PARTE 13 – SEMPLIFICATE le PROCEDURE di ACQUISIZIONE
(Revisione ottobre 1, 2020 attraverso PROCLTR 2020-18)
SOMMARIO
13.003 Politica.
CAPITOLO 13.1-PROCEDURE
13.106 Sollecitazione del concorso, valutazione di preventivi o offerte, aggiudicazione e documentazione.
13.106-3 Premio e documentazione.
CAPITOLO 13.2-AZIONI PARI O INFERIORI ALLA SOGLIA DI MICRO-ACQUISTO
13.201 Azioni pari o inferiori alla soglia di micro-acquisto.
CAPITOLO 13.3-METODI DI ACQUISIZIONE SEMPLIFICATI
13.301 Carta di acquisto commerciale a livello governativo.
13.303 Accordi generali di acquisto (BPA).
13.303-2 Istituzione di BPA.
13.303-3 Preparazione di BPAS.
13.390 Contratti di consegna a tempo indeterminato (IDC) al di sotto della soglia di acquisizione semplificata (SAT). CAPITOLO 13.4-PROCEDURA DI PAGAMENTO VELOCE
13.402 Condizioni d’uso.
13.404 Clausola contrattuale.
CAPITOLO 13.5-PROCEDURE SEMPLIFICATE PER ALCUNI ARTICOLI COMMERCIALI
13.501 Requisiti di documentazione speciali.
13.003 Politica.
(e)(1) Tutti gli articoli sono candidati per sollecitazione automatica, ad eccezione delle acquisizioni per servizi, per articoli non NSN e per requisiti acquistati utilizzando ordini di consegna contro contratti di consegna a tempo indeterminato. I criteri di esclusione degli elementi per la valutazione o l’aggiudicazione automatizzata sono inclusi nelle specifiche funzionali e gestiti attraverso controlli interni del sistema di approvvigionamento automatizzato. Il proprietario del processo di approvvigionamento è l’autorità di approvazione per le modifiche del sistema alle capacità di esclusione degli appalti automatizzati. L’HCA è l’autorità di approvazione per le esclusioni per singole richieste di acquisto o materiali da sollecitazione automatizzata, valutazione o aggiudicazione per ciascuna catena di fornitura. Le singole richieste di acquisto o le esclusioni di materiale saranno registrate con un motivo di esclusione e segnalate mensilmente ai programmi di acquisizione DLA da ciascuna organizzazione appaltante. L’HCA deve fornire la determinazione al responsabile del processo di acquisizione e della divisione sistemi di acquisizione DLA per l’ingresso nel sistema automatizzato.
(S-90) Vedere 18.270 per le soglie associate alla flessibilità di acquisizione di emergenza.
CAPITOLO 13.1 – PROCEDURE
(Rivisto ottobre 1, 2020 attraverso PROCLTR 2020-18)
13.106 Sollecitazione del concorso, valutazione di preventivi o offerte, aggiudicazione e documentazione.
(a) Base per l’aggiudicazione.
(1)(S-90) Gli ufficiali contraenti utilizzano i codici della RPC di cui al punto 15.406-3(a)(11). Gli ufficiali contraenti di DLA Aviation, DLA Land and Maritime e DLA Troop Support documentano la RPC nel formato Simplified Acquisition Award Documentation (SAAD) al numero 53.9013(a). I funzionari contraenti di DLA Distribution, DLA Disposition Services, DLA Contracting Services Office, DLA Strategic Materials e DLA Energy documentano la RPC nel formato SAAD alternativo al numero 53.9013, lettera c).
(S-91) Quando si valuta il prezzo di un articolo con un’unica fonte di produzione (indicato anche come produttore di apparecchiature originali (OEM)), il funzionario contraente può determinare il prezzo è competitivo per i premi non superiore SAT quando—
(A), Ci sono offerte da parte di almeno due distributori per la stessa unica fonte OEM voce; e
(B) Il funzionario contraente determina—
(1) I prezzi delle offerte sono indipendenti (vedere 13.106-3(a)(1)(S-92); e
(2), altrimenti il successo dell’offerente il prezzo non è irragionevole.
(S-92) I contraenti considerano la strategia OEM per la vendita o la distribuzione dei prodotti al momento di determinare se i prezzi sono indipendenti.
