Les formulaires sont la pierre angulaire des applications métier, et de nombreuses options existent pour créer un formulaire dans SharePoint. Celui que vous utilisez dépendra de vos besoins, de vos compétences techniques et de la version de SharePoint que vous utilisez. Dans cet article, nous explorerons sept façons de créer des formulaires dans SharePoint avec certains des avantages et des inconvénients de chacun. Toutes ces options stockeront les données dans une liste SharePoint existante.

Listes SharePoint

Les formulaires par défaut sont disponibles pour toutes les listes SharePoint. Créez une liste et vous disposez d’un formulaire correspondant pour ajouter et modifier des éléments. Des options sont disponibles pour organiser l’ordre des champs, les formater, valider les entrées, ajouter des calculs de base et joindre des fichiers. Il existe également des options plus avancées telles que la limitation des autorisations aux propriétaires d’articles et l’activation des flux de travail. Vous pouvez modifier tous ces paramètres sous Paramètres de liste pour la liste.

Ces formulaires SharePoint génériques sont un bon choix pour les applications simples qui n’ont pas trop de colonnes ou d’enregistrements et qui ne nécessitent que des fonctionnalités de base. Les listes offrent également une vue de feuille de données pour modifier un ensemble limité de colonnes, un peu comme une feuille de calcul.

Ce que vous voyez est ce que vous obtenez avec ces formulaires de base. Si vous devez diviser les champs en plusieurs onglets, ou peut-être que la logique métier s’exécute dessus en temps réel, vous devrez continuer à lire. Et bien que théoriquement une liste puisse stocker des millions d’articles, vous ne pouvez accéder qu’à 5 000 articles dans n’importe quelle vue (en réalité, les chiffres sont bien inférieurs avant que les performances ne se dégradent considérablement).

SharePoint Designer

La création d’un formulaire personnalisé dans SharePoint Designer est relativement facile. Vous prenez une liste SharePoint existante et utilisez Designer pour en créer une nouvelle.page aspx qui rend et contrôle le formulaire. Il y a des fichiers utilisés par une liste pour créer des formulaires, un chacun pour ajouter, modifier et afficher. Ceux-ci se trouvent dans le même dossier que leur liste SharePoint associée. Avec Designer, vous pouvez afficher ou masquer des champs en fonction de certains critères, modifier la mise en page, utiliser différents types de contrôles de données, ajouter du texte enrichi et des graphiques et, si nécessaire, utiliser le code utilisé par le formulaire.

SharePoint Designer est un outil complet d’édition de site Web qui vous permet de travailler directement avec les fichiers et propriétés SharePoint. Vous pouvez le télécharger gratuitement sur Microsoft. Outre les formulaires, vous pouvez créer des flux de travail à l’aide d’un simple assistant, modifier les pages de conception principale et travailler directement avec du code. Vous n’avez pas besoin d’être un programmeur pour utiliser l’outil, mais vous devez comprendre les bases de la structure et du stockage des fichiers SharePoint. Vous pourrez personnaliser vos formulaires plus que vous ne le pouvez avec des listes seules, mais probablement pas tout ce que vous voulez – à moins que vous ne puissiez écrire du code personnalisé. Vous avez alors le contrôle total de la page ASPX qui gère le formulaire et tout le code HTML qui l’entoure, vous permettant de créer une expérience utilisateur bien meilleure.

Penchez-vous davantage sur la création d’un formulaire dans SharePoint Designer dans cet autre article.

InfoPath

InfoPath est l’outil de création et d’édition de formulaires dédié de Microsoft. Avec peu ou pas de codage, vous pouvez l’utiliser pour créer des formulaires complexes pouvant accéder à de nombreuses sources de données à ajouter, modifier et supprimer. Vous pouvez créer plusieurs vues dans un formulaire et choisir celle qui s’affiche lorsque le formulaire est ouvert. InfoPath nécessite cependant des services de formulaires, qui ne sont fournis qu’avec SharePoint Enterprise. Si vous utilisez l’édition standard ou WSS, vous devez mettre à niveau ou acheter le produit Serveur de formulaires séparé.

