Sei un datore di lavoro canadese alla ricerca di un app per tenere traccia delle ore dei dipendenti? In tal caso, molte app possono aiutarti a tenere traccia delle ore dei dipendenti e a pagare i tuoi lavoratori di conseguenza. Una di queste applicazioni, QuickBooks Online, può sincronizzare con molte altre applicazioni time-tracking per una facile integrazione con i sistemi attuali.

Per fortuna, QuickBooks rende semplice per impostare fogli di tempo dei dipendenti e monitorare le loro ore. Questo ti assicura di pagarli sempre con precisione fornendo dettagli chiave riguardanti la produttività e l’efficienza della tua azienda.

Scopri i vantaggi del software di monitoraggio del tempo e come monitorare il tempo in QuickBooks e TSheets.

Quali sono i vantaggi del monitoraggio del tempo dei dipendenti?

Migliore gestione del progetto: l’utilizzo del monitoraggio del tempo per ottenere dati affidabili sul flusso di lavoro può essere di grande aiuto. Ora di inizio dei dipendenti, nome del progetto, e la portata del progetto è immediatamente a vostra disposizione, in modo da poter tenere sotto controllo i progetti in tempo reale — il tutto senza dover infastidire il vostro personale per le stime di tempo. Vedere lo stato del progetto a colpo d’occhio rende più facile trovare inefficienze e individuare le attività che necessitano di ulteriore aiuto. È anche possibile vedere se il progetto è sulla buona strada in termini di budget e regolare il flusso di lavoro di conseguenza.

Stime accurate del cliente: quando si fornisce a un cliente una stima, si indovina essenzialmente quanto tempo è necessario per completare il progetto. Ma con l’aiuto di sistemi di time-tracking, si ha accesso a un database di record accurati che mostrano esattamente quanto tempo ci vuole il vostro team per fare un progetto simile.

Flussi di lavoro efficienti: Se i dipendenti non utilizzano il loro tempo in modo efficiente, si può mangiare via al vostro budget senza aumentare i profitti. Il monitoraggio del tempo può aiutarti a individuare le inefficienze e insegnarti come organizzare il tempo.

Creep Scope ridotto: lo scorrimento scope si verifica quando i clienti chiedono una cosa, ma poi aggiungono richieste extra e consegnabili nel tempo, il che può rivelarsi costoso per le piccole imprese. Tempo di monitoraggio può aiutare a eliminare portata creep. I tuoi dipendenti spendono tempo per richieste che non erano nel contratto originale? È possibile mostrare al cliente i record di monitoraggio del tempo. Quindi, il cliente può interrompere le richieste aggiuntive o pagare più soldi per coprire il lavoro extra. In entrambi i casi, il vostro business vince.

Migliora il morale: il software di contabilità temporale automatizzato può effettivamente migliorare i flussi di lavoro dei tuoi dipendenti. Non devono preoccuparsi di timecard o lottare per ricordare quanto tempo hanno trascorso su un progetto. Invece, possono monitorare il tempo istantaneamente con pochi clic. Inoltre, se si sceglie un sistema basato su cloud, il personale può registrare il tempo da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo.

Manuale Vs. Monitoraggio del tempo online

Monitoraggio del tempo manuale

Se si preferisce un metodo tradizionale di monitoraggio del tempo, considerare il montaggio di un orologio automatico al muro. Ogni dipendente riceve un timecard e ogni volta che la persona lascia e torna al lavoro, fa scorrere la carta sotto il meccanismo di stampa sull’orologio, dove riceve un timestamp. Gli orologi stampano l’ora esatta lavorata ogni giorno.

Tieni a mente; devi inserire quelle ore manualmente per elaborare il libro paga, che può aggiungere una notevole quantità di tempo al processo. Per le piccole imprese, un metodo manuale di inserire i tempi di avvio e di arresto su un foglio di calcolo può risparmiare denaro e servire come un metodo conveniente di tempo di monitoraggio.

Non sai da dove cominciare? Scarica modelli di monitoraggio del tempo facili da usare per Excel.

Monitoraggio del tempo online

Se hai spazio nel budget, il monitoraggio del tempo cloud è un’opzione migliore. I sistemi basati su cloud consentono di monitorare il tempo da qualsiasi computer, tablet o telefono cellulare. Ciò significa che è più facile registrare le tue ore quando sei in viaggio o fuori dall’ufficio.

