Ainsi, votre organisation doit collecter une somme importante pour un projet particulier. Il s’agit peut-être d’une rénovation attendue depuis longtemps pour le siège social de votre organisation ou peut-être d’un autre projet de grande envergure qui ne peut pas être couvert par vos seules activités de collecte de fonds annuelles.

Après avoir examiné toutes les voies de collecte de fonds, vous avez déterminé qu’une campagne de financement est la bonne voie à suivre.

Avant de vous lancer directement dans la collecte de fonds, vous devez prendre un certain nombre de mesures pour bien planifier votre campagne de financement. Pour lancer votre campagne de financement, vous devez :

1. Constituer un comité de financement.
2. Réalisez une étude de faisabilité pour votre campagne de financement.
3. Filtrer les perspectives de campagne de capital.
4. Fixez une date limite pour la campagne de financement.
5. Finalisez l’objectif de collecte de fonds de votre campagne de financement.
6. Passez en revue les succès et les échecs des collectes de fonds passées.
7. Établissez un budget pour votre plan de campagne de financement.
8. Formuler des plans d’urgence pour éviter une catastrophe lors d’une campagne de financement.
9. Développez un tableau de gamme de cadeaux pour votre campagne de financement.
10. Créez un plan de campagne de financement.
11. Décrivez le calendrier de la campagne de financement.
12. Préparez les documents de soutien pour votre campagne de financement.
13. Rédigez votre déclaration de cas de campagne de capitaux.
14. Alignez vos attentes pour votre campagne de financement.

Heureusement, nous avons fait toutes les recherches pour que vous n’ayez pas à le faire! Continuez à lire notre guide étape par étape pour la prochaine campagne de financement de votre organisme à but non lucratif.

Constituer un comité de campagne de financement.

Une campagne de financement ne peut pas survivre avec une seule personne qui appelle tous les coups de feu. C’est une initiative d’équipe qui nécessite le soutien et l’engagement de plusieurs personnes.

En particulier, une campagne de financement nécessite des individus spécifiques pour assurer une cohésion réussie. Généralement, ces personnes comprendront :

• Les membres de votre conseil d’administration. L’ensemble de votre conseil d’administration n’a pas besoin de faire partie de votre comité de campagne de financement, mais assurez-vous d’avoir fait appel à vos membres clés avant de commencer à planifier votre campagne de financement. Les membres du conseil d’administration sont souvent les personnes les plus investies et les mieux connectées de votre équipe de campagne de financement. Ils seront essentiels lors du processus de collecte de fonds (et peuvent même contribuer de gros cadeaux).
• Membres du personnel. Selon votre type d’organisation à but non lucratif, ces membres de l’équipe peuvent être des professeurs, des chefs de département ou des cadres supérieurs. C’est une bonne idée d’avoir une sélection de personnes de différents départements et domaines pour une équipe de campagne de capitaux bien équilibrée.
• Bénévoles de la communauté. Votre équipe de campagne de financement ne doit pas être composée uniquement de membres de l’organisation. Les partisans réguliers et les défenseurs de votre organisation à but non lucratif sont des candidats parfaits pour votre équipe de campagne de financement. Ces soutiens peuvent avoir bénéficié de vos services et être des anciens élèves, des patients hospitaliers antérieurs ou des bénéficiaires de votre bonne volonté.
• Perspectives précieuses. Assurez-vous d’inclure des prospects clés dans votre comité de campagne de financement. Ils peuvent fournir une perspective unique en tant que donateurs que votre organisme à but non lucratif peut exploiter pour mieux planifier votre campagne de financement dès le début.

Selon la taille de votre comité et la portée de votre campagne de financement, vous devrez peut-être diviser votre équipe en différents sous-comités pour vous aider à gérer des projets plus petits ou plus détaillés.

Les types de sous-comités que vous pourriez potentiellement créer incluent:

• Relations gouvernementales
• Prêts et « financement relais”
• Dons majeurs
• Financement des congrégations religieuses
• Dons d’entreprise
• Dons en nature
• Marketing
• Événements spéciaux
• Et plus encore!

Comme vous pouvez le constater, les options pour les sous-comités peuvent devenir longues et complexes. Assurez-vous que votre grande commission se réunit régulièrement pour recevoir des mises à jour de chaque sous-commission.

