Il ruolo sinistro della Presentazione Handout

Ecco una dichiarazione audace: Credo che la presentazione stampabile handout è la causa principale del perché il pubblico di tutto il mondo si addormentano durante le riunioni di presentazione.

Non mi credi? Considera quanto segue:

Durante la mia firma presentazione mito-busting keynote, “Get Their Attention”, espongo il mio pubblico alla filosofia “One Idea Per Slide” utilizzato da rinomati esperti di presentazione come Garr Reynolds, Nancy Duarte, e Guy Kawasaki. Lo scopo di questo è quello di rompere il modello comune di diapositive di imballaggio con punti elenco.

Perché? Perché durante una presentazione dal vivo, il cervello umano è in grado di comprendere solo un’idea alla volta e perde rapidamente l’attenzione quando barraged con tonnellate di punti elenco. Questo porta inevitabilmente a un ponte scorrevole che è molto più efficace per una presentazione dal vivo, ma anche, molto più a lungo.

C’è una domanda che mi viene posta in modo affidabile dove so che la mia risposta solleverà le sopracciglia:

“Come gestisci le dispense di presentazione? Non posso inviare un mazzo da 120 diapositive con una parola per diapositiva come volantino di presentazione per le persone che non c’erano” ”

E hanno ragione. Capisco il dolore e la sofferenza dietro questa domanda fin troppo bene. E questa domanda rappresenta un anello chiave nella catena di abusi di presentazione che ho osservato lavorando in organizzazioni aziendali per oltre dieci anni.

di Conseguenza, il mio pubblico non è mai abbastanza pronti per la mia risposta, che è:

non ho mai, mai distribuire la mia live di presentazione di diapositive come un volantino, dopo una presentazione. MAI.

Cue confuso / sguardi perturbati / forconi.

Sì, lo so. Ci sono persone che non hanno partecipato alla riunione che hanno bisogno di sapere cosa è successo. E c’erano persone alla riunione che vogliono rivedere ciò che hanno imparato. Devi mandare qualcosa dopo la riunione.

Non sono d’accordo. Semplicemente non mando le mie diapositive dal vivo come un volantino di presentazione. Posso spiegare con una breve storia.

Una lezione di presentazione inaspettata di Seth Godin

Quando sei un marketer digitale e un drogato di presentazioni, guardare Seth Godin presente a un pubblico intimo di 100 è il più vicino possibile a un’esperienza religiosa professionale.

Mi è stato regalato un tale privilegio mentre frequentavo il Forum ClickTale 2013. Tra una formazione di altoparlanti stellare, è stato Godin il Grande che ha veramente rubato lo spettacolo con le sue riflessioni sulla morte del marketing di massa e la nascita della tribù individualizzata.

Mentre la polvere d’oro iridescente si depositava dal suo discorso, sono rimasto scioccato quando l’hanno aperto per Q&A. Non riuscivo a concepire una domanda abbastanza elevata da chiedere a questo dio del palcoscenico.

Qualcun altro credeva di averlo fatto. Un giovane gentiluomo di fronte alzò la mano eccitato, richiamò l’attenzione di Lord Godin e chiese,

“Ci manderai le tue diapositive di presentazione?”

I piatti si sono schiantati, le auto hanno strillato. Un titter nervoso correva attraverso il pubblico, e ho osservato l’espressione curiosa di Seth e la pausa incinta. Potrebbe anche aver chiesto a Seth di passare la gelatina.

Non era una domanda insolita; è stato chiesto in ogni riunione, presentazione della conferenza, workshop e webinar a cui abbia mai partecipato.

Ma sapevo che in quel momento la sua domanda aveva infranto la Prima regola dello Slide Club: non chiedi a Seth Godin di inviarti le sue Slide.

La risposta di Seth è stata così azzeccata che è diventata un momento insegnabile per tutti gli spettatori. Ha detto qualcosa per l’effetto di, ” Io non mando la gente le mie diapositive. Senza di me, non avresti idea di cosa significhino. Io sono la tua guida.”

Boom.

Perché evito di inviare le mie diapositive di presentazione

Ecco la logica alla base della nostra filosofia di presentazione, pura e semplice: quando crei un documento per servire sia i tuoi partecipanti dal vivo che i tuoi destinatari di posta elettronica, sottovaluti entrambi i pubblici.

Un mazzo di presentazione dal vivo ben progettato ha bisogno di guidare il pubblico attraverso la tua narrazione. Ma meglio hai progettato le tue diapositive dal vivo, meno senso avranno per un pubblico offline.

