Un ordine di acquisto blanket (BPO) è un accordo a lungo termine tra un’organizzazione e un fornitore per fornire beni o servizi con un prezzo stabilito su base ricorrente in un periodo di tempo specificato. Se la tua azienda effettua più pagamenti per gli stessi beni o servizi, emettere un ordine di acquisto completo con i dettagli, come il prezzo e il programma di consegna, già specificati è un modo efficace per ridurre il tempo trascorso e i ritardi di elaborazione.

I fornitori, a loro volta, possono inviare più fatture citando lo stesso numero BPO. Le limitazioni generali dell’ordine di acquisto possono essere basate su un periodo di tempo specificato, ad esempio un anno o una specifica somma di denaro. Oltre a tempi, quantità e prezzo, gli ordini di acquisto di coperta possono includere specifiche di qualità dell’articolo.

I vantaggi degli ordini di acquisto blanket

I reparti acquisti utilizzano gli ordini blanket, che possono anche essere chiamati ordini di acquisto permanenti, per ridurre i costi e costruire processi di lavoro più snelli ed efficienti. Qui ci sono diversi modi ordini di acquisto coperta può aumentare la linea di fondo e migliorare il flusso di lavoro.

I professionisti dell’approvvigionamento possono utilizzare ordini di acquisto generali per garantire prezzi di massa inferiori in base alla quantità totale dell’ordine, anche quando sono necessarie più consegne nel tempo. Quando si effettua un ordine alla volta nel corso di un periodo di tempo, vengono negoziate quantità minori. Un ordine di acquisto generale elimina la necessità di garantire l’approvvigionamento e negoziare contratti per ogni ordine, il che consente al personale del reparto acquisti di concentrarsi su attività importanti rispetto a attività ripetitive.

I responsabili degli acquisti esperti possono consolidare la spesa diretta e indiretta a livello aziendale per prezzi di massa più vantaggiosi. E poiché il contratto definisce le specifiche e la portata dell’ordine, il prezzo non fluttuerà nel tempo, indipendentemente da ciò che influisce sul mercato.

Un ordine di acquisto generale semplifica il processo di ordinazione per gli acquisti ripetitivi previsti. Ad esempio, se un’azienda manifatturiera ha bisogno di venti spedizioni delle materie prime necessarie per la produzione nel corso di un anno, un ordine di acquisto permanente significa una negoziazione, un contratto e un processo di approvazione, invece di venti. Le spedizioni multiple secondo necessità offrono l’ulteriore vantaggio di ridurre al minimo i rischi e i costi associati allo stoccaggio delle merci.

“Gli ordini di acquisto generali possono consentire ai dipartimenti di approvvigionamento di ridurre significativamente i costi di acquisto per beni e servizi di uso comune.”

Quando utilizzare un ordine di acquisto blanket

Gli ordini blanket sono saggi da utilizzare solo in determinate circostanze:

• Quando sono necessarie quantità degli stessi beni o servizi per un periodo di tempo, in genere un anno.
• Quando il costo unitario può essere ben definito e dettagli possono essere specificati.
• Quando un singolo fornitore è in grado di consegnare per tutta la durata del contratto.
• Quando si ordina in quantità facilita termini contrattuali più favorevoli, come sconti all’ingrosso.
• Quando le consegne scaglionate riducono al minimo il rischio e i costi di stoccaggio.

Gli ordini di acquisto generali non dovrebbero mai essere scritti per ordini in cui il prezzo non è garantito, la qualità del prodotto è inaffidabile o il venditore non può essere considerato attendibile.

Cosa includere nell’ordine di acquisto blanket

Gli ordini di acquisto Blanket devono definire le seguenti condizioni contrattuali:

• Durata del contratto
• Prezzi e delle condizioni contrattuali
• informazioni di Fatturazione – come il venditore provvederà a presentare le fatture per il pagamento
• Voce di capitolato tra cui le aspettative di qualità, dimensioni e quantità
• quantità di Consegna, tempi, e le posizioni
• clausola di recesso

Le sfide dell’utilizzo di coperta ordini di acquisto

la Previsione bisogno è l’aspetto più impegnativo di stendere una coltre di ordine di acquisto. L’analisi dei dati può fornire quantità accurate necessarie all’azienda nel periodo di tempo definito. Sapendo che cosa è necessario informa il fornitore che quantità da immagazzinare in tempo per consegnare secondo i termini del contratto. Durante le trattative contrattuali, la società può lasciare spazio per adeguamenti come beni e servizi sono consegnati un put to use.

Gli accordi di questo tipo sono spesso estesi di anno in anno in quanto aziende e fornitori costruiscono rapporti di lavoro. Una previsione accurata è fondamentale per ottimizzare il budget e ridurre al minimo i costi di stoccaggio per l’azienda. Il venditore, a sua volta, realizza il beneficio di un ordine a lungo termine garantito con tempo adeguato per preparare la merce per la consegna.

Con un contratto di acquisto in atto e termini definiti, un fornitore di fiducia consegnerà beni e servizi, quando necessario e senza ulteriore lavoro amministrativo. Il BPO e le fatture in entrata devono essere monitorati per garantire che il totale non superi i limiti dell’accordo. Il metodo di monitoraggio più efficiente e meno soggetto a errori è la corrispondenza automatica a tre vie per verificare la ricezione delle merci rispetto all’ordine e all’ordine con un software di approvvigionamento completo.