Queste note provengono da cinque anni di successo di Open Data Day DC e altri hackathon civici che ho eseguito, sponsorizzato o partecipato.

Le idee sono state ispirate da molti individui, in particolare tra cui il mio Open Data Day DC co-organizzatori Eric Mill, Sam Lee, Katherine Townsend, e Julia Bezgacheva, così come Justin Grimes, Matt Bailey, Leah Bannon, Laurenellen McCann, e Greg Bloom.

Che cos’è un hackathon?

Definito

Definisco “hackathon” in modo molto ampio:

• Hacking è problem solving creativo. (Non deve coinvolgere la tecnologia.)
• Un hackathon è qualsiasi evento di qualsiasi durata in cui le persone si riuniscono per risolvere i problemi. La maggior parte degli hackathon che ho eseguito ha anche una traccia parallela per i workshop.

I partecipanti in genere formano gruppi di circa 2-5 individui, tirano fuori i loro laptop (se l’evento è a tema tecnologico) e si immergono nei problemi. I workshop di formazione sono una grande pista parallela soprattutto per i nuovi arrivati ma anche per tutti i partecipanti.

Energia positiva

Gli hackathon hanno ottenuto un brutto rap a causa di alcuni che hanno una struttura malsana e competitiva e per aver impostato aspettative irrealistiche. Non eseguire un hackathon come quello e sarete sulla strada giusta. Ecco gli obiettivi che tengo a mente:

• Rafforzare la comunità che l’hackathon è per.
• Essere il benvenuto ai nuovi arrivati nella comunità.
• Offrono ai partecipanti l’opportunità di imparare qualcosa di nuovo.
• Fornire uno spazio e un tempo per i partecipanti a fare progressi sui problemi che sono interessati a.

Non aspettarti di aver effettivamente risolto un problema entro la fine dell’hackathon. I problemi della vita reale sono difficili! Pensa all’hackathon come a un pit-stop in un lungo viaggio per risolvere problemi o come una sessione di allenamento per preparare i partecipanti alla risoluzione dei problemi.

Dal momento che non risolverai un problema, non esercitare pressioni irrealistiche (e malsane) sui tuoi partecipanti. Non stare sveglio tutta la notte, non pompare i partecipanti con caffeina e non fare vincitori e vinti. Non c’e ‘ mai stata birra, gare o pressione nei miei hackathon. I partecipanti dovrebbero venire eccitati ed essere accolti con energia positiva.

Aspetta — forse un hackathon non è la cosa giusta

Le mie note qui sotto sono per lo più logistiche e assumono un approccio incentrato sulla tecnologia. Do per scontato che tu voglia fare un hackathon. Ma leggi Così pensi di voler eseguire un Hackathon? Think Again di Laurenellen McCann per pensieri su altri (e talvolta migliori) modi di coinvolgere una comunità.

Considera anche di non chiamare il tuo evento un “hackathon”. Non tutti sapranno cosa intendi, e “hacking” potrebbe rendere meno probabile che tutti i gruppi si sentiranno i benvenuti.

Se l’obiettivo del tuo hackathon è quello di commercializzare un prodotto, fermati qui e leggi una guida diversa. I tuoi obiettivi e i miei obiettivi non sono gli stessi.

Dare il benvenuto ai nuovi arrivati

La cosa più difficile nell’eseguire un hackathon di successo è dare il benvenuto ai nuovi arrivati e aiutarli a essere coinvolti in un’attività.

I nuovi arrivati spesso soffrono di “sindrome dell’impostore”, la sensazione di non appartenere perché non hanno abilità, non sono abbastanza intelligenti, ecc. Si sbagliano, naturalmente, ma fino a quando non si sentono come se appartenessero non saranno in grado di avere un’esperienza appagante. È compito dell’organizzatore di hackathon aiutarli a capire che hanno qualcosa da contribuire.

I partecipanti all’hackathon per la prima volta sono spesso sopraffatti quando arriva il momento di trovare un progetto su cui lavorare. Potrebbero non sapere ancora come mettere in relazione le proprie competenze con i tipi di progetti su cui si sta lavorando. Sapere come essere utili è un’abilità in sé. Avrete bisogno di guidarli a un progetto e attraverso un processo per loro di rendersi conto di come possono contribuire. Se hai troppi partecipanti persi e non abbastanza aiuto per farli iniziare un progetto, se ne andranno — cerca di evitarlo.

