Êtes-vous un employeur canadien à la recherche d’une application pour suivre les heures des employés? Si c’est le cas, de nombreuses applications peuvent vous aider à suivre les heures des employés et à payer vos employés en conséquence. L’une de ces applications, QuickBooks Online, peut se synchroniser avec de nombreuses autres applications de suivi du temps pour une intégration facile avec vos systèmes actuels.

Heureusement, QuickBooks facilite la configuration des feuilles de temps des employés et le suivi de leurs heures. Cela vous garantit de toujours les payer avec précision tout en fournissant des détails clés concernant la productivité et l’efficacité de votre entreprise.

Découvrez les avantages du logiciel de suivi du temps et comment suivre le temps dans QuickBooks et TSheets.

Quels sont les Avantages du Suivi du temps des employés?

Meilleure gestion de projet: L’utilisation du suivi du temps pour obtenir des données fiables sur votre flux de travail peut être d’une grande aide. L’heure de début des employés, le nom du projet et la portée du projet sont instantanément disponibles pour vous, ce qui vous permet de garder un œil sur les projets en temps réel, le tout sans avoir à harceler votre personnel pour obtenir des estimations de temps. Voir l’état du projet en un coup d’œil permet de trouver plus facilement les inefficacités et de repérer les tâches nécessitant une aide supplémentaire. Vous pouvez également voir si le projet est sur la bonne voie en termes de budget et ajuster votre flux de travail en conséquence.

Estimations précises des clients: Lorsque vous donnez une estimation à un client, vous devinez essentiellement combien de temps vous avez besoin pour terminer le projet. Mais avec l’aide de systèmes de suivi du temps, vous avez accès à une base de données d’enregistrements précis qui indiquent exactement le temps qu’il faut à votre équipe pour réaliser un projet similaire.

Flux de travail efficaces: Si vos employés n’utilisent pas leur temps efficacement, cela peut ronger votre budget sans augmenter les bénéfices. Le suivi du temps peut vous aider à repérer les inefficacités et à vous apprendre à organiser le temps.

Fluage réduit de la portée: Le fluage de la portée se produit lorsque les clients demandent une chose, mais ajoutent ensuite des demandes supplémentaires et des livrables au fil du temps, ce qui peut s’avérer coûteux pour les petites entreprises. Le suivi du temps peut vous aider à éliminer le fluage de la portée. Vos employés passent-ils du temps sur des demandes qui n’étaient pas dans le contrat initial? Vous pouvez montrer au client les enregistrements de suivi du temps. Ensuite, le client peut arrêter les demandes supplémentaires ou payer plus d’argent pour couvrir le travail supplémentaire. De toute façon, votre entreprise gagne.

Améliorer le moral: Un logiciel de comptabilité du temps automatisé peut réellement améliorer les flux de travail de vos employés. Ils n’ont pas à se soucier des cartes de temps ou à se souvenir du temps qu’ils ont passé sur un projet. Au lieu de cela, ils peuvent suivre le temps instantanément en quelques clics. De plus, si vous choisissez un système basé sur le cloud, votre personnel peut enregistrer du temps de n’importe où, sur n’importe quel appareil.

Suivi du temps manuel Vs. Suivi du temps en ligne

Suivi du temps manuel

Si vous préférez une méthode traditionnelle de suivi du temps, envisagez de monter une horloge automatique au mur. Chaque employé reçoit une carte de temps et chaque fois que la personne quitte et retourne au travail, elle fait glisser la carte sous le mécanisme d’impression de l’horloge, où elle reçoit un horodatage. Les horloges impriment l’heure exacte travaillée chaque jour.

Gardez à l’esprit; vous devez entrer ces heures manuellement pour traiter la paie, ce qui peut ajouter beaucoup de temps au processus. Pour les petites entreprises, une méthode manuelle de saisie des heures de début et d’arrêt sur une feuille de calcul peut économiser de l’argent et servir de méthode pratique de suivi du temps.

Vous ne savez pas par où commencer ? Téléchargez des modèles de suivi du temps faciles à utiliser pour Excel.

Suivi du temps en ligne

Si vous avez de la place dans le budget, le suivi du temps dans le cloud est une meilleure option. Les systèmes basés sur le cloud vous permettent de suivre le temps depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou téléphone mobile. Cela signifie qu’il est plus facile d’enregistrer vos heures lorsque vous voyagez ou que vous sortez du bureau.