Come funziona? Basta scegliere il cliente o il lavoro da un elenco. Quindi, avviare e arrestare il timer. Successivamente, è possibile personalizzare la voce descrivendo l’attività e includendo le note. Quando è il momento di fatturare il cliente, è possibile dettagliare la fattura per attività o semplicemente sommare tutte le ore.

Se siete seriamente di efficienza, prendere in considerazione uno strumento di time-tracking che si integra con il software di contabilità. Un programma come TSheets ti offre funzionalità di monitoraggio a tempo pieno. Si integra anche con QuickBooks Online, rendendo più facile aggiungere ore fatturabili alle fatture dei clienti e importare ore di lavoro dei dipendenti e semplificare il libro paga.

Perché tenere traccia delle ore dei dipendenti in QuickBooks?

QuickBooks fornisce una soluzione all-in-one di monitoraggio del tempo e offre facile, tempo preciso insight tracking. Alcuni dei punti salienti della soluzione di monitoraggio del tempo di QuickBooks includono le capacità di:

• Traccia, invia e approva il tempo dei dipendenti in movimento.
• Monitorare gli straordinari e pagato tempo libero (PTO) con avvisi.
• Ottieni informazioni accurate sulla forza lavoro.
• Vedere chi sta lavorando, dove, e su quale compito.
• Creare orari dei dipendenti attraverso le categorie di lavoro e turni.
• Semplificare la funzionalità del libro paga.

Come scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo

Investi un po ‘ di tempo per trovare l’app di monitoraggio del tempo giusta per le tue esigenze. In alcuni casi, si consiglia un semplice timer per monitorare solo le ore. In altri casi, potrebbe essere necessario un app che più dipendenti possono utilizzare per accedere e uscire o aggiungere le spese come richiesto. Per fortuna, la maggior parte delle applicazioni offrono un periodo di prova gratuito in modo da poter testare le loro caratteristiche prima di firmare per il servizio.

Quando si sceglie il software di monitoraggio del tempo, è importante cercare funzionalità come:

• accesso al Cloud da qualsiasi dispositivo connesso a internet
• Mobile per tablet e telefoni
• il Reporting e l’analisi
• strumenti di Project management per aiutarti a tenere traccia dei progressi
• autorizzazioni Personalizzate per i diversi utenti
• avvisi Personalizzabili per dirvi quando un progetto è raggiungere il limite di budget
• crittografia Sicura

Inoltre, assicurarsi che l’app si sincronizza con il vostro software di contabilità QuickBooks modo è possibile semplificare il libro paga e la fattura compiti.

Nella maggior parte dei casi, le app di monitoraggio del tempo addebitano un piccolo canone mensile per dipendente, ma le strutture dei prezzi variano e dovresti esaminare attentamente i costi per assicurarti che si adattino al tuo budget. Oltre al prezzo del servizio, considerare anche se è necessario investire in nuovo hardware. La maggior parte delle app di monitoraggio del tempo sono basate su cloud, quindi non devi preoccuparti di archiviazione o potenza di elaborazione. Invece, è sufficiente un paio di computer portatili o smartphone che è possibile connettersi a Internet.

In qualità di datore di lavoro, puoi scegliere di fornire questi strumenti ai tuoi dipendenti. Tuttavia, come la maggior parte dei canadesi possiedono smartphone, si può semplicemente voler avere i dipendenti utilizzano i propri telefoni. In questo caso, è necessario assicurarsi di soddisfare i propri obblighi legali. In particolare, al momento delle imposte, è necessario compilare il modulo T2200 (Una dichiarazione delle condizioni di lavoro). Questo notifica semplicemente l’Agenzia delle entrate del Canada (CRA) sulle spese che i dipendenti subiscono come parte del loro contratto di lavoro. Questo modulo consente inoltre ai dipendenti di richiedere queste spese sulle loro dichiarazioni dei redditi.

