La comunicazione organizzativa è un processo attraverso il quale le persone costruiscono, gestiscono e interpretano comportamenti e simboli (verbali o non verbali), sia intenzionalmente che involontariamente, attraverso l’interazione (mediata o diretta), all’interno e attraverso particolari contesti organizzativi.

Una ricerca dell’ottobre 2000 per pubblicazioni che includevano “organiz-“e “communicat-” ha prodotto più di 2.000 libri o riviste nel catalogo online della Library of Congress e più di 630 tesi di dottorato nel database astratto delle dissertazioni. ABI / Inform, il database di business andorganizations online, includeva quasi 1.300 articoli indicizzati con” organizzazione “e” comunicazione ” come parole oggetto e quasi 200 articoli con le due parole nel titolo dell’articolo. Inoltre, molti sondaggi mostrano che i manager classificano la comunicazione tra le competenze più preziose che i nuovi e veterani dovrebbero avere.

La comunicazione organizzativa può avvenire a vari livelli, coinvolgendo l’interazione interpersonale e diadica, piccoli gruppi o team, grandi riunioni e all’interno o tra dipartimenti o unità organizzative, intere organizzazioni, settori industriali e confini nazionali. Questa comunicazione può enfatizzare contenuti specifici (come un memo che fornisce alcune informazioni) o può enfatizzare la natura della relazione, quella che viene chiamata “metacomunicazione” (come quella stessa nota che sottolinea che la persona che fornisce le informazioni è chiaramente l’esperto e il lettore dovrebbe seguire gli ordini). La comunicazione può vertere su compiti o aspetti sociali, funzioni amministrative o operative, diffusione o ricezione.

Teorie organizzative e ruolo della comunicazione

Diverse teorie sulle organizzazioni implicano diverse ipotesi sulla comunicazione. Sviluppata all’inizio del 1900, la “teoria della gestione classica”—inclusa la teoria della gestione scientifica, la teoria della gestione amministrativa e la teoria della burocrazia formale—sorse in risposta alla crescita di grandi organizzazioni che eseguivano procedure standardizzate per produrre materiali fabbricati, un risultato della rivoluzione industriale. Classica teoria di gestione generalmente proposte che le organizzazioni potrebbero essere efficiente e di successo attraverso strutture gerarchiche, verso il basso il flusso di informazioni sulle attività dai dirigenti agli operai, il riconoscimento della politica monetaria e della sicurezza delle motivazioni dei dipendenti, ignorando i rapporti sociali e personali obiettivi, evitare ambiguità o soggettività di informazioni specialmente in regole e procedure, progettazione ottimale del processo di lavoro, l’autorità e la legittimità situato in una posizione gerarchica piuttosto che dei dati personali e di influenza politica, assumere e premiare i dipendenti sulla base di tecniche competenza e svolgimento dei compiti, divisione del lavoro per aumentare l’efficienza e la specializzazione, facilitazione della comunicazione orizzontale quando necessario ma solo con l’approvazione dei superiori competenti, e una continua attenzione agli obiettivi organizzativi. Nella teoria della gestione classica, la comunicazione è altamente strutturata e gerarchica, impersonale e focalizzata solo sugli obiettivi dell’organizzazione.

La teoria delle relazioni umane è nata non tanto come un rifiuto della teoria della gestione classica, ma come un mezzo per gestire le relazioni all’interno delle organizzazioni gerarchiche. Tuttavia, i famosi studi Hawthorne nel 1920 e 1930 hanno scoperto che gli esseri umani apprezzano l’interazione sociale e l’attenzione. Pertanto, la comunicazione organizzativa dovrebbe consentire lo sviluppo della coesione e della cooperazione di gruppo, delle relazioni all’interno e tra i lavoratori e il management, della soddisfazione sul lavoro, delle capacità manageriali e della consapevolezza della comunità dell’organizzazione.

Alla fine della seconda guerra mondiale, la teoria delle risorse umane ha ampliato la considerazione degli aspetti sociali, sottolineando l’importanza di una vera partecipazione e coinvolgimento dei membri. Sono emersi altri filoni, come la teoria dell’autorità-comunicazione, che sosteneva che l’autorità organizzativa è sviluppata, mantenuta e accettata attraverso una comunicazione onesta e aperta.

