È difficile stimare un progetto poiché non si trovano mai esattamente gli stessi per fare esempi e indovinare quanto sforzo, tempo e budget può richiedere. Ciò che funziona meglio in un caso non funziona affatto in nessun altro anche con gli stessi dati, team e budget. Inoltre, anche le migliori tecniche di stima del progetto possono fallire e l’unica tecnica che funziona davvero è la realizzazione del progetto stesso. Solo il suo adempimento mostra la quantità esatta di tempo.
Qualsiasi project manager dovrebbe sapere: meglio sei preparato con le stime del progetto, più è probabile che finisci un progetto e risparmi il budget.
Che cos’è la stima?
La cosa che dobbiamo imparare subito. Per dirla in generale, la stima è una sorta di processo con lo scopo di trovare un certo valore – una stima. Utilizzando questa stima come linea di base, i project manager sono in grado di determinare i punti chiave come sforzi, budget, risorse, tempo e alcuni altri per completare con successo un progetto.
Tecniche di stima del progetto
1. Stima analoga
2. Stima parametrica
3. stima a 3 punti
4. Stima bottom-up
Per iniziare con le stime, vorrei menzionare un punto molto importante. È fondamentale essere il più precisi possibile con un ambito di progetto e conoscere il maggior numero possibile di esempi di dichiarazione di progetto di successo. Se tutto è definito fin dall’inizio, è molto meglio per lo sviluppo del progetto più lontano e la realizzazione. Dovrebbe essere chiaro dalla portata di un progetto ciò che un progetto dovrebbe raggiungere.
Le tecniche di stima del progetto sono fondamentali per prevedere la data di realizzazione e il denaro necessario. Le tecniche descritte per stimare possono essere applicate in qualsiasi metodologia sia esso qualcosa di tradizionale come Cascata o moderno come Agile. Naturalmente, se andiamo più in profondità, diciamo, Agile, scopriremo un sacco di altre tecniche. Ma presterò la tua attenzione a 4 significativi. Per possederli è anche necessario avere una buona padronanza delle 10 migliori capacità di gestione del progetto.
1. Stima analoga
Alcune persone la chiamano anche stima top-down. La stima del progetto viene utilizzata nei casi in cui non c’è molta documentazione o informazioni. Per fare stime, un progetto o progetti simili sono presi dal passato. Certo, è molto meglio se i progetti passati sono presi da persone che li hanno gestiti e sanno cosa ci è voluto esattamente per completarlo.
Esempio
C’è un compito: sviluppare cinque nuovi sbarchi di marketing. La tua squadra ha già affrontato compiti simili con cinque atterraggi e ci sono voluti 1 settimana. Di conseguenza, prendi questa quantità di tempo come esempio. Quindi, se hai bisogno di sviluppare 10 sbarchi, moltiplichi 1 settimana per 2 e ottieni 2 settimane.
Pro: il calcolo è veloce; non è necessaria molta documentazione.
Contro: non così preciso rispetto ad altre tecniche.
Precisione: la stima parametrica
più bassa
È molto simile alla stima degli analoghi. Ma è più preciso in quanto l’intero lavoro in un progetto è diviso in parti o unità che possono essere misurate. Alcune persone lo considerano uno dei metodi più accurati per determinare i costi e le durate di un progetto.
L’approccio si basa su dati dettagliati provenienti da progetti o attività precedenti. Per questo è necessario definire ogni deliverable e ciò che richiede e quindi le informazioni di ricerca che vi dirà la durata o il costo di ogni deliverable. La differenza tra questa stima e quella analoga è che qui c’è una prova statistica per la tecnica.
Esempio
Di nuovo il nostro esempio di atterraggio. Cerchiamo sul Web per trovare informazioni rilevanti su quanto tempo ci vuole per sviluppare un atterraggio simile. Troviamo che approssimativamente ha bisogno di 10 ore. Se abbiamo bisogno di 5, moltiplichiamo 10 per 5 e otteniamo 50 ore.
Pro: calcolo veloce; probabilmente, ricerca veloce dei dati.
Contro: non così preciso come altre stime di progetto (ma più accurato di quello analogo).