Come tenere traccia del tempo in QuickBooks

QuickBooks offre una funzione di monitoraggio del tempo che consente ai dipendenti di registrare la quantità di tempo che trascorrono in un’attività. Per le attività fatturabili, è possibile scegliere quale client ottiene la fattura. I dipendenti solo bisogno di computer con una connessione a Internet quando si utilizza QuickBooks per monitorare il loro tempo. Si può dare loro l’accesso di sola entrata tempo che impedisce loro di accedere al resto delle informazioni, ed è possibile aggiungere il maggior numero di utenti che vuoi senza influenzare il numero e il costo delle licenze QuickBooks. Per tenere traccia del tempo impiegato, procedere come segue:

1. Fare clic sull’opzione Dipendenti nel menu in alto e selezionare Inserisci ora
2. Per creare una scheda attività settimanale, fare clic su Usa scheda attività settimanale.
3. Scegliere un dipendente nell’elenco a discesa Nome.
4. Se è necessario fatturare l’ora, scegliere un elemento cliente e servizio e contrassegnare l’ora come fatturabile.
5. Scegli un elemento del libro paga per il tempo.
6. Inserire il numero di ore lavorate nella colonna per il giorno.
7. Ripetere i passaggi precedenti per compilare il foglio orario per la settimana.
8. Fare clic su Salva e quindi su Chiudi per salvare la scheda attività.

In alternativa, è possibile attivare la funzione di monitoraggio del tempo in QuickBooks utilizzando l’icona dell’ingranaggio e andando su account e impostazioni avanzate. Da lì, fare clic sulla matita a destra del tempo di monitoraggio e utilizzare il servizio Aggiungi e Aggiungi campi cliente per personalizzare il modo in cui i dipendenti utilizzano le schede attività, e si può anche facilmente convertire queste schede attività in fatture per i vostri clienti. Una volta terminato, fare clic su Salva e fatto per tornare a QuickBooks.

Come datore di lavoro o manager, cerchi modi per ottimizzare la tua forza lavoro. QuickBooks Online offre uno strumento automatizzato di monitoraggio del tempo dei dipendenti che ti aiuta a conoscere i tuoi numeri con rapporti di lavoro in tempo reale. Se vuoi modi migliori per automatizzare i tuoi processi aziendali, considera questa opzione.

Traccia il tempo con TSheets

Compatibile con QuickBooks, TSheets consente di creare pianificazioni e consente ai dipendenti di entrare e uscire da qualsiasi luogo utilizzando un computer, un laptop o un’app per smartphone. I dipendenti possono anche testo o chiamare in un codice per accedere se sono non hanno uno smartphone o sono in una zona senza copertura cellulare. Le funzionalità GPS consentono di verificare la posizione dei lavoratori sul campo e la dashboard mostra istantaneamente chi sta lavorando, dove si trovano e quante ore registrano.

Con il tocco di un pulsante, è possibile sincronizzare le ore dei lavoratori al software di contabilità. Ciò elimina gli errori relativi all’inserimento manuale, consente di risparmiare tempo e semplifica il processo del libro paga. L’applicazione inizia con una prova gratuita in modo da poter testare fuori, e se ti piace, il servizio è disponibile per un canone mensile.

L’applicazione offre una vasta gamma di funzioni. Per saperne di più, di seguito:

TSheets supporta anche la pianificazione dei turni. Per pianificare i turni in TSheets:

1. Installare il TSheets Scheduling add-on se non lo avete già.
2. Fare clic su Gestisci e selezionare Pianifica per accedere al calendario di pianificazione.
3. Fare doppio clic su una cella nel calendario di pianificazione.
4. Fai clic su Azioni nell’angolo in alto a sinistra e seleziona Aggiungi Maiusc.
5. Scegliere l’ora di inizio e di fine del turno.
6. Personalizza il turno aggiungendo un colore, una descrizione del lavoro e un dipendente.
7. Fare clic sul pulsante Pubblica per pubblicare le informazioni di spostamento nei calendari del dipendente assegnato.
8. Il dipendente assegnato riceve una notifica dell’assegnazione del turno.

Il monitoraggio del tempo fornisce una prova documentata delle ore di un dipendente, che elimina le congetture nei giorni di paga. Ciò mantiene i dipendenti soddisfatti e garantisce che la tua azienda massimizzi i profitti non spendendo più del necessario. Considerare l’analisi dei vari metodi di monitoraggio del tempo per scoprire quello che funziona meglio per le dimensioni della vostra azienda, e accoppiare il sistema con il software di contabilità.

Il software di monitoraggio del tempo online può aiutarti a rimanere organizzato e dare un senso ai tuoi sistemi di paghe. 5,6 milioni di proprietari di imprese utilizzano QuickBooks, aiutare la vostra piccola impresa prosperare e unirsi a loro oggi!