L’organizzatore di hackathon deve assicurarsi che tutti abbiano qualcosa da fare. Un modo per farlo è quello di avere un elenco di project leader prima del tempo: le persone che conosci stanno arrivando con progetti particolari che si possono guidare gli altri partecipanti a. E puoi lavorare per assicurarti che i tuoi progetti di hacking siano pronti ad accettare i nuovi arrivati. Puoi anche tenere attività non progettuali-workshop, descritti di seguito-che sono più facili per i nuovi arrivati.

Potresti anche considerare di associare i nuovi arrivati con i mentori o tenere una sessione pre-evento solo per i nuovi arrivati, come Wikimedia ha fatto di recente.

Hacking

La traccia di hacking è per i partecipanti di immergersi in problemi. Spesso gruppi di 2-5 individui si formano attorno a un progetto, come la creazione di una nuova visualizzazione dei dati, la scrittura di un documento o l’indagine collaborativa di un problema. I partecipanti tirano fuori i loro laptop, si connettono all’alimentazione e al wifi e si mettono al lavoro.

L’hacking inizia con le introduzioni del progetto. I partecipanti che portano progetti all’evento hanno l’opportunità di spiegare brevemente (1 minuto al massimo) su cosa stanno lavorando all’inizio dell’evento in modo che altri partecipanti possano unirsi a quel progetto. Alla fine dell’evento, una sessione conclusiva dà ad ogni progetto la possibilità di dimostrare alcuni risultati.

Coltivare buoni progetti

Non tutti i progetti fanno un buon progetto di hackathon. È estremamente importante massimizzare le seguenti qualità nei progetti al tuo evento:

• Chiaramente articolato. I progetti dovrebbero avere una domanda chiara o un problema che stanno cercando di risolvere più una soluzione proposta ragionevolmente specifica.
• Raggiungibile. La maggior parte dei progetti realizzerà circa il 25% di ciò che pensano di poter realizzare nel tempo limitato che hanno. Gestisci gli obiettivi di ogni progetto in modo che i partecipanti possano sentirsi realizzati alla fine della sessione, non interrotti.
• Facile da nuovi arrivati a bordo. I progetti dovrebbero avere compiti pronti all’uso per i nuovi arrivati con una varietà di competenze e con una varietà di livelli di abilità. Per i progetti di codifica, queste attività non possono richiedere una comprensione intima della base di codice e assicurarsi che l’ambiente di compilazione possa essere attivato in meno di 20 minuti. Crea un elenco di attività o crea problemi github in anticipo!
• Guidato da uno stakeholder. Uno stakeholder (o” esperto in materia”) guida un progetto alla rilevanza del mondo reale. I progetti senza uno stakeholder possono “risolvere” un problema che non esiste. Idealmente il leader (o uno dei leader) è uno stakeholder, o un buon proxy per uno stakeholder. Raccomando vivamente di rivedere la Build di Laurenellen McCann con, non per le serie sul coinvolgimento delle parti interessate in tutto il lavoro tecnologico civico. Inoltre, non è mai abbastanza per un leader di progetto essere solo una persona di idee. Fai attenzione quando il leader è uno stakeholder ma non può prevedere come lui o lei potrebbe implementare insieme al resto della squadra.
• Organizzato. Per i progetti con quattro o più membri, in particolare i nuovi arrivati, il ruolo del leader del progetto dovrebbe essere quello di coordinare, assicurando che ogni membro del team abbia qualcosa su cui lavorare e aiutando ad accogliere nuovi membri del team.

Tratta questi proiettili come una lista di controllo. I progetti che pensano a se stessi in termini di queste qualità tendono ad essere più felici e più produttivi.

Se sai su quali progetti si lavorerà all’evento, prima puoi far pensare a quei progetti, meglio è. Incontra i lead del progetto e parla di questi componenti del loro progetto prima del tempo, se possibile. In qualità di organizzatore, avere queste informazioni sui progetti può anche aiutarti a indirizzare i partecipanti ai progetti su cui potrebbero voler lavorare.

