d’espace dont vous avez besoin, et il n’y a pas de rime ou de raison de tarification, mais cela revient généralement à environ 10 à 30 $ par personne.

Sponsoring

Pour les grands événements, vous aurez probablement besoin de sponsors pour vous aider à couvrir les coûts.

Les sponsors vous donneront quelque chose – de l’argent, de l’espace, de la nourriture, des t—shirts – dans l’espoir qu’ils tireront quelque chose de leur soutien à votre événement. Ils peuvent recruter / embaucher et cherchent à repérer vos participants, ou ils peuvent commercialiser un produit qu’ils souhaitent promouvoir.

Pensez à ce que vous êtes prêt à donner aux sponsors en échange de leur soutien. Vous remercierez certainement vos sponsors, par leur nom, lors de votre séance d’ouverture et de clôture, et vous voudrez probablement également tweeter vos remerciements. Au-delà de cela, voulez-vous leur donner un moment à un podium pour parler à vos participants? Ou une table à l’arrière pour montrer leurs affaires? C’est à vous de décider, et vous devez trouver le bon équilibre entre apporter suffisamment de commandites et ne pas interférer avec les objectifs de votre événement.

Déterminez d’abord votre budget — votre lieu et vos coûts de nourriture, en particulier — afin de savoir combien vous avez besoin de parrainages. Mais alors commencez à obtenir des sponsors tôt.

Nourriture

Idéalement, vous devriez fournir du café et des plats légers pour le petit-déjeuner et des boissons tout au long de la journée (en particulier de l’eau). La nourriture est étonnamment chère, alors faites ce que vous pouvez.

Quoi acheter

Si vous fournissez de la nourriture, vous devez vraiment fournir des options végétariennes et sans produits laitiers car ces restrictions alimentaires sont très courantes. Devenir entièrement végétarien n’est pas une mauvaise idée. Après cela, tenez compte des autres restrictions que vos participants peuvent avoir (végétalien, casher, sans gluten) et faites de votre mieux.

Soyez responsable avec votre nourriture. Pensez comme un parent. Commandez des aliments relativement sains. Évitez les aliments lourds qui rendent les gens somnolents (comme le pain) ou inefficaces (comme l’alcool). La caféine et le sucre sont bons (l’énergie est importante), mais ont aussi une vraie nourriture..

Budgétisation et logistique

Chiffre sur 7 $ à 15 per par personne. La pizza est la nourriture la moins chère à obtenir, mais c’est aussi la pire chose que vous puissiez nourrir quelqu’un (et tout le monde ne la mange pas) — évitez la pizza si vous le pouvez.

Si vous commandez de la nourriture, vous passerez probablement la commande au moins trois jours avant l’événement.

Swag

Certains événements aiment fournir du swag, comme des t-shirts ou des autocollants. Personnellement, je pense qu’il existe de bien meilleures façons de dépenser votre budget, mais si vous voulez vraiment fournir du butin, gardez à l’esprit –

N’obtenez pas de t-shirts à taille unique parce que les gens ne se ressemblent pas tous. En fait, lisez la section du Guide de la diversité de la Conférence Hopper sur les t-shirts.

Code de conduite

Les événements technologiques n’ont pas toujours été accueillants pour les femmes et les minorités. Nous devons changer cela. Vous pouvez faire partie de ce changement en adoptant un code de conduite pour l’événement. Un code de conduite ne consiste pas seulement à appliquer des règles. Il établit des normes communautaires et envoie un signal aux participants potentiels que vous essayez de créer un environnement accueillant. Et, bien sûr, s’il y a un problème lors de votre événement, avoir un code de conduite à l’avance vous aidera à résoudre le problème.

Recherchez les codes de conduite utilisés lors des événements que vous admirez, ou copiez le code de conduite de Code for DC ou le code de conduite de Tech Lady Hackathon + Training Day. Lisez également la section du Guide sur la diversité de la Conférence Hopper à ce sujet.

Happy hours

Un happy hour pré-événement la veille aide les participants à se connaître dans un cadre relaxant. Un happy hour post-événement le soir suivant la fin du hackathon donne aux participants une chance de socialiser maintenant qu’ils se connaissent.

Pour les grands événements, choisissez un bar à l’avance et parlez-en au bar et assurez-vous que vous pouvez amener un grand groupe. Vous voudrez peut-être réserver une section du bar (ils peuvent demander un paiement à l’avance ou une dépense minimale garantie qu’ils vous factureront après si vos employés ne commandent pas assez).