Nel 1960, la teoria dei sistemi concettualizzò i sistemi come incorporati in sistemi più grandi e costituiti da sottosistemi più piccoli, ciascuno interdipendente, ciascuno creando qualcosa di più grande della somma delle parti e ciascuno impegnandosi in processi generali. Gli ambienti organizzativi sono costituiti da altre organizzazioni che forniscono input, utilizzano output e creano vincoli sull’organizzazione focale. Le organizzazioni non possono più essere gestite come macchine fisse ed efficienti, ma devono essere considerate processi organici, adattivi e costantemente sfidati che richiedono una comunicazione costante all’interno e oltre i confini del sistema.

concetti Correlati includono organizzativa di reti di comunicazione e ruoli, come i portieri (che filtrano la comunicazione di un determinato gestore o verso l’alto attraverso l’organizzazione), funzionari (che mediano l’interazione tra i due gruppi), ponti (un membro del gruppo che media l’interazione con persone esterne), cosmopolite o un confine chiave (colui che controlla l’ambiente e porta nuove informazioni all’interno dell’organizzazione), piccoli gruppi (i membri che comunicano più tra di loro che con gli altri membri), andgrapevines e rumor reti (dove i membri di comunicare attraverso informale e social network su argomenti salienti e sensibili al tempo).

Le strutture di comunicazione influenzano i risultati (ad esempio, le reti centralizzate o decentralizzate sono differenzialmente appropriate per diversi tipi di compiti), sono influenzate da altri fattori (ad esempio, l’accuratezza della comunicazione verso l’alto è moderata dal livello di fiducia tra superiore e subordinato), moderano altre relazioni (ad esempio, la capacità delle organizzazioni di rispondere bene alle crisi), e sono entrambe influenze positive e negative su, e sono entrambi positivamente e negativamente influenzati da, cambiamenti organizzativi come l’implementazione di nuovi media (Johnson e Rice, 1987). La valutazione e l’uso di nuovi media organizzativi possono essere influenzati dai comportamenti e dagli atteggiamenti degli altri nella propria rete di comunicazione (Fulk e Steinfield, 1990).

Correlata in qualche modo alla teoria dei sistemi, così come alle nozioni più recenti della natura interpretativa e interattiva della comunicazione organizzativa, è la teoria del senso organizzativo (Weick, 1979). Lo scopo dell’organizzazione è ridurre l’equivocalità, o la misura in cui sono possibili molteplici interpretazioni di una situazione. La natura dell’ambiente è in gran parte costruita da ciò che le persone sono in grado di, o scegliere di, “enact.”Nella misura in cui ciò che viene selezionato da questo ambiente promulgato è equivoco, le persone devono fare riferimento a interpretazioni e risposte mantenute da attività passate, o dare un senso alla situazione attraverso le interazioni con gli altri. Congiuntamente, attraverso schemi concordati di attuazione, interazione e interpretazione, i membri organizzativi “hanno senso” del loro mondo in modo che possano impegnarsi in comportamenti. Spesso, però, le persone devono prima agire prima di poter dare un senso alla situazione, ciò che è noto come “senso retrospettivo-making.”

Le concettualizzazioni più interpretative e culturali vedono le organizzazioni come costituite e strutturate non da flussi formali di comunicazione verso il basso o orizzontale, ma attraverso e sotto forma di storie, miti, rituali, artefatti, valori, loghi, marchi, comportamenti dati per scontati, stili di abbigliamento e paesaggi d’ufficio. Cioè, questi simboli culturali sono entrambi risultati e influenze su significati e comportamenti, sia positivamente che negativamente, ed emergono organicamente attraverso la comunicazione dei membri. Un potente esempio di una prospettiva interpretativa o culturale è la metafora organizzativa. I membri possono essere guidati, spesso implicitamente, dalla metafora “radice” dell’organizzazione—come il business come “guerra.”Queste metafore modellano i valori e le interpretazioni dei membri e quindi anche le loro decisioni e comportamenti. Le metafore comunicano anche l’immagine dell’organizzazione ai suoi membri, pubblici, ricercatori, dirigenti e politici—come macchina, organismo, cervello/computer, cultura, sistema politico, prigioni, sistemi autoproduttori o strumenti di dominio (Morgan, 1986). Alcuni teorici, come Stanley Deetz (1992), Michel Foucault (1995) e Dennis Mumby (1988), sostengono che tutto il potere organizzativo è incorporato nel discorso—chi controlla ciò che è comunicabile all’interno del contesto organizzativo. Quindi, la comunicazione non è solo uno strumento per esercitare il potere; è la forma stessa del potere.

Più recenti sviluppi nella teoria dell’organizzazione focus sulla gestione della qualità (dove la comunicazione con i clienti attuali e potenziali, è la fonte di feedback necessario per guidare e migliorare l’organizzazione), la teoria del caos e le organizzazioni di apprendimento (in cui le organizzazioni sono complesso, adattivo, auto-organizzazione dei sistemi dipende ricchi di comunicazione che favorisce la collaborazione, la condivisione della conoscenza, e un feedback costante a vari livelli), e organizzazioni di rete (dove i confini organizzativi stanno diventando sfocata, come entità impegnarsi in relazioni temporanee di particolare prodotti o mercati, cedere o esternalizzare intere divisioni in modo da sfruttare le risorse di mercato, o anche creare organizzazioni virtuali che esistono solo su Internet).