Enfin, vous aurez peut-être besoin de l’aide de personnes supplémentaires qui ne font pas partie de votre comité. Ces personnes peuvent provenir de votre organisation ou être sous contrat externe (comme un directeur de campagne de capital intégré).

En général, vous devriez vous tourner vers les personnes ou groupes suivants pour obtenir de l’aide supplémentaire lors du processus de planification de votre campagne de financement:

• Agent des dons majeurs
• Chercheur prospect
• Agent des dons planifiés
• Et plus encore!

Comme mentionné précédemment, les campagnes de capitaux ne sont pas destinées à être abordées seules. Selon votre objectif et les ressources de votre organisation, la composition de ces équipes peut différer.

Bonus! Avant le début de votre campagne de financement, consultez le guide d’Averill Fundraising Solutions pour définir les objectifs de collecte de fonds appropriés pour votre campagne de financement.

Réalisez une étude de faisabilité pour votre campagne de financement.

Une étude de faisabilité est une série d’entretiens que votre comité de campagne de financement mène avec des membres de la communauté et des donateurs potentiels pour déterminer si votre campagne sera en mesure de recueillir les fonds nécessaires dans le délai imparti. Considérez-le comme un groupe de discussion pour améliorer un produit avant son lancement. Vous n’essaieriez pas de vendre un produit dont personne ne veut, et vous ne voulez certainement pas lancer une campagne de financement dont personne ne se soucie.

Une étude de faisabilité vous permet de déterminer si la communauté serait disposée ou non à soutenir votre projet.

Au cours de l’étude de faisabilité, votre comité devra examiner plusieurs facteurs :

• La perception de la communauté du projet proposé et de votre organisation en général.
• La taille potentielle de votre base de donateurs et la capacité de ces sympathisants à faire des dons importants.
• Ressources internes disponibles et lorsque ces ressources font défaut.
• Facteurs externes qui pourraient entrer en jeu pendant la campagne de financement.
• Autres informations pertinentes.

Une étude de faisabilité peut être réalisée par un membre du comité ou par un consultant externe. Quoi qu’il en soit, une étude de faisabilité impliquera généralement d’interviewer entre 30 et 40 personnes, y compris:

• Membres du conseil d’administration
• Membres du personnel
• Anciens donateurs
• Autres perspectives de dons majeures
• Bénévoles
• Autres membres de la communauté

Au cours de ces entretiens, il incombe à l’intervieweur d’étoffer les perceptions des personnes interrogées sur l’organisation, le projet proposé et la faisabilité des efforts de collecte de fonds. Avant de lancer une campagne de financement, il est essentiel de mener une étude de faisabilité pour vous assurer que vous pouvez réellement lancer la campagne.

Filtrer les perspectives de campagne de capital.

Pour vous aider à découvrir vos principaux donneurs de dons et donneurs principaux, vous devez effectuer un dépistage des prospects avant de faire appel.

Prospect research peut vous aider à trouver toutes sortes d’informations telles que:

• Dons passés à votre organisation
• Dons faits à d’autres organisations et campagnes politiques
• Propriété immobilière
• Affiliations organisationnelles et commerciales
• Actionnariat
• Informations de base comme le nom, l’adresse, l’état matrimonial et l’âge

Avoir ces informations à portée de main vous aidera à déterminer les niveaux de dons pour votre hiérarchie de cadeaux. Il sera également utile lorsque vous faites des appels de dons à vos principaux donateurs. Plus vous en saurez sur les habitudes de don d’un prospect, mieux vous serez préparé à faire des appels aux dons.

Fixez une date limite pour la campagne de financement.

Une des composantes d’une campagne de financement qui la distingue de certaines autres activités de collecte de fonds est qu’elle a une date limite. Bien que les fonds annuels et les dotations puissent être reconstitués à tout moment, les fonds pour une campagne de financement doivent être versés dans le délai imparti.

Fixez une échéance réaliste pour votre campagne de financement, mais tenez compte des événements inattendus qui pourraient bloquer votre collecte de fonds et compromettre votre plan de campagne de financement.

Une campagne de financement peut durer d’un an à plusieurs en fonction de vos efforts de collecte de fonds et de votre système de promesses de dons. Choisissez un délai qui a le plus de sens en ce qui concerne votre projet et la durée que vous pensez que les étapes de collecte de fonds seront.

