In questo blog parlo spesso del processo di priorità del progetto e del metodo migliore per implementarlo. In questo articolo vorrei condividere alcune idee su come utilizzare la matrice di priorità per dare priorità ai progetti in un modo che ti dà la possibilità di avere successo.

Che cos’è la matrice di priorità?

Una matrice di priorità è un semplice strumento in cui si crea un insieme di criteri (che dovrebbe mappare ai vostri obiettivi di business) e li usa per segnare i vostri progetti. Perché? Bene, stai cercando di capire quali progetti sono più importanti in modo da poterli dare la priorità.

È piuttosto semplice nel concetto, ma può essere davvero difficile da fare bene.

Non è la matematica che è difficile (ed è qui che si concentrano la maggior parte degli articoli sulle matrici di priorità), è tutta la roba umana…

Vantaggi della matrice di priorità

In linea di principio, una matrice di priorità è facile da usare e da usare per prendere decisioni. La maggior parte dei manager aziendali può comprendere il concetto di un punteggio ponderato in un foglio di calcolo.

Una volta che hai il tuo foglio di calcolo, è facile modificare i pesi dei criteri e vedere immediatamente l’effetto sul tuo ranking.

La tua matrice di priorità sputa anche un numero pulito e inequivocabile per “priorità”. Questo è qualcosa che tutti possono capire e relazionarsi.

Matrice di priorità per i progetti

Passiamo un minuto a guardare come viene solitamente distribuita la matrice di priorità del progetto.

In primo luogo, si definisce un insieme di criteri che verrà utilizzato per segnare i progetti. Questi criteri dovrebbero riflettere i vostri obiettivi di business. Dovresti quindi ponderare questi criteri-di solito le persone daranno a ciascuno una ponderazione basata sulla percentuale.

Successivamente, ottieni il punteggio dei tuoi progetti. È necessario segnare ogni progetto contro ogni criterio, ma è necessario trovare una scala adeguata.

In decision-science speak, parliamo di normalizzare i punteggi. Ciò significa utilizzare la stessa scala (ad esempio scala 1-5) per tutti i criteri o fare un po ‘ di matematica per convertire i punteggi in “punteggi normalizzati” – Non entrerò nel modo in cui lo fai qui, ma sii consapevole di questo passaggio – molte persone lo perdono e causa problemi.

Ora hai i tuoi criteri ponderati e i tuoi punteggi per ogni progetto, puoi calcolare il punteggio ponderato per ogni progetto facendo un calcolo abbastanza semplice:

(Peso del Criterio 1 x Punteggio del Criterio 1) + (Peso del Criterio 2 x punteggio del Criterio 2) + (Peso del Criterio 3 x punteggio del Criterio 3) + …..

Continua fino a quando non hai sommato i punteggi ponderati per tutti i criteri… e il gioco è fatto. Hai un punteggio di priorità per il tuo progetto can e puoi passare a fare lo stesso calcolo per il prossimo progetto.

Ovviamente, probabilmente vorrai farlo in un foglio di calcolo. Questo esempio (che puoi scaricare qui) ti mostrerà come appare la matematica.

Problemi con Progetto Prioritization Matrix

Il problema principale è causato dai suoi principali vantaggi – la prioritization matrix è uno strumento progettato per essere veloce e facile da usare… che va bene se le decisioni non sono molto importanti. Se stai dando la priorità a compiti brevi, cose che non hanno molto impatto a lungo termine, allora va bene.

Ma i progetti non sono attività.

I progetti sono più grandi e le conseguenze di scegliere quelli sbagliati possono essere spettacolari.

Ad esempio, scegliere i progetti sbagliati può aumentare i tassi di fallimento del progetto di circa il 30%. Sembra una conseguenza piuttosto significativa (guarda questa infografica per vedere l’impatto dell’allineamento dei progetti alla strategia).

Quindi diamo un’occhiata al motivo per cui la matrice di priorità del progetto fallisce e cosa possiamo fare per risolverlo.

1. Nessun allineamento sui criteri

Molto spesso, un team che “possiede risorse” metterà insieme una matrice di priorità per aiutare a capire cosa dovrebbero affrontare prima.

Il problema è che questa squadra non è il “cliente”. Questi progetti esistono per supportare i tuoi “clienti-stakeholder” e dovrebbero essere loro a selezionare i criteri.>

Naturalmente, è possibile possedere il” processo ” di selezione dei criteri – eseguire un laboratorio di brainstorming, per esempio – ma le parti interessate dovrebbero possedere la selezione dei criteri.

2. Nessun processo per stabilire pesi

I tuoi criteri non sono tutti ugualmente importanti.

Inoltre, se chiedi a 5 stakeholder quale peso dare ai criteri, probabilmente otterrai 10 risposte!

Senza accordo su questo, la matrice di priorità del progetto non ha senso.