(A) Le seguenti strategie OEM indicano che il prezzo non è indipendente:
(1) Vendere direttamente a tutti i clienti quando l’OEM compete direttamente con un rivenditore o un distributore;
(2) Vendere attraverso la propria rete di rivenditori o distributori affiliati finanziariamente; o
(3) Entrare in un rapporto di rivenditore o distributore esclusivo.
(B) Se l’OEM vende a più rivenditori o distributori indipendenti che non sono affiliati finanziariamente, ciò potrebbe indicare che il prezzo è indipendente.
(S-93) Il funzionario contraente utilizza “B” nella seconda posizione della RPC [cfr.punto 15.406-3, lettera a), punto 11)] per le aggiudicazioni che non superano il SAT quando esiste un’unica fonte di produzione e il funzionario contraente basa la determinazione della ragionevolezza dei prezzi sulla concorrenza indipendente dei prezzi.
(b) Documentazione e conservazione dei file. I funzionari contraenti documentano la base per l’aggiudicazione di tutte le acquisizioni semplificate. Gli ufficiali contraenti di DLA Aviation, DLA Land and Maritime e DLA Troop Support utilizzano il formato SAAD al punto 53.9013(a). I funzionari contraenti di DLA Distribution, DLA Disposition Services, DLA Contracting Services Office, DLA Strategic Materials e DLA Energy utilizzano il formato SAAD alternativo al numero 53.9013(c). La base per il premio include la determinazione del miglior valore di trade – off richiesta quando si assegna a un punteggio SPRS diverso dal prezzo più basso/più alto (o a un punteggio diverso dal prezzo più basso/più alto quando si utilizza FAR 13.5 o quando si applicano altri fattori di valutazione); e la determinazione prezzo ragionevolezza. Ogni organizzazione appaltante può aggiungere informazioni supplementari standardizzate solo aggiungendole alla fine del formato SAAD o del formato SAAD alternativo, al fine di promuovere una presentazione uniforme in tutta l’Agenzia. I funzionari contraenti devono inoltre confermare che il potenziale assegnatario non è escluso, sospeso o proposto per la sospensione/esclusione. I funzionari contraenti conservano il SAAD o il SAAD supplente nel fascicolo contrattuale.
CAPITOLO 13.2-AZIONI AL DI SOTTO O AL DI SOTTO DELLA SOGLIA DI MICRO-ACQUISTO
(Rivisto agosto 14, 2019 attraverso PROCLTR 2019-18)
13.201 Generale.
(g)(1) Per le acquisizioni di carte diverse da quelle di acquisto, il Direttore delle acquisizioni della DLA ha delegato tale autorità al committente (cfr.18.270). Per le acquisizioni di carte di acquisto, l’autorità di determinazione è l’HCA.
CAPITOLO 13.3 – METODI DI ACQUISIZIONE SEMPLIFICATI
(Rivisto agosto 14, 2019 attraverso PROCLTR 2019-18)
13.301 Governmentwide commercial purchase card.
(a) Il direttore del DLA ha delegato l’autorità di nomina del coordinatore del programma di agenzia/organizzazione di livello 4 agli HCA. Gli HCA possono delegare tale autorità ad un livello non inferiore al CCO.
(b) I titolari di carte di acquisto commerciali a livello governativo devono seguire il programma DLAM 5025.07, Government Purchase Card (GPC) (https://issue-p.dla.mil/Published_Issuances/DLAM_GPC_6 Apr 2016.PDF ).
(c) L’obbligo di acquistare articoli AbilityOne per tutti i prodotti dell’elenco di approvvigionamento AbilityOne non può essere derogato, ma può essere soddisfatto ordinando presso i negozi AbilityOne di base, AbilityOne.com, AbilityOne partecipare agenzie senza scopo di lucro, o DOD FedMall.
(d) L’obbligo di utilizzare DOD FedMall può essere revocato quando l’uso di DOD FedMall non soddisferà i requisiti di consegna o comporterà costi irragionevoli o eccessivi per l’attività che richiede.
(e) Utilizzare il seguente ordine di precedenza per soddisfare i requisiti di acquisto AbilityOne:
(1) Negozi AbilityOne su base, AbilityOne.com, o AbilityOne che partecipa agenzie senza scopo di lucro.
(2) DOD FedMall.
(3) Fonti commerciali.
13.303 Accordi generali di acquisto (BPA).
(c)(3)(S-90) BPA con federal Supply schedule (FSS) appaltatori per gli elementi non FSS devono indicare il BPA esclude tutti gli elementi su FSSS.