La chose la plus importante à retenir lorsque vous choisissez la date limite de votre campagne de financement? Gardez-le toujours flexible. Ne laissez pas votre campagne s’éterniser si vous rencontrez des obstacles à la collecte de fonds. Cela peut être un signe qu’il est temps de retourner à la planche à dessin et de ne pas faire traîner une campagne qui ne peut pas se supporter.

Inversement, si vous atteignez votre objectif de collecte de fonds près de la date limite prévue pour votre campagne de financement, n’ayez pas peur de continuer à collecter des fonds. La date limite de votre campagne doit être un guide et non un mur de briques.

Notre conseil pour fixer la date limite de votre campagne de financement ? Explorez les ressources disponibles pour aider vos dirigeants organisationnels à planifier une campagne et à rester sur la bonne voie pendant toute la durée.

La Trousse à outils pour la campagne de financement, une ressource qui guide les dirigeants d’organisations à but non lucratif à travers un plan de campagne en sept phases, en est un excellent exemple. Une combinaison de ressources en ligne et de conseils d’experts sur les campagnes de financement, la boîte à outils est un chemin étape par étape vers le succès de la campagne.

Lors de l’utilisation de la boîte à outils, votre organisation à but non lucratif a accès à des modèles, des listes de contrôle, des feuilles de travail et des experts de campagne pour cartographier pleinement votre campagne et les délais appropriés. Avec un accès au groupe Facebook privé de la Boîte à outils, des appels de conseils hebdomadaires et des conseillers experts, la Boîte à outils de la campagne de capitaux a une responsabilité intégrée pour vous garder sur la bonne voie.

Pour en savoir plus sur la Trousse d’outils de la Campagne de financement, cliquez ici.

Finalisez l’objectif de collecte de fonds de votre campagne de financement.

L’un des éléments de planification les plus importants de votre campagne de financement consiste à fixer votre objectif financier.

Naturellement, cela dépendra de la portée de votre projet proposé, mais assurez-vous que vous tenez compte des coûts cachés ainsi que des dépenses évidentes.

Les coûts cachés que vous pourriez ne pas prendre en compte initialement dans votre objectif de campagne de financement comprennent :

• Les coûts de collecte de fonds. Entre le matériel de marketing, les coûts des événements de collecte de fonds et d’autres dépenses connexes, il est difficile d’amasser une grosse somme d’argent sans dépenser de l’argent. Assurez-vous que votre objectif financier prend en compte ces coûts.
• Coûts d’attrition. De nombreuses campagnes de financement reposent sur des promesses de dons qui sont versées au cours d’un certain nombre d’années. Une partie de la valeur de ces promesses de dons sera réduite, souvent en raison du non-paiement. Gardez ces coûts d’attrition à l’esprit lorsque vous commencez à planifier votre objectif financier et rappelez-vous que les coûts d’attrition ne doivent pas dépasser 10% de votre objectif final.
• Inflation. Ce coût caché peut être plus difficile à calculer que d’autres, mais vous pouvez tout de même essayer de vous préparer aux coûts associés à l’inflation au cours de votre campagne de financement.

Assurez-vous de calculer avec précision tous les coûts associés à votre campagne de financement. L’objectif financier sera essentiel lorsque vous ferez appel à vos dons auprès des principaux donateurs, des entreprises et d’autres soutiens individuels.

Passez en revue les succès et les échecs des collectes de fonds passées.

Avant de déterminer qui solliciter des dons et comment vous amasserez des fonds pour votre campagne de financement, il est judicieux de se tourner vers le passé pour déterminer quelle route prendre.

Si vous avez mis en œuvre une campagne de publipostage qui a fonctionné dans le passé, envisagez d’utiliser cette méthode pour communiquer avec vos soutiens.

Regarder vers le passé peut être un excellent moyen de donner un coup de pouce à toutes vos méthodes de collecte de fonds, mais cela peut être particulièrement utile lors de la planification d’une campagne de financement. Puisque vous devez collecter une somme importante d’argent d’ici une certaine date limite, il est utile d’avoir toutes vos meilleures stratégies de collecte de fonds en tête.

Établissez un budget pour votre plan de campagne de financement.