Agli Hackathon a tema

Un hackathon a tema è quello in cui i progetti sono limitati a un problema particolare: come la sostenibilità alimentare o il ritorno dei cittadini. Gli hackathon a tema sono in grado di attrarre esperti in materia (qualcosa in cui gli hackathon aperti come Open Data Day DC non sono bravi) e i progetti in genere ruotano attorno ai problemi che gli esperti in materia portano al tavolo.

Quando gli hackathon a tema sono anche hackathon tecnologici, c’è un problema comune: Gli esperti in materia possono facilmente identificare i problemi nel loro campo, ma non possono sempre trasformare questi problemi in progetti tecnologici praticabili. Gli altri partecipanti potrebbero essere pronti ad applicare le loro abilità ma non sanno nulla del tema dell’hackathon. Colmare questa lacuna richiede un’attenta pianificazione in anticipo.

Ciò che spesso risulta è una divisione della stanza in tre gruppi:

1. Esperti in materia e altri partecipanti che lavorano con successo insieme.
2. Esperti in materia che lavorano con altri esperti in materia di indagine problema, ma non l’attuazione.
3. Altri partecipanti che lottano per trovare qualcosa di rilevante su cui lavorare / implementare una soluzione di valore minimo per risolvere i problemi reali del tema.

#1 è grande. #2 va bene se il gruppo è felice. Ma #3 è male: i partecipanti senza la guida in materia si sentiranno persi. Per evitare questo, assicurarsi di avere abbastanza progetti realizzabili per tutti in vista dell’evento. Lavorare con gli esperti in materia prima dell’evento per trasformare i loro problemi in progetti. Vedere la sezione Coltivare buoni progetti sopra per garantire che vi sia una domanda coerente, che esistano le risorse necessarie (ad esempio set di dati) e che le competenze necessarie per il progetto corrispondano alle competenze che si prevede di portare da altri partecipanti (e in quantità sufficiente).

Inoltre, un esperto in materia può proporre molte idee ma può partecipare efficacemente a un singolo progetto durante l’evento, quindi assicurati che ci sia almeno un esperto in materia + un progetto praticabile per circa ogni quattro partecipanti non esperti.

Inserire i nuovi arrivati in nuovi progetti

L’inserimento dei partecipanti in progetti esistenti può essere molto difficile. È una delle parti più difficili dell’hacking. Quindi avere idee per nuovi progetti che sono particolarmente facili per i partecipanti per iniziare con se non possono partecipare a un progetto esistente. Avere idee progettuali pronte è particolarmente importante se non ti aspetti che molti partecipanti portino progetti! E sii sempre aperto alle idee progettuali dei partecipanti. Un progetto di uno, che significa qualcuno che lavora da solo, va bene anche!

Altri suggerimenti

Non permettere a nessuno di lanciare un’idea su cui non lavoreranno durante l’evento, a meno che non ci siano abbastanza idee per andare in giro. Altrimenti, questo è uno spreco di tempo prezioso di tutti.

Una volta iniziato l’hacking, non interrompere gli hacker se non per garantire che l’hacking stia andando liscio, per verificare che tutti abbiano qualcosa da fare e per mantenere le persone nel programma generale. Le attività a metà giornata come gli altoparlanti all’ora di pranzo e le videochiamate con persone fuori sede sono incredibilmente distrattive per i partecipanti che ora sono desiderosi di lavorare su un problema.

Training

Un hackathon di successo potrebbe essere solo hacking, solo allenamento, o sia hacking che allenamento.

Se hai un numero significativo di nuovi arrivati, avere workshop di formazione è un ottimo modo per dare loro qualcosa da fare con cui saranno più a loro agio che immergersi nell’hacking. È possibile eseguire workshop per introdurre i partecipanti al tema dell’hackathon o a particolari competenze tecniche utili per l’hackathon. Workshop possono anche essere luoghi per avere una discussione su questioni nel campo relative alla hackathon. I workshop dovrebbero essere interattivi il più possibile

Scegli attentamente i tuoi capi officina. Idealmente i leader hanno eseguito lo stesso workshop prima quindi sono ben provati. Dovrebbero anche essere diversi come i partecipanti che vorresti vedere presenti all’evento (sesso, razza, età, ecc.). Leggi i suggerimenti della Hopper Conference Diversity Guide sulla selezione degli altoparlanti.