13.303-3 Preparazione di BPAS.
(a)(1) gli HCA stabiliscono l’eventuale importo complessivo massimo di tutte le chiamate da emettere nei confronti di un BPA.
13.390 Contratti di consegna a tempo indeterminato (IDC) al di sotto della soglia di acquisizione semplificata (SAT).
(a) Gli IDC al di sotto del SAT utilizzano procedure semplificate per acquisire una quantità indefinita di forniture in quantità non superiori alla soglia di acquisizione semplificata per il periodo contrattuale totale. Il contratto di base stabilirà i termini e le condizioni dell’IDC sotto il SAT. Gli IDC sotto il SAT sono utili quando vengono effettuati acquisti ripetitivi a basso valore in dollari per lo stesso articolo, il prezzo dell’articolo dovrebbe essere stabile e le richieste annuali o di altro tipo a lungo termine non sono sufficienti per stabilire un contratto di consegna indefinito utilizzando le procedure FAR Part 15. Un minimo garantito (GM) deve essere stabilito per il periodo di base ed è facoltativo per qualsiasi periodo di opzione. Per soddisfare il GM, il primo ordine di consegna è rilasciato con il contratto di base o è istituito un conto GM.
(b) Gli ufficiali contraenti coordinano la durata e la frequenza previste con il pianificatore di materiali prima di decidere di utilizzare un IDC al di sotto del SAT.
(c) È stabilito un solo IDC al di sotto del SAT per articolo; ad eccezione del fatto che più IDC al di sotto del SAT per lo stesso articolo possono essere assegnati se le prestazioni del premiato sotto ogni IDC al di sotto del SAT sono limitate a una regione o luogo fisico separata e distinta.
(d) Gli IDC sotto il SAT possono essere unilaterali o bilaterali a seconda del rischio associato all’articolo e al contraente.
(e) I funzionari contraenti includono le note di appalto H05 o H06 negli IDC al di sotto delle RFQ SAT.
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H05 Bilaterali Indeterminato-Contratto di fornitura (IDC) di Seguito Semplificata di Acquisizione di Soglia (SAT) (SETTEMBRE 2017)
(1) Il Governo assegnerà un accordo bilaterale di IDC sotto il SAB derivanti dalla presente richiesta di preventivo per il responsabile offerente la cui offerta conforme ai termini e condizioni della richiesta di preventivo sarà più vantaggioso per il Governo, il prezzo e altri fattori considerati. L’offerente che riceve il premio è tenuto a firmare il contratto di base e restituire il contratto firmato al contraente.
(2) La valutazione dei prezzi sarà basata sul prezzo indicato per la domanda annuale stimata nel programma.
(3) Una volta soddisfatta la quantità minima garantita per l’IDC, il governo non ha alcun obbligo di effettuare ordini aggiuntivi. Il governo può effettuare ordini aggiuntivi per il periodo di esecuzione indicato nel contratto di base, con effetto dalla data dell’aggiudicazione di base. Tutti gli ordini aggiuntivi faranno riferimento al contratto di base, che documenta i termini e le condizioni dell’IDC. Il valore aggregato massimo degli ordini nell’ambito dell’IDC al di sotto del SAT è indicato nel contratto di base; il valore aggregato di tutti gli ordini non supererà la soglia di acquisizione semplificata o, per gli IDC al di sotto del SAT utilizzando il capitolo FAR 13.5, le soglie in 13.500(a).
(4) Prezzi degli ordini. Il prezzo unitario per gli ordini si basa sul prezzo per l’intervallo di quantità che coprirà la quantità totale dell’ordine, indipendentemente dalla destinazione, se applicabile.
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H06 Unilaterale Indeterminato-Contratto di fornitura (IDC) di Seguito Semplificata di Acquisizione di Soglia (SAT) (SETTEMBRE 2017)
(1) Il Governo assegnerà un IDC sotto il SAB derivanti dalla presente richiesta di preventivo per il responsabile offerente la cui offerta conforme ai termini e condizioni della richiesta di preventivo sarà più vantaggioso per il Governo, il prezzo e altri fattori considerati.
(2) La valutazione dei prezzi sarà basata sul prezzo indicato per la domanda annuale stimata nel programma.
(3) Le prestazioni accettabili del contraente sull’ordine di consegna iniziale creano l’IDC al di sotto del SAT e sono d’accordo con il contraente ad accettare ordini aggiuntivi secondo gli stessi termini e condizioni specificati nel premio di base.