Comme mentionné précédemment, les campagnes de financement sont conçues pour collecter des fonds pour une entreprise particulière, mais elles nécessitent également la dépense de fonds. Avant de lancer votre campagne, assurez-vous de disposer d’un budget désigné pour les frais de collecte de fonds et autres dépenses.

Les coûts potentiels pourraient inclure :

• Activités de collecte de fonds. Selon le type d’événement, vous devrez peut-être payer ou louer certains services.
• Culture de donateur majeur. Demander des contributions aux principaux donateurs nécessite plus qu’un simple appel téléphonique. Cela implique des réunions, des déjeuners et d’autres événements conçus pour persuader la personne de faire un don à votre campagne de financement. Votre équipe devra dépenser de l’argent pendant ce processus de culture.
• Documents de marketing et documents d’appui. Votre campagne de financement devra avoir divers documents de marketing à la disposition des donateurs pour en savoir plus sur la campagne. Qu’ils soient complétés en interne ou par une agence de marketing, ces documents marketing doivent être pris en compte dans votre budget.

Vous constaterez peut-être que votre campagne de financement comporte d’autres coûts connexes qui ne sont pas répertoriés ici. Assurez-vous de tenir compte de toutes les dépenses que vous pourriez engager pendant le processus de planification et de mise en œuvre.

Formuler des plans d’urgence pour éviter une catastrophe lors d’une campagne de financement.

Tout comme vous avez comptabilisé les coûts cachés, vous voudrez créer un plan pour les circonstances imprévues pendant votre campagne de financement.

Ces événements peuvent aller de petits hoquets à de grands barrages routiers qui bloquent votre projet pendant plusieurs mois.

Bien que vous n’ayez probablement pas une boule de cristal capable de prédire avec précision l’avenir, vous pouvez essayer de tenir compte des problèmes qui peuvent survenir lors de la planification et de la mise en œuvre de votre campagne de financement.

Vos sous-comités et votre grande commission devraient se tenir régulièrement au courant des progrès réalisés pour détecter les problèmes plus tôt que plus tard.

Développez un tableau de gamme de cadeaux pour votre campagne de financement.

Une fois que vous avez défini un budget et un objectif financier, vous devrez créer un tableau de la gamme de cadeaux. Parce que les campagnes de capital reposent sur quelques dons importants et de nombreuses contributions plus petites, la hiérarchie des dons devrait ressembler à une pyramide.

Vous aurez besoin de:

• Quelques cadeaux de tête qui constituent une grande partie de vos fonds et qui sont donnés au tout début de la campagne de financement
• Une douzaine de cadeaux majeurs de vos soutiens les plus dévoués
• Une quantité modérée de cadeaux spéciaux de autres donateurs
• Une grande quantité de dons généraux et plus petits

Consultez cet exemple de tableau de la gamme de cadeaux pour une campagne de financement (voyez comment à mesure que la taille des cadeaux augmente, le nombre de prospects diminue?):

Votre tableau de gamme de cadeaux dépendra de votre objectif de collecte de fonds ainsi que des résultats de votre étude de faisabilité. Rappelez-vous que c’est censé être une ligne directrice générale; un généreux donateur pourrait donner 80% des fonds nécessaires avec un seul chèque.

Créez un plan de campagne de financement.

Une fois que vous savez combien de cadeaux vous aurez besoin de chaque niveau de donateur, vous voudrez organiser un cours de collecte de fonds pour obtenir ces cadeaux.

Le comité de la campagne de financement devrait lancer les dons avec ses propres dons, mais après cela, vous devrez déterminer quand et comment vous allez chercher des cadeaux importants, des cadeaux principaux et des dons plus petits.

Rappelez-vous : votre plan de campagne de financement peut être modifié. Accordez-vous de la flexibilité avec votre plan afin que vous puissiez corriger le cours lorsque des problèmes surviennent.

Cependant, il est important de rester en ligne avec votre plan de campagne de financement autant que possible. Définissez des dates de contrôle pour que votre équipe évalue le succès de la collecte de fonds.

Si vous ne respectez pas systématiquement les critères de référence, cela pourrait indiquer que votre objectif de collecte de fonds n’est pas atteignable ou que vous devez revenir à l’étape de la planification préalable pour obtenir les bons prospects en ligne pour contribuer aux cadeaux.

Décrivez un calendrier de campagne de financement.