Precisione: superiore analogo.
Stima a 3 punti
Questa delle tecniche di stima della gestione del progetto ha un altro nome: Tecnica di valutazione e revisione del progetto, o PERT in breve (ora non è necessario chiedere a tutti cosa sono i grafici PERT). Esso consente ai membri del team di fornire il loro aiuto o input per stimare le attività e rende questo processo più facile.
La tecnica di stima del progetto, come una stima bottom-up che va avanti nell’elenco, distribuisce anche il metodo di scomposizione di un progetto in attività più piccole. Quindi un manager lavora con il suo team e identifica i rischi coinvolti. Se per dirlo in poche parole, i rischi positivi richiedono meno tempo e quelli negativi-viceversa.
Quindi ogni attività è stimata in base a 3 punti: caso migliore o ottimista (chiamiamolo O), caso più probabile (M) e caso peggiore o pessimistico (P). Dovrebbe essere ovvio che l’opzione M ha il maggior peso.
Se per entrare nei dettagli, ci sono tre formule per stimare un progetto.
Il più semplice: (O+M+P)/3
Uno più accurato: (O+4m+P)/6
Quello che dà la deviazione standard: (P-O)/6
Esempio
Torniamo di nuovo al nostro esempio e lo mettiamo molto semplice. Quindi, per sviluppare gli sbarchi stimiamo O come 40 ore, M come 45 ore e P come 55 ore. Secondo la seconda formula, abbiamo (40+4*45+55)/6 = 46 ore.
Pro: è considerata una delle tecniche di stima più accurate nella gestione del progetto; riduce lo scenario con stime troppo ottimistiche e troppo gonfiate.
Contro: richiede più tempo per fornire tre stime per ogni attività.
Precisione: vicino al valore più alto.
Stima bottom-up
Questa tecnica di stima del progetto implementa la struttura di ripartizione del lavoro. In questo caso un progetto o un’attività viene suddiviso in parti più piccole fino a quando non è possibile stimare ciascuna di esse. Così sapendo quanto tempo, sforzi, risorse o denaro sono necessari per un determinato compito, si ottiene possibile riassumere tutti loro e ottenere un quadro di tutta la stima del progetto.
La tecnica richiede più tempo per stimare, ma fornisce i risultati più accurati.
Esempio
Se è necessario sviluppare atterraggi, interrompere l’intero processo, come è stato affermato, in parti più piccole che possono essere facilmente stimate. Richiede un’analisi più approfondita con cose obbligatorie da fare, ma a prima vista include la scrittura del testo, il design, il front-end e alcune altre fasi. Dopo che somma ogni stima e si otterrà l’intera stima.
Pro: il più alto livello di precisione; poiché tutto il progetto è diviso in parti più piccole, è altamente probabile che non venga perso un dettaglio.
Contro: richiede la maggior quantità di tempo rispetto ad altre tecniche.
Precisione: la più alta.
Come avere un’immagine chiara di un progetto con un diagramma di Gantt?
Uno dei suggerimenti principali per la gestione del progetto di successo che può aiutare con la stima dei costi è quello di utilizzare il software grafico di Gantt come software di stima dei costi.
Nel software GanttPRO Gantt chart, un manager può facilmente lavorare con la stima dei costi. Lo strumento mostrerà quanto ogni attività costerà in base al tempo stimato e al tasso di una risorsa. Tutto ciò rende quindi il budget dell’intero progetto.
In GanttPRO, troverai tre tipi di valori di costo: per ora, per articolo e prezzo fisso.
GanttPRO è un software grafico Gantt online che aiuta individui e team a gestire attività e progetti, nonché a lavorare con costi e budget. Lo strumento ha una breve curva di apprendimento e offre un’interfaccia intuitiva.
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Sommario
I metodi sopra descritti sono molto diffusi e utilizzati in qualsiasi progetto. Prova uno di loro o prova a combinarli per ottenere la migliore soluzione di lavoro per te. Oppure puoi semplicemente gestire tutte le tue attività e progetti nel software professionale online di Gantt chart che stima facilmente tutto per te.