La communication professionnelle s’appuie sur des théories de domaines aussi différents que la rhétorique et la science, la psychologie et la philosophie, la sociologie et la linguistique.
Une grande partie de la théorie de la communication professionnelle est un mélange pratique de la théorie de la communication traditionnelle, de l’écriture technique, de la théorie rhétorique, de la théorie de l’apprentissage des adultes et de l’éthique. Carolyn Miller dans Qu’est-ce qui est pratique dans l’écriture technique? fait référence à la communication professionnelle comme n’étant pas simplement une activité en milieu de travail et à l’écriture qui concerne « la conduite humaine dans les activités qui maintiennent la vie d’une communauté. »Comme l’explique Nancy Roundy Blyler dans son article Research as Ideology in Professional Communication, les chercheurs cherchent à élargir la théorie de la communication professionnelle pour inclure les préoccupations liées à la praxis et à la responsabilité sociale.
En ce qui concerne cet aspect social, dans « Postmodern Practice: Perspectives and Prospects », Richard C. Freed définit la communication professionnelle comme
A. discours dirigé à un groupe, ou à un individu opérant en tant que membre du groupe, dans le but d’affecter la fonction du groupe, et / ou B. discours dirigé à partir d’un groupe, ou d’un individu opérant en tant que membre du groupe, dans le but d’affecter la fonction du groupe, où groupe désigne une entité intentionnellement organisée et / ou dirigée par ses membres pour remplir une certaine fonction….Les familles (qui ne seraient admissibles que si, par exemple, leur appartenance à un groupe était une entreprise familiale), les classes d’école (qui ne seraient admissibles que si, par exemple, elles s’étaient organisées pour exercer une fonction en dehors de la salle de classe – par exemple, pour se plaindre ou féliciter un enseignant auprès d’un administrateur d’école) et les agrégats non organisés (c’est-à-dire des masses de personnes). Sont principalement exclus de la définition de la communication professionnelle les entrées de journal (discours dirigé vers l’écrivain), la correspondance personnelle (discours dirigé vers un ou plusieurs lecteurs en dehors de leurs affiliations de groupe), le reportage ou le discours belletriste (romans, poèmes, essais occasionnelsdiscourse discours généralement écrit par des individus et adressé à plusieurs lecteurs non organisés en groupe), la plupart des communications intraclassiques (par exemple, discours en classe composé par des étudiants pour les enseignants) et certaines communications techniques (par exemple, instructionsfor pour changer un pneu, assemblage d’un produit, etc.; encore une fois, discours dirigé vers les lecteurs ou les auditeurs en dehors de leurs affiliations de groupe)….Communication professionnelle…cela semblerait différent du discours impliquant un seul individu en dehors d’une affiliation de groupe communiquant avec une autre telle personne, ou un seul individu communiquant avec un grand agrégat non organisé d’individus comme le suggère le terme communication de masse (Blyler et Thralls, Communication professionnelle: La perspective sociale, (pp. 197-198).