Un bon de commande général (BPO) est un accord à long terme entre une organisation et un fournisseur pour livrer des biens ou des services à un prix fixe de manière récurrente sur une période de temps spécifiée. Si votre entreprise effectue plusieurs paiements pour les mêmes biens ou services, l’émission d’un bon de commande général avec les détails, tels que le prix et le calendrier de livraison, déjà spécifiés est un moyen efficace de réduire le temps passé et les délais de traitement.

Les fournisseurs, à leur tour, peuvent soumettre plusieurs factures citant le même numéro de BPO. Les limitations générales des bons de commande peuvent être basées sur une période spécifiée, par exemple une année, ou un montant d’argent spécifique. En plus du délai, de la quantité et du prix, les bons de commande généraux peuvent inclure des spécifications de qualité des articles.

Les avantages des commandes générales

Les services d’approvisionnement utilisent des commandes générales, que l’on peut également appeler des commandes permanentes, pour réduire les coûts et créer des processus de travail plus légers et plus efficaces. Voici plusieurs façons dont les bons de commande généraux peuvent augmenter les résultats et améliorer le flux de travail.

Les professionnels de l’approvisionnement peuvent utiliser des bons de commande généraux pour obtenir des prix de gros inférieurs en fonction de la quantité totale de commande, même lorsque plusieurs livraisons sont nécessaires au fil du temps. Lorsque vous passez une commande à la fois au cours d’une période de temps, de plus petites quantités sont négociées. Un bon de commande général élimine la nécessité de sécuriser l’approvisionnement et de négocier des contrats pour chaque commande, ce qui permet au personnel du service des achats de se concentrer sur des activités importantes plutôt que sur des tâches répétitives.

Les responsables des achats avertis peuvent consolider les dépenses directes et indirectes à l’échelle de l’entreprise pour des prix de gros plus avantageux. Et puisque le contrat définit les spécificités et la portée de la commande, le prix ne fluctuera pas au fil du temps, peu importe ce qui affecte le marché.

Un bon de commande général simplifie le processus de commande pour les achats répétitifs attendus. Par exemple, si une entreprise de fabrication a besoin de vingt expéditions des matières premières nécessaires à la production au cours d’une année, un bon de commande permanent signifie une négociation, un contrat et un processus d’approbation, au lieu de vingt. Les expéditions multiples au besoin offrent l’avantage supplémentaire de minimiser les risques et les coûts associés au stockage des marchandises.

 » Les bons de commande généraux peuvent donner aux services d’approvisionnement un effet de levier pour réduire considérablement les coûts d’achat des biens et services couramment utilisés.”

Quand utiliser un bon de commande général

Les commandes générales ne peuvent être utilisées que dans certaines circonstances :

• Lorsque des quantités des mêmes biens ou services sont nécessaires pendant une période de temps, généralement un an.
• Lorsque le coût unitaire peut être bien défini et que des détails peuvent être spécifiés.
• Lorsqu’un seul fournisseur est capable de livrer pendant toute la durée du contrat.
• Lors de la commande en quantité facilite des conditions contractuelles plus favorables, telles que des remises en vrac.
• Lorsque les livraisons échelonnées minimisent les risques et les coûts de stockage.

Les bons de commande généraux ne doivent jamais être rédigés pour des commandes dont le prix n’est pas garanti, la qualité du produit n’est pas fiable ou le fournisseur ne peut pas faire confiance.

Ce qu’il faut inclure sur le bon de commande général

Les bons de commande généraux doivent définir les termes du contrat suivants:

• Durée du contrat
• Prix et conditions contractuelles
• Informations de facturation – comment le fournisseur soumettra les factures pour paiement
• Spécifications des articles, y compris les attentes en matière de qualité, de taille et de quantité
• Quantité, délais et lieux de livraison
• Clause d’annulation

Les défis liés à l’utilisation de bons de commande généraux

La prévision des besoins est l’aspect le plus difficile de l’élaboration d’un bon de commande général. L’analyse des données peut fournir des quantités précises nécessaires à l’entreprise sur la période définie. Savoir ce qui est nécessaire informe le fournisseur de la quantité à stocker à temps pour livrer selon les termes du contrat. Au cours des négociations contractuelles, l’entreprise peut laisser la place à des ajustements au fur et à mesure que les biens et services sont livrés et mis à profit.

Les accords de ce type sont souvent prolongés d’année en année au fur et à mesure que les entreprises et les fournisseurs établissent des relations de travail. Des prévisions précises sont essentielles pour optimiser le budget et minimiser les coûts de stockage pour l’entreprise. Le vendeur, à son tour, réalise l’avantage d’une commande garantie à long terme avec un temps suffisant pour préparer les marchandises pour la livraison.

Avec un contrat d’achat en place et des conditions définies, un fournisseur de confiance livrera des biens et des services, en cas de besoin et sans travail administratif supplémentaire. Le BPO et les factures entrantes doivent être surveillés pour s’assurer que le total ne dépasse pas les limites de l’accord. La méthode de surveillance la plus efficace et la moins sujette aux erreurs est l’appariement automatisé à trois voies pour vérifier la réception des marchandises par rapport à la commande et au bon de commande avec un logiciel d’approvisionnement complet.