PARTIE 13 – PROCÉDURES D’ACQUISITION SIMPLIFIÉES
(Révisé du 1er octobre 2020 au PROCLTR 2020-18)
TABLE DES MATIÈRES
13.003 Politique.
SOUS-PARTIE 13.1 – PROCÉDURES
13.106 Sollicitation de concours, évaluation de devis ou d’offres, attribution et documentation.
13.106-3 Prix et documentation.
SOUS-PARTIE 13.2 – ACTIONS À OU EN DESSOUS DU SEUIL DE MICRO-ACHAT
13.201 Actions à ou en dessous du seuil de micro-achat.
SOUS-PARTIE 13.3 – MÉTHODES D’ACQUISITION SIMPLIFIÉES
13.301 Carte d’achat commercial à l’échelle du gouvernement.
13.303 Contrats généraux d’achat (APB).
13.303-2 Établissement de BPA.
13.303-3 Préparation des AAP.
13.390 Contrats de livraison à durée indéterminée (CDI) inférieurs au seuil d’acquisition simplifié (SAT). SOUS-PARTIE 13.4 – PROCÉDURE DE PAIEMENT RAPIDE
13.402 Conditions d’utilisation.
13.404 Clause contractuelle.
SOUS-PARTIE 13.5 – PROCÉDURES SIMPLIFIÉES POUR CERTAINS ARTICLES COMMERCIAUX
13.501 Exigences particulières en matière de documentation.
13.003 Politique.
(e) (1) Tous les articles sont candidats à la sollicitation automatisée, sauf que les acquisitions de services, d’articles non NSN et d’exigences achetées au moyen d’ordres de livraison contre des contrats de livraison à durée indéterminée sont exclues. Les critères d’exclusion des articles pour une évaluation ou une attribution automatisées sont inclus dans les spécifications fonctionnelles et gérés au moyen de contrôles internes automatisés du système d’approvisionnement. Le propriétaire du processus d’approvisionnement est l’autorité d’approbation des modifications apportées aux capacités d’exclusion des achats automatisés. Le HCA est l’autorité d’approbation des exclusions pour les demandes d’achat individuelles ou les matériaux de la sollicitation, de l’évaluation ou de l’attribution automatisées pour chaque chaîne d’approvisionnement. Les demandes d’achat individuelles ou les exclusions matérielles seront enregistrées avec un motif d’exclusion et rapportées mensuellement aux programmes d’acquisition de la DLA par chaque organisation acheteuse. Le HCA doit fournir la détermination au chef de la Division des processus et des systèmes d’approvisionnement de la DLA pour l’entrée dans le système automatisé.
(S-90) Voir 18.270 pour les seuils associés aux flexibilités d’acquisition d’urgence.
SOUS-PARTIE 13.1 – PROCÉDURES
(Révisé du 1er octobre 2020 au PROCLTR 2020-18)
13.106 Sollicitation de concours, évaluation de devis ou d’offres, attribution et documentation.
(a)Base d’attribution.
(1)(S-90) Les agents de négociation des contrats doivent utiliser les codes de la RPC au 15.406-3(a)(11). Les agents de négociation des contrats de la DLA Aviation, de la DLA Terrestre et Maritime et de la DLA de soutien des troupes doivent documenter la RPC dans le format Simplifié de la Documentation d’attribution d’acquisition (SAAD) au 53.9013(a). Les agents de négociation des contrats de DLA Distribution, de DLA Disposition Services, de DLA Contracting Services Office, de DLA Strategic Materials et de DLA Energy doivent documenter la RPC dans le format SAAD de rechange au 53.9013(c).
(S-91)Lorsqu’il évalue le prix d’un article avec une seule source de fabrication (également appelée fabricant d’équipement d’origine (OEM)), l’agent de négociation des contrats peut déterminer que le prix est compétitif pour des prix n’excédant pas le SAT lorsque —
(A) Il y a des offres d’au moins deux distributeurs pour le même article OEM à fournisseur unique; et
(B) L’agent de négociation des contrats détermine —
(1) Les prix offerts sont indépendants (voir 13.106-3(a) ( 1) (S-92); et
(2) Le prix de l’offrant par ailleurs retenu n’est pas déraisonnable.
(S-92)Les agents de négociation des contrats doivent tenir compte de la stratégie des OEM pour la vente ou la distribution des produits lorsqu’ils déterminent si les prix sont indépendants.