(4) Una volta soddisfatta la quantità minima garantita per l’IDC, il governo non ha alcun obbligo di effettuare ordini aggiuntivi. Il governo può effettuare ulteriori ordini per il periodo di esecuzione indicato nel premio di base, con effetto dalla data di aggiudicazione. Tutti gli ordini aggiuntivi faranno riferimento al premio di base, che documenta i termini e le condizioni dell’IDC. Il valore aggregato massimo degli ordini nell’ambito dell’IDC al di sotto del SAT è indicato nel premio di base; il valore aggregato di tutti gli ordini non supererà la soglia di acquisizione semplificata o, per gli IDC al di sotto del SAT utilizzando il capitolo FAR 13.5, le soglie in 13.500(a).
(5) Prezzi degli ordini. Il prezzo unitario per gli ordini si basa sul prezzo per l’intervallo di quantità che coprirà la quantità totale dell’ordine, indipendentemente dalla destinazione, se applicabile.
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CAPITOLO 13.4-PROCEDURA DI PAGAMENTO VELOCE
(Rivisto settembre 1, 2017 attraverso PROCLTR 2017-14)
13.402 Condizioni per l’uso.
(a) DLA Troop Support Construction and Equipment Prime Vendor programs e DLA Aviation Chemicals e Packaged Petroleum, Oils, and Lubricants requirements for OCONUS sono autorizzati a utilizzare procedure di pagamento veloci su singoli ordini fino a $150,000. (Fare riferimento a PROCLTR 16-03.) DLA Troop Support Construction and Equipment è autorizzata a utilizzare procedure di pagamento veloci per il suo supporto logistico su misura dei requisiti FSG 80 su singoli ordini con una soglia massima di $35,000 per CONUS e O 150,000 per OCONUS. Le iniziative di contrattazione del supporto logistico su misura (vedi 17.9500) sono programmi di prime vendor per scopi di queste autorità.
(f) I controlli interni per monitorare le azioni contrattuali utilizzando procedure di pagamento veloci sono:
(1) Clausola di conformità. DLA Acquisition Compliance, Policy and Pricing Division esaminerà i premi mensili per la conformità.
(2) Convalida della ricevuta. DLA Operations Order Management deve identificare e ottenere le conferme di ricezione dei materiali mancanti (MRAS).
(3) Discrepanze di spedizione. DLA Operations Order Management deve identificare e agire su ordini discrepanti.
La segnalazione trimestrale alla SPE deve includere metriche, carenze e piani di azione correttivi.
(S-90) Le procedure di pagamento veloci possono essere utilizzate per—
(1) Iniziative OCONUS DLA Direct Supporting Forward Stock Locations (FSL) quando l’ispezione e l’accettazione sono a destinazione.
(2) OCONUS cliente diretto quando l’ispezione e l’accettazione sono a destinazione.
(3) Spedizioni dirette del cliente verso i punti di containerizzazione consolidati (CCP) quando l’ispezione e l’accettazione sono a destinazione.
13.404 Clausola contrattuale.
(S-90) DEVIAZIONE 20-05 rinuncia ai requisiti in FAR 52.213-1(c)(2) per il programma FDT.
CAPITOLO 13.5 – PROCEDURE SEMPLIFICATE PER ALCUNI ARTICOLI COMMERCIALI
(Revised October 1, 2020 through PROCLTR 2020-18)
13.501 Requisiti di documentazione speciali.
(b) Documentazione del file del contratto.
(3) I funzionari contraenti devono utilizzare la ricerca di mercato per gli articoli commerciali e il formato MRCICDM (Commerciality Determination Memorandum) al 53.9013(b) per documentare la ricerca di mercato condotta dall’organizzazione appaltante per determinare se l’articolo è commerciale. Ogni organizzazione appaltante può aggiungere informazioni supplementari standardizzate solo aggiungendole alla fine del formato MRCICDM, al fine di promuovere una presentazione uniforme in tutta l’Agenzia. I funzionari contraenti sono incoraggiati, ma non sono tenuti, a utilizzare il formato SAAD al 53.9013(a) o il formato SAAD alternativo al 53.9013 (c), come prescritto in 13.106-3(b) e 15.406-1(b) (1), al posto di un PNM, per documentare la base per l’aggiudicazione di azioni valutate entro le soglie a FAR 13.500(a).