Applicazioni della comunicazione organizzativa

Le teorie di motivazione sostengono che le persone possono essere influenzate ad agire da bisogni salienti che non sono attualmente soddisfatti (Maslow, 1970), dalle aspettative della probabilità e del valore dei risultati (Vroom, 1982), o dalle percezioni generali di aspettative, opportunità, adempimento e prestazioni (Pace e Faules, 1994). Ognuno di questi processi è moderato o manifestato nella comunicazione; ad esempio, le aspettative possono essere modificate attraverso la comunicazione sulle abilità e sui risultati.

Clima organizzativo—una macro percezione a livello organizzativo dell’ambiente basata sulle proprie esperienze e percezioni di elementi organizzativi (come il lavoro e le pratiche di gestione)-influenza una varietà di risultati di comunicazione (come informazioni aperte e accurate verso il basso e livello di consultazione nel processo decisionale). La soddisfazione della comunicazione-una valutazione micro—individuale-rappresenta la misura in cui i processi di comunicazione di base (come la capacità di suggerire miglioramenti, la qualità dei media e l’adeguatezza delle informazioni) sono accettabili. Sia il clima che la soddisfazione influenzano gli atteggiamenti e i comportamenti degli individui (Pace e Faules, 1994).

Il concetto di leadership è cambiato da un ruolo gerarchico che fornisce decisioni e monitora i lavoratori, a una persona che aiuta a costruire significati e norme condivisi, fornisce supporto e motivazione e gestisce i confini dell’unità. Vari studi sugli stili di leadership sottolineano diversi aspetti comunicativi, dall’equilibrio appropriato tra compiti e relazioni personali, nella misura in cui tutti i membri possono impegnarsi nel processo decisionale e nell’autoregolamentazione.

Un altro passaggio è da posizioni organizzative fisse e compiti specializzati a team fluidi e progetti collaborativi. I team sono spesso gruppi temporanei che riuniscono competenze particolari per un progetto specifico, svolgono il loro compito e quindi si disassemblano per formare nuovi team. Questi team possono anche essere “virtuali”, con il team composto da membri di diverse organizzazioni che potrebbero dedicare solo una parte del loro tempo a ciascuno dei diversi team e che potrebbero anche non incontrare i loro membri del team faccia a faccia, invece collaborando e comunicando attraverso nuove tecnologie di comunicazione. I sistemi di supporto alle decisioni di gruppo e altre forme di groupware possono essere utilizzati per migliorare la comunicazione di gruppo (ad esempio, attraverso il brainstorming anonimo), consentendo la partecipazione attraverso vincoli di tempo e spazio e fornendo diversi strumenti decisionali come il voto o la classifica. Anche i team tradizionali devono comunicare bene per evolvere attraverso varie fasi di sviluppo del gruppo e fornire il supporto sociale necessario e il coordinamento delle attività. Le competenze comunicative necessarie per i team virtuali e dispersi sono maggiori, soprattutto perché i membri del team saranno sempre più diversificati-da diverse località, organizzazioni, professioni e culture—e poiché i membri dovranno passare da un team all’altro e adattarsi a nuovi team più frequentemente.

La gestione e la negoziazione dei conflitti sono fondamentalmente processi di comunicazione, in quanto sono profondamente radicati nel linguaggio, nelle informazioni e nelle interpretazioni disponibili e valutati da ciascuno dei partecipanti. Ci sono stili di comunicazione formale e strategica che i negoziatori esperti applicano in diversi contesti, per diversi obiettivi.

Scrivere, parlare in pubblico e in gruppo, pensare in modo critico, usare i nuovi media e presentare relazioni e risultati stanno aumentando di importanza. Lavorare con gli altri, in particolare nei ruoli di gestione e leadership, richiede un buon ascolto e capacità di comunicazione non verbale, una comprensione dei messaggi persuasivi, familiarità con i nuovi multimedia interattivi, intervistare, preparare e valutare i curriculum, leggere e valutare i rapporti di ricerca, comprendere l’uso e la valutazione delle informazioni e dei database online e gestire le interazioni mediate, come

Altre aree della comunicazione organizzativa includono le pubbliche relazioni, l’interazione interculturale, la valutazione delle prestazioni, la formazione, la socializzazione, il processo decisionale, l’innovazione, la globalizzazione, le emozioni, il design e la selezione dell’abbigliamento e la decorazione dell’ufficio. Quasi tutta la comunicazione organizzativa ha implicazioni etiche e legali riguardanti cose come molestie, discriminazione, equità, diversità culturale, ruoli di genere, razzismo, pregiudizi di assunzione e promozione, pubblicità falsa o fuorviante e persino cessazione e pensionamento.

Vedi anche:Diffusione di innovazioni e comunicazione; Internet e il World Wide Web; Reti e Comunicazione; Comunicazione organizzativa, Carriere in; Pubbliche relazioni.

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Ronald E. Rice