in dit artikel geven we u korte instructies over het schrijven van een bevestigingsbrief. Zoals u zult zien in de tekst hieronder is de bevestigingsbrief een formele brief waarin de ontvangst van het document of de goederen wordt bevestigd. Het kan ook verwijzen naar een vergadering of telefoongesprek dat u eerder met iemand had, en in dat geval bevestigingsbrief bevestigt de feiten die zijn overeengekomen of besproken, en adviseert beide partijen over toekomstige acties.

Wat is bevestigingsbrief?

bevestigingsbrieven zijn eigenlijk brieven van ontvangst. Ze zijn meestal zeer kort, voornamelijk ten dienste van de juridische doeleinden om de ontvangst van bepaalde document of goed te bevestigen. Op basis van het document waarnaar ze verwijzen kunnen we verschillende soorten bevestigingsbrieven onderscheiden, zoals:

1. CV / Sollicitatiebevestiging, bevestiging van de ontvangst van een professioneel CV, en / of sollicitatiedossier voor een bepaalde functie;
2. bevestiging van ontslag, die dient om de aanvaarding van een ontslagbrief van een werknemer te bevestigen;
3. zakelijke bevestigingsbrief, bevestiging van de ontvangst van een bepaald document of goed.

Wat is het belang van een bevestigingsbrief?

in de handelspraktijk spelen bevestigingsbrieven een belangrijke rol omdat zij de datum aangeven waarop bepaalde documenten of goederen zijn ontvangen. Dit is belangrijk omdat ze dienen als bewijs dat een partij haar verplichtingen heeft voldaan zoals vastgelegd in een contract. Daarom zijn ze belangrijk omdat ze u kunnen helpen bij het opbouwen van goed vertrouwen en samenwerking met zakelijke partners.

wanneer uw bedrijf een zakelijk document ontvangt van wie dan ook, wordt het belangrijk dat u een bevestigingsbrief terugstuurt.

opmaak van de bevestigingsbrief?

in de letter header moet u de naam en adressen van uw bedrijf en ontvanger vermelden. Hieronder moet u de datum waarop de brief wordt verzonden/geschreven.

onderwerp dient de ontvangstbevestiging van bepaalde documenten / goederen of het referentienummer van de bestelling of aanvraag te vermelden.

Het grootste deel van de brief moet een bevestiging van de ontvangst bevatten, gevolgd door de exacte datum van ontvangst, en informatie over de vraag of documenten / goederen in goede orde zijn ontvangen. Als de goederen beschadigd of ongepast zijn, is dit de plaats waar u het moet vermelden.

in de volgende en laatste alinea moet de ontvanger worden geïnformeerd over de toekomstige acties die moeten worden ondernomen, zoals de datum van betaling, het tijdsbestek waarbinnen de kandidaat een sollicitatiegesprek zal ontvangen, enz.

bij het afsluiten moet je de ontvanger bedanken en de juiste begroeting gebruiken.

houd er rekening mee dat automatische bevestigingsbrieven meestal geen persoonlijke handtekening bevatten.

belangrijke uitdrukkingen die in schriftelijke bevestigingsbrieven moeten worden gebruikt

gewoonlijk wordt in bevestigingsbrieven een zeer vergelijkbare formulering gebruikt, zoals:

1. bedrijf bevestigt de ontvangst van de volgende documenten:
2. hierbij bevestig ik de ontvangst van de volgende documenten:
3. Ik bevestig de ontvangst van:
4. wij danken u voor het sturen van een offerte, goederen, documenten, enz.)
5. ik schrijf naar aanleiding van ons telefoongesprek om te bevestigen dat …
6. we uw retourzending van(Productnaam (en))