een blanket purchase order (BPO) is een langlopende overeenkomst tussen een organisatie en een leverancier om goederen of diensten met een vaste prijs te leveren op een terugkerende basis over een bepaalde periode. Als uw bedrijf meerdere betalingen doet voor dezelfde goederen of diensten, is het uitgeven van een algemene inkooporder met de details, zoals prijs en leveringsschema, al opgegeven is een efficiënte manier om de tijd besteed en de verwerking vertragingen te verminderen.

leveranciers kunnen op hun beurt meerdere facturen indienen onder hetzelfde BPO-nummer. De Algemene inkooporderbeperkingen kunnen gebaseerd zijn op een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een jaar, of een bepaald bedrag. In aanvulling op tijdsbestek, hoeveelheid, en prijs, deken inkooporders kunnen item kwaliteitsspecificaties bevatten.

de voordelen van algemene inkooporders

inkoopafdelingen maken gebruik van algemene inkooporders, ook wel permanente inkooporders genoemd, om de kosten te verlagen en slankere, efficiëntere werkprocessen te ontwikkelen. Hier zijn verschillende manieren deken inkooporders kan stimuleren de bottom line en het verbeteren van de workflow.

inkoopprofessionals kunnen algemene inkooporders gebruiken om lagere bulkprijzen te garanderen op basis van de totale orderhoeveelheid, zelfs wanneer meerdere leveringen na verloop van tijd nodig zijn. Bij het maken van een bestelling per keer in de loop van een periode, kleinere hoeveelheden worden onderhandeld. Een algemene inkooporder elimineert de noodzaak om sourcing te beveiligen en contracten te onderhandelen voor elke bestelling, waardoor het personeel van de afdeling inkoop zich kan concentreren op belangrijke activiteiten in plaats van repetitieve taken.

slimme inkoopmanagers kunnen bedrijfsbrede directe en indirecte uitgaven consolideren voor voordeligere bulkprijzen. En aangezien het contract de details en reikwijdte van de bestelling bepaalt, zal de prijs niet in de loop van de tijd fluctueren, ongeacht wat de markt beïnvloedt.

een algemene inkooporder stroomlijnt het bestelproces voor verwachte repetitieve aankopen. Bijvoorbeeld, als een productiebedrijf twintig zendingen nodig heeft van de grondstoffen die nodig zijn voor de productie in de loop van een jaar, betekent een permanente inkooporder één onderhandeling, één contract en één goedkeuringsproces, in plaats van twintig. Meerdere zendingen naar behoefte biedt het extra voordeel van het minimaliseren van de risico ‘ s en kosten in verband met de opslag van goederen.

“Algemene inkooporders kunnen inkoopafdelingen een hefboom geven om de inkoopkosten voor veelgebruikte goederen en diensten aanzienlijk te verlagen.”

wanneer een algemene inkooporder moet worden gebruikt

algemene orders zijn alleen verstandig om onder bepaalde omstandigheden te gebruiken:

• wanneer hoeveelheden van dezelfde goederen of diensten nodig zijn gedurende een periode, meestal één jaar.
• wanneer de kosten per eenheid goed kunnen worden gedefinieerd en details kunnen worden gespecificeerd.
• wanneer één enkele verkoper in staat is te leveren gedurende de gehele looptijd van het contract.
• bij het bestellen in hoeveelheid vergemakkelijkt gunstiger contractvoorwaarden, zoals bulk kortingen.
• wanneer gespreide leveringen het voorraadrisico en de kosten minimaliseren.

Algemene inkooporders mogen nooit worden geschreven voor bestellingen waarbij de prijs niet is gegarandeerd, de kwaliteit van het product onbetrouwbaar is of de verkoper niet kan worden vertrouwd.

wat moet worden opgenomen op een “blanket purchase order”

“Blanket purchase orders” moeten de volgende contractvoorwaarden definiëren:

• duur van de overeenkomst
• prijzen en contractvoorwaarden
• factureringsinformatie-hoe de verkoper facturen voor betaling zal indienen
• Itemspecificaties inclusief verwachtingen van kwaliteit, grootte en hoeveelheid
• leverings hoeveelheid, tijden en locaties
• Annuleringsclausule

de uitdagingen van het gebruik van algemene inkooporders

Forecasting need is het meest uitdagende aspect van het opstellen van een algemene inkooporder. De analyse van gegevens kan nauwkeurige hoeveelheden verstrekken die door het bedrijf over de vastgestelde periode worden vereist. Weten wat nodig is informeert de leverancier welke hoeveelheid op tijd in voorraad te leveren volgens de contractvoorwaarden. Tijdens contractonderhandelingen kan het bedrijf ruimte laten voor aanpassingen als goederen en diensten worden geleverd en in gebruik worden genomen.

overeenkomsten van dit type worden vaak van jaar tot jaar verlengd omdat bedrijven en verkopers werkrelaties opbouwen. Nauwkeurige prognoses zijn van cruciaal belang voor het optimaliseren van het budget en het minimaliseren van de opslagkosten voor het bedrijf. De verkoper realiseert op zijn beurt het voordeel van een gegarandeerde bestelling op lange termijn met voldoende tijd om de goederen voor te bereiden op levering.

met een koopovereenkomst en gedefinieerde voorwaarden zal een vertrouwde leverancier goederen en diensten leveren, indien nodig en zonder extra administratieve werkzaamheden. De BPO en de inkomende facturen moeten worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat het totaal de grenzen van de Overeenkomst niet overschrijdt. De meest efficiënte en minst foutgevoelige methode van monitoring is geautomatiseerde Drieweg matching om de ontvangst van goederen te controleren tegen de bestelling en PO met uitgebreide inkoopsoftware.