La stima dei costi nella gestione del progetto è il processo di previsione del costo e delle altre risorse necessarie per completare un progetto all’interno di un ambito definito. La stima dei costi tiene conto di ogni elemento richiesto per il progetto e calcola un importo totale che determina il budget di un progetto.

La stima è generalmente dove vengono generati tutti i dati di costo per il progetto. Sulla base di una delle pratiche raccomandate da AACE, illustrate nella Tabella 1, le stime sono generalmente classificate in 5 livelli basati su livelli crescenti di definizione.

Tuttavia, si dovrebbe tenere presente che una buona stima include non solo il costo, ma anche tutti i dati relativi al modo in cui il progetto è stato previsto per essere realizzato.

Nella maggior parte dei casi, questo esercizio è completato all’inizio del ciclo di vita del progetto, i fondi approvati per la spesa (AFE) ottenuti e tutti quei dati prontamente archiviati e dimenticati.

Nelle prime fasi del progetto, vengono applicati vari metodi per sviluppare stime basate sui dati disponibili. Ciò include il factoring della capacità, il factoring delle attrezzature e la stima parametrica.

Il progetto passa quindi alla sua fase di esecuzione e viene scelto il percorso migliore, trascurando nella maggior parte dei casi le differenze tra quel percorso di esecuzione e il percorso previsto durante la creazione del budget, ovvero la stima.

Se viene utilizzato un sistema di gestione dei costi di progetto come uno strumento software e comprende tutte le unità dei controlli di progetto, non sarebbe possibile ignorare le modifiche di esecuzione dopo che il budget è stato baselined dai dati di stima. Questo perché, poiché i dati sono gli stessi, la struttura del software intrinseca costringe tutte le modifiche ad essere scaricate e chiaramente differenziate dalla linea di base. Pertanto, anche la stima dei costi verrà aggiornata con le modifiche durante l’esecuzione, il che manterrà la stima dinamica e accurata.

4 Principi di stima dei costi

1. La stima dei costi viene utilizzata per prevedere la quantità, il costo e il prezzo delle risorse richieste dall’ambito di un progetto. Un progetto potrebbe essere qualsiasi processo avviato per eseguire attività lavorative e / o creare risorse. L’accuratezza della stima dipende fortemente dal livello di definizione dell’ambito del progetto: man mano che il design e le condizioni del progetto diventano meglio definiti, così fanno i valori stimati. Pensa alle classi di stima 5 di AACE condivise sopra.

2. La stima dei costi è necessaria per fornire ai decisori i mezzi per prendere decisioni di investimento, scegliere tra alternative e impostare il budget durante il front-end dei progetti. Per questo, le stime fatte da fornitori e appaltatori devono essere convalidate anche dai clienti. Nelle fasi successive del progetto, la stima del budget viene utilizzata come base per valutare le prestazioni di un progetto.

In relazione a questo principio, è sempre difficile raccogliere e leggere l’enorme quantità di dati sui costi, il che non aiuta con il processo decisionale. Analizzare e visualizzare i dati di costo apre le porte per rendere i dati utili e significativi. I dashboard di un sistema software di controllo del progetto sono le rappresentazioni grafiche basate sui dati di un progetto; i dashboard possono fornire ai decisori una rapida panoramica dei progressi di un progetto e trasformare i dati in punti decisionali.

3. La stima viene effettuata suddividendo l’ambito totale di un progetto in parti gestibili, a cui è possibile assegnare risorse e costi. Esistono modi standardizzati per suddividere un progetto, come la Work Breakdown Structure (WBS) e la Cost Breakdown Structure (CBS), ma a seconda delle esigenze del team di progetto e delle parti esterne vengono spesso implementate più strutture per allineare la segnalazione e la condivisione dei dati sui costi.

4. Una stima dei costi è più di un elenco di costi. Esso comprende anche una base dettagliata di stima (BOE) relazione che descrive le ipotesi, inclusioni, esclusioni, accuratezza e altri aspetti che sono necessari per interpretare il costo totale del progetto. Altrimenti, sarebbe un numero senza senso. La BOE è tenuta a comunicare la stima alle varie parti coinvolte nel processo decisionale, ma è anche utile durante il closeout quando la performance del progetto viene confrontata con altri progetti. È la parte vitale spesso trascurata, che ti permette di imparare dalla tua esperienza e dagli errori.

La stima dei costi, tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. Un metodo di stima accurato può essere la differenza tra un piano di successo e uno fallito. Tieni a mente questi 4 principi e hai già un framework per iniziare a fare stime. Assicurati di impostare la stima in modo strutturato per consentire una facile transizione nel software di stima dei costi del progetto, che ti aiuterà a fare stime più solide e accurate a lungo termine.