Comment ça marche ? Choisissez simplement le client ou le travail dans une liste. Ensuite, démarrez et arrêtez la minuterie. Plus tard, vous pouvez personnaliser l’entrée en décrivant la tâche et en y incluant des notes. Quand il est temps de facturer le client, vous pouvez détailler la facture par tâche ou simplement additionner toutes les heures.

Si vous êtes sérieux au sujet de l’efficacité, envisagez un outil de suivi du temps qui s’intègre à votre logiciel de comptabilité. Un programme comme TSheets vous offre des capacités de suivi à temps plein. Il s’intègre également à QuickBooks Online, ce qui facilite l’ajout d’heures facturables aux factures des clients, l’importation des heures de travail des employés et la rationalisation de la paie.

Pourquoi suivre les heures des employés dans QuickBooks ?

QuickBooks fournit une solution de suivi du temps tout-en-un et offre des informations de suivi du temps simples et précises. Certains des points forts de la solution de suivi du temps de QuickBooks incluent les capacités de:

• Suivre, soumettre et approuver le temps des employés en déplacement.
• Surveillez les heures supplémentaires et les congés payés (prise de force) avec des alertes.
• Obtenez des informations précises sur les effectifs.
• Voyez qui travaille, où et sur quelle tâche.
• Créez des horaires d’employés à travers des catégories de travail et des quarts de travail.
• Rationalisez la fonctionnalité de paie.

Comment choisir le Meilleur logiciel de suivi du temps

Investissez du temps pour trouver la bonne application de suivi du temps pour vos besoins. Dans certains cas, vous voudrez peut-être une simple minuterie pour suivre uniquement vos heures. Dans d’autres cas, vous pouvez avoir besoin d’une application que plusieurs employés peuvent utiliser pour se connecter et se déconnecter ou ajouter des dépenses au besoin. Heureusement, la plupart des applications offrent une période d’essai gratuite afin que vous puissiez tester leurs fonctionnalités avant de vous inscrire au service.

Lorsque vous choisissez un logiciel de suivi du temps, il est important de rechercher des fonctionnalités telles que:

• Accès au cloud depuis n’importe quel appareil connecté à Internet
• Applications mobiles pour téléphones et tablettes
• Rapports et analyses
• Outils de gestion de projet pour vous aider à suivre les progrès
• Autorisations personnalisées pour différents utilisateurs
• Alertes personnalisables pour vous indiquer lorsqu’un projet approche de sa limite budgétaire
• Cryptage sécurisé

Assurez-vous également que l’application se synchronise avec votre logiciel de comptabilité QuickBooks afin que vous puissiez rationalisez les tâches de paie et de facturation.

Dans la plupart des cas, les applications de suivi du temps facturent un petit supplément mensuel par employé, mais les structures de tarification varient, et vous devez examiner de près les coûts pour vous assurer qu’ils correspondent à votre budget. En plus du prix du service, déterminez également si vous devez investir ou non dans du nouveau matériel. La plupart des applications de suivi du temps sont basées sur le cloud, vous n’avez donc pas à vous soucier du stockage ou de la puissance de traitement. Au lieu de cela, vous avez simplement besoin de quelques ordinateurs portables ou smartphones que vous pouvez connecter à Internet.

En tant qu’employeur, vous pouvez choisir de fournir ces outils à vos employés. Cependant, comme la plupart des Canadiens possèdent des téléphones intelligents, vous voudrez peut-être simplement que vos employés utilisent leurs propres téléphones. Dans ce cas, vous devez vous assurer de respecter vos obligations légales. En particulier, au moment des impôts, vous devez remplir le formulaire T2200 (Une déclaration de conditions d’emploi). Cela informe simplement l’Agence du revenu du Canada (ARC) des dépenses engagées par vos employés dans le cadre de leur contrat de travail. Ce formulaire permet également à vos employés de réclamer ces dépenses sur leurs déclarations de revenus.