Sul rovescio della medaglia, un sovraffollato, testo-pesante presentazione volantino perderà l’attenzione del pubblico e sacrificare la loro esperienza dal vivo.

E per me, la priorità è sulla presentazione dal vivo, perché è lì che si arriva veramente a brillare come partner con i vostri team e clienti.

Sfortunatamente, noi, come comunità aziendale collettiva (occupata / oberata di lavoro / eccessiva capacità), abbiamo ceduto all’invio di una copia affrettata di diapositive di presentazione pesanti come pratica standard.

Questo rapporto di metà strada è ciò che la divinità della presentazione Garr Reynolds ha coniato “Lo Slideument”. Egli spiega nella sua innovativa presentazione bibbia, Presentazione Zen:

” Diapositive sono diapositive. I documenti sono documenti. Non sono la stessa cosa-lo slideument non è efficace, e non è efficiente, e non è carino. Il tentativo di far sì che le diapositive servano sia come immagini proiettate che come dispense autonome crea cattive immagini e cattiva documentazione.”

~ Garr Reynolds

Ed ecco la sua logica per la dottrina del doppio documento:

“Se crei un volantino adeguato come congedo per la tua presentazione durante la fase di preparazione, allora non ti sentirai obbligato a dire tutto sul tuo argomento nel tuo discorso. Preparare un documento corretto fre ti libera di concentrarti su ciò che è più importante per il tuo pubblico particolare nel tuo giorno particolare.”

~ Garr Reynolds

La collega guru della presentazione Nancy Duarte di Duarte concorda eloquentemente nel suo incredibile libro slide :ogyy:

“Il pubblico leggerà le tue diapositive o ti ascolterà. Non faranno entrambe le cose. Quindi chiediti questo: è più efficace se ascoltano, o più efficace se leggono?”

~ Nancy Duarte

Infatti, Nancy cita Seth Godin nel suo libro sul pericolo di presentare slideuments ad un pubblico dal vivo:

E lì si chiude il cerchio. Ed è per questi motivi che invio due documenti: uno su misura per il mio spettacolo dal vivo, e uno per i miei no-show.

Ora, so cosa stai pensando:

So che sei sepolto in montagne di numero scricchiolio e scadenze irragionevoli. Ma non temere giovane cavalletta; Non vorrei cadere questa filosofia convenzionale-busting su di voi senza una soluzione pratica.

Ritagliando solo 30 – 45 minuti del tuo tempo per creare bene entrambi i risultati, il tuo duro lavoro farà breccia nel tuo percorso di carriera che non vedresti altrimenti.

Quindi, quello che segue è il mio progetto passo-passo, non brevettato, top-secret, have-to-kill-you-now per creare un volantino di presentazione separato con meno di un’ora di rilavorazione in PowerPoint.

La soluzione pratica di Handout di presentazione

So che stai esitando all’idea di creare due documenti separati. Ma non ho mai detto che li stavi creando entrambi da zero.

Ecco perché ho deciso di creare una tecnica per creare entrambi dallo stesso documento di presentazione dal vivo.

Questo approccio sfrutta una tecnica che uso molto prima della presentazione, durante il processo di brainstorming e design. Quando stendo il mio flusso di contenuti in Google Slides (dopo il primo brainstorming sulle note post-it), dettare i miei punti di discussione nella casella Note di ogni diapositiva di PowerPoint.

Dettare i miei punti di parlare in un modo professionale ma accessibile, come una conversazione invece di una lezione accademica. Which…is come mi piace parlare al mio pubblico, grande o piccolo che sia.

Io uso Dragon NaturallySpeaking software di dettatura per fare questo (un’applicazione FOLLEMENTE utile). Ma, io uso anche il microfono sulla mia app Evernote per dettare le note pure.

Si può anche semplicemente digitare le note del relatore, in ogni casella, basta assicurarsi di utilizzare un modo colloquiale. Queste note sono molto utili quando provo la mia presentazione e per guidarmi durante il mio spettacolo dal vivo se sono in grado di utilizzare la vista del presentatore.

Ma la ciliegina sulla torta è che una volta consegnata la presentazione, le mie note dal vivo diventano la guida narrativa per i miei destinatari.

Questo è un esempio di come non ci sia lavoro sprecato nel mio processo; come craft la mia storia dal vivo all’inizio diventa la storia per coloro che non potevano essere lì. Si tratta di una tecnica efficiente che mi fa risparmiare un sacco di tempo mentre si cammina la linea di due documenti.

P.S.-Questa tecnica sfrutta la vista Note di PowerPoint. NON utilizzare la vista Dispense. La vista delle dispense è così schifosa per le dispense, dovrebbe essere inviata all’angolo.

