La comunicazione professionale attinge a teorie di campi diversi come la retorica e la scienza, la psicologia e la filosofia, la sociologia e la linguistica.

Gran parte della teoria della comunicazione professionale è una miscela pratica della teoria della comunicazione tradizionale, della scrittura tecnica, della teoria retorica, della teoria dell’apprendimento degli adulti e dell’etica. Carolyn Miller in Cosa c’è di pratico nella scrittura tecnica? si riferisce alla comunicazione professionale come non semplice attività sul posto di lavoro e alla scrittura che riguarda “la condotta umana in quelle attività che mantengono la vita di una comunità.”Come Nancy Roundy Blyler discute nel suo articolo Ricerca come ideologia nella comunicazione professionale i ricercatori cercano di espandere la teoria della comunicazione professionale per includere preoccupazioni con la prassi e la responsabilità sociale.

Riguardo a questo aspetto sociale, in “Postmodern Practice: Perspectives and Prospects”, Richard C. Freed definisce la comunicazione professionale come

A. discorso diretto ad un gruppo, o ad un individuo che opera come membro del gruppo, con l’intento di influenzare la funzione del gruppo, e/o B. discorso diretto da un gruppo, o da un individuo che opera come membro del gruppo, con l’intento di influenzare la funzione del gruppo, dove gruppo indica un’entità intenzionalmente organizzata e/o gestita dai suoi membri per svolgere una determinata funzione….Principalmente escluse da questa definizione di un gruppo di famiglie (che avrebbe diritto solo se, per esempio, la loro appartenenza al gruppo sono stati un affare di famiglia), classi scolastiche (che si qualificano solo se, per esempio, hanno dovuto organizzarsi per eseguire una funzione al di fuori della classe, ad esempio, per lamentarsi o lodare un insegnante di una scuola di amministratore), e disorganizzati aggregati (cioè, masse di persone). Principalmente escluse dalla definizione di comunicazione professionale sarebbe diario (discorso diretto verso lo scrittore), corrispondenza personale (discorso diretto a uno o più lettori al di là dei loro gruppi di appartenenza), reportage o belletristic discorso (romanzi, poesie, occasionali, saggi–discorso di solito scritti da individui e diretto a più lettori non organizzate un gruppo), la maggior parte intraclassroom di comunicazione (per esempio, aula discorso composta da studenti, per gli insegnanti) e alcune tecniche di comunicazione (per esempio, le istruzioni–per cambiare una ruota, assemblaggio di un prodotto, e simili; ancora una volta, discorso diretto verso lettori o ascoltatori a parte le loro affiliazioni di gruppo)….Comunicazione professionale…sembrerebbe diverso dal discorso che coinvolge un singolo individuo a parte un’affiliazione di gruppo che comunica con un’altra persona, o un singolo individuo che comunica con un grande aggregato non organizzato di individui come suggerito dal termine comunicazione di massa (Blyler e Thralls, Comunicazione professionale: la prospettiva sociale, (pp. 197-198).