Certo, ti darà alcuni numeri, ma quei numeri non saranno attendibili (o addirittura rilevanti) per i tuoi stakeholder. Quindi sì, sarai in grado di prendere decisioni di priorità, ma non prenderai decisioni che effettivamente aiutano i tuoi stakeholder.

Questo è fondamentalmente il motivo per cui i ricercatori hanno scoperto che metodi come la matrice di priorità non funzionano davvero. In effetti, ci sono solo due metodi per dare priorità ai progetti che funzionano: AHP e DEA. Per saperne di più: I migliori metodi e tecniche di priorità del progetto

È possibile risolvere questo problema utilizzando il software di priorità del progetto per aggiungere AHP (che sta per il processo di gerarchia analitica) al front-end della matrice di priorità matematica.

AHP consente di costruire un consenso forte e chiaro tra le parti interessate. Ciò si traduce in una serie di criteri ponderati che le parti interessate possiedono, di cui si fidano, che apprezzano.

3. Collaborazione interrotta sul punteggio

Quando si segna un progetto rispetto a un criterio come “Impatto sulla soddisfazione del cliente”, è necessario esprimere un giudizio soggettivo. Alcune persone potrebbero vedere l ‘ ” impatto “del progetto come” Importante “e altri potrebbero considerarlo”Insignificante”.

Se non hai un meccanismo per risolvere questo problema, per riunire diversi stakeholder per esprimere giudizi soggettivi, i tuoi punteggi finiranno per essere totalmente privi di significato least almeno, saranno privi di significato per i tuoi stakeholder.

Alcuni dei tuoi punteggi saranno “numeri duri”. Ad esempio, il “valore attuale netto” o il “numero di sistemi interessati” sono numeri difficili, ma in qualche modo è necessario ottenere quei dati dall’ “esperto in materia” che li detiene. Questo in genere comporta un sacco di inseguire e poi tagliare e incollare in fogli di calcolo.

Questo non solo richiede tempo, ma è aperto agli errori mentre copi i dati da un luogo all’altro. È anche comune che i dati non siano aggiornati.

Muoversi online, utilizzando un sistema come TransparentChoice, può davvero aiutare.

TransparentChoice ti consente di collaborare con i tuoi stakeholder per creare consenso attorno a giudizi soggettivi (come “Impatto sulla soddisfazione del cliente”). Coinvolgendo diversi stakeholder e automatizzando parte di questa collaborazione, è possibile creare questo consenso in modo rapido e semplice.

Nel complesso, se non collabori in modo efficace durante il punteggio dei progetti, i tuoi punteggi prioritari non saranno “attendibili”.

4. Decisioni basate sul punteggio

Quando stai dando la priorità a piccoli oggetti tattici (attività, articoli di manutenzione, ecc.), di solito puoi usare il “punteggio” della tua matrice per dare priorità al lavoro. Prendere il compito con il punteggio più alto è in genere una buona regola.

I progetti sono diversi.

Esistono progetti per aiutarti a raggiungere obiettivi di business più strategici. Competono per le risorse e per il budget. A volte, ci sono dipendenze tra i progetti e l’intera decisione è di solito abbastanza politica. Ciò significa che è necessario bilanciare le risorse tra diversi reparti, diversi obiettivi di business, ecc. e tutto mentre si monitorano i vari vincoli di risorse e budget.

Potresti farlo nei fogli di calcolo, ma se hai più di 5 o 10 progetti, diventerà molto complicato molto rapidamente.

Buon software, come TransparentChoice, consente di monitorare non solo i punteggi, ma anche il costo per ogni progetto. Ti consente di bilanciare i progetti tra i driver aziendali mentre tieni traccia dei diversi vincoli di risorse. Tiene traccia anche delle dipendenze del progetto per te (quindi non approvi mai un progetto senza prima approvare i suoi “predecessori”).

E si può fare tutto in un comodo cruscotto.

Riepilogo

La matrice di priorità è un modo popolare per prendere decisioni, ma utilizzarla per la priorità e la selezione del progetto potrebbe non essere molto efficace.

I concetti alla base sono solidi-vogliamo massimizzare l’allineamento con i nostri obiettivi e utilizzare il punteggio ponderato per farlo – ma la pratica in genere è insufficiente in aree come:

• la Definizione di criteri appropriati per l’uso
• Ponderazione di tali criteri (con coinvolgimento degli stakeholder)
• la Collaborazione di un punteggio ai progetti rapidamente e con “precisione”
• Bilanciamento di altri fattori oltre a “punteggio”

Software come TransparentChoice può aiutare a prendere le priorità di progetto matrice di idee per un nuovo livello di leader di un portafoglio di progetti che godono di un più forte sostegno alle parti interessate e, a sua volta, godere di più elevati tassi di successo.

Per saperne di più

Se vuoi saperne di più su come dare priorità ai progetti come un professionista, questo blog è un ottimo punto di partenza: Come dare priorità ai progetti. Inoltre, abbiamo creato questa guida definitiva per la definizione delle priorità e la selezione del progetto per te.