Mise à jour et modification des champs

Maintenant que vous connaissez les champs que vous pouvez insérer, voyons comment vous pouvez modifier les propriétés d’un champ et mettre à jour ses valeurs après l’insertion.

Mise à jour d’un champ

La plupart des champs ne sont pas automatiquement mis à jour chaque fois que vous ouvrez ou enregistrez le document. (De cette manière, ils diffèrent des objets liés OLE, qui sont automatiquement mis à jour par défaut.)

Pour mettre à jour un seul champ, sélectionnez-le (ou cliquez n’importe où) et appuyez sur F9, ou cliquez avec le bouton droit sur le champ et choisissez Mettre à jour le champ. Si vous avez basculé sur l’affichage de la chaîne de code de champ, la mise à jour du champ permet de revenir à l’affichage des résultats.

Pour mettre à jour plusieurs champs à la fois, sélectionnez-les dans une plage de sélection contiguë et appuyez sur F9. Pour mettre à jour tous les champs du document entier, sélectionnez le document entier (Ctrl + A) et appuyez sur F9. Si la mise à jour prend trop de temps, vous pouvez l’annuler en appuyant sur Échap.

Vous ne pouvez pas mettre à jour tous les champs. Certains champs ne sont pas affectés par l’exécution d’une mise à jour car ils n’extraient pas d’informations d’une source pouvant être modifiées. Par exemple, les champs {Print}, {MacroButton}, {GoToButton} et {Eq} sont comme ça.

De plus, certains champs ne sont pas affectés par l’exécution d’une mise à jour manuelle car ils se mettent automatiquement à jour. Les exemples incluent {Date}, {Time}, {Page} et {Seq}. {Date} et {Time} se mettent à jour chaque fois que vous ouvrez ou imprimez le document (ou l’ouvrez dans l’aperçu avant impression), et les champs de numérotation des éléments tels que {Page} et {Seq} se mettent à jour chaque fois qu’il y a un changement dans la pagination ou le séquençage des éléments, respectivement.

Avant d’entrer dans les détails, notez que beaucoup de raccourcis clavier sont impliqués dans le travail avec les champs, et certains d’entre eux sont le seul moyen d’accomplir une action particulière. Le tableau 16.2 présente un résumé rapide de ces raccourcis.

Tableau 16.2 Summary of Keyboard Shortcuts for Fields

Description	Shortcut
Save changes to the source file (only for {IncludeText} )	Ctrl+Shift+F7
Update the selected fields	F9
Toggle field code display	Shift+F9
Insert a blank set of field braces	Ctrl+F9
Run macro (uniquement pour {MacroButton})	Alt+Shift+F9
Dissocier un champ	Ctrl+Shift+F9
Aller au champ suivant	F11
Accédez au champ précédent	Maj+F11
Verrouillez un champ parmi les modifications	Ctrl+F11
Déverrouillez un champ verrouillé	Ctrl+Maj+ F11

Verrouillage des champs Par rapport aux mises à jour

Certains champs peuvent être verrouillés, ils ne sont donc jamais mis à jour même lorsque quelqu’un émet une commande de champ de mise à jour sur eux. Par exemple, si vous utilisez un champ pour entrer la date actuelle le jour de la création du document, vous ne voudriez pas que ce champ soit mis à jour chaque fois que vous ouvrez le document.

Certains champs ont une case à cocher Empêcher la mise à jour des champs dans la boîte de dialogue Champ. Cocher cette case ajoute un \! basculez dans la chaîne de code pour ce champ. Vous pouvez taper le commutateur dans la chaîne de code manuellement si vous trouvez cela plus facile que de revenir à la boîte de dialogue Champ.

Si le champ que vous souhaitez verrouiller n’a pas ce \! basculer dans le cadre de sa syntaxe, voici une autre façon: Cliquez dans le champ et appuyez sur Ctrl + F11. Pour confirmer que le champ a été verrouillé, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris ; la commande Mettre à jour le champ n’est pas disponible dans le menu qui apparaît.

Pour déverrouiller un champ qui a été verrouillé de cette façon, cliquez dessus et appuyez sur Ctrl + Maj + F11.

Mise à jour des champs pour l’impression

Par défaut, Word ne met pas automatiquement à jour les champs avant l’impression. Ce comportement est intentionnel, car il vous donne plus de contrôle sur vos données. Si vous souhaitez modifier ce comportement afin que tous les liens soient mis à jour avant l’impression, ouvrez la boîte de dialogue Options Word (Fichier, Options), cliquez sur Afficher et cochez la case Mettre à jour les champs avant l’impression.

Trouver et se déplacer entre les champs

Il peut parfois être difficile de savoir où se trouvent réellement les champs dans un document, en particulier lorsque certains champs ne contiennent pas de contenu visible, comme un signet ou un marqueur d’index.

Il existe plusieurs façons de surmonter cet obstacle. Une façon consiste à sélectionner le document entier et à basculer les codes de champ (Maj + F9). Cette méthode ne vous amène pas aux codes, mais elle les rend faciles à voir.

Une autre façon, que vous pouvez réellement combiner avec la précédente, consiste à passer au code de champ suivant en appuyant sur F11 ou au précédent en appuyant sur Maj + F11. Le mot passe au début du champ suivant ou précédent. Vous ne verrez peut-être rien là-bas (si le champ est masqué), mais après avoir sauté à cet endroit, cliquez avec le bouton droit sur l’endroit et choisissez Basculer les codes de champ ou appuyez sur Maj + F9, et le champ apparaît.

Une troisième façon consiste à utiliser la fonction Aller à pour passer d’un champ à l’autre. Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche Rechercher, cliquez sur Aller à, puis choisissez Champ dans la liste Aller à Quoi, puis cliquez sur Suivant pour accéder au champ suivant.

• Pour passer en revue Go To comme méthode de recherche d’objets, voir « Utiliser Go To”, p. 77.

Conversion des champs en texte brut

Si vous décidez à un moment donné que vous ne voudrez plus jamais mettre à jour un champ particulier, vous pouvez le convertir en texte normal (c’est-à-dire le dissocier). Cela copie sa valeur actuelle dans le document, puis supprime l’espace réservé du champ.

Avant de dissocier un champ, mettez-le à jour une dernière fois (F9) si nécessaire. Ensuite, sélectionnez-le (ou sélectionnez plusieurs champs à utiliser à la fois) et appuyez sur Ctrl + Maj + F9. Vous pouvez inverser un lien avec une opération d’annulation, mais sinon c’est un itinéraire à sens unique. Pour restaurer le champ, vous devez le réinsérer à partir de zéro.