de sinistere rol van de presentatie Handout
hier is een gedurfde uitspraak: ik geloof dat de afdrukbare presentatie handout is de oorzaak van waarom publiek over de hele wereld in slaap vallen tijdens presentatiebijeenkomsten.
geloof je me niet? Overweeg het volgende:tijdens mijn kenmerkende presentatie myth-busting keynote, “Get Their Attention”, stel ik mijn publiek bloot aan de “One Idea Per Slide” filosofie die wordt gebruikt door gerenommeerde presentatiedeskundigen zoals Garr Reynolds, Nancy Duarte en Guy Kawasaki. Het doel hiervan is om het gemeenschappelijke patroon van verpakkingsdia ‘ s met opsommingstekens te doorbreken.
waarom? Want tijdens een live presentatie, het menselijk brein is slechts in staat om een idee te begrijpen op een moment en verliest snel aandacht wanneer barraged met tonnen bullet points. Dit leidt onvermijdelijk tot een slide deck dat veel effectiever is voor een live presentatie, maar ook veel langer.
Er is één vraag die mij betrouwbaar gesteld wordt en waarvan ik weet dat mijn antwoord wenkbrauwen zal doen fronsen:
“Hoe ga je om met presentatiegeschenken? Ik kan geen 120-slide deck sturen met één woord per slide als een presentatie handout voor de mensen die er niet waren… ”
en ze hebben gelijk. Ik begrijp de pijn en het lijden achter deze vraag maar al te goed. Deze vraag vertegenwoordigt een belangrijke schakel in de keten van presentatiemisbruik die ik meer dan tien jaar in bedrijfsorganisaties heb waargenomen.
dientengevolge is mijn publiek nooit helemaal klaar voor mijn antwoord, dat is:
ik distribueer mijn livepresentatie slides nooit als een handout na een presentatie. OOIT.
Cue verward / verstoord staren / hooivorken.
Ja, ik weet het. Er zijn mensen die de vergadering niet hebben bijgewoond die moeten weten wat er gebeurd is. En er waren mensen op de vergadering die willen herzien wat ze geleerd hebben. Je moet iets sturen na de vergadering.
Ik ben het niet oneens. Ik stuur mijn Live dia ‘ s gewoon niet als een presentatie handout. Ik kan het uitleggen met een kort verhaal.
een onverwachte presentatie Handout les van Seth Godin
als je een digitale marketeer en presentatie junkie, kijken Seth Godin presenteren aan een intiem publiek van 100 is het dicht bij een professionele religieuze ervaring als je kunt krijgen.
Ik kreeg een dergelijk voorrecht tijdens het bijwonen van het 2013 ClickTale Forum. Onder een stellaire speaker line-up, het was Godin de Grote die echt stal de show met zijn mijmeringen over de dood van massa marketing en de geboorte van de geïndividualiseerde stam.toen het iriserende goudstof uit zijn toespraak neerdaalde, was ik geschokt toen ze het openden voor Q&A. Ik kon me geen verheven vraag voorstellen om deze god van het podium te stellen.
iemand anders geloofde van wel. Een jongeman aan het front stak opgewonden zijn hand op, riep de aandacht van Lord Godin op en vroeg:”wilt u ons uw presentatiedia’ s sturen?”
platen crashten, auto ‘ s krijsten tot stilstand. Een nerveuze titter rende door het publiek, en ik observeerde Seth ‘ s nieuwsgierige uitdrukking en zwangere pauze. Hij had Seth net zo goed kunnen vragen om de gelei door te geven.
het was geen ongewone vraag; het is gesteld in elke vergadering, conferentie presentatie, workshop, en webinar die ik ooit heb bijgewoond.maar ik wist op dat moment dat zijn vraag de eerste regel van Slide Club had gebroken: je vraagt Seth Godin niet om je zijn Slides te sturen.
Seth ‘ s reactie was zo spot-on dat het een leermoment werd voor iedereen in het publiek. Hij zei iets als: “Ik stuur geen mensen mijn dia’ s. Zonder mij, zou je geen idee hebben wat ze betekenen. Ik ben je gids.”
Boom.
Waarom Ik vermijd om mijn presentatiedia ‘ s te e-mailen
Hier is de reden achter onze presentatie handout filosofie, puur en eenvoudig: wanneer u één document maakt om zowel uw live-deelnemers als uw e-mailontvangers te bedienen, onderbreekt u beide doelgroepen.