(A)Les stratégies OEM suivantes indiquent que la tarification n’est pas indépendante:
(1) Vendre directement à tous les clients lorsque l’OEM est en concurrence directe avec un concessionnaire ou un distributeur;
(2) Vendre par l’intermédiaire de son propre réseau de concessionnaires ou de distributeurs affiliés financièrement; ou
(3) Entrer dans une relation exclusive de concessionnaire ou de distributeur.
(B) Si l’OEM vend à plusieurs concessionnaires indépendants ou distributeurs qui ne sont pas affiliés financièrement, cela peut indiquer que le prix est indépendant.
(S-93) L’agent de négociation des contrats doit utiliser » B ” dans la deuxième position de la RPC (voir 15.406-3a)(11)) pour les prix n’excédant pas la SAT lorsqu’il existe une seule source de fabrication et que l’agent de négociation des contrats a fondé la détermination du caractère raisonnable des prix sur une concurrence indépendante sur les prix.
(b)Documentation et conservation des fichiers. Les agents de négociation des contrats doivent documenter la base d’attribution de toutes les acquisitions simplifiées. Les agents de négociation des contrats de la DLA Aviation, de la DLA Terrestre et Maritime et du Soutien des troupes de la DLA doivent utiliser le format SAAD au 53.9013(a). Les agents de négociation des contrats de DLA Distribution, de DLA Disposition Services, de DLA Contracting Services Office, de DLA Strategic Materials et de DLA Energy doivent utiliser le format SAAD de rechange au 53.9013(c). La base d’attribution comprend la détermination du compromis de la meilleure valeur requise lors de l’attribution à un prix autre que le prix le plus bas / la note SPRS la plus élevée (ou à un prix autre que le prix le plus bas / la note la plus élevée lors de l’utilisation de la FAR 13.5 ou lorsque d’autres facteurs d’évaluation s’appliquent); et la détermination du caractère raisonnable des prix. Chaque organisme adjudicateur ne peut ajouter des renseignements supplémentaires normalisés qu’en les joignant à la fin du SAAD ou au format alternatif SAAD, afin de favoriser une présentation uniforme à l’échelle de l’Agence. Les agents de négociation des contrats doivent également confirmer que le bénéficiaire potentiel n’est pas exclu, suspendu ou proposé pour suspension/exclusion. Les agents de négociation des contrats doivent conserver le SAAD ou le SAAD suppléant dans le dossier du marché.
SOUS-PARTIE 13.2 – ACTIONS À OU EN DESSOUS DU SEUIL DE MICRO-ACHAT
(Révisé du 14 août 2019 au PROCLTR 2019-18)
13.201 Généralités.
(g)(1) Pour les acquisitions autres que les cartes d’achat, le Directeur des acquisitions de la DLA a délégué ce pouvoir à l’agent de négociation des contrats (voir 18.270). Pour les acquisitions de cartes d’achat, l’autorité de détermination est le HCA.
SOUS-PARTIE 13.3 – MÉTHODES D’ACQUISITION SIMPLIFIÉES
(Révisé du 14 août 2019 au PROCLTR 2019-18)
13.301 Carte d’achat commercial à l’échelle du gouvernement.
(a) Le directeur du DLA a délégué le pouvoir de nomination du coordonnateur de programme de l’agence/organisation de niveau 4 aux SCA. Les HCA ne peuvent déléguer ce pouvoir à un niveau inférieur au CCO.
(b) Les titulaires de carte d’achat commercial à l’échelle du gouvernement doivent suivre la DLAM 5025.07, Programme de Carte d’achat du Gouvernement (GPC) (https://issue-p.dla.mil/Published_Issuances/DLAM_GPC_6 Avril 2016.PDF ).
(c) L’obligation d’acheter des articles AbilityOne pour tous les produits figurant sur la liste d’approvisionnement AbilityOne ne peut pas être levée, mais peut être satisfaite en commandant dans les magasins AbilityOne sur place, AbilityOne.avec, la capacité d’une agence à but non lucratif participante, ou DOD FedMall.
(d) L’obligation d’utiliser DoD FedMall peut être levée lorsque l’utilisation de DoD FedMall ne répondra pas aux exigences de livraison ou entraînera un coût déraisonnable ou excessif pour l’activité requérante.
(e) Utilisez l’ordre de priorité suivant pour satisfaire aux exigences de capacité d’achat :
(1)Capacité de base d’un magasin, AbilityOne.com , ou la capacité d’un organisme à but non lucratif participant.
(2) DOD FedMall.
(3) Sources commerciales.
