Qu’est-ce que le co-emploi et comment peut-il aider votre entreprise?
Si vous êtes comme la plupart des employeurs, vous souhaitez améliorer l’efficacité opérationnelle, minimiser les risques et maximiser les talents, afin que votre entreprise soit plus rentable.
Pour y parvenir, une relation de co-emploi avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) pourrait être la meilleure solution.
Comment fonctionne le co-emploi?
Le co-emploi est un accord contractuel entre une entreprise et un PEO qui répartit et répartit les responsabilités de l’employeur entre les deux. Le contrat est souvent appelé contrat de service à la clientèle (CSA).
Dans un contrat de co-emploi, les employés de votre entreprise (également appelés employés de chantier) sont employés par deux entités distinctes :
- L’entreprise cliente
- Le PEO
Le PEO fournit des services et des avantages à une entreprise et à sa main-d’œuvre existante. (Les PEO ne fournissent pas de main-d’œuvre.)
Le propriétaire de l’entreprise conserve le contrôle de:
- Toutes les décisions d’affaires
- Opérations
- Tâches quotidiennes et fonctions principales des employés
Le PEO, à son tour, assume ou gère certaines responsabilités liées à l’employeur qui sont décrites et convenues dans l’ASC.
Par exemple, le PEO est généralement responsable de:
- Traitement de la paie
- Administration des retenues sur la paie
- Émission de chèques de paie
- Préparation, dépôt et dépôt des charges sociales
- Prestation d’avantages aux employés de chantier
- Gestion de la couverture des accidents du travail et des réclamations
- Prestation de conseils RH à l’entreprise cliente
Quels sont les avantages d’une relation de co-emploi?
Lorsque vous entrez dans une relation de co-emploi, le PEO co-emploie vos employés et assume certaines responsabilités d’employeur, tandis que l’entreprise cliente a accès à de nombreux avantages.
En fait, cette relation incite le PEO à s’aligner sur vos objectifs commerciaux et à devenir un véritable partenaire dans la croissance de votre entreprise.
Voici comment la relation de co-emploi peut se traduire en avantages pour votre entreprise :
L’accès aux avantages des grandes entreprises
Le fait d’être un employeur permet au PEO d’offrir des avantages à ses employés de chantier. Cela transfère le risque associé au parrainage de régimes d’avantages sociaux parrainés par l’employeur au PEO.
De plus, les PEO offrent généralement une grande variété d’avantages, dont beaucoup n’étaient peut-être pas disponibles auparavant pour vos employés.
Les avantages typiques offerts par un PEO comprennent:
- Couverture médicale, dentaire et visuelle
- Comptes de dépenses flexibles pour les soins de santé
- Régimes de retraite
- Assurance-vie et accidents personnels
- Assurance-invalidité à court et à long terme
- Aide à l’adoption
- Avantages pour les navetteurs
- Aide aux études
En tant que promoteur du régime, le PEO assume toutes les responsabilités et obligations du promoteur du régime du début à la fin. Cela comprend la gestion et l’administration des régimes d’avantages sociaux.
Vous n’avez plus à vous soucier de:
- Négociation des tarifs avec les fournisseurs
- Gestion de l’inscription et des notifications des employés
- Réalisation de tests de non-discrimination
Paie simplifiée
Le PEO assume également la responsabilité du paiement des employés de chantier, ainsi que du paiement et de la déclaration des salaires et des charges sociales dans le cadre de son FEIN. Cela permet d’assurer la précision et la conformité, et simplifie le processus de paie afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres domaines de votre entreprise.
Les autres services liés à la paie comprennent:
- Vous aider à déterminer les classifications exemptées / non exemptées appropriées
- Vous aider à assurer que la rémunération des heures supplémentaires est distribuée de manière appropriée
- Émission et dépôt des formulaires W-2
Protection contre les accidents du travail et gestion des réclamations
En tant que co-employeur, les PEO peuvent assumer le risque d’indemnisation des accidents du travail d’une entreprise cliente en offrant une couverture aux employés de chantier en vertu d’une police parrainée par le PEO. De plus, l’entreprise cliente bénéficie d’une couverture en vertu de la police de l’OEP.