Pronto? Andiamo!

Come creare la perfetta presentazione Volantino

Nella presentazione di PowerPoint, aprire il Master Note. Il Master Note controlla la formattazione globale per le pagine Note allo stesso modo in cui il Master diapositiva controlla le diapositive.

Note Master è simile alla Diapositiva Master (il risparmio di tempo migliore amico) che è possibile modificare il tipo di carattere familiare, il colore e la dimensione. È inoltre possibile regolare le dimensioni della diapositiva nelle pagine Note e modificare l’orientamento della pagina.

Qui è anche dove è possibile aggiungere il logo aziendale a ogni diapositiva per rispettare le politiche di distribuzione delle informazioni aziendali. Qui, e solo qui (NON sulle diapositive dal vivo, per favore).

Tuttavia, il Master Notes è molto diverso dal Master Slide in quanto hai poche opzioni di formattazione al di fuori di ciò che ho menzionato. Sebbene sia possibile aggiungere visibilmente forme e linee o rimuovere il bordo della diapositiva nel Master Note, le modifiche non verranno visualizzate nelle pagine delle note. Un po ‘ di pubblicità falsa, ma puoi sempre aggiungere quegli elementi alle singole pagine delle note.

Quindi, abilitare i numeri di pagina se non lo sono già. Solo nel caso di dispense e presentazioni solo per telefono raccomando i numeri di pagina.

Ora, stiamo andando a perfezionare ogni diapositiva in una pagina volantino. Fai clic su “Chiudi master” e vai alla prima diapositiva, quindi vai alla pagina Visualizza → Note.

Per ogni diapositiva, formattare le note che hai scritto utilizzando grassetto, elenchi numerati, e qui, i punti elenco sono ok. Rendilo narrativo, a beneficio dei lettori. Ricordate, non siete lì per guidarli,in modo da scrivere le note in modo professionale ma colloquiale.

Sentiti libero di rimuovere alcune diapositive (come le intestazioni di sezione) se una pagina stampata separata non fornirà alcun valore.

Consolida alcune diapositive se ritieni che una singola idea sia troppo scarsa per una diapositiva. Supponiamo che tu abbia tre diapositive che utilizzano lo stesso grafico perché hai tre approfondimenti separati da presentare. Ricordate, si vuole ritmo il vostro pubblico dal vivo un’idea alla volta. Esempio qui sotto:

Per il volantino, posso consolidare e aggiungere il numero annotazioni per passare i punti corrispondenti nelle mie note senza l’utilizzo di 3 pagine intere. Vedi le pagine Note di seguito:

Nota: tutte le immagini e le annotazioni aggiuntive che aggiungi alla pagina Notes verranno visualizzate solo nella vista Notes.

Quando hai finito, vai a Stampa → Stampa in PDF → Stampa layout → seleziona Pagine Note.

Il gioco è fatto! Ci vorranno alcuni tentativi per ottenere il prodotto finale giusto, ma una volta che si ottiene il blocco di esso, non sarai mai sudare la richiesta volantino di nuovo!

Scarica il tuo modello di Handout Presentazione gratuita

Perché sei le api ginocchia, ti sto dando il mio pratico + perfetto modello di Handout presentazione gratuito che vi guiderà attraverso tutti questi passaggi.

fare Clic sull’immagine qui sotto per afferrare la vostra copia:

considerazioni Finali su opuscoli di Presentazione

spero che questo post ha fornito solo una soluzione a questo annoso dilemma. Non sto affatto dicendo che è il modo migliore; questo processo non è impostato-it-and-forget-it e richiede un po ‘ di tempo e di pensiero in più.

Ma è un metodo pratico e ripetibile che sfrutta diversi passaggi incorporati nel mio processo di presentazione attendibile.

Ho sperimentato ottimi risultati utilizzando questo metodo con i miei clienti e team che non sono stati in grado di partecipare, senza sacrificare l’esperienza dei concerti dal vivo per coloro che erano. Ho anche usato questo per creare dispense di presentazione della conferenza per i partecipanti alla sessione di grande effetto.

Questo post è stato ispirato da un recente post sulla filosofia di presentazione del mio amico Cole Nussbaumer Knaflic di Storytelling With Data, dove condivide alcuni consigli utili per creare un volantino di presentazione.

E considerando quanto sia pervasivo questo dilemma per i professionisti e gli oratori professionisti, è sicuramente il momento per questo.

Proverai a creare un volantino di presentazione separato?

Crediti fotografici:
Seth Godin