Dans ce blog, je parle souvent du processus de hiérarchisation des projets et de la meilleure méthode pour le mettre en œuvre. Dans cet article, je voudrais partager quelques idées sur la façon d’utiliser la matrice de priorisation pour hiérarchiser les projets de manière à vous donner une chance de réussir.

Qu’est-ce que la matrice de priorisation ?

Une matrice de priorisation est un outil simple dans lequel vous créez un ensemble de critères (qui doivent correspondre à vos objectifs commerciaux) et les utilisez pour noter vos projets. Pourquoi? Eh bien, vous essayez de déterminer quels projets sont les plus importants afin de pouvoir les hiérarchiser.

C’est assez simple dans le concept, mais peut être vraiment difficile à bien faire.

Ce ne sont pas les mathématiques qui sont difficiles (et c’est là que se concentrent la plupart des articles sur les matrices de priorisation), c’est tout ce qui est humain…

Avantages de la matrice de priorisation

En principe, une matrice de priorisation est facile à utiliser et à utiliser pour prendre des décisions. La plupart des chefs d’entreprise peuvent comprendre le concept d’un score pondéré dans une feuille de calcul.

Une fois que vous avez votre feuille de calcul, il est facile de modifier les pondérations des critères et de voir immédiatement l’effet sur votre classement.

Votre matrice de priorité crache également un nombre propre et sans ambiguïté pour « priorité ». C’est quelque chose que tout le monde peut comprendre et comprendre.

Matrice de priorisation des projets

Passons une minute à regarder comment la matrice de priorisation des projets est généralement déployée.

Tout d’abord, vous définissez un ensemble de critères que vous utiliserez pour noter les projets. Ces critères doivent refléter vos objectifs commerciaux. Vous devez ensuite pondérer ces critères – généralement, les gens donnent à chacun une pondération basée sur un pourcentage.

Ensuite, vous marquez vos projets. Vous devez noter chaque projet par rapport à chaque critère, mais vous devez trouver une échelle appropriée.

En sciences de la décision, on parle de normalisation des scores. Cela signifie soit utiliser la même échelle (par exemple, une échelle de 1 à 5) pour tous les critères, soit faire des calculs pour convertir les scores en « scores normalisés” – Je n’expliquerai pas comment vous procédez ici, mais soyez conscient de cette étape – beaucoup de gens la manquent et cela pose des problèmes.

Maintenant que vous avez vos critères pondérés et vos scores pour chaque projet, vous pouvez calculer le score pondéré pour chaque projet en effectuant un calcul assez simple:

(Poids du Critère 1 x Score du Critère 1) + (Poids du Critère 2 x Score du Critère 2) + (Poids du Critère 3 x Score du Critère 3) +…..

Continuez jusqu’à ce que vous ayez additionné les scores pondérés pour tous les critères… et c’est tout. Vous avez un score de priorité pour votre projet… et vous pouvez continuer à faire le même calcul pour le projet suivant.

Bien sûr, vous voudrez probablement le faire dans une feuille de calcul. Cet exemple (que vous pouvez télécharger ici) vous montrera à quoi ressemblent les mathématiques.

Problèmes avec la matrice de priorisation de projet

Le problème principal est causé par ses principaux avantages – la matrice de priorisation est un outil conçu pour être rapide et facile à utiliser… ce qui est correct si les décisions ne sont pas très importantes. Si vous priorisez des tâches courtes, des choses qui n’ont pas beaucoup d’impact à long terme, alors c’est bien.

Mais les projets ne sont pas des tâches.

Les projets sont plus grands et les conséquences de choisir les mauvais peuvent être spectaculaires.

Par exemple, choisir les mauvais projets peut augmenter le taux d’échec de votre projet d’environ 30%. Cela semble être une conséquence assez importante (consultez cette infographie pour voir l’impact de l’alignement des projets sur la stratégie).

Voyons donc pourquoi la matrice de priorisation du projet échoue et ce que nous pouvons faire pour y remédier.

1. Pas d’alignement sur les critères

Très souvent, une équipe qui « possède des ressources” met en place une matrice de priorités pour aider à déterminer ce qu’elle doit aborder en premier.

Le problème est que cette équipe n’est pas le « client”. Ces projets existent pour soutenir vos « clients-parties prenantes » et ce sont eux qui devraient sélectionner les critères.>

Bien sûr, vous pouvez être propriétaire du ”processus » de sélection des critères – organiser un atelier de brainstorming, par exemple – mais vos parties prenantes devraient être propriétaires de la sélection des critères.

2. Aucun processus pour établir des pondérations

Vos critères ne sont pas tous aussi importants.

De plus, si vous demandez à 5 parties prenantes quel poids accorder aux critères, vous obtiendrez probablement 10 réponses !

Sans accord à ce sujet, votre matrice de priorisation de projet n’a pas de sens.

Bien sûr, cela vous donnera quelques chiffres, mais ces chiffres ne seront pas fiables (ni même pertinents) pour vos parties prenantes. Alors oui, vous serez en mesure de prendre des décisions de priorisation, mais vous ne prendrez pas de décisions qui aideront réellement vos parties prenantes.