Eseguire i workshop in una seconda stanza, se possibile. i workshop di 45-90 minuti sono di buona lunghezza. Se hai più di un workshop, lascia 15-30 minuti liberi tra i workshop per consentire al primo leader di chiudere e al secondo leader di impostare.

All’Open Data Day DC, abbiamo organizzato sei workshop in due giorni su un’introduzione agli open data e alle API, un’introduzione alla collaborazione con github, open mapping, un’introduzione a Python e community engagement.

Luogo& data

Requisiti di base

Trova una sede per ospitare il tuo evento e prenota la data. Questa è l’unica cosa che devi fare in modo significativo prima dell’evento. Quanto prima è possibile prenotare lo spazio meglio è.

Trova un luogo in grado di fornire:

• Posti a sedere adeguati (vedi sotto)
• Una striscia di alimentazione per tavolo
• Wifi (è veloce e affidabile? può collegare tutti i partecipanti? blocca qualche porta?)
• Proiettore
• Un microfono, almeno nelle grandi camere
• Accessibile ingressi accessibili a sedie a rotelle spazio con posti a sedere (e se c’è un palco, controllare se è accessibile, se applicabile)
• Genere neutro, singola superior, camere

(Se si esegue un grande evento, anche leggere tutto l’accessibilità riguarda elencati qui.)

Posti a sedere

I requisiti di posti a sedere sono diversi per l’hacking e le officine. Per l’hacking, vorrai una configurazione in stile banchetto con grandi tavoli circolari che ospitano circa 10 persone ciascuno. Sale in banchetto-setup tenere il minor numero di persone rispetto ad altri accordi tavolo/sedia, in modo da prendere in considerazione che quando capacità di calcolo. Per i workshop si desidera posti a sedere in stile aula, cioè tavoli rettangolari con sedie su un lato.

Quando

Scegli attentamente la data del tuo evento. Evita l’estate, le vacanze e altri eventi importanti nel tuo campo. I fine settimana sono difficili per le persone che frequentano nella loro capacità professionale. I giorni feriali sono difficili per i genitori.

Chiedi alla tua sede gli orari di inizio e di fine consentiti. Impostare gli orari per quando si arriva/lasciare e per quando i partecipanti arriveranno / lasciare. Pianificare almeno 30 minuti prima e dopo l’evento per impostare e abbattere/pulizia.

Assicurati di poter entrare e che i tuoi partecipanti possano entrare. Se la porta d’ingresso dell’edificio è chiusa a chiave, assicurati di avere una chiave e di avere qualcuno affisso alla porta per far entrare i partecipanti (potrebbe essere necessario un team di persone per ruotare alla porta d’ingresso per tutto il giorno).

Controllare anche…

Controllare se la sede consente di avere cibo in camera.

Se si tiene l’evento al di fuori dell’orario lavorativo, verificare che la sede sia dotata di aria condizionata/riscaldamento.

Budgeting tua sede

Sedi professionali pagare un bel po ‘ di soldi, quindi sarà necessario trovare qualcosa che si adatta al vostro budget. Speriamo che tu possa trovare un po ‘ di spazio libero con un buon wifi (la tua biblioteca locale, la compagnia di un amico, ecc.).

Per un grande evento di un giorno intero in una grande città, aspettatevi che le sedi cambino a migliaia di dollari al giorno. Dipende da quanto spazio è necessario, e non c’è rima o ragione per i prezzi, ma di solito viene fuori a circa $10-$30 a persona.

Sponsorizzazione

Per grandi eventi, probabilmente avrete bisogno di sponsor per aiutarvi a coprire i costi.

Gli sponsor ti daranno qualcosa-denaro, spazio, cibo, magliette-con l’aspettativa che ottengano qualcosa dal loro supporto per il tuo evento. Potrebbero reclutare / assumere e stanno cercando di scovare i tuoi partecipanti, o potrebbero commercializzare un prodotto che vogliono promuovere.