13.303 Contrats généraux d’achat (APB).
(c) (3) (S-90)Les BPA avec les entrepreneurs du programme fédéral d’approvisionnement (FSS) pour les articles non FSS doivent indiquer que le BPA exclut tous les articles du FSSS.
13.303-3 Préparation des AGP.
(a)(1)Les HCA établissent le montant total maximal, le cas échéant, de tous les appels à émettre contre un BPA.
13.390 Contrats de livraison à durée indéterminée (CDI) inférieurs au seuil d’acquisition simplifié (SAT).
(a) Les CDD inférieurs à la SAT utilisent des procédures simplifiées pour acquérir une quantité indéfinie de fournitures dont les montants ne doivent pas dépasser le seuil d’acquisition simplifié pour la durée totale du contrat. Le contrat de base établira les termes et conditions de l’IDC en dessous de la SAT. Les CDD inférieurs à la SAT sont utiles lorsque des achats répétitifs de faible valeur monétaire sont effectués pour le même article, que le prix de l’article devrait être stable et que les demandes annuelles ou à long terme attendues ne sont pas suffisantes pour établir un contrat de livraison à durée indéterminée en utilisant les procédures de la Partie 15 des FAR. Un minimum garanti (GM) doit être établi pour la période de base et est facultatif pour toutes les périodes d’option. Pour satisfaire le GM, le premier ordre de livraison doit être émis avec le contrat de base ou un compte GM doit être établi.
(b) Les agents de négociation des contrats doivent coordonner la durée et la fréquence prévues avec le planificateur du matériel avant de décider d’utiliser un CID en dessous du SAT.
(c) Un seul IDC en dessous de la SAT est établi par item; sauf que plusieurs IDC en dessous de la SAT pour le même item peuvent être attribués si la performance du lauréat sous chaque IDC en dessous de la SAT est limitée à une région ou un emplacement physique distinct et distinct.
(d)Les CDI en dessous de la SAT peuvent être unilatérales ou bilatérales en fonction du risque associé à l’article et à l’entrepreneur.
(e)Les agents de négociation des contrats doivent inclure les notes d’approvisionnement H05 ou H06 dans les CDI sous les APPELS d’offres SAT.
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H05 Contrat Bilatéral de Livraison à Durée Indéterminée (IDC) Inférieur au Seuil d’Acquisition Simplifié (SAT) (SEP 2017)
(1) Le Gouvernement attribuera un IDC bilatéral inférieur au SAT résultant de cette demande de devis à l’offrant responsable dont l’offre conforme aux termes et conditions de la demande de devis sera la plus avantageuse pour le Gouvernement, le prix et les autres facteurs pris en compte. L’offrant qui reçoit l’adjudication est tenu de signer le contrat de base et de retourner le contrat signé à l’agent de négociation des contrats.
(2) L’évaluation des prix sera basée sur le prix indiqué pour la demande annuelle estimée dans le calendrier.
(3) Une fois que la quantité minimale garantie pour l’IDC est atteinte, le gouvernement n’est pas tenu de passer des commandes supplémentaires. Le gouvernement peut passer des commandes supplémentaires pour la période d’exécution indiquée dans le contrat de base, à compter de la date de l’attribution de base. Toutes les commandes supplémentaires feront référence au contrat de base, qui documente les termes et conditions de l’IDC. La valeur globale maximale des commandes sous le CID en dessous du SAT est indiquée dans le contrat de base; la valeur globale de toutes les commandes ne dépassera pas le seuil d’acquisition simplifié ou, pour les CID en dessous du SAT en utilisant la sous-partie FAR 13.5, les seuils de 13.500 (a).
(4) Prix des commandes. Le prix unitaire des commandes est basé sur le prix de la gamme de quantités qui couvrira la quantité totale de la commande, quelle que soit la destination, le cas échéant.
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H06 Contrat de Livraison Unilatérale à Durée Indéterminée (IDC) Inférieur au Seuil d’Acquisition Simplifié (SAT) (SEP 2017)
(1) Le Gouvernement attribuera un IDC inférieur au SAT résultant de cette demande de devis à l’offrant responsable dont l’offre conforme aux termes et conditions de la demande de devis sera la plus avantageuse pour le Gouvernement, prix et autres facteurs pris en compte.
(2) L’évaluation des prix sera basée sur le prix indiqué pour la demande annuelle estimée dans le calendrier.
(3) La performance acceptable de l’entrepreneur sur l’ordre de livraison initial crée l’IDC en dessous de la SAT, et l’entrepreneur accepte d’accepter des commandes supplémentaires selon les mêmes termes et conditions spécifiés dans l’attribution de base.