Contrairement à SharePoint Designer, InfoPath n’est qu’un outil d’édition de formulaires et ne fournit pas de fonctionnalités d’édition de pages Web supplémentaires. Il n’est pas très intuitif à utiliser et vous êtes limité à la fonctionnalité qu’il offre, qui couvre cependant la plupart des besoins de l’entreprise.

InfoPath fonctionne bien avec des données structurées et peut gérer des champs de texte volumineux, des calculs, une logique métier et des flux de travail intégrés. Vous ne pouvez cependant modifier qu’un seul élément à la fois.

Visual Studio

Visual Studio est l’environnement de développement intégré de Microsoft et peut être utilisé pour développer n’importe quoi, des applications Windows Mobile aux sites Web. C’est un outil de développement de logiciels et est bien hors de portée d’un non-programmeur. Comme SharePoint Designer, il peut être utilisé pour étendre les fonctionnalités et la disposition des formulaires de liste par défaut de SharePoint, ainsi que pour étendre les solutions InfoPath.

Le ciel est cependant la limite en matière de possibilités. Toutes les limitations que vous avez rencontrées avec d’autres outils de formulaire peuvent être résolues avec Visual Studio. Un développeur de logiciels qualifié sera en mesure de créer toutes les fonctionnalités que vous avez vues sur n’importe quel site Web ou application.

Le ciel est aussi la limite en matière de coût. Visual Studio est la porte vers le développement de logiciels à grande échelle qui est coûteux. Sans gestion de projet, des projets relativement simples peuvent coûter cher en raison d’exigences mal comprises et d’un glissement de la portée. Les logiciels personnalisés peuvent également être difficiles à entretenir s’ils ne sont pas bien documentés.

Access 2010

Microsoft Access, l’outil de base de données fourni avec Office Professional 2010, peut désormais être utilisé avec SharePoint. En plus de pouvoir publier une base de données Access sur SharePoint, vous pouvez créer des formulaires personnalisés accessibles sur le Web dans Access qui utilisent des listes SharePoint. Access est devenu l’une des bases de données de bureau les plus populaires en donnant aux non-programmeurs la possibilité de créer des solutions complètes, y compris des formulaires riches remplis de fonctionnalités personnalisables. Cette fonctionnalité peut désormais être publiée sur SharePoint.

Avec Access, vous pouvez configurer différents types de formulaires, y compris une vue d’élément unique, plusieurs éléments et des vues de feuilles de données. De plus, ses capacités de requête offrent plus que ce qui est disponible uniquement dans les listes. Vous pouvez également utiliser Access pour contourner les limitations de capacité des listes en stockant les données dans la base de données et en y accédant. Cela vous donne cependant des autorisations moins flexibles que les listes où vous pouvez définir des autorisations par site, liste et élément. Vous ne pouvez pas non plus intégrer le flux de travail à vos articles. Chaque utilisateur qui utilisera des formulaires d’accès aura également besoin d’une licence Microsoft Office Professional.

Pour en savoir plus sur l’utilisation d’Access dans SharePoint, cliquez ici.

Excel

Maintenant que SharePoint peut intégrer des applications Web Office, vous stockez la feuille de calcul dans une bibliothèque SharePoint et l’ouvrez dans le navigateur au lieu du client de bureau Excel complet. Cela ouvre une excellente option pour éditer du contenu dans une interface de type feuille de calcul. Plusieurs fonctionnalités Excel sont disponibles, telles que les volets de gel, les fonctions de calculs et les visualisations de données.

À la baisse, une seule personne peut modifier la feuille de calcul entière à la fois, et la création de vues reste un effort manuel car, après tout, il s’agit toujours d’une feuille de calcul.

Fournisseurs tiers

Il existe plusieurs outils tiers qui comblent les lacunes de fonctionnalité dans les outils de création de formulaires natifs de SharePoint ou qui facilitent la tâche. Par exemple, notre produit Pistachio est conçu pour aider les non-programmeurs à créer des formulaires riches en fonctionnalités dans SharePoint. Au lieu d’utiliser une approche de publication statique, la partie web Pistachio construit le formulaire à la volée chaque fois qu’elle est utilisée – elle obtient sa configuration à partir d’un emplacement central qui permet d’apporter des modifications au formulaire instantanément. Voici quelques autres fonctionnalités: Pistache Tour.