Pensa a cosa sei disposto a dare agli sponsor in cambio del loro sostegno. Sicuramente ringrazierai i tuoi sponsor, per nome, durante la sessione di apertura e chiusura, e probabilmente vorrai anche twittare i tuoi ringraziamenti. Oltre a ciò, vuoi dare loro un tempo su un podio per parlare con i tuoi partecipanti? O un tavolo sul retro per mostrare la loro roba? Dipende da te, e devi trovare il giusto equilibrio tra portare abbastanza sponsorizzazioni senza interferire con gli obiettivi del tuo evento.

Calcola il tuo budget — i costi del luogo e del cibo, in particolare — in primo luogo, in modo da sapere quanto in sponsorizzazioni hai bisogno. Ma poi iniziare a proteggere gli sponsor presto.

Cibo

Idealmente si dovrebbe fornire caffè e tariffa leggera per la prima colazione e bevande per tutto il giorno (soprattutto acqua). Il cibo è sorprendentemente costoso però, in modo da fare quello che puoi.

Cosa comprare

Se fornisci cibo, devi davvero fornire opzioni vegetariane e senza latticini perché queste restrizioni dietetiche sono molto comuni. Andare tutto vegetariano non è una cattiva idea. Dopo di che, prendere in considerazione altre restrizioni i partecipanti possono avere (vegan, kosher, senza glutine) e fare del tuo meglio.

Sii responsabile con il tuo cibo. Pensa come un genitore. Ordina cibo relativamente sano. Evitare cibi pesanti che rendono le persone assonnate (come il pane) o inefficaci (come l’alcol). La caffeina e lo zucchero vanno bene (l’energia è importante), ma hanno anche un vero nutrimento..

Budgeting e logistica

Figura su 7 7 a $15 a persona. La pizza è il cibo più economico da ottenere, ma è anche fondamentalmente la cosa peggiore che puoi nutrire qualcuno (e non tutti lo mangiano) — evita la pizza se puoi.

Se stai ordinando cibo, probabilmente effettuerai l’ordine almeno tre giorni prima dell’evento.

Swag

Alcuni eventi come fornire swag, come t-shirt o adesivi. Personalmente penso che ci siano modi molto migliori per spendere il tuo budget, ma se vuoi davvero fornire swag tieni a mente–

Non ottenere magliette taglia unica perché le persone non sono tutte uguali. In effetti, leggi la sezione di Hopper Conference Diversity Guide sulle t-shirt.

Codice di condotta

Gli eventi tecnologici hanno una storia di non essere sempre accoglienti per le donne e le minoranze. Dobbiamo cambiarlo. Puoi essere parte di quel cambiamento adottando un codice di condotta per l’evento. Un codice di condotta non riguarda solo l’applicazione delle regole. Stabilisce norme comunitarie e invia un segnale agli aspiranti partecipanti che stai cercando di creare un ambiente accogliente. E, naturalmente, se c’è un problema al tuo evento avere un codice di condotta in anticipo ti aiuterà a risolvere il problema.

Cerca i codici di condotta utilizzati negli eventi che ammiri o copia dal Codice per il codice di condotta di DC o il codice di condotta di Tech Lady Hackathon + Training Day. Leggi anche la sezione della Hopper Conference Diversity Guide su questo.

Happy hour

Un happy hour pre-evento la sera prima aiuta i partecipanti a conoscersi in un ambiente rilassante. Un happy hour post-evento la sera dopo l ” hackathon avvolge dà ai partecipanti la possibilità di socializzare ora che si conoscono.

Per grandi eventi, scegliere un bar prima del tempo e parlare con il bar e assicurarsi che sia ok per voi per portare un grande gruppo. Potresti voler prenotare una sezione del bar (potrebbero chiedere un pagamento in anticipo o una spesa minima garantita che ti addebiteranno dopo se la tua gente non ordina abbastanza).

Se stai servendo alcol tieni presente: non tutti bevono (quelli sotto i 21 anni, donne incinte e molte altre persone per una serie di motivi); l’alcol può portare a un ambiente non sicuro o scomodo; quelli che bevono avranno bisogno di mezzi pubblici per tornare a casa. Quindi: fornire bevande analcoliche; sorvegliare l’ambiente per garantire che rimanga professionale e confortevole per tutti; essere vicino ai mezzi pubblici.

