bent u een Canadese werkgever op zoek naar een app om werknemer uren te volgen? Als dat zo is, veel apps kunnen u helpen bij het bijhouden van werknemer uren en betalen uw werknemers dienovereenkomstig. Een van deze apps, QuickBooks Online, kan synchroniseren met vele andere time-tracking apps voor eenvoudige integratie met uw huidige systemen.
gelukkig maakt QuickBooks het eenvoudig om tijdbladen voor werknemers in te stellen en hun uren bij te houden. Dit zorgt ervoor dat u ze altijd nauwkeurig te betalen, terwijl het verstrekken van belangrijke details met betrekking tot de productiviteit en efficiëntie van uw bedrijf.
leer meer over de voordelen van tijdregistratiesoftware en hoe u tijd kunt bijhouden in QuickBooks en TSheets.
Wat zijn de voordelen van Time Tracking voor werknemers?
beter projectbeheer: Tijdregistratie gebruiken om betrouwbare gegevens over uw workflow te verkrijgen kan een grote hulp zijn. Werknemer starttijd, naam van het project, en de omvang van het project is direct beschikbaar voor u, zodat u kunt bijhouden van projecten in real time — allemaal zonder uw personeel lastig te vallen voor tijd schattingen. Het in één oogopslag zien van de projectstatus maakt het gemakkelijker om inefficiënties te vinden en taken te herkennen die extra hulp nodig hebben. U kunt ook zien of het project op schema ligt in termen van budget en uw workflow dienovereenkomstig aanpassen.
Accurate Clientschattingen: wanneer u een client een schatting geeft, raadt u in wezen hoeveel tijd u nodig hebt om het project te voltooien. Maar met behulp van time-tracking systemen, heb je toegang tot een database van nauwkeurige records die precies laten zien hoe lang het duurt uw team om een soortgelijk project te doen.
efficiënte Workflows: als uw medewerkers hun tijd niet efficiënt gebruiken, kan het uw budget opslokken zonder de winst te verhogen. Time tracking kan u helpen inefficiënties te herkennen en u leren hoe u tijd kunt organiseren.
beperkte Scope Creep: Scope creep gebeurt wanneer clients om één ding vragen, maar dan extra verzoeken toevoegen en na verloop van tijd leverbaar zijn, wat duur kan blijken te zijn voor kleine bedrijven. Time tracking kan u helpen elimineren scope kruipen. Besteden uw medewerkers tijd aan verzoeken die niet in het oorspronkelijke contract stonden? U kunt de client de time-tracking records tonen. Dan, de klant kan stoppen met de extra verzoeken of meer geld uit te betalen om het extra werk te dekken. Hoe dan ook, jouw zaak wint.
verbeter het moreel: geautomatiseerde tijdrekeningssoftware kan de workflows van uw medewerkers daadwerkelijk verbeteren. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over timecards of moeite hebben om zich te herinneren hoeveel tijd ze aan een project hebben besteed. In plaats daarvan kunnen ze de tijd direct volgen met slechts een paar klikken. Plus, Als u kiest voor een cloud-based systeem, uw medewerkers kunnen de tijd opnemen vanaf elke locatie, op elk apparaat.
handmatig Vs. online tijdregistratie
handmatige Tijdregistratie
Als u de voorkeur geeft aan een traditionele methode om de tijd te volgen, kunt u overwegen een automatische tijdklok aan de muur te monteren. Elke werknemer krijgt een TijdKaart en elke keer dat de persoon vertrekt en weer aan het werk gaat, schuiven ze de kaart Onder het afdrukmechanisme op de klok, waar het een tijdstempel ontvangt. De klokken printen de exacte tijd gewerkt elke dag.
houd in gedachten; je moet die uren handmatig invoeren om payroll te verwerken, wat een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan het proces kan toevoegen. Voor kleine bedrijven kan een handmatige methode voor het invoeren van start – en stoptijden op een spreadsheet geld besparen en dienen als een handige methode voor het bijhouden van de tijd.
weet u niet waar u moet beginnen? Download eenvoudig te gebruiken time tracking templates voor Excel.
online tijdregistratie
Als u ruimte hebt binnen het budget, is cloudtijdregistratie een betere optie. Met cloudgebaseerde systemen kunt u de tijd vanaf elke computer, tablet of mobiele telefoon bijhouden. Dat betekent dat het makkelijker is om uw uren op te nemen wanneer u op reis bent of buiten het kantoor.