Si vous servez de l’alcool, gardez à l’esprit que tout le monde ne boit pas (les moins de 21 ans, les femmes enceintes et bien d’autres personnes pour diverses raisons); l’alcool peut créer un environnement dangereux ou inconfortable; ceux qui boivent auront besoin des transports en commun pour rentrer chez eux. Donc: fournir des boissons non alcoolisées; surveiller l’environnement pour s’assurer qu’il reste professionnel et confortable pour tous; être à proximité des transports en commun.

Inscription

Configurez un formulaire d’inscription Eventbrite.

Limite d’enregistrement

Déterminez votre capacité maximale. Pour un événement avec des pistes parallèles, gardez à l’esprit que les participants se réuniront tous dans une salle au début de l’événement, donc votre capacité maximale est un peu plus grande que la capacité de votre salle principale (certaines personnes peuvent se serrer / se tenir au début).

Pour un événement gratuit, environ 65% de ceux qui s’inscrivent se présenteront réellement. Ce nombre est très régulièrement observé à travers les événements. Donc, plafonnez l’enregistrement à 150% de votre capacité maximale réelle.

Recueillir des informations

Utilisez le formulaire d’inscription pour recueillir des informations sur les participants:

Nom (et éventuellement d’autres informations requises par la sécurité des lieux)
Adresse e-mail
Titre du poste
Sont-ils nouveaux dans les hackathons?
Quel genre de hacker sont-ils? Exemples : Développeur. Designer. Scientifique des données. Expert de domaine. Personnel du gouvernement. Communicateur. Chef de projet. Avocat.
Sur quoi sont-ils intéressés par le piratage? (question de forme libre)
Sont-ils intéressés par l’un des ateliers?
Comment ils ont entendu parler de l’événement
Besoins /demandes spéciaux

Plus vous pouvez recueillir d’informations à l’avance, meilleure est la planification. Vous pouvez commencer à penser à qui travaillera sur quoi dès que les inscriptions commenceront à arriver. Essayez littéralement d’imaginer comment chaque participant inscrit restera occupé à l’événement en fonction des informations que vous connaissez à son sujet.

Dix jours avant

Trouvez les chefs de projet

Regardez qui vient et si vous savez que certaines de ces personnes viennent avec des projets particuliers, identifiez les chefs de projet. Vous voudrez peut-être également les rencontrer en ce moment pour:

Les guider sur la façon de progresser dans leurs projets
Identifier comment ils peuvent prendre en charge les nouveaux arrivants, quelles tâches sont réalisables pour les nouveaux arrivants
Identifier le type d’aide dont leur projet a besoin

Voir la section Cultiver de bons projets ci-dessus.

Trouvez des assistants

Si vous organisez des ateliers interactifs où les participants suivent leurs ordinateurs portables et que vous vous attendez à ce que de nombreux participants y assistent, vous voudrez peut-être avoir des assistants d’atelier pour aider les participants coincés. Prévoyez au moins un assistant pour 10 à 20 participants.

Trouvez également des aides pour gérer une table d’inscription et la porte d’entrée du bâtiment si elle est verrouillée, et vous pouvez également envisager d’identifier des volontaires pour prendre des photos, gérer les médias sociaux et documenter ce qui se passe lors de l’événement pour raconter des histoires par la suite.

Envoyez un e-mail aux participants

Vous voudrez peut-être envoyer un e-mail aux participants inscrits à ce stade avec autant d’informations logistiques que vous le savez, afin qu’ils puissent planifier à l’avance. Voir ”La veille » ci-dessous pour savoir ce qu’il faut inclure dans l’e-mail.

Trois jours avant

Mettre en place la communication de groupe

Mettre en place un moyen pour vos participants de communiquer numériquement et de rester en contact après l’événement. Certaines options sont:

Un espace de discussion, comme Slack
Un canal de médias sociaux, comme un hashtag sur Twitter ou un groupe Facebook
Un espace de documents partagés, comme Google Docs ou Dropbox Paper
Une liste de diffusion, comme un groupe Google

Réfléchissez à la façon dont vous raconterez votre histoire

Une partie de l’impact durable de votre événement réside dans la façon dont les gens s’en souviendront :

Choisissez un espace de discussion, un espace de discussion, comme Slack
Un espace de discussion, comme Google Docs ou Dropbox Paper
hashtag.
Configurez un tumblr ou un autre espace documentaire public partagé (voir ci-dessus) pour que les projets enregistrent la progression et publient des liens.
Réfléchissez à la façon de prendre des photos de votre hackathon qui racontent son histoire.
Lisez les stratégies de création de médias de Nathan Matias et Willow Brugh pour les hackathons.