Registrazione

Imposta un modulo di registrazione Eventbrite.

Limite di registrazione

Determinare la capacità massima. Per un evento con piste parallele, tieni presente che i partecipanti si riuniranno tutti in una stanza all’inizio dell’evento, quindi la tua capacità massima è un po ‘ più grande della capacità della tua stanza principale (alcune persone possono spremere/stare all’inizio).

Per un evento gratuito, circa il 65% di coloro che si registrano verrà effettivamente visualizzato. Questo numero è visto in modo molto coerente tra gli eventi. Quindi la registrazione cap al 150% della capacità massima effettiva.

Raccogliere informazioni

Utilizzare il modulo di registrazione per raccogliere informazioni sui partecipanti:

• Nome (e possibilmente altre informazioni come richiesto dalla sicurezza del luogo)
• Indirizzo email
• Titolo del lavoro
• Sono nuovi agli hackathon?
• Che tipo di hacker sono? Esempi: Sviluppatore. Designer. Scienziato dei dati. Esperto di dominio. Personale governativo. Comunicatore. Responsabile del progetto. Avvocato.
• Su cosa sono interessati all’hacking? (domanda in forma libera)
• Sono interessati a uno qualsiasi dei workshop?
• Come hanno sentito parlare dell’evento
• Esigenze/richieste speciali

Più informazioni puoi raccogliere prima del tempo, migliore è la pianificazione che puoi fare. Si può iniziare a pensare a chi lavorerà su ciò che non appena le registrazioni iniziano a venire. Prova letteralmente a immaginare come ogni partecipante registrato manterrà occupato all’evento in base a qualsiasi informazione tu sappia su di loro.

Dieci giorni prima

Trova i project leader

Guarda chi sta arrivando e se sai che alcune di quelle persone stanno arrivando con progetti particolari, identifica i project leader. Potresti anche voler incontrarli in questo momento per:

• Guidarli su come fare progressi sui loro progetti
• Identificare come possono assumere i nuovi arrivati, quali compiti sono fattibili per i nuovi arrivati
• Identificare il tipo di aiuto di cui il loro progetto ha bisogno

Vedere la sezione Coltivare buoni progetti sopra.

Trova helpers

Se stai eseguendo workshop interattivi in cui i partecipanti seguono i loro laptop e si aspettano che molti partecipanti partecipino, potresti voler avere degli helpers del workshop in giro per aiutare i partecipanti che rimangono bloccati. Piano per almeno un aiutante per ogni 10-20 partecipanti.

Trova anche aiutanti per gestire una tabella di registrazione e la porta d’ingresso dell’edificio se è bloccata, e puoi anche considerare di identificare i volontari per prendere il punto sulla fotografia, gestire i social media e documentare ciò che accade all’evento per la narrazione in seguito.

Invia email ai partecipanti

A questo punto potresti voler inviare email ai partecipanti registrati con tutte le informazioni logistiche che conosci, in modo che possano pianificare in anticipo. Vedi” Il giorno prima ” di seguito per cosa includere nell’e-mail.

Tre giorni prima

Impostare la comunicazione di gruppo

Impostare un modo per i partecipanti di comunicare digitalmente e rimanere in contatto dopo l’evento. Alcune opzioni sono:

• Una stanza di chat, come margine di flessibilità
• Un canale social media, come un hashtag su Twitter o Facebook gruppo
• Un documento condiviso di spazio, come Google Docs o Dropbox Carta
• Una lista di e-mail, come un Gruppo di Google

Pensate a come raccontare la tua storia

Parte del tuo evento, della durata di impatto è come le persone si ricordano:

• Scegliere un hashtag.
• Imposta un tumblr o un altro spazio pubblico di documenti condivisi (vedi sopra) per i progetti per registrare i progressi e pubblicare link.
• Pensa a come scattare foto del tuo hackathon che raccontano la sua storia.
• Leggi le strategie di creazione dei media di Nathan Matias e Willow Brugh per gli hackathon.