C’est fondamentalement pourquoi les chercheurs ont découvert que des méthodes telles que la matrice de priorisation ne fonctionnent pas vraiment. En fait, il n’existe que deux méthodes pour prioriser les projets qui fonctionnent – AHP et DEA. En savoir plus: Les meilleures Méthodes et techniques de hiérarchisation de projet

Vous pouvez résoudre ce problème en utilisant un logiciel de hiérarchisation de projet pour ajouter AHP (qui signifie Processus de hiérarchie analytique) au front-end des mathématiques de la matrice de hiérarchisation.

AHP vous permet de construire un consensus fort et clair entre les parties prenantes. Il en résulte un ensemble de critères pondérés que les parties prenantes possèdent, en lesquels elles ont confiance, qu’elles apprécient.

3. Collaboration rompue sur la notation

Lorsque vous évaluez un projet en fonction d’un critère comme « Impact sur la satisfaction du client”, vous devez porter un jugement subjectif. Certaines personnes pourraient voir « l’impact” du projet comme étant « majeur” et d’autres pourraient le considérer comme « insignifiant”.

Si vous n’avez pas de mécanisme pour résoudre ce problème, pour réunir différentes parties prenantes pour émettre des jugements subjectifs, alors vos scores finiront par être totalement dénués de sens… au moins, ils n’auront aucun sens pour vos parties prenantes.

Certains de vos scores seront des « nombres durs ». Par exemple, la « valeur actuelle nette” ou le « nombre de systèmes impactés” sont des nombres durs, mais vous devez d’une manière ou d’une autre obtenir ces données auprès de « l’expert en la matière” qui les détient. Cela implique généralement beaucoup de poursuite, puis de découpe et de collage dans des feuilles de calcul.

Cela prend non seulement du temps, mais est ouvert aux erreurs lorsque vous copiez des données d’un endroit à un autre. Il est également courant que les données soient obsolètes.

Se déplacer en ligne, en utilisant un système comme TransparentChoice, peut vraiment aider.

TransparentChoice vous permet de collaborer avec vos parties prenantes pour construire un consensus autour de jugements subjectifs (tels que « Impact sur la satisfaction client”). En impliquant différentes parties prenantes et en automatisant une partie de cette collaboration, vous pouvez construire ce consensus rapidement et facilement.

Dans l’ensemble, si vous ne collaborez pas efficacement lors de la notation de projets, vos scores hiérarchisés ne seront pas « fiables”.

4. Décisions basées sur les scores

Lorsque vous priorisez de petits éléments tactiques (tâches, éléments de maintenance, etc.), vous pouvez généralement utiliser le « score » de votre matrice pour hiérarchiser le travail. Prendre la tâche avec le score le plus élevé est généralement une bonne règle.

Les projets sont différents.Des projets existent pour vous aider à atteindre des objectifs commerciaux plus stratégiques. Ils se disputent les ressources et le budget. Parfois, il y a des dépendances entre les projets et toute la décision est généralement assez politique. Cela signifie que vous devez équilibrer les ressources entre différents départements, différents objectifs commerciaux, etc…. et tout en suivant vos différentes contraintes de ressources et votre budget.

Vous pouvez le faire dans des feuilles de calcul, mais si vous avez plus de 5 ou 10 projets, cela se compliquera très rapidement.

Un bon logiciel, comme TransparentChoice, vous permet de suivre non seulement les scores, mais également le coût de chaque projet. Il vous permet d’équilibrer les projets entre les moteurs métier tout en suivant vos différentes contraintes de ressources. Il suit même les dépendances du projet pour vous (vous n’approuvez donc jamais un projet sans approuver au préalable ses « prédécesseurs »).

Et vous pouvez tout faire dans un tableau de bord pratique.

Résumé

La matrice de priorisation est un moyen populaire de prendre des décisions, mais son utilisation pour la priorisation et la sélection des projets peut ne pas être très efficace.

Les concepts sous-jacents sont solides – nous voulons maximiser l’alignement sur nos objectifs et utiliser un score pondéré pour le faire – mais la pratique est généralement insuffisante dans des domaines tels que:

• Définir les critères appropriés à utiliser
• Pondérer ces critères (avec l’adhésion des parties prenantes)
• Collaborer pour marquer les projets rapidement et ”avec précision »
• Des facteurs d’équilibrage autres que le « score”

Un logiciel comme TransparentChoice peut vous aider à porter les idées de la matrice de hiérarchisation des projets à un nouveau niveau, conduisant à un portefeuille de projets bénéficiant d’un soutien plus fort des parties prenantes et, à son tour, de taux de réussite plus élevés.

En savoir plus

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de hiérarchiser les projets comme un pro, ce blog est un excellent point de départ: Comment hiérarchiser les projets. De plus, nous avons créé pour vous ce Guide Ultime sur la Priorisation et la sélection des projets.