Hoe werkt het? Kies gewoon de client of taak uit een lijst. Start en stop de timer. Later kunt u het item aanpassen door de taak te beschrijven en notities op te nemen. Wanneer het tijd is om de klant te factureren, kunt u de factuur per taak specificeren of gewoon alle uren optellen.
Als u serieus bent over efficiëntie, overweeg dan een time-tracking tool die integreert met uw accounting software. Een programma als TSheets geeft u full time-tracking mogelijkheden. Het integreert ook met QuickBooks Online, waardoor het gemakkelijker is om factureerbare uren toe te voegen aan klantfacturen en de werkuren van werknemers te importeren en de payroll te stroomlijnen.
waarom Werknemersuren bijhouden in QuickBooks?
QuickBooks biedt een alles-in-één time tracking oplossing en biedt eenvoudig, nauwkeurig inzicht in tijd tracking. Enkele van de hoogtepunten van QuickBooks’ time tracking oplossing zijn de mogelijkheden om:
- track, submit, and approve employee time on the go.
- Monitor overuren en betaalde vrije tijd (PTO) met waarschuwingen.
- krijg accurate workforce inzichten.
- zie wie er werkt, waar en aan welke taak.
- maak werknemersroosters door middel van functiecategorieën en ploegendiensten.
- stroomlijn de salarisfunctionaliteit.
hoe de beste Time Tracking Software te kiezen
investeer wat tijd in het vinden van de juiste time-tracking app voor uw behoeften. In sommige gevallen wilt u misschien een eenvoudige timer om alleen uw uren te volgen. In andere gevallen hebt u mogelijk een app nodig die meerdere medewerkers kunnen gebruiken om in-en uit te loggen of kosten toe te voegen indien nodig. Gelukkig, de meeste apps bieden een gratis proefperiode, zodat u kunt testen hun functies voordat u zich aanmeldt voor de dienst.
wanneer u time tracking software kiest, is het belangrijk om te zoeken naar functies zoals:
- Cloudtoegang vanaf elk met internet verbonden apparaat
- mobiele apps voor telefoons en tablets
- rapportage en analyse
- projectbeheertools om u te helpen de voortgang bij te houden
- aangepaste machtigingen voor verschillende gebruikers
- aanpasbare waarschuwingen om u te vertellen wanneer een project zijn budgetlimiet nadert
- veilige encryptie
zorg er ook voor dat de app synchroniseert met uw QuickBooks boekhoudsoftware, zodat u salarisadministratie en Factuurtaken kunt stroomlijnen.
in de meeste gevallen, time-tracking apps rekenen een kleine maandelijkse vergoeding per werknemer, maar prijsstructuren variëren, en je moet goed kijken naar de kosten om ervoor te zorgen dat ze passen in uw budget. Naast de prijs van de service, ook overwegen of je nodig hebt om te investeren in nieuwe hardware. De meeste time-tracking-apps zijn cloudgebaseerd, dus u hoeft zich geen zorgen te maken over opslag-of verwerkingskracht. In plaats daarvan heb je gewoon een paar laptops of smartphones nodig die je met het internet kunt verbinden.
als werkgever kunt u ervoor kiezen om deze tools aan uw werknemers te verstrekken. Echter, als de meeste Canadezen eigen smartphones, kunt u gewoon wilt dat uw werknemers gebruik maken van hun eigen telefoons. In dit geval moet u ervoor zorgen dat u voldoet aan uw wettelijke verplichtingen. In het bijzonder moet u op belastingtijd formulier T2200 (een verklaring van de arbeidsvoorwaarden) invullen. Dit meldt gewoon de Canada Revenue Agency (CRA) over de kosten van uw werknemers maken als onderdeel van hun arbeidsovereenkomst. Dit formulier stelt uw medewerkers ook in staat om deze kosten te claimen op hun belastingaangifte.
tijd bijhouden in QuickBooks
QuickBooks biedt een time-tracking-functie waarmee uw medewerkers de hoeveelheid tijd die ze besteden aan een taak kunnen registreren. Voor factureerbare taken, kunt u kiezen welke klant de factuur krijgt. Uw medewerkers hebben alleen computers met een internetverbinding nodig bij het gebruik van QuickBooks om hun tijd bij te houden. U kunt ze toegang geven tot tijd, zodat ze geen toegang hebben tot de rest van uw informatie, en u kunt zoveel gebruikers toevoegen als u wilt zonder het aantal en de kosten van uw QuickBooks-licenties te beïnvloeden. Neem de volgende stappen om de werknemerstijd bij te houden:
- klik op de werknemers optie in het bovenste menu en selecteer Enter Time
- om een weekblad te maken, klikt u op Gebruik Weekblad.