Procurez-vous des fournitures

Vous devez apporter à l’événement:

Papier, marqueurs et ruban adhésif pour écrire et poster des panneaux avec des autocollants et des marqueurs d’étiquette nominative pour que les gens écrivent leurs noms sur leur étiquette nominative
Cartes de notes, stylos, papier et autres fournitures pour faciliter la planification du projet
Gobelets en plastique, assiettes en papier et ustensiles jetables si vous fournissez de la nourriture

Aussi…

Passez des commandes de restauration
Envoyez un e-mail aux journalistes que vous connaissez qui pourraient être intéressés par l’événement
Chargez votre appareil photo afin que vous soyez prêt à prendre des photos
Certains lieux nécessitent une liste de participants pour des raisons de sécurité. Si vous devez soumettre une liste, assurez-vous de l’alphabétiser! La sécurité imprimera probablement tout ce que vous avez en l’état et les choses se compliqueront rapidement lorsque la liste n’est pas en ordre.

Envoyez à nouveau un e-mail aux participants

Vous voudrez peut-être envoyer un e-mail aux participants enregistrés à ce stade, encore une fois, avec autant d’informations logistiques que vous le savez, afin qu’ils puissent planifier à l’avance. Voir ”La veille » ci-dessous pour savoir ce qu’il faut inclure dans l’e-mail.

La veille

Visite guidée

Faites une visite guidée de votre lieu de rendez-vous. Assurez-vous d’avoir:

Tables de banquet pour le piratage, tables rectangulaires pour les ateliers
Suffisamment de chaises (comptez-les!)
Une multiprise par table
WiFi de travail
Projecteur de travail et dongle VGA (peut-être même tester votre ordinateur)
Un microphone, au moins dans les grandes pièces

Si vous avez deux pistes parallèles:

Parcourez la liste ci-dessus une fois pour la salle de piratage et une fois pour la salle de formation
Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace pour contenir tout le monde dans une seule pièce car les participants se réuniront dans une seule pièce d’abord pour la session d’accueil

Email blast

Envoyez un email logistique aux participants inscrits. Comprendre:

Vos coordonnées, y compris votre numéro de téléphone portable afin que les participants puissent vous appeler / vous envoyer un SMS s’ils ne trouvent pas le lieu
Toute information avant et après l’événement happy hour: lieu, date et heure
Dates et heures de début et de fin de l’événement
Lieu de l’événement (adresse et nom du bâtiment), emplacement exact de l’entrée, directions et carte
Rappel d’apporter une pièce d’identité si le lieu a un contrôle de sécurité
> Rappel d’apporter un ordinateur portable et un chargeur
Quels aliments / boissons seront fournis et quand (petit-déjeuner, déjeuner, dîner?), et quelles restrictions seront prises en compte (végétarien, etc.)
Calendrier des ateliers, le cas échéant
Votre code de conduite (ou un lien)
S’il y a des problèmes d’accessibilité pour les personnes handicapées avec le lieu, incluez que
Tout matériel à lire à l’avance pour les préparer au sujet de l’événement
Noms des organisateurs et remerciements / remerciements aux sponsors

Documents à distribuer

Imprimez des documents à distribuer aux participants qui comprennent ::

Informations sur le WiFi (SSID et mot de passe)
Hashtag et URL de l’événement
L’horaire (heure de début, déjeuner, heure de fin et horaire des ateliers le cas échéant)
Une liste de salles de réunion
Recommander des emplacements à proximité pour le déjeuner / dîner (et inclure une carte si possible)
Une URL courte (par exemple bitly) vers la page tumblr ou hackpad

Imprimez une copie par table (c’est-à-dire une copie pour chaque ~ 5-10 participants).

Aussi

Préparez des diapositives pour la session d’accueil (si vous le souhaitez)
Chargez votre téléphone. La journée sera longue demain.