Een goed ontworpen live presentatie deck heeft je nodig om het publiek door je verhaal te leiden. Maar hoe beter je je live dia ‘ s hebt ontworpen, hoe minder zin ze zullen maken voor een offline publiek.
aan de andere kant zal een overvolle, tekstzware presentatie de aandacht van je publiek verliezen en hun live-ervaring opofferen.
en voor mij ligt de prioriteit bij De live presentatie, want dat is waar je echt kunt schitteren als partner met je teams en klanten.
helaas zijn wij, als een (druk / overwerkt / over capaciteit) collectieve bedrijfsgemeenschap bezweken aan het verzenden van een gehaaste kopie van tekstzware presentatiedia ‘ s als standaardpraktijk.
Dit middle-of-the-road rapport is wat presentatie deity Garr Reynolds “The Slideument”heeft bedacht. Hij legt in zijn baanbrekende presentatie Bijbel, presentatie Zen:
” dia ’s zijn dia’ s. Documenten zijn documenten. Ze zijn niet hetzelfde … de slideument is niet effectief, en het is niet efficiënt, en het is niet mooi. Een poging om dia ‘ s te laten dienen als zowel geprojecteerde visuals als als stand-alone handouts zorgt voor slechte visuals en slechte documentatie.”
~ Garr Reynolds
en hier is zijn grondgedachte voor de dual-document doctrine:
” Als u tijdens de voorbereidingsfase een goede handout maakt voor uw presentatie, zult u zich niet verplicht voelen om alles over uw onderwerp in uw talk te zeggen. Het voorbereiden van een goed document…stelt je in staat om je te concentreren op wat het belangrijkst is voor je specifieke publiek op jouw specifieke dag.”
~ Garr Reynolds
collega presentatie goeroe Nancy Duarte van Duarte is het welsprekend eens in haar ongelooflijke boek slide: ology:
“het publiek zal uw dia’ s lezen of naar u luisteren. Ze zullen niet beide doen. Dus vraag jezelf dit af: is het effectiever als ze luisteren, of effectiever als ze lezen?”
~ Nancy Duarte
in feite citeert Nancy Seth Godin in haar boek on the peril of presenting slideuments to a live audience:
” Communication is about getting others to accept your point of view…if all you want to do is create a file of fact or figures, then cancel the meeting and send in a report.”~Seth Godin
en daar komt de volledige cirkel. En om deze redenen stuur ik twee documenten: een op maat gemaakt voor mijn live show, en een voor mijn no-shows.
nu Weet ik wat je denkt:
i know you’ re buried in mountains of number crunching and onredelijk deadlines. Maar vrees niet jonge Sprinkhaan; ik zou deze conventionele-busting filosofie niet laten vallen op u zonder een praktische oplossing.
door slechts 30 – 45 minuten van uw tijd uit te snijden om beide deliverables goed aan te maken, zal uw harde werk opmars maken in uw carrià re pad dat u anders niet zou zien.
dus, wat volgt is mijn stap-voor-stap, ongepatenteerde, top-secret, have-to-kill-you-now blauwdruk voor het maken van een aparte presentatie handout met minder dan een uur van rework in PowerPoint.
de praktische presentatie Handout oplossing
Ik weet dat u het idee van het maken van twee afzonderlijke documenten afwijst. Maar ik heb nooit gezegd dat je ze allebei vanaf nul creëerde.
daarom heb ik besloten om een techniek te maken voor het maken van beide van hetzelfde live presentatie document.
Deze aanpak maakt gebruik van een techniek die ik ruim voor de presentatie gebruik, tijdens het brainstorm-en ontwerpproces. Wanneer ik de lay-out van mijn content flow in Google dia ‘ s (na de eerste brainstorming op Post-It notes), dicteer ik mijn sprekende punten in de Notes doos van elke PowerPoint dia.
Ik dicteer mijn spreekpunten op een professionele maar toegankelijke manier, zoals een gesprek in plaats van een academische lezing. Which…is hoe ik graag praat met mijn publiek, groot of klein.
Ik gebruik Dragon NaturallySpeaking dicteer software om dit te doen (een waanzinnig nuttige toepassing). Maar, ik gebruik ook de microfoon op mijn Evernote app om notities te dicteren.
Deze noten zijn erg handig bij het repeteren van mijn presentatie, en voor het begeleiden van mij tijdens mijn live show als ik in staat ben om Presenter View te gebruiken.
maar de kers op de taart is dat zodra ik de presentatie heb geleverd, mijn live sprekende notities de narratieve gids worden voor mijn handout ontvangers.
Dit is een voorbeeld van hoe er geen verspild werk is in mijn proces; hoe ik mijn live-verhaal in het begin maak wordt het verhaal voor degenen die er niet konden zijn. Het is een efficiënte techniek die me veel tijd bespaart tijdens het lopen van de twee document lijn.