Parallèlement à votre cours de collecte de fonds, vous devrez créer un calendrier de campagne détaillé pour chaque étape de la campagne de financement.

Cette chronologie devrait comprendre deux phases principales:

1. Phase silencieuse. C’est l’étape où vous faites des appels aux principaux donateurs, aux entreprises et aux agences gouvernementales. Pendant la phase tranquille, de nombreuses campagnes de capital reçoivent 50 à 70% de leur objectif global.
2. Phase publique. Après une cérémonie de lancement, la campagne de financement est ouverte au public. À ce stade, les donateurs peuvent contribuer ce qu’ils veulent, quand ils le veulent.

Vous pouvez renseigner les détails de ces deux phases avec les détails relatifs à votre campagne de financement spécifique.

Préparez les documents de soutien pour votre campagne de financement.

Une fois que vous avez établi un budget, établi un objectif financier et déterminé votre échéance, vous pouvez commencer à préparer vos documents d’appui. Ces documents aideront à transmettre le professionnalisme et le sérieux de votre campagne de financement, en encourageant les sympathisants à faire un don.

Les documents d’appui peuvent inclure:

• Déclarations de cas
• Brochures
• Lettres
• Cartes de gage
• Propositions
• Et plus encore!

Avoir ces documents de soutien en main avant même de commencer à solliciter des donateurs pour des contributions aidera à garantir que les donateurs ont une perception positive de votre organisation en général et de votre campagne de financement en particulier.

Rédigez votre déclaration de cas de campagne de capitaux.

Votre déclaration de cas est ce que vous utiliserez lors de vos appels de dons pour convaincre les prospects que votre projet vaut la peine d’être financé. C’est un document flexible qui donne des détails sur la campagne de financement. Il répond aux questions et vend la campagne comme étant valable.

Il est également utile lors de l’élaboration de propositions et de brochures, de la rédaction de discours et de l’établissement de la responsabilité avec les donateurs.

Votre exposé de cas doit être professionnel, visuellement attrayant et informatif. Il devrait mettre en évidence les réalisations passées et actuelles de votre organisation et expliquer pourquoi vous avez besoin d’argent pour votre campagne de financement.

Ce document unique servira de base à la majorité du reste de vos supports marketing.

Alignez vos attentes pour votre campagne de financement.

Avant que le voyant passe du rouge au vert et que vous appuyez sur la pédale d’accélérateur de votre campagne de financement, assurez-vous que toute votre équipe est prête et sur la même longueur d’onde.

Tenir des réunions régulières pendant la phase de planification et s’enregistrer sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour informer tout le monde des progrès réalisés.

De plus, tenez les autres acteurs clés au courant de la campagne. Plus tout le monde est informé, plus l’ensemble du processus sera rationalisé.

La planification d’une campagne de financement nécessite le soutien de toutes les personnes impliquées. Il faut également beaucoup de temps et d’efforts pour préparer une organisation à lever une somme d’argent importante. En suivant ces quatorze étapes, votre organisme à but non lucratif sera prêt pour le succès de la campagne de financement!

Maintenant que nous avons examiné comment votre équipe abordera votre prochaine campagne de financement, vous pourriez chercher à en savoir plus sur cet intéressant sujet de collecte de fonds. N’ayez crainte !

Consultez ces ressources supplémentaires pour en savoir plus sur la réussite de votre campagne de financement :

• Collecte de fonds à l’université : 3 conseils parfaits pour engager les anciens élèves. Les campagnes de financement ne s’adressent pas uniquement aux organisations à but non lucratif. En fait, les universités les emploient souvent pour atteindre leurs objectifs de collecte de fonds. Consultez nos conseils d’engagement des anciens élèves pour stimuler le succès de la collecte de fonds universitaire pour la prochaine campagne de financement de votre école.
• Campagnes de capitaux / 9 Stratégies révolutionnaires (et intelligentes). Vous voulez en savoir plus sur les stratégies de collecte de fonds pour votre campagne de financement? Nos amis de MobileCause ont compilé leurs meilleures stratégies pour les campagnes de capital que vous voudrez consulter.
• Campagnes de capitaux: Le Guide Ultime. Vous cherchez toujours plus d’informations sur les campagnes de capital avant le début de la vôtre? Visitez Aly Sterling Philanthropy pour une autre plongée en profondeur dans ces projets de collecte de fonds délicats.