Comment suivre le temps dans QuickBooks

QuickBooks offre une fonction de suivi du temps qui permet à vos employés de consigner le temps qu’ils consacrent à une tâche. Pour les tâches facturables, vous pouvez choisir quel client reçoit la facture. Vos employés ont juste besoin d’ordinateurs avec une connexion Internet lorsque vous utilisez QuickBooks pour suivre leur temps. Vous pouvez leur donner un accès à la saisie du temps uniquement qui les empêche d’accéder au reste de vos informations, et vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez sans affecter le nombre et le coût de vos licences QuickBooks. Pour suivre le temps des employés, procédez comme suit:

1. Cliquez sur l’option Employés dans le menu supérieur et sélectionnez Entrer l’heure
2. Pour créer une feuille de temps hebdomadaire, cliquez sur Utiliser la feuille de temps hebdomadaire.
3. Choisissez un employé dans la liste déroulante Nom.
4. Si vous devez facturer l’heure, choisissez un article client et service, et marquez l’heure comme facturable.
5. Choisissez un élément de paie pour le moment.
6. Entrez le nombre d’heures travaillées dans la colonne pour la journée.
7. Répétez les étapes ci-dessus pour remplir la feuille de temps pour la semaine.
8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer pour enregistrer la feuille de temps.

Vous pouvez également activer la fonction de suivi du temps dans QuickBooks en utilisant l’icône d’engrenage et en accédant à Comptes et paramètres avancés. À partir de là, cliquez sur le crayon à droite du Suivi du temps et utilisez les champs Ajouter un service et Ajouter un client pour personnaliser la façon dont vos employés utilisent les feuilles de temps, et vous pouvez également facilement convertir ces feuilles de temps en factures pour vos clients. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et terminé pour revenir à QuickBooks.

En tant qu’employeur ou gestionnaire, vous cherchez des moyens d’optimiser votre main-d’œuvre. QuickBooks Online propose un outil automatisé de suivi du temps des employés qui vous aide à connaître vos chiffres avec des rapports de travail en temps réel. Si vous souhaitez de meilleures façons d’automatiser vos processus métier, envisagez cette option.

Suivez le temps avec TSheets

Compatible avec QuickBooks, TSheets vous permet de créer des horaires et permet aux employés d’entrer et de sortir de n’importe où à l’aide d’un ordinateur, d’un ordinateur portable ou d’une application pour smartphone. Les employés peuvent même envoyer un SMS ou appeler un code pour se connecter s’ils n’ont pas de téléphone intelligent ou se trouvent dans une zone sans couverture de téléphone portable. Les fonctionnalités GPS vous permettent de vérifier l’emplacement de vos travailleurs sur le terrain, et le tableau de bord vous indique instantanément qui travaille, où ils se trouvent et combien d’heures ils se connectent.

En appuyant sur un bouton, vous pouvez synchroniser les heures de travail de vos employés avec votre logiciel de comptabilité. Cela élimine les erreurs liées à la saisie manuelle, fait gagner du temps et rationalise votre processus de paie. L’application commence par un essai gratuit afin que vous puissiez la tester, et si vous l’aimez, le service est disponible moyennant des frais mensuels.

L’application offre une multitude de fonctionnalités. En savoir plus, ci-dessous:

TSheets prend également en charge la planification des quarts de travail. Pour planifier des changements dans TSheets :

1. Installez le module complémentaire de planification TSheets si vous ne l’avez pas déjà.
2. Cliquez sur Gérer et sélectionnez Planifier pour accéder au calendrier de planification.
3. Double-cliquez sur une cellule dans le calendrier de planification.
4. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Ajouter un décalage.
5. Choisissez les heures de début et de fin du quart de travail.
6. Personnalisez le quart de travail en ajoutant une couleur, une description de poste et un employé.
7. Cliquez sur le bouton Publier pour publier les informations de quart de travail dans les calendriers de l’employé affecté.
8. L’employé affecté reçoit une notification de l’affectation du quart de travail.

Le suivi du temps vous donne une preuve documentée des heures d’un employé, ce qui élimine les conjectures les jours de paie. Cela permet aux employés de rester satisfaits et garantit que votre entreprise maximise les profits en ne dépensant pas plus que ce que vous devez. Envisagez d’analyser les différentes méthodes de suivi du temps pour en découvrir une qui convient le mieux à la taille de votre entreprise et associez le système à votre logiciel de comptabilité.

Le logiciel de suivi du temps en ligne peut vous aider à rester organisé et à donner un sens à vos systèmes de paie. 5,6 millions de propriétaires d’entreprise utilisent QuickBooks, aidez votre petite entreprise à prospérer et rejoignez-les dès aujourd’hui!