P. S.-Deze techniek maakt gebruik van de Notes View van PowerPoint. Gebruik de weergave Handouts niet. De Handouts view is zo slecht voor handouts, het moet worden verzonden naar de hoek.
klaar? Laten we gaan!
Hoe maak je de perfecte presentatie Handout
in uw PowerPoint-presentatie, open uw Notes Master. De Notes Master controleert de Globale opmaak voor uw Notes pagina ’s op dezelfde manier de Slide Master controleert uw dia’ s.
de Notes Master is vergelijkbaar met de Slide Master (uw tijdbesparende beste vriend) doordat u het lettertype kunt wijzigen familie, kleur en grootte. U kunt ook de grootte van de dia op de notitiepagina ‘ s aanpassen en de paginaoriëntatie wijzigen.
hier kunt u ook uw bedrijfslogo aan elke dia toevoegen om te voldoen aan het beleid voor de distributie van bedrijfsinformatie. Hier, en alleen hier (niet op je live dia ‘ s, alsjeblieft).
echter, de Notes Master is heel anders dan de Slide Master omdat je weinig opmaakopties hebt buiten wat ik heb genoemd. Hoewel u zichtbaar vormen en lijnen kunt toevoegen of de dia-Rand in de Notes-Master kunt verwijderen, worden de wijzigingen niet weergegeven op uw notitiepagina ‘ s. Een beetje valse reclame, maar je kunt altijd die elementen toevoegen aan de afzonderlijke notities pagina ‘ s.
schakel vervolgens paginanummers in als ze dat nog niet zijn. Alleen in het geval van hand-outs en telefoon-alleen presentaties adviseer ik paginanummers.
nu gaan we elke dia verfijnen tot een handout pagina. Klik op “Close Master”en ga naar de eerste dia, ga dan naar View → Notes pagina.
voor elke dia, formatteer de notities die u schreef met vetgedrukte, genummerde lijsten, en hier zijn opsommingstekens ok. Maak er een verhaal van, in het voordeel van de lezers. Vergeet niet, je bent er niet om hen te begeleiden, dus schrijf je notities in een professionele maar gespreksgerichte manier.
voel je vrij om sommige dia ‘ s (zoals sectiekoppen) te verwijderen als een afzonderlijke afgedrukte pagina geen waarde geeft.
consolideer enkele dia ‘ s als u vindt dat één idee te schaars is voor één dia. Laten we zeggen dat je drie dia ‘ s hebt die dezelfde grafiek gebruiken omdat je drie afzonderlijke inzichten moet presenteren. Vergeet niet, je wilt je live publiek een idee per keer tempo. Voorbeeld hieronder:
voor de handout kan ik annotaties samenvoegen en toevoegen om ze door overeenkomstige punten in mijn notities te nemen zonder 3 hele pagina ‘ s te gebruiken. Zie de notitiepagina ‘ s hieronder:
Opmerking: alle extra afbeeldingen en annotaties die u toevoegt aan de notitiepagina worden alleen weergegeven in Notes view.
wanneer u klaar bent, ga dan naar Print → Print naar PDF → Print lay-out → Selecteer notitiepagina ‘ s.
u bent klaar! Het duurt een paar pogingen om het eindproduct goed te krijgen,maar zodra je het onder de knie hebt, zul je nooit meer zweten het handout verzoek!
Download uw gratis presentatie Handout sjabloon
omdat u de bijen knieën bent, geef ik u mijn Gratis Praktische + perfecte presentatie Handout sjabloon die u door al deze stappen zal leiden.
klik op de onderstaande afbeelding om uw exemplaar te pakken:
laatste gedachten over presentatie Handouts
Ik hoop dat dit post gaf slechts een oplossing voor dit eeuwenoude dilemma. Ik zeg geenszins dat het de beste manier is; dit proces is niet set-it-and-forget-it en vereist wat extra tijd en gedachte.
maar het is een praktische, herhaalbare methode die gebruik maakt van verschillende ingebouwde stappen in mijn vertrouwde presentatie handout proces.
Ik heb uitstekende resultaten met behulp van deze methode ervaren met mijn klanten en teams die niet in staat waren om mee te doen, zonder de live concert ervaring op te offeren voor degenen die dat wel waren. Ik heb dit ook gebruikt om handouts voor conferentiepresentaties voor deelnemers aan de sessie te maken met groot effect.
Dit bericht is geïnspireerd door een recente post over presentation handout philosophy door mijn vriend Cole Nussbaumer Knaflic van Storytelling With Data, waar ze enkele handige tips deelt voor het maken van een presentatie handout.
en gezien hoe wijdverbreid dit dilemma is voor beoefenaars en professionele sprekers, is het zeer zeker tijd voor dat.
wilt u een aparte presentatie handout maken?
Fotocredits:
Seth Godin