Acquistare forniture

Si consiglia di portare l’evento:

• Carta, pennarelli e nastro adesivo per scrivere e postare segni con
• Nome tag adesivi e pennarelli per le persone a scrivere il loro nome sul nome del tag
• carte di Nota, penne, carta e altri materiali di consumo per facilitare la pianificazione del progetto
• bicchieri di Plastica, piatti di carta, usa e getta utensili, se si sta fornendo cibo

Anche…

• Inserire eventuali ordini di ristorazione
• E-mail eventuali giornalisti che conosci che potrebbero essere interessati all’evento
• Caricare la fotocamera in modo da essere pronti a scattare foto
• Alcuni luoghi richiedono un elenco di partecipanti per la sicurezza. Se hai bisogno di inviare un elenco, assicurati di alfabetizzarlo! La sicurezza probabilmente stamperà tutto ciò che hai così com’è e le cose si complicano rapidamente quando l’elenco non è in ordine.

Invia nuovamente i partecipanti

A questo punto potresti voler inviare un’e-mail ai partecipanti registrati, di nuovo, con tutte le informazioni logistiche che conosci, in modo che possano pianificare in anticipo. Vedi” Il giorno prima ” di seguito per cosa includere nell’e-mail.

Il giorno prima

Walk-through

Fai un walk-through della tua sede. Assicurati di avere:

• Tavoli per banchetti per hacking, tavoli rettangolari per workshop
• Abbastanza sedie (contale!)
• Una potenza di striscia per tavolo
• camera
• proiettore di Lavoro e dongle VGA (forse anche di testare il vostro computer)
• Un microfono, almeno nelle grandi camere

Se si dispone di due binari paralleli:

• Andare oltre l’elenco di cui sopra una volta per l’hacking in camera e di nuovo per la sala formazione
• Assicurarsi di che avere abbastanza spazio per tenere tutti in una stanza, perché i partecipanti si riuniscono in una stanza prima per la sessione di benvenuto

Email blast

Invia una logistica-mail ai partecipanti registrati. Includere:

• le informazioni di contatto, compreso il vostro numero di cellulare per consentire ai partecipanti di chiamata/testo, se si riesce a trovare il luogo
• pre-evento e post-evento happy hour informazioni: luogo, data e ora
• Inizio e fine date e gli orari della manifestazione
• il Luogo dell’evento (indirizzo e nome dell’edificio), posizione esatta di ingresso, indicazioni, e mappa
• Promemoria per portare l’ID se il locale ha una sicurezza, check-in
• Promemoria per portare un computer portatile e caricabatterie
• Ciò che il cibo/bevande saranno forniti e quando (colazione, pranzo, cena?), e quali restrizioni saranno ospitate (vegetariano, ecc.)
• Calendario di workshop, se applicabile
• il Tuo codice di condotta (o un link)
• Se ci sono problemi di accessibilità disabili con la sede, comprendono che
• read-ahead materiali per prepararli per il tema dell’evento
• Nomi degli organizzatori e di riconoscimento/grazie a sponsor

Volantini

Stampa di volantini per i partecipanti che includono:

• WiFi info (SSID e password)
• L’evento hashtag e l’URL
• Il programma (ora di inizio, il pranzo, l’ora di fine e pianificazione di officina se applicabile)
• Un elenco di stanze per sottogruppi di lavoro
• si Raccomanda località nelle vicinanze per il pranzo/cena (e ‘ una mappa, se possibile)
• Un URL breve (ad esempio, bitly) per il tumblr o hackpad pagina

Stampare una copia per ogni tabella (cioè una copia per ogni ~5-10 partecipanti).

Anche

• Preparare diapositive per la sessione di benvenuto (se si desidera)
• Caricare il telefono. Domani sarà una lunga giornata.

