Le suivi précis des stocks peut nécessiter plus que de simples comptages de stocks. De nombreux produits peuvent avoir des numéros de lot, de lot ou de série attachés à eux — et une bonne gestion de ceux-ci est tout aussi importante que la surveillance de vos niveaux de stock.

Les numéros de lot et de série sont suivis tout au long du processus de fabrication, de la livraison aux magasins de détail et jusqu’à la vente finale. Dans cet article, nous explorerons ce que chacun de ces chiffres représente et comment vous pouvez les suivre efficacement.

Que sont les numéros de lot et de lot ?

Dans cet article, nous nous référerons principalement aux numéros de lot, mais les termes « numéro de lot”, « numéro de lot” et même « numéro de code” peuvent être utilisés de manière interchangeable. Les numéros de lot sont utilisés lorsque vous fabriquez un produit en grande quantité, avec le même ensemble d’ingrédients ou de matières premières, et en même temps. Vous trouverez des numéros de lot ou de lot couramment utilisés dans les industries alimentaire, automobile et pharmaceutique, et ils peuvent également aider à suivre les produits pour enfants.

S’il s’avère qu’il y a un problème avec un produit, les fabricants peuvent économiser beaucoup d’argent et d’efforts pour rappeler les produits en fonction du numéro de lot. Par exemple, si un médicament contient un ingrédient dangereux, une société pharmaceutique peut examiner les lots touchés, puis les rappeler — au lieu d’avoir à rappeler toutes les bouteilles sur toutes les étagères.

Si vous rencontrez des problèmes avec un produit dans votre entreprise, vous le signalerez probablement à un fabricant avec le numéro de lot. Les numéros de lot reçoivent parfois un préfixe (par exemple, Lot 114321), mais ils peuvent simplement apparaître sous la forme de numéros estampillés ou imprimés sur le produit.

Suivi des numéros de lot ou de lot

Si vous achetez des produits portant des numéros de lot ou de lot, enregistrez-les au fur et à mesure que vous les recevez sur chaque bon de commande. Plus précisément, notez le nombre d’unités reçues, ainsi que le numéro de lot qui leur a été attribué. Vous voudrez ensuite stocker toutes les unités qui partagent le même numéro de lot dans un seul espace pour un suivi facile.

C’est plus pratique si votre système d’inventaire peut enregistrer directement un numéro de lot, mais s’il n’y a pas d’espace dédié pour en enregistrer un, vous pouvez également enregistrer le numéro de lot en tant que sous-location. Par exemple, si vous stockez un lot particulier dans l’entrepôt A, vous pouvez enregistrer son emplacement en tant qu’entrepôt A, Lot 345.

Il n’est peut-être pas nécessaire d’inclure le numéro de lot sur vos factures aux clients, mais vous voudrez le suivre sur la liste de sélection de chaque facture. De cette façon, si vos clients traitent des retours dus à des défauts, la liste de sélection vous aidera à identifier rapidement le numéro de lot en question.

Qu’y a-t-il dans un numéro de série ?

Alors que les numéros de lot se réfèrent à un groupe de produits identiques, les numéros de série aident à identifier les unités individuelles d’un produit. En d’autres termes, ils sont encore plus spécifiques que les numéros de lot ou de lot. Un numéro de lot peut être attribué à des dizaines, des centaines ou des milliers de produits identiques, mais un numéro de série n’est attribué qu’à une seule unité. En d’autres termes, les numéros de série rendent les produits uniques afin que vous puissiez différencier une unité d’une autre.

Si vous jetez un coup d’œil au bas d’un ordinateur portable, vous y trouverez probablement un numéro de série imprimé ou gravé. Si vous ne le voyez pas là, le numéro est souvent associé à votre compte d’achat chez un détaillant et il sera imprimé sur la facture originale.

Les numéros de série peuvent être utilisés pour les rappels, mais ils sont également pratiques pour l’éligibilité au service. Les demandes de garantie et de réparation nécessiteront souvent la soumission d’un numéro de série avant l’approbation des services, et le numéro de série aidera à identifier la date d’achat (car il est généralement inclus dans la facture).

Les numéros de série peuvent également contenir plus d’informations sur le produit. L’encodage peut varier d’une entreprise à l’autre, mais vous pouvez généralement utiliser le numéro de série d’un produit pour identifier son numéro de modèle, sa date de fabrication et même un code indiquant l’endroit où ce produit a été fabriqué.

Suivi des numéros de série

Si vous vendez des produits sérialisés, vous aurez besoin d’un niveau de précision supplémentaire dans le suivi de vos stocks. Lorsque vous recevez vos produits, vous devez enregistrer le nombre d’unités que vous avez reçues, ainsi que le numéro de série attribué à chaque unité individuelle.

Ce numéro de série sera également enregistré sur tout transfert de stock vers d’autres emplacements de stockage, ainsi que sur toute vente ou retour. La saisie de longs numéros de série après chaque mouvement de produit peut prendre du temps, il peut donc être utile d’imprimer vos numéros de série sous forme de codes à barres scannables. De cette façon, votre personnel peut utiliser un lecteur de codes-barres pour analyser la quantité d’un produit particulier qui est déplacée, puis scanner un deuxième ensemble de codes-barres pour identifier exactement les publications en série incluses dans cette transaction.

Nous avons entendu des clients dire qu’ils suivaient auparavant les numéros de série à l’aide de feuilles de calcul complexes, où chaque ligne représenterait un produit et son numéro de série correspondant. Bien que ceux-ci puissent fonctionner pour de plus petits lots de produits sérialisés, il peut également être très facile de faire des erreurs et d’écraser des données.

Nous avons conçu inFlow Cloud pour faciliter ce processus. inFlow garantit que les numéros de série suivent les produits sérialisés à chaque transfert et transaction de stock — de l’achat initial à la vente finale. Vous pouvez donc être tranquille en sachant que vos numéros de série sont suivis, mais sans avoir à recourir à des feuilles de calcul géantes pour les gérer.

Si vous souhaitez simplifier le suivi des numéros de série, inFlow Cloud peut vous aider!