(4) Une fois que la quantité minimale garantie pour l’IDC est atteinte, le gouvernement n’est pas tenu de passer des commandes supplémentaires. Le gouvernement peut passer des commandes supplémentaires pour la période d’exécution indiquée dans l’attribution de base, à compter de la date d’attribution. Toutes les commandes supplémentaires feront référence à l’attribution de base, qui documente les termes et conditions de l’IDC. La valeur agrégée maximale des commandes sous le CID en dessous du SAT est indiquée dans l’attribution de base; la valeur agrégée de toutes les commandes ne dépassera pas le seuil d’acquisition simplifié ou, pour les CID en dessous du SAT en utilisant la sous-partie FAR 13.5, les seuils de 13.500(a).
(5) Prix des commandes. Le prix unitaire des commandes est basé sur le prix de la gamme de quantités qui couvrira la quantité totale de la commande, quelle que soit la destination, le cas échéant.
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SOUS-PARTIE 13.4 – PROCÉDURE DE PAIEMENT RAPIDE
(Révisé du 1er septembre 2017 au PROCLTR 2017-14)
13.402 Conditions d’utilisation.
(a) Les programmes de Construction et d’Équipement de Soutien des troupes de la DLA et les produits Chimiques pour l’aviation de la DLA et les produits Pétroliers, Huiles et Lubrifiants Conditionnés pour OCONUS sont autorisés à utiliser les procédures de paiement rapide sur les commandes individuelles jusqu’à concurrence de 150 000 dollars. (Voir PROCLTR 16-03.) La Construction et le matériel de soutien des troupes de la DLA sont autorisés à utiliser les procédures de paiement rapides pour son soutien logistique sur mesure des besoins du FSG 80 sur des commandes individuelles avec un seuil maximal de 35 000 dollars pour CONUS et de 150 000 dollars pour OCONUS. Les initiatives de passation de marchés de soutien logistique sur mesure (voir 17.9500) sont des programmes de fournisseurs principaux aux fins de ces autorisations.
(f) Les contrôles internes pour surveiller les actions contractuelles à l’aide des procédures de paiement rapide sont les suivants :
(1) Respect de la clause. La Division de la conformité, des politiques et des prix des acquisitions de DLA examinera les attributions mensuelles pour s’assurer de la conformité.
(2) Validation du reçu. La gestion des commandes d’opérations DLA doit identifier et obtenir des accusés de réception de matériel manquants (ARM).
(3) Écarts d’expédition. La gestion des commandes DLA Operations doit identifier et prendre des mesures en cas d’ordres divergents.
Les rapports trimestriels au SPE doivent inclure des mesures, des lacunes et des plans de mesures correctives.
(S-90) Les procédures de paiement rapide peuvent être utilisées pour —
(1) Les initiatives d’OCONUS DLA Direct supporting Forward Stock Locations (FSL) lorsque l’inspection et l’acceptation sont à destination.
(2) OCONUS Customer Direct lorsque l’inspection et la réception sont à destination.
(3) Expéditions directes du client vers des points de conteneurisation consolidés (CCP) lorsque l’inspection et la réception sont à destination.
13.404 Clause contractuelle.
(S-90) L’ÉCART 20-05 renonce aux exigences de la FAR 52.213-1(c)(2) pour le programme FDT.
SOUS-PARTIE 13.5 – PROCÉDURES SIMPLIFIÉES POUR CERTAINS ARTICLES COMMERCIAUX
(Révisé du 1er octobre 2020 au PROCLTR 2020-18)
13.501 Exigences de documentation spéciales.
(b) Documentation du dossier du contrat.
(3) Les agents de négociation des contrats doivent utiliser le format Étude de marché pour les articles commerciaux et Mémorandum sur la détermination de la commercialité (MRCICDM) au 53.9013(b) pour documenter l’étude de marché que l’organisme adjudicateur a menée pour déterminer si l’article est commercial. Chaque organisme adjudicateur ne peut ajouter des informations supplémentaires normalisées qu’en les ajoutant à la fin du format MRCICDM, afin de favoriser une présentation uniforme dans l’ensemble de l’Agence. Les agents de négociation des contrats sont encouragés, mais ne sont pas tenus, à utiliser le format SAAD au 53.9013(a) ou un autre format SAAD au 53.9013(c), tel que prescrit dans 13.106-3(b) et 15.406-1(b)(1), à la place d’un PNM, pour documenter la base d’attribution des actions évaluées dans les seuils de FAR 13.500(a).