Cette relation signifie qu’un PEO réputé sera investi dans l’aide:
- Enquêter sur les réclamations
- Communiquer avec les employés blessés et leurs médecins
- Aider aux arrangements de retour au travail
Avec une responsabilité potentielle par le biais de la relation de co-emploi, il est dans l’intérêt du PEO (et de tous) de prendre des mesures proactives pour éviter les demandes d’indemnisation des travailleurs.
Cela peut inclure:
- Évaluations sur site
- Recommandations de spécialistes de la sécurité
- Formations à la sécurité
Une gestion efficace du programme et des mesures proactives de prévention des blessures au travail profitent à la fois à votre entreprise et au PEO en maintenant les coûts bas.
Soutien et planification stratégique des ressources humaines
Un PEO réputé fera tout ce qui est en son pouvoir pour vous aider à développer efficacement et durablement votre entreprise. Lorsque votre entreprise prend de l’expansion, votre effectif le fait souvent.
Par conséquent, dans une relation de co-emploi, un PEO peut vous aider:
- Gérer les I-9 et les autres documents des employés
- Concevoir et effectuer des évaluations du rendement des employés
- Construire des structures de rémunération de base
- Mettre en œuvre des services de formation et de développement du leadership, y compris le coaching des superviseurs ou des cours d’apprentissage en ligne
- Créer un organigramme et un plan de relève
- Rédiger des descriptions de poste
- Construire un programme de reconnaissance des employés
- Mener des enquêtes sur le climat de l’entreprise
Quoi y a-t-il des idées fausses courantes sur les relations de co-emploi?
Il existe un certain nombre d’idées fausses sur le co-emploi en raison des notions préconçues sur l’externalisation en général:
Vous perdrez le contrôle de votre entreprise
La croyance la plus courante est que la conclusion d’un contrat avec un PEO entraînera une perte de contrôle pour le propriétaire de l’entreprise.
En réalité, la structure d’une relation de co-emploi vous permet, en tant que chef d’entreprise, de garder le contrôle sur les décisions d’affaires et les tâches quotidiennes et les fonctions principales de vos employés.
Le PEO assume ou partage uniquement les obligations spécifiques de l’employeur énoncées dans votre ASC.
Vos employés se révolteront
Les propriétaires d’entreprise craignent également que leurs employés n’adhèrent pas au nouvel arrangement ou que les employés soient considérés comme des employés temporaires ou non permanents.
Ces préoccupations sont (apparemment) logiques mais injustifiées.
Il y a peu, voire aucune perturbation pour les employés existants lorsque la relation est établie, et à aucun moment le « crédit-bail” des employés n’est impliqué dans l’accord. L’entreprise cliente continue d’employer les employés, le PEO devenant un co-employeur à certaines fins.
Les employés apprécieront également les avantages qui leur sont offerts par le PEO, ainsi que la technologie en ligne que les PEO peuvent offrir.
Le co-emploi est un moyen de remplacer les professionnels RH existants
Une relation de co-emploi est de nature administrative et est bénéfique pour les employés, y compris le personnel RH existant.
Les PEO s’alignent souvent sur les départements RH existants pour fournir une expertise indispensable dans les domaines où une aide supplémentaire est nécessaire. Un PEO peut souvent étendre une plus grande profondeur et une plus grande étendue d’avantages et de services que ce qui pourrait généralement être offert par l’entreprise seule.
Grâce à cette aide, votre équipe RH existante peut se concentrer sur des initiatives plus stratégiques, telles que la planification organisationnelle et la gestion du rendement.
Le résultat est une organisation plus forte et une meilleure façon de faire des affaires.
(Pour un examen plus approfondi des mythes sur les PEO, lisez notre blog sur le sujet.)
Pour résumer le tout
Être un employeur n’a jamais été aussi difficile, hautement réglementé et chronophage qu’aujourd’hui.
La bonne nouvelle est que vous n’avez pas à faire cavalier seul.
Maintenant que vous pouvez répondre à la question « Qu’est-ce que le co-emploi? »vous pouvez commencer votre recherche d’un PEO de bonne réputation qui peut aider à faire avancer votre entreprise.
Si vous souhaitez voir plus en détail comment la relation de co-emploi avec un PEO peut vous aider à réduire la charge de travail, téléchargez notre livre électronique gratuit: Externalisation des ressources humaines: Guide étape par étape des PEO.