Hackathon programma

Quando si arriva in anticipo

• assicurarsi che le cose sono OK: tavoli/sedie ci sono, il proiettore funziona, i servizi sono in ordine di lavoro
• Post segni dall’ingresso principale dell’edificio, dove i partecipanti devono andare per primo
• Post le indicazioni per bagni e altre stanze i partecipanti possono aver bisogno di andare a
• Lay out i badge. Se sono stampati con i nomi, disporli in ordine alfabetico e se ci sono molti raggrupparli per parte dell’alfabeto e dei segni post.

sessione di Benvenuto

Inizia con una breve sessione di benvenuto a tutti, e che stabilisce il giorno:

• Introdurre gli organizzatori
• Ringraziare il luogo e gli sponsor (non dimenticare nessuno — questo è il motivo che ha sponsorizzato)
• Spiegare la storia e le finalità dell’evento
• indicare il codice di condotta (di nuovo, il punto è che spesso per impostare norme, non solo per far rispettare le regole)
• Chiedi chi non ha ancora un hackathon prima, o per il vostro evento prima; dare un applauso
• Spiegare logistica: il Tumblr, il programma dei workshop, il pranzo, l’ora di fine
• Incoraggiano le persone a prendere e condividere appunti di sessione e a registrare i progressi sui progetti (vedi le note sopra sul raccontare la storia dell’hackathon)

In un piccolo evento (fino a circa 30 persone), puoi far sì che tutti i partecipanti si presentino.

Chiunque abbia portato un progetto su cui lavorare dovrebbe quindi presentare il progetto a tutti. Questo è talvolta chiamato ” project pitches.”Tenere ogni passo breve: il nome del leader e l’affiliazione, una dichiarazione problema, la soluzione, e le competenze/aiuto necessario. I responsabili del progetto tendono a parlare il più a lungo possibile, quindi potrebbe essere necessario tagliarli dopo un minuto per essere rispettosi del tempo del pubblico. Incoraggiare i leader a pensare a questo non come reclutamento, ma come vantando come impressionante la loro giornata sta per essere.

Durante il giorno

Avere qualcuno che gestisce la stanza di hacking. Andare in giro per verificare che ogni progetto sta andando senza intoppi. Vedi se qualcuno ha bisogno di qualcosa o non riesce a trovare qualcosa su cui lavorare. Mantenere le persone sul programma complessivo. Avvisare tutti quando è ora di pranzo e un’ora prima della sessione di conclusione. Prima di concludere, assicurati che ogni progetto sia pronto a spiegare cosa hanno fatto. Farli registrare i loro progressi sul tumblr.

Avere qualcuno che gestisce workshop. Assicurati che i workshop rimangano nei tempi previsti, che i partecipanti capiscano il leader, possano sentire il leader dal retro della stanza, ecc. Essere in giro per garantire che il leader dell’officina non abbia problemi tecnologici. Un organizzatore dovrebbe essere a portata di mano ai workshop in ogni momento.

Wrap-up

La sessione di wrap-up dà a tutti la possibilità di ascoltare ciò che tutti gli altri hanno lavorato durante il giorno. Per un piccolo gruppo, chiedi ai volontari di riferire cosa hanno realizzato o cosa hanno imparato (specialmente per i partecipanti al workshop). Dai alla gente un applauso.

In grandi gruppi, ogni rapporto di progetto sulle sue realizzazioni. Se possibile, lascia che mostrino il loro lavoro sul proiettore. Ma fai in fretta. A questo punto i progetti possono avere molto da dire. Mantenere ogni progetto per 1 o 2 minuti, e se hanno intenzione di mostrare qualcosa sul proiettore assicurarsi che sia pronto prima che inizi la sessione di wrap-up.

Finalmente:

• Ringraziare il luogo e gli sponsor
• Ringraziare i presenti e co-organizzatori
• Se c’è un post-evento, persone dirette o chiedi a un volontario per portare le persone al di sopra di

Tear-down

Infine, una volta che tutti i partecipanti sono andati, assicurarsi che il luogo è restituito al suo stato originale:

• Pulizia
• Rimuovere i segni
• Controllare per gli oggetti smarriti

Post-mortem

Dopo l’evento:

• Scrivere tutto quello che è andato a destra in modo da poter ripetere la prossima volta
• Scrivere tutto quello che è andato storto in modo che si può evitare la prossima volta
• Calcolare quanto il costo dell’evento, in totale e per ogni partecipante, solo per sapere
• Indagine i partecipanti che cosa gli piaceva e non mi piace
• Blog sull’evento