- Kies een werknemer in de vervolgkeuzelijst Naam.
- Als u de tijd moet factureren, kiest u een klant-en serviceitem en markeert u de tijd als factureerbaar.
- Kies een payroll-item voor de tijd.
- voer het aantal gewerkte uren in de kolom voor de dag in.
- herhaal de bovenstaande stappen om het tijdblad voor de week in te vullen.
- klik op Opslaan en dan sluiten om het tijdblad op te slaan.
U kunt ook de time tracking-functie in QuickBooks activeren door het tandwielpictogram te gebruiken en naar geavanceerde accounts en instellingen te gaan. Vanaf daar, klik op het potlood aan de rechterkant van de Time Tracking en gebruik de Add Service en voeg klant velden aan te passen hoe uw medewerkers gebruik maken van de timesheets, en u kunt ook gemakkelijk deze timesheets om te zetten in rekeningen voor uw klanten. Zodra u klaar bent, klikt u op Opslaan en klaar om terug te keren naar QuickBooks.
als werkgever of manager zoekt u naar manieren om uw personeelsbestand te optimaliseren. QuickBooks Online biedt een geautomatiseerde werknemer time tracking tool die u helpt Weet uw nummers met real-time arbeid rapporten. Als u betere manieren wilt om uw bedrijfsprocessen te automatiseren, overweeg dan deze optie.
Track Time met TSheets
Compatibel met QuickBooks, TSheets kunt u schema ‘ s te maken, en het laat medewerkers klok in en uit van overal met behulp van een computer, laptop, of smartphone app. Werknemers kunnen zelfs sms ‘ en of bellen in een code om in te loggen als ze niet beschikken over een smartphone of zijn in een gebied met geen mobiele telefoon dekking. GPS-mogelijkheden kunt u controleren op de locatie van uw werknemers in het veld, en het dashboard toont u direct wie werkt, waar ze zijn, en hoeveel uur ze loggen.
met één druk op de knop kunt u de uren van uw werknemers synchroniseren met uw boekhoudsoftware. Dit elimineert fouten met betrekking tot handmatige invoer, bespaart tijd, en stroomlijnt uw payroll proces. De app begint met een gratis proefperiode, zodat u het kunt testen, en als je het leuk vindt, de service is beschikbaar voor een maandelijkse vergoeding.
De app biedt een schat aan functies. Meer informatie, hieronder:
TSheets ondersteunt ook shift scheduling. Om verschuivingen in TSheets te plannen:
- installeer de TSheets Scheduling add-on Als u deze nog niet hebt.
- klik op Beheren en selecteer schema om toegang te krijgen tot de agenda.
- Dubbelklik op een cel in de agenda.
- klik op acties in de linkerbovenhoek en selecteer Shift toevoegen.
- kies de begin-en eindtijden van de shift.
- Pas de shift aan door een kleur, functieomschrijving en een medewerker toe te voegen.
- klik op de knop Publiceren om de shift-informatie te publiceren naar de agenda ‘ s van de toegewezen werknemer.
- de toegewezen werknemer ontvangt een melding van de ploegenopdracht.
Time tracking geeft u een gedocumenteerd bewijs van de uren van een werknemer, wat giswerk op betaaldagen elimineert. Dit houdt medewerkers tevreden, en het zorgt ervoor dat uw bedrijf maximaliseert de winst door niet meer uit te geven dan je moet. Overweeg het analyseren van de verschillende methoden van time tracking om er een te ontdekken die het beste werkt voor uw bedrijfsgrootte, en koppel het systeem met uw boekhoudsoftware.
Online time tracking software kan u helpen georganiseerd te blijven en inzicht te krijgen in uw payroll systemen. 5.6 miljoen ondernemers gebruiken QuickBooks, help uw kleine bedrijf gedijen en doe mee vandaag!