Horaire du hackathon

Lorsque vous arrivez tôt

Assurez-vous que tout va bien: les tables / chaises sont là, le projecteur fonctionne, les toilettes sont en état de marche
Affichez des panneaux depuis l’entrée principale du bâtiment jusqu’à l’endroit où les participants doivent se rendre en premier
Affichez des panneaux vers les toilettes et toutes les autres pièces où les participants peuvent avoir besoin de se rendre
Disposez les badges nominatifs. S’ils sont imprimés avec des noms, disposez-les par ordre alphabétique et s’il y en a beaucoup, regroupez-les par une partie de l’alphabet et des signes postaux.

Séance de bienvenue

Commencez par une brève séance accueillant tout le monde et définissant la journée:

Présentez les organisateurs
Remerciez le lieu et les sponsors (n’oubliez personne — c’est pourquoi ils vous ont parrainé)
Expliquez l’histoire et le but de l’événement
Mentionnez le code de conduite (encore une fois, il s’agit souvent d’établir des normes, pas simplement d’appliquer des règles)
Demandez qui n’a jamais assisté à un hackathon auparavant, ni à votre événement particulier auparavant; applaudissez
Expliquez la logistique: le Tumblr, l’horaire des ateliers, le déjeuner, l’heure de fin
Encouragent les gens à prendre et partager des notes de session et à enregistrer l’avancement des projets (voir les notes ci-dessus sur raconter l’histoire du hackathon)

Dans un petit événement (jusqu’à environ 30 personnes), vous pouvez faire se présenter tous les participants.

Toute personne qui a amené un projet sur lequel travailler doit ensuite présenter le projet à tout le monde. Ceci est parfois appelé « pitchs de projet. »Gardez chaque pitch court: le nom et l’affiliation du leader, un énoncé du problème, la solution et les compétences / l’aide nécessaires. Les chefs de projet ont tendance à parler aussi longtemps qu’ils le peuvent, vous devrez peut-être les couper au bout d’une minute pour respecter le temps du public. Encouragez les dirigeants à considérer cela non pas comme du recrutement, mais comme se vantant de la qualité de leur journée.

Pendant la journée

Demandez à quelqu’un de gérer la salle de piratage. Faites le tour pour vérifier que chaque projet se déroule bien. Voyez si quelqu’un a besoin de quelque chose ou ne peut pas trouver quelque chose sur lequel travailler. Gardez les gens sur le calendrier global. Alertez tout le monde quand il est temps de déjeuner et une heure avant la séance de clôture. Avant la conclusion, assurez-vous que chaque projet est prêt à expliquer ce qu’il a fait. Demandez-leur d’enregistrer leurs progrès sur le tumblr.

Avoir quelqu’un qui gère les ateliers. Assurez-vous que les ateliers restent à l’horaire, que les participants comprennent le leader, qu’ils peuvent entendre le leader du fond de la salle, etc. Soyez là pour vous assurer que le chef d’atelier n’a aucun problème technologique. Un organisateur doit être présent aux ateliers en tout temps.

Récapitulation

La séance de récapitulation donne à chacun l’occasion d’entendre ce sur quoi tout le monde a travaillé pendant la journée. Pour un petit groupe, demandez aux bénévoles de rapporter ce qu’ils ont accompli ou ce qu’ils ont appris (surtout pour les participants à l’atelier). Applaudissez les gens.

Dans les grands groupes, demandez à chaque projet de rendre compte de ses réalisations. Si possible, laissez-les montrer leur travail sur le projecteur. Mais gardez les choses rapides. À ce stade, les projets peuvent avoir beaucoup à dire. Gardez chaque projet à 1 ou 2 minutes, et s’ils vont montrer quelque chose sur le projecteur, assurez-vous qu’il est prêt avant le début de la session de conclusion.

Enfin:

Remerciez le lieu et les sponsors
Remerciez les participants et les coorganisateurs
S’il y a un post-événement, dirigez les gens vers celui-ci ou demandez à un bénévole de guider les gens

Démontage

Enfin, une fois que tous les participants sont partis, assurez-vous que le lieu est remis dans son état d’origine:

Nettoyage
Enlever les panneaux
>Rechercher les objets perdus

Post-mortem

Après l’événement:

Notez tout ce qui s’est bien passé afin que vous puissiez le répéter la prochaine fois
Notez tout ce qui a mal tourné afin que vous puissiez l’éviter la prochaine fois
Calculez le coût total de l’événement et par participant, juste pour savoir
Sondez les participants sur ce qu’ils ont aimé et ce qu’ils n’ont pas aimé
Blog sur l’événement